陳　琰

【摘要】 隨著住房公積金制度的不斷發(fā)展,及管理機構(gòu)的調(diào)整理順,住房公積金業(yè)務(wù)規(guī)模不斷擴大。為了管好、用好老百姓圓住房夢的錢,又確保保值、增值,住房公積金管理部門必須建立成熟與完善的內(nèi)控制度,促進住房公積金的規(guī)范管理,為住房公積金的健康發(fā)展保駕護航。

【關(guān)鍵詞】 住房公積金;內(nèi)控制度

一、確立創(chuàng)新的內(nèi)控管理理念

住房公積金管理部門內(nèi)部控制的主要目標(biāo)是有效地控制和化解風(fēng)險,確保各項業(yè)務(wù)的健康發(fā)展。為實現(xiàn)這一目標(biāo),需確立創(chuàng)新的內(nèi)控管理理念,采取一系列具有組織、制約、協(xié)調(diào)作用的控制程序、措施和辦法,提高管理質(zhì)量,保證資金安全。

1. 在內(nèi)控體系上要整體覆蓋、無縫銜接和全方位防控。(1)全體職工都是管理者、監(jiān)督者和責(zé)任者;(2)以人為本,制度管人、機制管事;(3)人控、機控、制度控為一體,自控、互控、監(jiān)控為防線;(4)全面貫徹痕跡化管理、全過程控制。

2.在內(nèi)控原則上要將嚴(yán)肅性、即時性、公平性相結(jié)合,注重科學(xué)性和實效性。

3.在內(nèi)控教育上要強化風(fēng)險防范意識,消除自滿心理、僥幸心理、抵觸心理、功利心理和隨意心理。

4. 在內(nèi)控設(shè)計上要實施由被動型管理向主動型管理轉(zhuǎn)換。由事后查處向事前防范轉(zhuǎn)換;由單一制度向系統(tǒng)化制度轉(zhuǎn)換;由表象治理向源頭治本轉(zhuǎn)換;由階段性防治向長效機制轉(zhuǎn)換。

二、充分發(fā)揮相關(guān)崗位的職能作用

任何風(fēng)險的產(chǎn)生,都與人的因素有關(guān),而預(yù)防和化解風(fēng)險,也離不開人,只有全體員工都了解內(nèi)部控制的重要性,都熟悉崗位工作的職責(zé)要求,牢固樹立內(nèi)部控制、風(fēng)險防范的經(jīng)營理念,才能促使由決策層、執(zhí)行層和監(jiān)督保障層共同構(gòu)建的內(nèi)控管理體系充分發(fā)揮相互制衡的作用。

1.高層管理人員的職能。住房公積金管理部門高層管理人員在內(nèi)部控制中承擔(dān)著重要責(zé)任:一方面要引導(dǎo)員工樹立風(fēng)險防范意識和法律意識,培養(yǎng)員工遵紀(jì)守法,按章辦事的自覺性;另一方面自身要有較高的誠信度和穩(wěn)健的經(jīng)營思想及道德價值觀。

2.財務(wù)人員的職能。財務(wù)人員道德水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)水平的高低,是內(nèi)部控制制度執(zhí)行強弱的關(guān)鍵,這就要求財務(wù)人員不但要有過硬的業(yè)務(wù)能力,遵紀(jì)守法,客觀公正。

3.內(nèi)部審計人員的職能。在內(nèi)部控制中,審計人員具有極其重要而特殊的地位,住房公積金管理部門應(yīng)當(dāng)賦予內(nèi)部審計人員追查異常情況的權(quán)力,使其對內(nèi)部控制有效性作出獨立評價。

三、建立規(guī)范的管理制度體系

建立一個規(guī)范化、透明化,覆蓋全面、行之有效的管理制度體系,是各項管理活動按照程序嚴(yán)格進行的基礎(chǔ),是完成內(nèi)控管理體系上“制度治”目標(biāo)的前提和保證。

