王建玲

1、何為檔案館的“公眾形象”和“社會(huì)影響”

一般來講，檔案館的形象是指檔案館行為及其活動(dòng)的成果在社會(huì)上和人們的心目中留下什么樣的印象和獲得怎樣的評(píng)價(jià)，它是檔案館的實(shí)際行為在公眾輿論和人們頭腦中的投影。按不同的表現(xiàn)形式。應(yīng)有硬件和軟件之分。從硬件方面來看，它是檔案館留給人們的第一印象，應(yīng)包括檔案館外觀設(shè)計(jì)、規(guī)模大小、內(nèi)部布局、設(shè)施配備等；而從軟件方面來看。它是檔案館內(nèi)在深層的形象，是檔案館運(yùn)行機(jī)制、人員素質(zhì)、管理水準(zhǔn)、服務(wù)態(tài)度，以及對(duì)館藏檔案(資料)開發(fā)能力等要素的綜合反映。

檔案館的社會(huì)影響應(yīng)該是檔案館在社會(huì)上人們所普遍關(guān)注的事件和國(guó)家政府部門及一定的地區(qū)內(nèi)。所倡導(dǎo)的運(yùn)動(dòng)和工作中作用大小的度量，作用越大社會(huì)影響也就越大。檔案館在這方面的專業(yè)優(yōu)勢(shì)是非常明顯的，如運(yùn)動(dòng)和工作中相關(guān)歷史人物資料的來源以及事件背景資料和有關(guān)證據(jù)的提供可能都是運(yùn)動(dòng)和工作成功的保證和事件解決的前提。所以檔案館應(yīng)該積極發(fā)揮這方面的專業(yè)優(yōu)勢(shì)。

檔案館的“公眾形象”與“社會(huì)影響”是相輔相成的，良好的公眾形象會(huì)造成積極的社會(huì)影響，而積極的社會(huì)影響有利于塑造良好的公眾形象。

2、從油田檔案處(館)發(fā)展實(shí)踐看公眾形象的建設(shè)

