黃彥紅

隨著國內(nèi)成品油市場的不斷發(fā)展,如何結(jié)合石油銷售企業(yè)的實際,建立具有石油銷售企業(yè)特色的加油站內(nèi)部控制系統(tǒng),已經(jīng)成為規(guī)范加油站經(jīng)營行為,提高加油站管理水平的當務(wù)之急。

一、加油站內(nèi)部控制系統(tǒng)的建立

各石油銷售企業(yè)可按以下原則建立具體的加油站內(nèi)部控制體系:符合國家有關(guān)法律法規(guī)和內(nèi)部會計控制規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度,并結(jié)合加油站的實際情況;能夠約束加油站所有工作人員,任何個人都不得擁有超越內(nèi)部會計控制的權(quán)力;涵蓋加油站各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)及相關(guān)崗位,并應(yīng)針對業(yè)務(wù)處理過程中的關(guān)鍵控制點,落實到?jīng)Q策、執(zhí)行、監(jiān)督、管理各個環(huán)節(jié);保證加油站的機構(gòu)、崗位的合理設(shè)置及其職責權(quán)限的合理劃分,堅持不相容職務(wù)相互分離,確保不同機構(gòu)和崗位之間權(quán)責分別、相互制約、相互監(jiān)督。

二、批準控制

加油站一般發(fā)生的都是正常的經(jīng)濟業(yè)務(wù),因此,可采用一般批準方式,授權(quán)給加油站經(jīng)理和其他管理人員,由他們根據(jù)既定的經(jīng)營策略和預(yù)算、計劃、制度等標準,在授權(quán)范圍內(nèi)行使批準權(quán)。這樣做,既能提高工作效率,又能保證經(jīng)濟活動的靈活性和主動性。加油站還涉及一些例外經(jīng)濟業(yè)務(wù),包括大客戶讓價談判、大額費用支出、收取銀行匯票、商品盤點盈虧、資產(chǎn)報廢處置、跨地域經(jīng)營及臨時停業(yè)等。這些例外經(jīng)濟業(yè)務(wù)無章可依,因此,對這些業(yè)務(wù),必須采取特別批準方式,由上級管理部門直至總經(jīng)理,專門研究后作出決定。加油站的財務(wù)收支批準系內(nèi)部控制的關(guān)鍵,可由加油站提出申請或計劃,財會部門審核后報分管領(lǐng)導(dǎo)批準。這里,批準往往不是一次完成的,多數(shù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)需經(jīng)兩次或兩次以上相互聯(lián)系的批準才能完成。后一次批準既是對前一次批準的認可,又是對前一次批準形成的經(jīng)濟業(yè)務(wù)的進一步監(jiān)督和控制。若每次負責批準的人或部門相互獨立,則更能強化批準控制的功能。

批準控制應(yīng)注意:所有人員不經(jīng)合法授權(quán),不能行使批準權(quán);例外經(jīng)濟業(yè)務(wù)不經(jīng)上級部門批準,不能執(zhí)行;經(jīng)濟業(yè)務(wù)一經(jīng)批準,必須按照已批準的方案予以執(zhí)行。

三、會計控制

1.確保收入完整。石油銷售企業(yè)對加油站成品油的銷售往往都有一整套的控制方法,保證了加油站主體收入的完整。然而有些加油站還具有洗車、修車、租賃、便利店等經(jīng)營業(yè)務(wù),要保證這些收入的完整,就必須做到:一是要求所有的非主營業(yè)務(wù)必須與經(jīng)營者簽訂經(jīng)營合同,標明收入實現(xiàn)方式和額度;二是要求加油站在收取非主營業(yè)務(wù)收入時一律開具收據(jù)或者發(fā)票,同時要鼓勵和宣傳顧客索取所有業(yè)務(wù)票據(jù);三是建立非主營業(yè)務(wù)收入的核準制度,財務(wù)人員每月實地核準或者各加油站交換檢查核準。

2.防止應(yīng)收賬款形成。大量應(yīng)收賬款會造成企業(yè)資金周轉(zhuǎn)不靈或形成債務(wù)負擔。加油站應(yīng)收賬款往往是大單客戶造成的,要防范應(yīng)收賬款的形成,就應(yīng)該對商品銷售的全過程進行控制。要采取事前控制的方法,在加油站為大單客戶建立信用等級,選擇信用良好的老客戶進行交易,對于月底結(jié)賬的單位用戶要事先簽訂付款協(xié)議,確保貨款收回。財務(wù)部門還要采取事中控制,每月要結(jié)合商品盤點對加油站的機器起止數(shù)、發(fā)票、客戶油卡、商品臺賬、銷售報表等多項內(nèi)容進行稽核檢查,及時、完整確認銷售收入。

3.商品流通費控制。加油站對商品流通費的控制主要采取預(yù)算控制的方法,財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)制定的費用開支標準,采取“零基預(yù)算”的方法編制加油站費用預(yù)算,并通過與加油站經(jīng)理簽訂目標責任書的方式明確責任,納入指標考核體系。同時還要規(guī)定開支限額,限額以上的費用需經(jīng)過審批手續(xù)。財務(wù)部門還應(yīng)按月度將費用實際發(fā)生情況與預(yù)算進行對比,找出實際與預(yù)算偏差的具體原因,采取切實有效的措施,使費用控制在預(yù)算指標之內(nèi)。

4.建立嚴密的原始憑證制度。主要有三項:一是規(guī)范憑證格式及傳遞程序。加油站的每一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù),都必須填制或取得憑證,并按照規(guī)定的程序傳遞。這樣,一旦某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)出現(xiàn)問題,就會在制作、傳遞憑證過程中及時被發(fā)現(xiàn),憑證即成為追究責任的依據(jù)。二是所有原始憑證都要預(yù)先依次編號,以便查證。三是對所有原始憑證,無論是自制的還是外來的,在入賬之前必須經(jīng)過認真審核,以保證每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)入賬的正確性及合法性。

5.建立詳實的備查賬和記錄程序。加油站備查賬可以反映企業(yè)會計賬簿有無對企業(yè)提供比較重要的會計信息。建立備查賬薄及明確備查賬的記錄程序,要充分考慮加油站規(guī)模大小、業(yè)務(wù)量多少以及管理人員數(shù)量及業(yè)務(wù)水平等因素。

參考文獻

[1]李連華,張蕾.《中國內(nèi)部會計控制規(guī)范-闡釋與應(yīng)用》.立信會計出版社,2007(2)

[2]楊波.《淺析加油站財務(wù)管理》.《新安全》,2005(10)