武小玲

地方文獻是反映當?shù)厣鐣l(fā)展和歷史進程的物化載體，也是一個正在被日益廣泛利用的文化寶庫。目前，地方文獻的收集、整理、出版工作，已被我國各級公共圖書館普遍重視，許多圖書館都建立了地方文獻專藏，對文獻的收集整理和開發(fā)利用做了大量工作，為當?shù)亟?jīng)濟建設(shè)和社會進步發(fā)揮了積極的作用。但是，從管理手段來說，我國的大部分縣級圖書館地方文獻管理工作，基本還沿用傳統(tǒng)的收集方法與管理理念，已不能適應當今社會的發(fā)展需求。我認為，面對信息時代的挑戰(zhàn)，地方文獻的收集整理工作必須更新觀念，創(chuàng)新方法，建立文獻數(shù)據(jù)庫，實行自動化管理，努力實現(xiàn)管理工作的數(shù)字化、網(wǎng)絡化。只有這樣，才能使地方文獻工作從傳統(tǒng)的收集、整理、出版中解脫出來，并獲得新的發(fā)展，從而達到地方文獻數(shù)據(jù)的科學管理與資源共享的目的。

基于這種認識，我們山西省忻州市忻府區(qū)圖書館在原有地方文獻工作的基礎(chǔ)上，開始用數(shù)字化建立地方文獻數(shù)據(jù)庫，并納入日常管理程序，試圖在地方文獻數(shù)據(jù)庫建設(shè)中達到科學管理與共知共建的目標。

一、地方文獻的收集范圍

地方文獻數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，首先要明確收集范圍，我認為基本原則應是：

1.具有地方特點的科技文獻、史料等文獻資料。

2.反映本地域在國內(nèi)、國外有過影響的知名人士的活動記錄。

3.反映當?shù)氐胤教攸c的一切出版物與相關(guān)資料。

4.反映當?shù)靥攸c的正式與非正式影像、錄音、膠片等文獻資料。

具體地講，地方文獻數(shù)據(jù)庫收錄文獻的類型應包括：著作、刊物、小報、會議錄、匯編、學位論文、手稿、科技報告、地方志、族譜、圖表、樂譜、手冊、地圖等。

我館在收集地方文獻中遵循上述原則，對社會團體及遺散于民間的資料進行了全面廣泛的征集，保證了地方文獻數(shù)據(jù)庫有充足的文獻資源，共收集有價值資料5110萬字。同時，我們對所收集的資料進行了認真選擇和挖掘，然后輸入電腦，有步驟，有計劃地將利用率高、有一定學術(shù)和史料價值的文獻匯編成8輯，為地方文獻數(shù)據(jù)有序整理打下了良好的基礎(chǔ)，初步形成了地方文獻的收藏中心。

二、數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

地方文獻數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)必須達到規(guī)范、統(tǒng)一。標準化數(shù)據(jù)庫建設(shè)的目標是，收錄和存貯反映本區(qū)域歷史和現(xiàn)狀的地方文獻資料目錄，編輯出版各種專題的地方文獻干0物、書目，為當?shù)攸h政機關(guān)和廣大人民群眾和科研生產(chǎn)單位提供服務。其方法是將當?shù)財?shù)據(jù)網(wǎng)絡同情報部門聯(lián)網(wǎng)，逐步實現(xiàn)地方文獻編目、檢索的聯(lián)網(wǎng)，資源共享，共知共建，從而促進當?shù)財?shù)據(jù)庫系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的規(guī)范化、統(tǒng)一化。

1.規(guī)范目錄與存貯

地方文獻書目數(shù)據(jù)的錄入與存貯，要依據(jù)《中圖法》著錄標準，針對地方文獻多種類型的特點，設(shè)置多種文獻類型的自動格式識別程序，能夠?qū)︿浫氲臅繑?shù)據(jù)進行著錄格式的自動識別，通過編目對CN－MARC的856字段加以著錄，以目錄的形式建立起具有相同或相關(guān)主題的地方文獻實體資源與虛擬資源的鏈接，初步實現(xiàn)以目錄形式整合相關(guān)主題的實體信息資源與虛擬信息資源的檢索，從而使書目數(shù)據(jù)達到標準的要求。

