黃永利

1調查基本情況

本項調查采用問卷方法。對象分為扶溝縣部分縣屬機關、企業(yè)、事業(yè)單位，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機構及縣屬機關、企業(yè)、事業(yè)單位的內設部門兩個層次。調查范圍為扶溝縣及所轄鄉(xiāng)鎮(zhèn)。時間為2009年3月。調查內容包括單位基本情況、電子文件基本情況2類8個問題。調查共發(fā)放單位問卷40份，收回有效問卷32份，回收率80％。調查中重點向6個縣屬機關、企業(yè)、事業(yè)單位的內設機構發(fā)放單位內設部門問卷60份，收回有效問卷54份，回收率900％。綜合有效回收率85％。

調查涉及行政機關22個，占68.75％；事業(yè)單位7個，占21.88％：企業(yè)3個，占9.38％。調查涉及內設機構管理部門16個。占29.63％；業(yè)務部門26個，占48.15％；輔助部門8個，占14.82％；服務部門2個，占3.7％；其他單位2個，占3.7％。

2電子文件生成情況主要特點

2.1普遍存在。比例不同。從調查的情況看，電子文件已普遍存在于縣屬機關、企業(yè)、事業(yè)單位，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機構及內設部門。被調查的單位或內設部門中沒有一個沒有電子文件。無論是單位還是內設部門。電子文件在現(xiàn)行文件中的比例，80％以上的數(shù)超過了1/3.50％以上的超過了半數(shù)，19％以下的分別只占31.25％和16.67％。

2.2總量日增，數(shù)量懸殊。參加調查的32個單位共產生電子文件總量6354913件，1766.244GB。平均每單位產生電子文件198591件。55.19GB。產生最多的單位為387152件。279.52GB；最少的單位為20件，0.069GB；相差387132件，279.451GB。

參加調查的54個單位內設部門共產生電子文件總量605463件，533.773GB。平均每部門產生電子文件11212件，9.88GB。產生最多的部門為364728件，65GB；最少的部門為12件，0.015GB：相差364716件，64.985GB。

2.3系統(tǒng)單一，微軟獨大。從調查的情況看。32個單位與54個部門中，除各有1個使用其他操作系統(tǒng)外，均使用微軟各版本Windows操作系統(tǒng)。其中Windows XP所占比例最大，占84.38％(單位)和94.44％(部門)，其他版本依所占比例高低分別是Windows2003、Windows

2000/NT、Windows 98/ME。在同一單位或同部門內有同時使用多個不同版本操作系統(tǒng)的情況，但所占比例不高。

2.4軟件龐雜，外購為主。被調查單位形成電子文件的應用軟件系統(tǒng)十分龐雜，并以外購為主。具體情況是：

電子文件來源于電子政務系統(tǒng)平臺的單位6個，占18.75％，系統(tǒng)外購與自行開發(fā)的各4個，各占66.67％；部門12個，占22.22％；系統(tǒng)外購7個，占58.33％。

源于辦公自動化(OA)系統(tǒng)的單位11個，占34.38％；部門15個，占27.78％，系統(tǒng)全部外購。

源于通用字處理軟件的單位28個，占87.5％：部門37個，占68.25％。

源于掃描、數(shù)碼照相、攝像等數(shù)字化方式所形成的單位10個，占31.25％；部門14個，占25.93％。

采用CAD技術形成的單位3個，占9.38％：部門3個，占5.56％。

源于各種業(yè)務系統(tǒng)中產生的業(yè)務數(shù)據(jù)的單位10個，占31.25％，其中系統(tǒng)外購6個。占60％：部門4個，占7.41％，其中系統(tǒng)外購與自行開發(fā)各2個，各占50％。

源于其他方式的單位1個。占3.12％。

2.5格式多種，文本居多。從調查的情況看，被調查單位及內設部門產生的文件格式多達18種。其中占據(jù)前四位的同為WPS(單位87.5％；部門72.22％)、DOC(單位81.25％；部門72.22％)、TXT(單位31.25％；部門42.59％)和JPEG(單位31.25％；部門29.63％)，四種格式中有3種是文本文件，可見基層信息技術的運用還處在以文字處理軟件處理文字為主的階段。單位中產生文件格式最多的有7種，最少的1種：部門中產生文件格式最多的有6種。最少的1種。

單位及內設部門均使用較少的(10％以下)有TIFF、MP3、MDB、PDF、WAV、AVI等6種，單位使用較少的(10％以下)有DBF、XML等2種，部門中使用較少的(10％以下)有HTML、BMP、MPGE、GIF、RTF等5種。數(shù)據(jù)庫文件的較少使用表明基層信息化處在單個文件的管理與作用上。各種應用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫建設相對滯后。

2.6“紅頭”過半，認證甚少。參加調查的單位與部門中電子文件使用套印紅頭電子模板的均已超過50％，但電子印章通過CA認證的單位只有2個，占6.25％；部門12個，占22.22％。在沒有使用電子印章的單位與部門中，系統(tǒng)沒有此功能的占70％以上：有此功能沒有開通的占10％左右。

2.7多頭管理，主體不明。從調查的情況看，電子文件管理的責任人比較分散，管理主體不明確。在參加調查的32單位中，電子文件管理責任人屬檔案管理人員的26人，占81.25％；文件管理人員的13人，占40.62％；信息技術人員的12人，占37.5％：業(yè)務人員的10人，占31.25％；其他人員的1人，占3.12％。