1.建立內(nèi)控管理全面覆蓋制度。使每一項管理活動都有明確的制度依據(jù),針對每個崗位、每個流程都有明確的制度規(guī)定,包括財務(wù)、統(tǒng)計、崗位責(zé)任、貸款責(zé)任追究、信息系統(tǒng)管理、風(fēng)險控制、檔案管理、審計考核獎罰等。

2.建立痕跡化管理制度,建立公積金業(yè)務(wù)運行過程的記錄制度。保存計算機信息、往來票據(jù)、檔案資料等一系列過程的證據(jù),做到有跡可尋,有據(jù)可查。

3.建立可持續(xù)改進的管理控制制度。實行各部門定期自查、互查和審計跟蹤調(diào)查,以實現(xiàn)風(fēng)險的事前防范和改進措施的跟蹤驗證。

四、健全完善的內(nèi)部運行機制

在當(dāng)前業(yè)務(wù)和管理半徑快速發(fā)展的時期,住房公積金管理部門采用管營分離的模式來強化內(nèi)部控制管理,這是比較適合當(dāng)前業(yè)務(wù)發(fā)展,有效防范風(fēng)險,保證資金安全的管理模式。

1.建立權(quán)責(zé)明晰的扁平組織框架。(1)建立行政領(lǐng)導(dǎo)層,負(fù)責(zé)行政領(lǐng)導(dǎo)、政策實施、運籌策劃、全面管理,為法定責(zé)任主體;(2)建立職能管理層,為實施承上啟下、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、專業(yè)管理的運作主體,在權(quán)限范圍內(nèi)行使政策、管理和協(xié)調(diào)的職能;(3)建立運營操作層,建立窗口柜面,行使日常業(yè)務(wù)職能,是直接面向職工群眾服務(wù)的主體,在權(quán)限范圍內(nèi)負(fù)責(zé)直接受理、辦理報批、協(xié)助操作等基礎(chǔ)性事務(wù);(4)建立金融配套層,這是中心的外延層,主要由受委托銀行按照中心委托業(yè)務(wù)合同辦理相關(guān)的配套服務(wù),通過理順與金融配套層的關(guān)系,有效防范外延機構(gòu)的委托風(fēng)險和操作風(fēng)險。

2.建立通暢的風(fēng)險報告渠道。建立扁平化的組織架構(gòu)基礎(chǔ),使管理層和運營層共同對行政領(lǐng)導(dǎo)層負(fù)責(zé),形成信息傳遞的快速通道,從而有效防止信息層層上報的低效失真或逐級遞減的現(xiàn)象。職能部門檢查、內(nèi)審部門專項審計與月度分析會、資金平衡會、受托銀行例會等多種信息渠道相結(jié)合,使行政領(lǐng)導(dǎo)層全方位掌握動態(tài)信息,在內(nèi)控管理體系上進行“人治”。

3.建立交叉驗證的管理體系。住房公積金管理的安全保護區(qū)是在管理層和運營層上建立交叉驗證、相互制衡的機制,以采取“條”、“塊”分屬管理和“條塊”交叉驗證相結(jié)合的方式來消化和防范風(fēng)險。(1)從“條”線上控制風(fēng)險。主要是在業(yè)務(wù)管理中如歸集、貸款等條線上履行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、管理和檢查的職能;(2)從“塊”上控制風(fēng)險。主要側(cè)重于運營層和金融配套層行使控制前臺一線的業(yè)務(wù)受理和操作職能; (3)內(nèi)控監(jiān)管部門和審計部門根據(jù)“條、塊”信息數(shù)據(jù),實施交叉驗證。通過這種相互制衡的機制:一方面為行政領(lǐng)導(dǎo)層及時發(fā)現(xiàn)問題、迅速進行決策提供了參考;另一方面通過“條塊”結(jié)合,為內(nèi)控管理覆蓋業(yè)務(wù)的每個角落奠定了體制性的基礎(chǔ)。

4.建立有效的內(nèi)部控制管理聯(lián)防機制。(1)建立部門目標(biāo)責(zé)任制、明確崗位職責(zé);(2)窗口前臺設(shè)立復(fù)核崗位,中心設(shè)審計部門,專司內(nèi)控監(jiān)督;(3)梳理風(fēng)險點、掌握控制要點;(4)完善教育培訓(xùn)和考核獎罰機制。

