王翠萍

[摘要]工作流技術(shù)近幾年來被企業(yè)廣泛采用，能使企業(yè)業(yè)務(wù)過程部分或全部自動化，從而規(guī)范企業(yè)管理，提高工作效率。將工作流技術(shù)應(yīng)用到學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)中，可以對學(xué)校辦公工作進(jìn)行優(yōu)化，從而提高學(xué)校的管理及決策水平。

[關(guān)鍵詞]辦公自動化工作流petri網(wǎng)

中圖分類號；TP2文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1671-7597(2009)0610076-01

辦公自動化(Office Automation，OA)是20世紀(jì)70年代在經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)國家興起的一門技術(shù)科學(xué)。OA是一種人機(jī)交互的系統(tǒng)，它將現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和行為科學(xué)融為一體并應(yīng)用于辦公管理領(lǐng)域，使大部分可重復(fù)的、復(fù)雜的工作由系統(tǒng)來完成，使人從事具有創(chuàng)造性辦公業(yè)務(wù)，從而達(dá)到提高效率、增強(qiáng)決策效能的目的。

工作流技術(shù)是一種對工作進(jìn)行優(yōu)化的思想和技術(shù)，是描述一個(gè)企業(yè)或組織的業(yè)務(wù)處理活動過程的模型，通過將工作活動分解成定義良好的任務(wù)、角色、規(guī)則和過程，完成執(zhí)行和監(jiān)控，達(dá)到提高生產(chǎn)組織水平和工作效率的目的。在辦公自動化系統(tǒng)中，其主要的優(yōu)越性表現(xiàn)在：

1．可以縮短主要業(yè)務(wù)過程的處理時(shí)間。一般情況下，部門的日?；顒又?，約有70％是屬于流程類活動，因此，引入工作流技術(shù)，通過更好地規(guī)劃工作流程，并執(zhí)行相互獨(dú)立的活動，減少文檔傳遞過程中不必要的中間狀態(tài)等方法，從而可以大大地加快流程處理速度，提高了人們的工作效率和管理的規(guī)范化程度。

2．采用工作流技術(shù)，可以在客戶服務(wù)中快速方便地訪問所有相關(guān)數(shù)據(jù)和工作流程，自動提供為完成某個(gè)任務(wù)所需要的相關(guān)信息，減少工作人員進(jìn)行單調(diào)乏味并且十分耗時(shí)的文檔查找工作，從而提高了工作人員的工作效率，降低了管理成本，從而大大提高客戶服務(wù)質(zhì)量。

3．采用工作流技術(shù)可以在工作人員之間更好地均衡負(fù)荷，在工作人員缺勤的情況下，自動地柔性地分配替代人員。

4．有利于提高軟件的重用率、靈活性和適應(yīng)能力。在傳統(tǒng)的辦公自動化系統(tǒng)中，工作流程設(shè)計(jì)采用靜態(tài)管理，必須根據(jù)不同的公文類型和組織機(jī)構(gòu)，設(shè)計(jì)不同的流程并編寫相應(yīng)的程序代碼。實(shí)際應(yīng)用中，工作流程也是經(jīng)常改變的，如果流程發(fā)生變化或增加新的流程，需重新編寫代碼，從而系統(tǒng)開發(fā)量和維護(hù)量非常大。工作流技術(shù)是一種先進(jìn)的流程控制技術(shù)。工作流提供了業(yè)務(wù)過程邏輯與信息支撐系統(tǒng)的分離，并實(shí)現(xiàn)了應(yīng)用邏輯和過程邏輯分離，這種方式在進(jìn)行企業(yè)實(shí)際應(yīng)用時(shí)具有顯著的優(yōu)點(diǎn)。它可以在不修改具體功能模塊實(shí)現(xiàn)方式的情況下，通過修改過程模型來改進(jìn)系統(tǒng)性能，實(shí)現(xiàn)對生產(chǎn)經(jīng)營過程部分或全部的集成管理，有效地把人、信息和應(yīng)用工具合理地組織在起，提高軟件的重用率，發(fā)揮系統(tǒng)的最大效能。因此，采用工作流管理技術(shù)，可以增強(qiáng)系統(tǒng)的適應(yīng)能力，提高軟件系統(tǒng)的可維護(hù)性。最重要的是在業(yè)務(wù)處理過程受外界動態(tài)變更影響時(shí)，能迅速地作出相應(yīng)的響應(yīng)和調(diào)整。