1994年以后油田檔案體制進(jìn)行了改革，將原隸屬于油田各二級(jí)單位的檔案室統(tǒng)一收歸局檔案館，形成了“專業(yè)化管理，區(qū)域性服務(wù)”的管理體制，從硬件方面樹立起了油田檔案館的公眾形象，并且在“專業(yè)化管理，區(qū)域性服務(wù)”的管理體制思路指導(dǎo)下，廣泛開展檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理者素質(zhì)，增強(qiáng)了檔案館軟件方面的公眾形象。十幾年來油田檔案館發(fā)展迅速，碩果累累，影響波及國(guó)內(nèi)外?，F(xiàn)在的油田檔案處(館)已是一個(gè)具有相當(dāng)規(guī)模的現(xiàn)代化檔案管理機(jī)構(gòu)。檔案的收集和利用率較以前大為提高，并且在油田局域網(wǎng)上建立了自己的網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)了各單位之間檔案資源共享。截止2007年底，全處(館)現(xiàn)有專業(yè)檔案資料樓6座，檔案工作用房總建筑面積達(dá)36萬(wàn)多平方米，檔案處(館)及其所屬28個(gè)基層檔案室，負(fù)責(zé)油田機(jī)關(guān)及二級(jí)單位各門類檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用等工作。庫(kù)藏檔案全宗200多個(gè)。庫(kù)藏檔案包括文書檔案(黨群、行政、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)技術(shù))、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案(科研、產(chǎn)品、基建、設(shè)備儀器)、油氣勘探開發(fā)檔案、專業(yè)檔案(勘探設(shè)計(jì)、工程、教學(xué)、公證、案件、地籍、聲像)、職工檔案、實(shí)物檔案、資料等18個(gè)門類，庫(kù)藏紙質(zhì)檔案14177萬(wàn)卷、3067萬(wàn)件，底圖704萬(wàn)張，其他載體檔案158萬(wàn)多盒(盤)，資料354多萬(wàn)冊(cè)。全處共擁有計(jì)算機(jī)130多臺(tái)，檔案柜架5000多套，基本滿足了檔案現(xiàn)代化管理的要求。為了建設(shè)深層次檔案館公眾形象，油田檔案處(館)先后制定了《工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》，中原油田《企業(yè)檔案分類規(guī)則》、《文書類檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》、《館藏資料分類編號(hào)規(guī)則》及各類檔案管理細(xì)則。開展了案卷質(zhì)量評(píng)比活動(dòng)。使全館案卷質(zhì)量全部達(dá)到了標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化。在科技興檔上。油田檔案人員先后成功地開發(fā)了《中原油田檔案管理信息系統(tǒng)》、《地質(zhì)檔案(資料)收發(fā)系統(tǒng)》、《人事檔案管理系統(tǒng)》等9個(gè)檔案管理軟件系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)了庫(kù)藏檔案的微機(jī)管理。1999年，油田檔案人員還承擔(dān)了蘇丹國(guó)《石油檔案管理概論》教材的撰寫和《石油檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)》軟件的開發(fā)工作。并派員赴蘇丹完成了為期4個(gè)多月的教學(xué)培訓(xùn)任務(wù)，開創(chuàng)了油田檔案國(guó)際合作的先例。從1995年以來，全處累計(jì)為油田和社會(huì)提供檔案資料服務(wù)301萬(wàn)人次、2377萬(wàn)卷次。創(chuàng)直接間接經(jīng)濟(jì)效益8億多元，完成省部級(jí)以上科研成果15項(xiàng)，獲河南省第十屆發(fā)明展覽會(huì)金獎(jiǎng)1項(xiàng)。濮陽(yáng)市科技進(jìn)步獎(jiǎng)1項(xiàng)，河南省檔案科技進(jìn)步獎(jiǎng)16項(xiàng)，注冊(cè)O(shè)C活動(dòng)小組40個(gè)，完成課題140項(xiàng)。其中獲局級(jí)以上獎(jiǎng)勵(lì)28項(xiàng)，油田檔案學(xué)術(shù)研討會(huì)11期。交流論文550篇，獲獎(jiǎng)230篇，組織參加省部級(jí)以上檔案學(xué)術(shù)研討會(huì)30次，320篇參加交流，其中120篇獲獎(jiǎng)。先后有240篇論文獲得局級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)，130篇論文在《中國(guó)檔案》等雜志上公開發(fā)表或在省部級(jí)以上檔案學(xué)術(shù)研討會(huì)上交流，1項(xiàng)獲中國(guó)檔案學(xué)會(huì)優(yōu)秀成果三等獎(jiǎng)、75項(xiàng)獲河南省檔案學(xué)優(yōu)秀成果獎(jiǎng)、50項(xiàng)獲河南省檔案調(diào)研成果獎(jiǎng)，油田檔案工作先后多次榮獲全國(guó)、河南省等單位檔案管理先進(jìn)單位。油田檔案處(館)十幾年來的發(fā)展說明重視檔案館公眾形象的建設(shè)，對(duì)社會(huì)影響的作用，對(duì)檔案的利用開發(fā)有非常積極的作用。

2.1油田檔案處(館)的實(shí)踐說明檔案館公眾形象的建設(shè)有利于增強(qiáng)檔案人員自身的凝聚力，使其主動(dòng)為檔案館的發(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

2.2油田檔案處(館)的實(shí)踐說明檔案館公眾形象的建設(shè)提高了檔案館的公眾地位，提高了大眾的檔案意識(shí)。使檔案信息收集和利用工作更加主動(dòng)。

2.3油田檔案處(館)的實(shí)踐說明檔案館公眾形象的建設(shè)促使了其他部門對(duì)檔案館工作的認(rèn)同，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。