2.規(guī)范著錄與標引

為了更好地發(fā)揮地方文獻對經(jīng)濟建設(shè)的作用，方便閱覽，服務科研，當前在建立地方文獻數(shù)據(jù)庫的過程中，完善地方文獻的著錄與標引工作，統(tǒng)一著錄標準，是首先需要解決的問題，是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的重要一環(huán)，這也是著錄與標引標準化的要求。鑒于這種因素，在建設(shè)地方文獻數(shù)據(jù)庫的過程中，著錄的幾個款項如書名、著者、附注等，必須統(tǒng)一著錄標準。比如對地方志類書籍，應采取下面一些統(tǒng)一做法：

(1)書名項的著錄。地方志及其他文獻產(chǎn)生于不同的歷史時代，其書寫用字帶有時代的特征，著錄書名時應以保留當時的書寫字形為妥。書名項中的修志年號要不要在括號中，要根據(jù)原書卷端題名而定。為了標明地方志的纂修時代，要在書名前冠以修志時的年號。如《河曲縣志》就分《道光河曲縣志》和《同治河曲縣志》兩種。對書名中所冠年號，要根據(jù)不同情況作不同處理，如果原書卷端題名中沒有年號，著錄時年號要放在括號中，以表示這個年號為編目時所加，并非原書名所有。但是如果原書卷端題名中本來就有年號，著錄時這個年號就不應再加括號，以表示這個年號為原書前題所有，而不是編目人員所添加。所以年號不能用括號括起來。

古籍書名的著錄，通常以原書卷端為準。有時原書卷端只有小題，無大題，則應根據(jù)序跋、目錄、凡例、版心，封面所題酌定書名，并在附注項中作簡要說明。有時一卷同時出現(xiàn)幾處前題，各前題題名不一，則應多方權(quán)衡，選取真正能反映全書面貌的書名。古書常有殘缺現(xiàn)象，如果方志的卷帙殘缺，著錄時切忌隨意擬定書名。應選取序跋、目錄、封面以至版心的題名，并于附注項注明依據(jù)。

(2)為了提高著錄質(zhì)量，我們應對地方志著作人和著作方式的著錄作出統(tǒng)一簡述，對著者項的著錄要根據(jù)“公修私撰”的原則。地方志的著作方式大體可以歸納為撰著和纂修兩大類，一般情況下，私人撰著或個人獨立完成的方志，著作方式比較簡單，可稱“著”或“撰”。官修方志，一般情況下宜稱“撰修”不稱“撰著”，歷史上的方志大都是官修的。官修志書，常常要集中許多人的力量才能完成，它的著作方式有別于私人撰著，應稱“纂修”。分而言之，主持人稱“修”編寫人稱“纂”。

有的方志不僅“纂”“修”二字不能分開，而且修纂者在兩人以上，著錄時不僅“纂”“修”二字要合用，而且只能選取兩位最有代表性的纂修人列入著者項。

有時候，確定編纂人要比確定主修人困難，而且不同的編目人員常會選取不同的編纂人，造成目錄中的歧誤。特別是有的方志編纂人有好幾位，著者項選取哪一位，容易標準不一，我們統(tǒng)一的標準是，以對方志的實際貢獻排列。這些問題在建立數(shù)據(jù)庫時應作出明確規(guī)定，使編目人員有所遵循。

(3)附注項的著錄。地方志數(shù)量浩瀚，載述宏富，在編目時，常有一些基本項不能包容的內(nèi)容。要依靠附注項作必要的補充說明。這是工作人員編目，排片以至解答咨詢所必須的，以滿足讀者查閱目錄的需要。附注項提供的內(nèi)容越多，越準確，工作人員就越省力，也越便于讀者查閱。

(4)在建庫前，要對文獻標引人員進行嚴格的業(yè)務考核，選擇工作責任心強，經(jīng)過圖書館專業(yè)培訓，有三年以上圖書館工作經(jīng)驗，并有一定文獻工作實踐的同志擔任文獻標引員。在標引的過程中，還應注意幫助他們總結(jié)標引工作中的經(jīng)驗教訓，逐步提高他們的標引業(yè)務水平。

