胡紹華

論檔案專業(yè)文化的自覺與建設(shè)

丁華東、沙菲在《檔案學通訊》2009年第2期撰文，從三個方面對此問題進行了論述。

一是檔案文化的雙重構(gòu)成——社會文化與專業(yè)文化。檔案記載內(nèi)容的文化特征屬于“社會文化”，或甘“大文化”：反映檔案及其管理的文化特征屬于“專業(yè)文化”，或日“小文化”。

二是檔案專業(yè)文化的結(jié)構(gòu)。檔案專業(yè)文化由其物質(zhì)文化、制度文化、行為文化、精神文化構(gòu)成。

三是檔案專業(yè)文化的轉(zhuǎn)變與建設(shè)。經(jīng)濟改革的深入、民主政治的推進、信息技術(shù)的發(fā)展和社會領(lǐng)域的建設(shè)，構(gòu)成了強大的社會推動力，促使檔案專業(yè)文化在物質(zhì)、制度、行為、精神等各個層面都發(fā)生著自覺與不自覺的轉(zhuǎn)變。為此，檔案學界應(yīng)從以下三方面關(guān)注檔案專業(yè)文化的建設(shè)——參與檔案文化遺產(chǎn)的保護和利用，主動融入“大文化”建設(shè)之中；面對信息技術(shù)的沖擊，積極倡導并構(gòu)建電子文件文化；關(guān)注社會民生，塑造“親民”的檔案專業(yè)文化。

基于核心信息資源管理理念的企業(yè)檔案管理

王強在《檔案學研究》2009年第1期撰文，以中國石油天然氣集團公司(以下簡稱“中石油”)為例，來闡述這個問題。

中石油認為，企業(yè)檔案是技術(shù)和知識儲備的重要形式，能提供企業(yè)建設(shè)和發(fā)展的強有力的信息支持?；谶@一認識，中石油提出將企業(yè)檔案作為企業(yè)核心信息資源管理的理念，并對檔案工作提出了“珍存企業(yè)記憶、構(gòu)建知識平臺、實現(xiàn)知識共享、提升公司價值”的具體要求。

為此，中石油建立了“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理”的檔案管理體制和比較完善的檔案工作機構(gòu)體系；建立了一支由檔案專業(yè)、計算機專業(yè)和主營業(yè)務(wù)專業(yè)共同構(gòu)成的檔案專業(yè)隊伍：建立了檔案管理與公司發(fā)展同步規(guī)劃、同步安排、同步推進的機制；制定了《中國石油檔案管理手冊》；制定了以“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一設(shè)計、統(tǒng)一投資、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一管理”為原則、包括企業(yè)級的檔案管理系統(tǒng)的“十一五”信息技術(shù)總體規(guī)劃。

完善機制創(chuàng)新手段：青島強化業(yè)務(wù)指導

高菊梅、鄒杰在《中國檔案》2009年第3期撰文，從完善機制、創(chuàng)新手段兩方面介紹了青島市強化檔案業(yè)務(wù)指導的做法和經(jīng)驗。

從完善監(jiān)督指導機制方面來說，青島市的做法有三：一是建章立制，完善檔案法制體系。即以市委、市政府“兩辦”或市檔案局的名義制發(fā)如何解決新形勢下檔案工作所遇到的新問題的一系列規(guī)范性文件。二是突出重點，實施全方位服務(wù)。三是與時俱進，豐富檔案管理內(nèi)容。即針對新門類、新載體檔案的大量出現(xiàn)，突出加強對各種新門類、新載體檔案管理的監(jiān)督指導。

從創(chuàng)新監(jiān)督指導手段方面來說，青島市的做法有七：一是開展領(lǐng)導干部離任檔案移交工作；二是建立重大活動、重大項目跟綜服務(wù)制度；三是推廣機關(guān)檔案“隨辦隨歸”管理模式：四是建立行之有效的年檢制度：五是建立企業(yè)檔案評估制度；六是突出重點的執(zhí)法檢查：七是開展有針對性的業(yè)務(wù)培訓。

淺析檔案館的數(shù)據(jù)庫建設(shè)

