韓振英

摘要：通過對河南高校檔案工作的調(diào)查分析，本文認為河南省高校檔案工作存在基礎(chǔ)建設(shè)薄弱、管理體制不明、領(lǐng)導(dǎo)重視不夠、服務(wù)水平較低等問題，因此應(yīng)積極爭取各方支持，豐富館藏，大力開展檔案編研，積極建設(shè)檔案網(wǎng)絡(luò)信息平臺，努力實現(xiàn)檔案信息開發(fā)利用的網(wǎng)絡(luò)化，加強校際聯(lián)合，以檔案信息推送和導(dǎo)航等多種形式，逐步實現(xiàn)省內(nèi)高校檔案信息資源的共享。

關(guān)鍵詞：檔案工作檔案利用檔案開發(fā)高校

高等學(xué)校檔案(以下簡稱高校檔案)是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。河南省教育廳軟科學(xué)科研課題《河南省高校檔案資源開發(fā)與利用研究》課題組于2008年6-7月份對河南省高校檔案建設(shè)與工作通過實地訪問、函詢等方式對26所高校進行了調(diào)查，最終得到有效調(diào)查資料19份。雖然相較于全省80所高校而言所占比重不大，但均是所處辦學(xué)層次和辦學(xué)實力的代表高校，基本反映了河南省高校檔案工作狀況，達到了調(diào)查的目的。

1、調(diào)查高校取樣與內(nèi)容設(shè)計

1.1調(diào)查高校取樣。課題組首先通過網(wǎng)絡(luò)對在各校網(wǎng)絡(luò)上能夠查找的檔案工作的相關(guān)信息瀏覽下載，從而對河南省全部高校檔案工作情況作初步了解。對于那些在網(wǎng)站上無法獲取相關(guān)信息的高校一般視為檔案工作相對較弱，這類高校一般不再作為調(diào)查對象。最后，篩選出本科辦學(xué)層次高校中不同辦學(xué)實力的19所高校。辦學(xué)實力相對較強的高職高專類院校7所，共計26所高校為本次調(diào)查院校，其中本科院校包括鄭州大學(xué)、河南大學(xué)、河南科技大學(xué)、河南農(nóng)業(yè)大學(xué)、河南中醫(yī)學(xué)院等，高職高專院校包括鄭州師專、河南商專、河南財專等。

1.2調(diào)查內(nèi)容設(shè)計。本次調(diào)查內(nèi)容主要包括各高校檔案館(室)基本建設(shè)、檔案信息開發(fā)利用和對檔案工作的建議三大部分：①基本建設(shè)。包括檔案館(室)的行政級別、人員配置、館舍設(shè)備、館藏資源和現(xiàn)代化建設(shè)等；②檔案開發(fā)與利用。包括機構(gòu)建設(shè)、開放形式、服務(wù)數(shù)量與類型、各類檔案利用情況等；③對檔案工作的建議。主要從檔案工作的體制與機制、經(jīng)費、設(shè)備、人員等影響因素中選擇各自認為較大的因素，并提出個人的建議或思路。

2、調(diào)查數(shù)據(jù)統(tǒng)計

3、河南省高校檔案工作存在的問題

3.1高校檔案基礎(chǔ)建設(shè)薄弱。①館藏資源總量豐富但分布極不均衡。調(diào)查中的16所高校提供了館藏總量，共計272838卷(件)，校均達17052卷(件)。但在分布上極不均衡，絕對相差高達30多倍。只有3所高校的館藏量達到《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定的建館標準，檔案資源不足1萬卷(件)的高校比例高達50％。②專職人員總體足夠但高層次人員較少。調(diào)查中的17所高校提供了專職檔案工作員數(shù)量，共計60人，校均3.4人，從人員安排上看能夠滿足基本工作需要。但從整體上看分布過于集中，僅鄭州大學(xué)和河南大學(xué)兩校就有20人，所占比例高達34.5％。現(xiàn)有人員中高級職稱人員所占比例為31％，其中鄭州大學(xué)和河南大學(xué)兩校又占全部高級職稱人員中的72％。絕大多數(shù)高校檔案部門缺少高層次專職人員，難以承擔(dān)編研等高層次檔案信息服務(wù)。③檔案現(xiàn)代化管理還處在初級階段。調(diào)查高校中除鄭州大學(xué)和許昌職業(yè)技術(shù)學(xué)院外，其余17所高校都提供了詳細的設(shè)備擁有情況，共有現(xiàn)代辦公設(shè)備189件(不含中央空調(diào))，基本實現(xiàn)了辦公設(shè)備的現(xiàn)代化。但在管理上，卻不盡如意。不少設(shè)備使用效率較低，有時甚至成為擺設(shè)。如，雖然各高校檔案館(室)均配有電腦，但使用專用檔案管理系統(tǒng)軟件的只有67％。利用網(wǎng)絡(luò)建設(shè)相應(yīng)網(wǎng)頁的高校僅占33％，且只是通過網(wǎng)站宣傳檔案相關(guān)法規(guī)和基本表格，檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)基本為空白。在檔案信息的數(shù)字化方面，只有鄭州輕工學(xué)院和鄭州電力?？茖W(xué)校提供了詳細的數(shù)字化數(shù)量?？傮w而言，我省高校檔案現(xiàn)代化管理還處在初級階段。