5.建立高科技手段的內(nèi)控管理機制。(1)積極推進數(shù)據(jù)集中和應(yīng)用系統(tǒng)整合,加強安全管理和運行管理,確保信息系統(tǒng)平穩(wěn)運行。充分利用先進的信息技術(shù),實現(xiàn)在數(shù)據(jù)集中基礎(chǔ)上的深層次數(shù)據(jù)應(yīng)用,由簡單的數(shù)據(jù)信息向宏觀的知識性信息的轉(zhuǎn)變,在宏觀上產(chǎn)生內(nèi)控管理風(fēng)險點輔助決策信息;(2)積極穩(wěn)妥開展網(wǎng)上業(yè)務(wù)、手機等移動設(shè)備的信息服務(wù),創(chuàng)新和完善住房公積金信息化服務(wù)體系,加快中心管理與決策信息化,支持以繳存人為中心的業(yè)務(wù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新,大力推進風(fēng)險管理系統(tǒng)的研究開發(fā),不斷提高管理水平;(3)積極利用和推進個人征信系統(tǒng)建設(shè),充分共享人民銀行征信系統(tǒng)等社會信息系統(tǒng)的資源,從個人貸款業(yè)務(wù)起步,逐步完善和規(guī)范貸款業(yè)務(wù)工作;(4)建立能反映繳存、提取、個人貸款等全貌,對業(yè)務(wù)、財務(wù)和銀行進行交叉驗證的系統(tǒng),實時反映業(yè)務(wù)

流、信息流和資金流,使三流合一,在內(nèi)控管理體系上實現(xiàn)“機制”。

五、建立全面規(guī)范的制約控制活動

1.人員素質(zhì)控制。人是內(nèi)部控制制度的主體,各種控制措施都需要具有相應(yīng)素質(zhì)的人員來執(zhí)行,如果人員素質(zhì)不符合要求,控制措施就會失效。要按照自律、激勵與控制原則,強化人員素質(zhì)和行為準(zhǔn)則。

2.組織控制。是對組織機構(gòu)設(shè)置、職務(wù)分工的合理性和有效性進行的控制。組織控制的主要控制方法包括不相容職務(wù)分離、組織機構(gòu)設(shè)置和適當(dāng)?shù)臋?quán)責(zé)劃分。住房公積金管理部門在建立內(nèi)部控制制度時,首先,應(yīng)確定哪些崗位和職務(wù)是不相容的,不相容職務(wù)分離的核心是“內(nèi)部牽制”。其次,要要根據(jù)不相容職務(wù)分離原則和業(yè)務(wù)特點明確規(guī)定各部門和崗位的職責(zé)權(quán)限,使不相容崗位和職務(wù)之間能夠相互監(jiān)督、相互制約,形成有效的制衡機制。

3.業(yè)務(wù)程序控制。是指住房公積金管理部門內(nèi)部為保證各項公積金業(yè)務(wù)按一定的程序有效運行而規(guī)定的業(yè)務(wù)處理過程中所必須具備的環(huán)節(jié)及其經(jīng)歷順序,它是組織控制的具體實現(xiàn)形式。業(yè)務(wù)程序控制的具體措施是將每一項業(yè)務(wù)程序都劃分為相互銜接的六個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),即授權(quán)、主辦、核準(zhǔn)、執(zhí)行、記錄和復(fù)核。

4.信息質(zhì)量控制。是指采用一定的方法,保證所反映的經(jīng)濟活動信息的全面、及時、公允和可靠。會計信息是其中最主要的信息,能夠及時準(zhǔn)確地反映住房公積金業(yè)務(wù)活動,保障住房公積金管理部門資產(chǎn)完整,并為內(nèi)部管理及外部監(jiān)管提供真實可靠的管理和決策信息。其具體控制內(nèi)容包括:健全和完善財務(wù)管理結(jié)構(gòu)體系,界定財務(wù)管理方面的職責(zé)和權(quán)限,制定完善的財務(wù)會計制度;建立一套完善的會計科目表;建立嚴(yán)格的原始記錄和憑證連續(xù)編號制度;建立定期盤點、對賬制度,建立會計內(nèi)部稽核制度;建立定期的會計分析制度等。