吳金鳳在《檔案與建設(shè)》2009年第2期撰文，就當前檔案館的數(shù)據(jù)庫建設(shè)的方法與路徑等問題進行了論述。

關(guān)于檔案館數(shù)據(jù)庫建設(shè)的總體規(guī)劃，要注意以下兩點：一是檔案館數(shù)據(jù)庫的標準確定，其內(nèi)容包括：檔案館數(shù)據(jù)庫分類標準的確立，檔案館要結(jié)合自己的資源建設(shè)目標和用戶需求的特點，選擇適合自己發(fā)展的數(shù)據(jù)庫類型：二是檔案館數(shù)據(jù)庫建設(shè)的分步實施方案，其內(nèi)容包括：優(yōu)先實現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化：積極接收電子文檔(含專門數(shù)據(jù)庫)有重點地從網(wǎng)絡(luò)和其他渠道獲取數(shù)字化資源：對館內(nèi)數(shù)據(jù)庫整合和挖掘后產(chǎn)生新的信息。

關(guān)于檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的必要條件。要注意四點：一是系統(tǒng)軟件的適用性，其內(nèi)容包括：數(shù)據(jù)的錄入與輸出功能，數(shù)據(jù)跨庫查詢、檢索功能，數(shù)據(jù)訪問權(quán)限分級設(shè)置功能，數(shù)據(jù)庫的全文檢索功能等；二是數(shù)據(jù)庫信息的標準化：三是數(shù)據(jù)庫管理人員人文素質(zhì)和技術(shù)能力；四是必要設(shè)備和規(guī)章制度的建設(shè)。

關(guān)于檔案館數(shù)據(jù)庫的數(shù)字資源整合。其內(nèi)容包括：館內(nèi)不同數(shù)據(jù)庫的整體整合：館內(nèi)不同數(shù)據(jù)庫檢索后的資源整合；館內(nèi)與館外的數(shù)據(jù)庫的整合等。

建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系之我見

嚴永官在《浙江檔案》2009年第2期撰文，在論述了建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系的重大意義(含政治意義、理論意義、實踐意義)之后。就建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系的指導思想和基本路徑發(fā)表了自己的看法。作者認為：

在建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系的指導思想方面，一是樹立“以國家綜合檔案館為核心”的思想；二是樹立動態(tài)建設(shè)的思想；三是要有時代的責任感。

在建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系的基本路徑方面，一是加強對尚未進館的民生檔案的調(diào)研，對面上的民生檔案做到心中有數(shù)；二是明確進館檔案的對象并對其加強監(jiān)督管理：三是注重對現(xiàn)有館藏檔案資源的整合、開發(fā)；四是加強接收和整合，盡快建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系。

從“泛檔案”到民生檔案——對民生檔案概念的質(zhì)疑

張?zhí)炫逶凇渡轿鳈n案》2009年第1期撰文指出：當前有一種新的“泛檔案”的現(xiàn)象，即檔案學理論“泛檔案”化的出現(xiàn)，需要我們檔案學者加以警惕。

檔案學基本理論“泛檔案”化，是指在檔案學理論中，一些學者滋生了一種急功近利的浮躁學風，盲目地“與時俱進”地推出了許多檔案的新概念，而這些新概念已經(jīng)脫離了檔案原有的本質(zhì)與運動規(guī)律。

以民生檔案而論，目前檔案學界有用窮舉法對民生檔案下定義的，這只是一種原始低等的、無奈之舉的方法；有以“與民生有關(guān)”的檔案來定義民生檔案的，“與民生有關(guān)”卻是一種模糊的提法：有從宏觀和微觀兩個層面來解釋民生檔案的，其論述也是非常牽強的。

黨的十七大報告所強調(diào)的“加快推進以改善民生為重點的社會建設(shè)”及為此而采取的一系列重要措施，它作為我國改革發(fā)展關(guān)鍵階段社會建設(shè)的重點內(nèi)容和戰(zhàn)略目標，不是讓我們“與時俱進”地提出許多新的檔案名詞，而是為檔案工作服務(wù)黨和國家工作大局進一步指明了前進的方向。它要求我們應(yīng)該把今后檔案工作的重點轉(zhuǎn)向老百姓更加關(guān)心的種種民生問題。

