沈　藝

檔案社會(huì)功能所涉及的范圍很廣，本文試從以下三個(gè)方面加以分析。

1檔案的社會(huì)信息服務(wù)功能的發(fā)揮

檔案是一種信息資源，即使其所有權(quán)屬于國家，屬于某個(gè)社會(huì)團(tuán)體，但是其服務(wù)社會(huì)功能卻是客觀存在的。各級(jí)檔案部門和各類檔案館作為公共服務(wù)部門，對(duì)檔案只擁有管理權(quán)、開發(fā)權(quán)和公布權(quán)。其社會(huì)目標(biāo)是滿足社會(huì)的客觀需求，實(shí)現(xiàn)服務(wù)社會(huì)、為社會(huì)提供信息資源的職責(zé)。

信息社會(huì)的來臨使得檔案社會(huì)功能的發(fā)揮在總體社會(huì)功能不變的情況下，服務(wù)的對(duì)象發(fā)生了一定的變化。也就是說，在由原來的“深閨”走向大眾的同時(shí)，在其服務(wù)功能得以強(qiáng)化的同時(shí)，它的重要性也日益凸顯。從另一個(gè)角度來講，一般的檔案或者過了若干時(shí)間段在部分文檔解密以后，正在面向多群體開放，這時(shí)的社會(huì)功能可能更多的是服務(wù)功能的體現(xiàn)，是其重要性為人們所認(rèn)識(shí)。同時(shí)，由于社會(huì)物質(zhì)文明的提高，社會(huì)與家庭的勞動(dòng)強(qiáng)度和勞動(dòng)的時(shí)間正在逐步減弱、減少，個(gè)人自由支配的閑暇時(shí)間日漸增多。人們休閑時(shí)間的增多導(dǎo)致了包括檔案利用在內(nèi)的文化需求的攀升。在信息共享的休閑社會(huì)，人們不僅可以參與道德社會(huì)的民主化管理，也可以借助檔案維護(hù)自身的權(quán)利。可以說，檔案作為一種資源豐富的信息源，只有在面向社會(huì)最廣大利益群體時(shí)，才具有最現(xiàn)實(shí)的使用功能。眼下走入檔案館大門的非職務(wù)利用者越來越多，目的是為了維護(hù)自身權(quán)益，有的是業(yè)余研究，有的是為了知悉、監(jiān)督政務(wù)。因而有專家預(yù)言，現(xiàn)代人和未來人對(duì)歷史的興趣會(huì)越來越濃厚，一些過去看來“不起眼”或根本無暇顧及的歷史問題會(huì)成為人們競(jìng)相刨根問底的熱門話題，到那時(shí)，檔案會(huì)是人們眼前揮之不去的“亮點(diǎn)”，檔案館、檔案室就成為了熱鬧的去處。

2檔案的社會(huì)效益功能的發(fā)揮

檔案的社會(huì)效益功能一般有以下類型：第一，從館藏檔案的作用看，可分為社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。社會(huì)效益就是檔案利用過程中的資政和教育作用，如利用檔案資料著書立說或舉辦展覽，可以起前人之鑒后世之師的作用。經(jīng)濟(jì)效益是指檔案在利用之后可以起到知識(shí)傳播或技術(shù)轉(zhuǎn)讓作用，一方面可使后人少花費(fèi)代價(jià)應(yīng)用前人成果；另一方面可使后人開拓視野，啟迪靈感，創(chuàng)造出前所未有的業(yè)績(jī)，產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。第二，從館藏檔案的價(jià)值大小看，可分為宏觀效益和微觀效益。微觀效益是指從多方面滿足社會(huì)人的多種需求。宏觀效益是指從多方面滿足國家及其系統(tǒng)工作流程的需求。第三，從館藏檔案的信息時(shí)間性看，可分為瞬間效益和潛在效益。瞬間效益是在短時(shí)間內(nèi)表現(xiàn)出來的結(jié)果。潛在效益是指需要在較長(zhǎng)時(shí)間才能表現(xiàn)出來的結(jié)果。檔案資料起了潛在作用，為其科研成果發(fā)揮了潛在效益。第四，從館藏檔案的信息開發(fā)看，可分為直接效益和間接效益。直接效益是指檔案信息直接用于生產(chǎn)效益顯著增長(zhǎng)，表現(xiàn)為檔案的直接效益。間接效益是指檔案信息經(jīng)過曲折復(fù)雜的演變、漫長(zhǎng)的周期、繁雜的環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)化為一定的成果，創(chuàng)造出新的效益，這種間接效益不能排除檔案信息的原始效能。這些成果又會(huì)轉(zhuǎn)換新的檔案資料，循環(huán)往復(fù)，永無止境。

3檔案的社會(huì)誠信功能的發(fā)揮

檔案的社會(huì)誠信功能也就是其價(jià)值所在、魅力所在。一個(gè)社會(huì)迫切需要誠信，那么檔案就是提供誠信的源泉所在。其根本原因在于，誠信的本質(zhì)是“真”，檔案的本質(zhì)也是“真”。檔案是人類對(duì)誠信控制的心理需求的產(chǎn)物。檔案是真實(shí)與誠信的重要載體，檔案是人們對(duì)事務(wù)真實(shí)性控制的理想模型。在重建社會(huì)誠信的過程中。無論社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、中介組織還是個(gè)人，只有借助檔案的“真”和檔案對(duì)事務(wù)“真”的控制功能，才能昭示自身的誠實(shí)，獲得社會(huì)的信任，也才能對(duì)他人的“真”有所把握，為社會(huì)參與提供依據(jù)。

人們把檔案的原始記錄稱為“社會(huì)的活化石”，因而是區(qū)別于其它文獻(xiàn)的信息“元資源”，具有權(quán)威的憑證價(jià)值。檔案的“真”源于它作為人類對(duì)文件的一種結(jié)構(gòu)形式和控制方式，即檔案功能所決定的真實(shí)性。悠久的檔案工作傳統(tǒng)，在賦予其神秘性的同時(shí)，也累積起人們心理上對(duì)它的信任。面對(duì)同樣一份文件的拷貝，人們更愿意相信來自檔案中的那一份。這種穩(wěn)定而普遍的認(rèn)同，賦予檔案以社會(huì)誠信價(jià)值，也是如今信用檔案建設(shè)的社會(huì)心理基礎(chǔ)。單份文件固然可以反映一定的社會(huì)真實(shí)，但它只能對(duì)應(yīng)于個(gè)別或局部的事實(shí)。由于檔案信息與社會(huì)的對(duì)應(yīng)與同構(gòu)，我們似乎更應(yīng)把檔案看成具有廣泛來源聯(lián)系的社會(huì)“原生信息系統(tǒng)”。檔案信息的集合性程度愈高，在一定程度上反映為內(nèi)容的連續(xù)性和完整性，反映的來源聯(lián)系愈清楚，檔案“真”的程度就愈高。

“信用檔案”是直接以誠信控制為目的所形成的新門類專門檔案，它的提出是社會(huì)規(guī)則意識(shí)、誠信意識(shí)和檔案意識(shí)綜合作用的結(jié)果。