(5)標引員標引的數(shù)據(jù)錄入單，由數(shù)據(jù)文獻工作組最后審核定稿。審核的內(nèi)容包括：著錄文獻的選題、著錄的格式、分類和主題標

引的準確性和穩(wěn)定性。在實踐中我們感到，標引文獻的審核，對提高數(shù)據(jù)的文獻質(zhì)量有著十分重要的作用，因此，應由有較高業(yè)務水平的同志負責把關(guān)，并注意文獻標引人員隊伍的相對穩(wěn)定。

三，數(shù)據(jù)庫聯(lián)網(wǎng)與縮微數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)庫建立后，可設(shè)置電腦聯(lián)機通訊線路，同閱覽中心數(shù)據(jù)端口連接，形成局域網(wǎng)，利用主機的計算機資源建立地方文獻數(shù)據(jù)，達到海量數(shù)字資源，從而實現(xiàn)地方文獻書目數(shù)據(jù)的檢索與資源共享。

縮微數(shù)據(jù)就是把計算機同縮微技術(shù)結(jié)合起來，實現(xiàn)地方資源的全文檢索。我館現(xiàn)已配置一套16毫米縮徽拍攝設(shè)備與1100萬像素數(shù)碼相機用于拍攝地方文獻資料，在數(shù)據(jù)庫中檢索到的文獻，可根據(jù)其文獻號在縮微閱讀機上獲得原文。目前，實現(xiàn)了對原文及時報道與編輯打印的功能，實現(xiàn)了多主題或多檢索途徑進行組配，以提高檢準率。除了上述“目錄與存貯”、“數(shù)據(jù)庫聯(lián)網(wǎng)”、“縮微數(shù)據(jù)”等功能外，對地方文獻的遠程聯(lián)網(wǎng)的開發(fā)也非常重要，是信息時代的先進標志，它能將地方文獻數(shù)據(jù)的各種功能進一步完善和升華。

四、數(shù)據(jù)庫管理

隨著現(xiàn)代地方文獻數(shù)據(jù)庫的飛速發(fā)展和檢索中心活動范圍的逐步擴大，地方文獻數(shù)據(jù)庫的管理就提上了重要議程，對管理的探討與研究也到了一個新的時期。

在管理的原理方面，我認為管理是一種從技術(shù)知識和經(jīng)驗中分離出來的技能。就數(shù)據(jù)庫管理來說，它具有二重性：一方面是組織數(shù)據(jù)系統(tǒng)工作的必要條件，是任何一家公共圖書館從事地方文獻工作的共同需求，體現(xiàn)的是數(shù)據(jù)庫管理的自然屬性；另一方面，它是某種特定的社會生產(chǎn)關(guān)系的體現(xiàn)，使數(shù)據(jù)庫管理形成一定的社會屬性。所以每個從事地方文獻數(shù)據(jù)的人員，必須熟悉管理的概念形式。

數(shù)據(jù)庫技術(shù)作為數(shù)據(jù)管理的媒介與支撐，其規(guī)范運行，取決于管理者的人文素養(yǎng)與科技水平。我們宜通過理念形式的確立，形成內(nèi)聚力，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫管理所追求的效益和目的，因此，在數(shù)據(jù)庫管理中高度重視“自然屬性”、對于構(gòu)建現(xiàn)代化地方文獻數(shù)據(jù)庫管理機制，建立起有效的合理的新的管理系統(tǒng)具有重要意義。

結(jié)束語

總而言之，隨著我國圖書館事業(yè)的蓬勃發(fā)展，地方文獻工作的現(xiàn)代化管理已是歷史發(fā)展的必然趨勢。地方文獻數(shù)據(jù)庫的建立，不但是我國地方文獻工作的新發(fā)展，而且必將推動和促進地方社會、經(jīng)濟的飛速發(fā)展，與區(qū)域出版物及網(wǎng)絡文化的資源共享，其意義是十分重大的。實施地方文獻數(shù)據(jù)庫的科學管理與收錄文獻范圍標引、著錄的統(tǒng)一規(guī)范，以新的理念指導工作實踐，是通向先進文化的光明大道。愿所有在公共圖書館工作的同志們攜手努力，為地方文獻工作的現(xiàn)代化做出貢獻。(作者單位：山西省忻州市忻府區(qū)圖書館)