晁瑞芬

1實(shí)現(xiàn)電大檔案管理模式創(chuàng)新

創(chuàng)新是發(fā)展的靈魂，是事業(yè)前進(jìn)與發(fā)展的標(biāo)志。只有創(chuàng)新電大檔案管理模式，才能適應(yīng)時(shí)代與電大事業(yè)的發(fā)展。根據(jù)知識經(jīng)濟(jì)、信息社會和電大教學(xué)現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的趨勢。電大檔案應(yīng)當(dāng)采取全員化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的管理模式。所謂檔案管理全員化，就是實(shí)行全員化檔案管理，在全員化管理的基礎(chǔ)上，搞好檔案部門管理。所謂檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。就是按照國家與地方標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施管理。所謂檔案管理信息化。就是在檔案材料的歸檔、儲存、提取與使用中實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、超文本化、數(shù)據(jù)庫化以及在安全、有償基礎(chǔ)上的開放化。檔案管理信息化是檔案管理工作的高層次、高境界，是在新思想、新觀念指導(dǎo)下，對包括信息在內(nèi)的所有智力資本進(jìn)行綜合決策并實(shí)施全面管理的一種全新的管理模式：它通過對檔案信息資源的采集、組織、存儲、檢索、開發(fā)、利用和再生產(chǎn)過程，集中并利用一定的人力、財(cái)力和物力資源，通過計(jì)劃、管理、協(xié)調(diào)、控制等來實(shí)現(xiàn)的管理活動。它要求檔案信息資源管理在組織形式上高度集成，在管理對象上不再限于檔案實(shí)體本身，而是建立于信息化的管理理念之上的更高層次的管理組配形式，是對管理要素潛質(zhì)的發(fā)掘及高效運(yùn)用。當(dāng)然，創(chuàng)新電大的檔案管理模式不可能一步到位，我們應(yīng)當(dāng)明確目標(biāo)、逐步推進(jìn)、不斷深化。當(dāng)前，可實(shí)行“兩結(jié)合”、“五同步”管理模式?！皟山Y(jié)合”就是實(shí)行專職檔案管理與兼職檔案管理相結(jié)合、電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合?！拔逋健本褪菍τ诟黝悪n案資料實(shí)行專職檔案管理部門與兼職檔案管理部門同步鑒定、同步歸檔、同步著錄、同步整理與同步利用。

2實(shí)現(xiàn)電大檔案管理機(jī)制創(chuàng)新

就是通過設(shè)計(jì)科學(xué)的電大檔案管理流程，科學(xué)規(guī)制電大檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，提高檔案管理水平。比如，恰當(dāng)規(guī)制收發(fā)文的登記、平時(shí)歸檔、按序整理。規(guī)制收發(fā)文的登記，要做到文件正本需有主管領(lǐng)導(dǎo)閱示。辦理完畢后按時(shí)歸檔。否則，容易造成文件截留，甚至丟失，使收集的檔案不完整。規(guī)制平時(shí)歸檔。要做到各類電大管理人員在日常工作中，要將已經(jīng)辦理完畢的文件材料隨收集齊全，按照事先編好的類目歸類，年終進(jìn)行整理，正式歸檔。規(guī)制按序整理，要做到從檔案的收集、分類、整理到計(jì)算機(jī)著錄、編目等，每個(gè)環(huán)節(jié)都力求做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、整齊劃一，以達(dá)到分類科學(xué)、編目清楚、裝訂美觀的要求。同時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格做到文體格式的規(guī)范、行文規(guī)則的規(guī)范、檔案用語的規(guī)范。電大檔案只有經(jīng)過按序整理。才能保持各部分之間的有機(jī)聯(lián)系，體現(xiàn)檔案的系統(tǒng)性和完整性，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。另外，我們還可以實(shí)施分類方法的創(chuàng)新。針對當(dāng)前檔案材料多樣且文字材料和電子文本材料混雜，其整理分類的方法可將紙質(zhì)文本和電子文本的檔案實(shí)行一體化管理。全宗內(nèi)的分類可采用年度——專業(yè)的復(fù)式分類法。即先按學(xué)年分類，再在學(xué)年中把各種專業(yè)分開、各課程分開。實(shí)行統(tǒng)一立卷。學(xué)籍檔案管理也可根據(jù)遠(yuǎn)程教育的特色，采用計(jì)算機(jī)一體化管理。學(xué)籍檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)在開發(fā)時(shí)要充分考慮紙質(zhì)版學(xué)籍檔案的特點(diǎn)，在電子學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)采集時(shí)要與紙質(zhì)版學(xué)籍檔案以同一工作規(guī)范形式來進(jìn)行。以紙質(zhì)版學(xué)籍檔案為數(shù)據(jù)源。所有的抄寫工作均由計(jì)算機(jī)打印完成。

3實(shí)現(xiàn)電大檔案載體創(chuàng)新

檔案載體創(chuàng)新，就是提升與刷新現(xiàn)代化檔案載體的運(yùn)用水平。適應(yīng)國家信息化社會、學(xué)習(xí)型社會建設(shè)的需要和學(xué)校教學(xué)管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要，電大應(yīng)快速實(shí)施檔案載體的創(chuàng)新。實(shí)施電大檔案管理的載體創(chuàng)新，要求我們大力提高電大檔案載體及其管理的數(shù)字化水平。檔案載體及其管理的數(shù)字化就是利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。第一，明確電大檔案管理數(shù)字化的建設(shè)目標(biāo)。提高電大檔案管理數(shù)字化水平，應(yīng)當(dāng)逐步達(dá)到以下兩個(gè)方面的目標(biāo)與要求：一是實(shí)現(xiàn)電大檔案目錄的數(shù)字化；二是實(shí)現(xiàn)電大檔案全文的數(shù)字化。第二，科學(xué)選擇與運(yùn)用電大檔案信息儲存、提取模式。從硬件、軟件結(jié)合的層面提高電大檔案管理的數(shù)字化建設(shè)水平。一是加強(qiáng)計(jì)算機(jī)硬件、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，要積極提升學(xué)校檔案主管部門的計(jì)算機(jī)硬件裝備水平，同時(shí)在學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺上開辟檔案管理平臺：二是加強(qiáng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)：三是利用現(xiàn)代化技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，如采用條形碼自動識別技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料查詢和檢索的自動化；應(yīng)用光盤技術(shù)，擴(kuò)大信息存儲量，減少庫房壓力；利用縮微和復(fù)制技術(shù)，延長檔案使用壽命，運(yùn)用指紋技術(shù)、水印技術(shù)、電子印章、電子簽名等現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案材料進(jìn)行保護(hù)。