5．利于協(xié)同工作。由于技術(shù)原因，部門不可能采用單一軟件系統(tǒng)來處理工作中的所有業(yè)務(wù)，只能根據(jù)各自工作的特點(diǎn)，選用或開發(fā)相應(yīng)的軟件，可是由此形成了一系列的自動化孤島。工作流技術(shù)是致力于業(yè)務(wù)流程的自動支持與協(xié)作，以降低成本流程執(zhí)行時(shí)間，提高企業(yè)服務(wù)質(zhì)量和工作效率的技術(shù)。采用工作流技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)與同一處理過程內(nèi)別的應(yīng)用系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫互相協(xié)作。包括文字處理、電于表格、多媒體文件等，成為解決這一問題的有效方法。

工作流技術(shù)本身是一項(xiàng)抽象復(fù)雜的技術(shù)，它致力追求從企事業(yè)各種各樣的業(yè)務(wù)中抽取出一個(gè)通用的模型，希望由這個(gè)模型去描述所有業(yè)務(wù)的一致性，但是要把眾多的而又錯綜復(fù)雜的業(yè)務(wù)都集中在這樣一個(gè)模型中是一件非常困難的工作，我可以從一般性的而又簡單的業(yè)務(wù)入手，所以本文致力于建立一種適應(yīng)這種簡單業(yè)務(wù)的工作流模型，從而實(shí)現(xiàn)基于此模型的工作流管理系統(tǒng)實(shí)例。

會議安排是辦公活動中常見事務(wù)型工作，支持一個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)各辦公室的基本事務(wù)活動，主要功能包括申請、存儲和查詢等?，F(xiàn)以淄博職業(yè)學(xué)院會議安排為例，設(shè)計(jì)工作流模型如下：

1．模型功能：支持學(xué)院各種會議的組織安排，會議室等設(shè)施的管理等功能。

2．會議安排工作流程：根據(jù)模塊功能分析，整個(gè)業(yè)務(wù)的整體流程如圖1所示。

該流程從學(xué)院部門或團(tuán)體提出申請會議安排開始，系統(tǒng)提示用戶等待，然后系統(tǒng)查尋是否有空閑的會議室，如果有，提示用戶申請成功。流程結(jié)束。否則，流程返回到上一任務(wù)。

3．會議安排的工作流模型?；谏鲜鰰h安排的工作流流程描述，得到了圖2的會議安排的Petri網(wǎng)的工作流模型，其中包括了4個(gè)任務(wù)：T1表示學(xué)院部門或團(tuán)體申請會議安排，T2表示系統(tǒng)提示用戶等待批準(zhǔn)，T3表示系統(tǒng)查詢會議室的使用情況(是否有空閑會議室)，T4表示申請成功(獲得會議的組織安排)。

該模型的設(shè)計(jì)采用循環(huán)關(guān)系工作流，庫所從p1開始，p1中有個(gè)令牌，T1消耗了p1中的令牌資源，變遷T1執(zhí)行，T1產(chǎn)生的新令牌在p2中，觸發(fā)變遷T2運(yùn)行，產(chǎn)生新令牌在P3中，觸發(fā)變遷T3的執(zhí)行，如果有空閑會議室，新令牌在P4中產(chǎn)生，并觸發(fā)變遷T4的執(zhí)行，流程結(jié)束于P5。如果沒有空閑會議室，新令牌產(chǎn)生于p2中，流程再次執(zhí)行。

本文給出的淄博職業(yè)學(xué)院基于Petri網(wǎng)的會議安排辦公自動化工作流模型和模型仿真描述。這些工作流過程模型在執(zhí)行過程中，將被過程定義工具定義和系統(tǒng)中的工作流引擎來解釋，其中每個(gè)工作流可以創(chuàng)建不同的過程實(shí)例，表現(xiàn)為給相關(guān)用戶分發(fā)不同的工作任務(wù)，申請相關(guān)資源，通過應(yīng)用程序接口(API)調(diào)用相關(guān)應(yīng)用程序，按照調(diào)度規(guī)則對活動進(jìn)行調(diào)度，控制和管理工作流實(shí)例的執(zhí)行，并與其他工作流管理系統(tǒng)交換數(shù)據(jù)。