3.2管理體制不明，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。①管理體制不明?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》指出：“教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作。國家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責(zé)范圍內(nèi)負責(zé)對高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查?！边@就表明，高校檔案工作在行政上屬教育廳或地方政府管轄，業(yè)務(wù)上卻應(yīng)受由地方政府檔案局指導(dǎo)，這種行政和業(yè)務(wù)分離領(lǐng)導(dǎo)的局面造成“誰都管卻又誰都不管”的局面，這從課題組從省教育廳和省檔案局都無法獲得高校檔案工作的相關(guān)統(tǒng)計信息中就看出來，這就造成高校檔案工作自行其事的局面，致使高校主管領(lǐng)導(dǎo)難以適從。從高校來看，存在檔案管理體制多樣的特點。調(diào)查中的基本全部都具備《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定的成立檔案館的條件之一，但只有4所高校成立有檔案館，其他高校只設(shè)立檔案室，一般作為校辦下屬的科級機構(gòu)。有5所高校的檔案室在行政關(guān)系上隸屬于校圖書館，實際運行的是圖書館與校辦的雙重領(lǐng)導(dǎo)。

②領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。多數(shù)高校檔案部門因不是相對獨立的二級管理機構(gòu)，也就沒有自己獨立的經(jīng)費預(yù)算和系統(tǒng)的管理體制，在業(yè)務(wù)工作中往往受到較為強烈的行政意志的影響，難以按照業(yè)務(wù)規(guī)律開展工作。在調(diào)查對高校檔案工作影響因素中體制和機制占23％，經(jīng)費占33％，其實經(jīng)費來源也是取決于管理體制，可見大多數(shù)檔案工作人員認為行政因素對檔案工作影響較大。

3.3檔案信息服務(wù)水平較低。檔案信息服務(wù)方式單一，編研力度不高。被調(diào)查高校檔案2007年度平均服務(wù)數(shù)量為2677次。其中網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)不足10％，編研服務(wù)和定題服務(wù)不足1％，絕大多數(shù)為查詢、復(fù)印和借閱等基礎(chǔ)性檔案服務(wù)，31％的高校檔案館(室)沒實現(xiàn)定期開放或開放時間較少，總體來看，我省高校對于科技檔案的提供利用還基本停留在一般性的目錄檢索，針對科研生產(chǎn)所進行的信息資源的傳輸還比較緩慢；雖然利用了計算機管理檔案，卻未達到信息化的要求。很多高校只使用單機版數(shù)據(jù)庫或以檔案目錄形式上網(wǎng)；網(wǎng)絡(luò)版數(shù)據(jù)庫和數(shù)字化全文錄入上網(wǎng)還處在啟動階段：檔案編研量小而且滯后，編研質(zhì)量和水平不高，對科技檔案信息資源還沒有形成科學(xué)、完整、系統(tǒng)的開發(fā)利用體系。各單位之間編研工作交流甚少，檔案的編研工作成了閉門造車，大多數(shù)的編研材料都是編多研少，編而無研的現(xiàn)象較為突出。此外，各高校檔案服務(wù)合作意識較差，已開展的檔案信息服務(wù)也缺乏一定的創(chuàng)新意識，編研課題之間、檔案工作人員之間、檔案工作人員和科研人員之間缺乏溝通，難以實現(xiàn)交流和研討。

4、河南省高校檔案工作的對策分析

4.1爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，廣泛收集檔案材料，規(guī)范檔案整理，為檔案服務(wù)與利用提供信息保障。檔案基礎(chǔ)工作的良性循環(huán)是做好高校檔案信息資源服務(wù)與利用工作的基礎(chǔ)。因此，高校檔案部門要積極主

動地向高校各級領(lǐng)導(dǎo)爭取政策、經(jīng)費和人力上的大力支持，適時將科技檔案工作的進展情況和工作中遇到的需領(lǐng)導(dǎo)出面解決的問題及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，爭取支持，創(chuàng)造條件，推動科技檔案工作服務(wù)機制創(chuàng)新的不斷發(fā)展。

館藏豐富是開發(fā)檔案信息的前提。檔案部門要加大收集工作力度，打破傳統(tǒng)的坐等報送的收集習(xí)慣，定時、定點、有針對性地收集檔案，努力實現(xiàn)科技檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計和鑒定的規(guī)范化和標準化，保證檔案材料的系統(tǒng)與完整、準確、安全，逐步建立起門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、資料完整的檔案信息庫，為利用檔案信息資源奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。