5.資產(chǎn)保護控制。內(nèi)部控制的各種控制方式都具有保護資產(chǎn)安全的作用,這在內(nèi)部控制目標(biāo)中已反映出來。資產(chǎn)保護控制措施包括:嚴(yán)格控制對實物資產(chǎn)的接觸,只有經(jīng)過授權(quán)批準(zhǔn)的人員才可接觸資產(chǎn);對資產(chǎn)定期進行盤點并將盤點結(jié)果與會計記錄進行比較;對會計記錄要妥善保護,嚴(yán)格限制接近會計記錄的人員;對某些重要資料要留有后備記錄;對于各類紙質(zhì)檔案包括各種會議記錄與決議、貸款資料、憑證賬冊以及各類法規(guī)、文件等進行分類管理,完善檔案管理和交接制度;對于電子數(shù)據(jù),要采取多介質(zhì)備份與異地備份相結(jié)合的方式,確保數(shù)據(jù)安全完善。

6.信息技術(shù)控制。完善住房公積金業(yè)務(wù)信息系統(tǒng),提升信息化層次,盡可能地減少和消除人為操作因素,提高公積金業(yè)務(wù)的安全性和效率性。如在信息系統(tǒng)中對貸款業(yè)務(wù)貸前、貸中、貸后的全程跟蹤管理,嚴(yán)控貸款風(fēng)險;會計核算系統(tǒng)全面實現(xiàn)電算化,使住房公積金管理部門能夠?qū)芾聿考胺种行牡臅嫼怂愎ぷ鬟M行時時監(jiān)控,降低財務(wù)風(fēng)險。

7.內(nèi)部審計控制。是內(nèi)部控制制度的特殊組成部分,是對內(nèi)部控制制度中其他各項控制的再控制。根據(jù)現(xiàn)代控制論的原理,各項控制是否得到有效執(zhí)行,必須靠信息反饋裝置來檢驗,通過反饋裝置將執(zhí)行情況及時反饋到控制中心,以便及時修正,保證實現(xiàn)控制目標(biāo)。

六、強化安全監(jiān)督機制

1.加強內(nèi)部監(jiān)督。(1)形成一整套既規(guī)范有序、又相互監(jiān)督制約的管理機制。重要崗位人員實行定期輪崗、建立責(zé)任復(fù)核制、加強內(nèi)部財務(wù)監(jiān)督檢查;(2)建立科學(xué)的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、?guī)范的、合理的責(zé)任追究和績效考核體系,目標(biāo)上重點防范八類風(fēng)險,即信貸業(yè)務(wù)資金風(fēng)險、會計核算操作風(fēng)險、資產(chǎn)處置道德風(fēng)險、人事管理法律風(fēng)險、網(wǎng)絡(luò)運作技術(shù)風(fēng)險、受托銀行委托風(fēng)險、安全保衛(wèi)社會風(fēng)險、各級領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任風(fēng)險;(3)完善集體議事制度,凡重大決策必須提交主任會或職代會集體討論,增強決策的民主性和科學(xué)性;(4)構(gòu)筑四道防火墻,即ISO9001質(zhì)量管理體系的貫標(biāo)實施、管理處室的專業(yè)檢查和監(jiān)督、計算機操作的自動監(jiān)控、全面審計及專項督查;(5)重點監(jiān)督執(zhí)行“四不準(zhǔn)”原則情況,不準(zhǔn)挪用住房公積金、不準(zhǔn)經(jīng)商辦企業(yè),不準(zhǔn)從事除按規(guī)定購買國債之外的其他投資業(yè)務(wù),不準(zhǔn)提供任何擔(dān)保。

2.自覺接受外部監(jiān)督。主要是政府監(jiān)督、財政監(jiān)督、審計監(jiān)督和社會監(jiān)督,確保資金運行安全。