檔案行政指導的規(guī)范化與規(guī)制約束

姚笑云在《北京檔案》2009年第2期撰文，從以下三個方面對此問題進行了論述。

當前檔案行政指導的規(guī)范化現(xiàn)狀，主要有三點，一是對行政指導性質(zhì)缺乏正確的認識；二是行政指導過程不規(guī)范；三是法律責任無法追究。

檔案行政指導的規(guī)范化要件，主要包括：行為主體規(guī)范；行為依據(jù)規(guī)范；行為模式規(guī)范；行政程序規(guī)范；救濟規(guī)范。

加強檔案行政指導規(guī)制的有效途徑，主要有：加強立法，明確法律責任；建立規(guī)章制度，規(guī)范行為程序；轉(zhuǎn)變認識，提高人員素質(zhì)；采取措施，構(gòu)建行為模式。

高校教學檔案管理創(chuàng)新機制構(gòu)建

趙永磊在《檔案》2008年第6期撰文指出：高校教

學檔案主要是由教與學兩個方面的材料轉(zhuǎn)化而來的，如講義、輔導材料、教師學術(shù)研究成果等：還有來自學生管理方面的有關(guān)規(guī)章制度、學生手冊、學籍管理、學生成績、實習報告等材料，以及其他與教學相關(guān)的錄像、光盤、課件、照片等材料。它具有形成單位的分散性、檔案構(gòu)成的系統(tǒng)性和形成時間的周期性等特點。

結(jié)合高校教學檔案管理與服務(wù)的特點，應(yīng)從制度、規(guī)范、服務(wù)及信息化、評估機制等方面完善高校教學檔案管理的創(chuàng)新機制。

要創(chuàng)新高校教學檔案的管理、服務(wù)機制，必須爭取學校領(lǐng)導和相關(guān)部門及人員的重視，必須不斷提高教學檔案管理與服務(wù)的信息化程度，不斷提高檔案人員的人文素質(zhì)與技術(shù)能力，必須堅持依法治檔。

檔案信息數(shù)字化方法研究

金波、徐忠勇、鄭維在《蘭臺世界》2009年3月下半月版撰文指出：

檔案信息數(shù)字化應(yīng)遵循五項原則：一是科學性原則——在數(shù)字化檔案信息時遵循檔案信息形成、保管、利用的客觀規(guī)律，體現(xiàn)檔案信息管理的特殊性；二是一致性原則——檔案信息數(shù)字化后提供給用戶的檔案信息與原始紙質(zhì)檔案信息內(nèi)容的完全一致；三是完整性原則——確保被數(shù)字化的每個檔案主題的內(nèi)容和檔案是完整的；四是共享性原則，要求檔案信息數(shù)字化建立完備的保障體系和高效的信息流通、傳遞利用體系；五是安全性原則。

檔案信息數(shù)字化的途徑有通過接收增量電子文件和館藏傳統(tǒng)介質(zhì)檔案信息數(shù)字化兩種。增量檔案信息數(shù)字化，是指運轉(zhuǎn)在計算機網(wǎng)絡(luò)中的電子文件，經(jīng)歸檔(邏輯歸檔或物理歸檔)處理，集中存放到受檔案部門控制的計算機存儲器中，向檔案部門移交的過程。其方法有在線集中武歸檔、在線分布式歸檔、在線滯留歸檔、在線實時歸檔等四種。館藏傳統(tǒng)介質(zhì)檔案信息數(shù)字化，是指把檔案案卷中的每頁文件，經(jīng)過掃描、數(shù)碼照相機等數(shù)字化設(shè)備將各種物理載體形式體現(xiàn)出來的信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字化信息，其工作流程主要有：檔案檢查、檔案整理、檔案掃描、圖像處理、索引錄入、數(shù)據(jù)制作、數(shù)據(jù)導入、檔案裝訂等，

檔案信息數(shù)字化對檔案工作的影響主要有：檔案工作的重心從收集保管向開發(fā)利用轉(zhuǎn)變：實現(xiàn)不同單位、行業(yè)檔案信息資源共享；館藏珍貴紙質(zhì)檔案原件得到有效的保護；檔案利用工作實現(xiàn)管理者為主體向檔案用戶為主體的轉(zhuǎn)變；實現(xiàn)檔案信息一次數(shù)字化、無窮次利用和轉(zhuǎn)換；為電子政務(wù)和無紙辦公的信息接軌創(chuàng)造無縫鏈接。