4.2完善管理機制，牢固樹立信息服務(wù)理念。檔案工作的目的是對信息資源進行有效充分地開發(fā)利用，因此，高校檔案部門要破除傳統(tǒng)重藏輕用和被動服務(wù)的工作模式，創(chuàng)新管理機制和服務(wù)機制，努力推動檔案信息開發(fā)與服務(wù)。在高校檔案工作制度建設(shè)中，應(yīng)考慮把檔案開發(fā)列入檔案工作制度建設(shè)的核心內(nèi)容之一，從制度上擺正利用與管理、開發(fā)和服務(wù)的關(guān)系。具體說來。高校檔案工作制度中應(yīng)包括檔案開發(fā)利用的工作原則、方法、檢索工具的編程及其報道，檔案的保密與解密的原則、方法、基本程序，檔案利用的用戶范圍、手續(xù)、基本原則等，使檔案的開發(fā)利用與現(xiàn)實需求相一致。

4.3建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺，拓展檔案信息服務(wù)渠道。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，用戶要求更方便、更快捷、更自由地獲取檔案信息資源，為此，高校檔案部門就必須對檔案信息的存儲、檢索采用現(xiàn)代化的管理手段，提高檔案信息開發(fā)利用的效率，加強檔案網(wǎng)絡(luò)信息平臺建設(shè)。所謂檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺就是將設(shè)置館藏簡介、館藏目錄、信息快報、查檔指南等頁面，同時與全國其他高校網(wǎng)站建立鏈接，以便為客戶提供更加豐富的檔案信息。建設(shè)高校檔案網(wǎng)絡(luò)信息平臺，就是要充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢，積極開展數(shù)字檔案館的建設(shè)，提高檔案信息服務(wù)的主動性和網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)檔案信息的主動推送和導(dǎo)航。通過網(wǎng)絡(luò)平臺。檔案信息服務(wù)人員可以通過電話、E-mail、FTP、BBS、FAQ或網(wǎng)絡(luò)視頻等方式推送給讀者或在網(wǎng)站上公開提供給讀者使用；用戶也能同時查找到網(wǎng)上的有關(guān)信息資源，通過索取、復(fù)印或從網(wǎng)上下載獲取所需的檔案信息，從而突破空間地域限制。

4.4完善檢索系統(tǒng)，加強編研工作，提供便捷利用途徑。檔案能否方便利用，很大程度上取決于檔案的整理是否科學(xué)合理，如果無規(guī)律可循、無目錄可查，即使擁有現(xiàn)代化工具也很難發(fā)揮應(yīng)有的作用，因此，檔案整理要系統(tǒng)、編排要有序，逐步實現(xiàn)規(guī)范化和標準化，為檔案信息開發(fā)利用打下良好的基礎(chǔ)。各高校檔案部門要加強編目工作，進一步完善檢索工具。在此基礎(chǔ)上再進一步開展檔案編研，有針對性地對檔案材料進行排列、組合、摘編、匯集等二、三次加工，編制成各種目錄、索引、摘要等多種參考資料或?qū)ｎ}著述，對檔案信息內(nèi)容做深度加工，廣、快、精、準地提供各類信息。以適應(yīng)不同的需求者從不同角度全方位、深層次地查找所需信息資源。

4.5加強定題服務(wù)，提高檔案信息開發(fā)利用的針對性。充分發(fā)揮校內(nèi)外科技人才優(yōu)勢。檔案信息資源的開發(fā)迫切需要高層次專業(yè)人才，而我省高校檔案專職工作人員整體層次較低是現(xiàn)實的問題，不可能在短期內(nèi)得到改善。這就需要檔案部門積極利用校內(nèi)外整體人才資源。要想使專業(yè)人才資源為檔案開發(fā)所用，在建立合理的管理機制的同時。重要的是讓廣大專業(yè)人才真正了解檔案信息開發(fā)利用的意義，感受到檔案信息開發(fā)利用帶來的好處。這就要求檔案開發(fā)必須加強針對性和結(jié)合性。因此，高校檔案信息服務(wù)必須建立檔案信息利用預(yù)測制度，通過對檔案信息利用的可行性分析預(yù)測，從而掌握社會各行業(yè)對檔案信息的需求動向和發(fā)展趨勢，特別是要加強同有關(guān)部門的聯(lián)系，掌握他們需求的重點。建立需求信息預(yù)測網(wǎng)絡(luò)，有針對性地進行收集、匯總、分析和信息輸出。

4.6加強校際聯(lián)合，實現(xiàn)檔案信息資源共享。所謂檔案信息資源共享，就是將檔案信息的潛在價值向現(xiàn)實價值轉(zhuǎn)化的實踐方式，即檔案信息的合理開發(fā)和有效利用，它既是檔案工作的出發(fā)點，又是檔案工作的歸宿。我省高校檔案信息的共享可根據(jù)省內(nèi)科研需要，重點扶持一些信息設(shè)施較好的高校，組織網(wǎng)上信息交流，逐步拓寬檔案信息資源共享的范圍，努力建立多種類型科研成果數(shù)據(jù)庫，通過信息資源共享，為學(xué)?？蒲谐晒霓D(zhuǎn)化提供服務(wù)，把科研活動中創(chuàng)新出的新成果推廣應(yīng)用，轉(zhuǎn)化成先進的生產(chǎn)力。