陳煥榮

邢臺(tái)礦是1968年投產(chǎn)的老礦，多年來，檔案工作為企業(yè)發(fā)展做了大量有價(jià)值的工作。近年來，我礦全面落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，認(rèn)真貫徹落實(shí)《中華人民共和國檔案法》、《河北省檔案管理?xiàng)l例》和《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)有了歷史性、實(shí)質(zhì)性的提高，檔案管理工作取得了新成績，出現(xiàn)了新氣象，邁上了新臺(tái)階。

一、念好“三字經(jīng)”，提高檔案歸檔率

檔案工作是企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作，企業(yè)檔案是企業(yè)歷史足跡的真實(shí)記錄，是企業(yè)歷史發(fā)展過程的縮影。檔案工作簡單概括為：“收、管、用”，其中最基礎(chǔ)的工作為“資料的收集”。對檔案部門來說，資源建設(shè)是根本，只有將資料收集齊全，才能搞好檔案的提供利用工作，否則將成為“無米之炊”、“無水之源”。為此，要念好“早”、“嚴(yán)”、“創(chuàng)”三字經(jīng)，在檔案收集工作上很下功夫。

1.做到一個(gè)“早”字。早就是早謀劃、早安排、早動(dòng)手。

（1）早謀劃：新年伊始，我們就將上一年的“固定資產(chǎn)投資計(jì)劃”、“固定資產(chǎn)投資計(jì)劃完成情況”、“土建大修和設(shè)備大修計(jì)劃表”、“各項(xiàng)合同”、“大事記”、“工作報(bào)告”等資料準(zhǔn)備齊全，為制定歸檔計(jì)劃做準(zhǔn)備。

（2）早安排：我們根據(jù)摸底情況認(rèn)真分析研究，制定出各單位應(yīng)交檔案資料明細(xì)表，并以紅頭文件形式下發(fā)到各基層單位，以便各單位提前收集有關(guān)資料。

（3）早動(dòng)手：檔案室按下發(fā)的明細(xì)表逐件收集，并規(guī)定時(shí)限。限期于4月底之前將全部資料移交到礦檔案室，并利用我科（企管辦）負(fù)責(zé)績效工資考核的有利條件監(jiān)督他們，對不能按期、按質(zhì)、按量移交資料的單位，停發(fā)其單位績效工資。這種方法非常有效，使我礦檔案歸檔率達(dá)98％以上，取得了可喜成績。

2.做到一個(gè)“嚴(yán)”字。嚴(yán)就是嚴(yán)格抓好源頭工作。

我礦檔案室隸屬企管辦，全礦的合同簽訂、合同結(jié)算由企管辦負(fù)責(zé)。我們就充分利用這一優(yōu)勢，嚴(yán)把資料的源頭關(guān)。為保證資料的收集完整，我礦規(guī)定：“各項(xiàng)合同在結(jié)算之前，必須有檔案室人員的簽字，證明資料移交齊全、完整、準(zhǔn)確才能辦理合同結(jié)算手續(xù)。否則，追究合同管理人員的責(zé)任”。這種規(guī)定已在我礦全面落實(shí)，利用這一措施也大大提高了我礦的檔案歸檔率。

3.注重一個(gè)“創(chuàng)”字。創(chuàng)就是創(chuàng)新，改變傳統(tǒng)工作方式，變“被動(dòng)”為“主動(dòng)”。

檔案部門以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，切實(shí)改變檔案工作中那些不適應(yīng)科學(xué)發(fā)展觀要求的思想觀念。不墨守成規(guī)，與時(shí)俱進(jìn)。我們改變過去那種看門守?cái)偟墓ぷ髯黠L(fēng)，變坐在辦公室等檔案為主動(dòng)“出擊”，親自深入基層單位征收檔案資料。

（1）注重收集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)?；鶎訂挝恢恢匾暢蓛缘馁Y料，忽略基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。如洗煤廠、電廠的機(jī)器設(shè)備在試運(yùn)行階段的原始記錄都不作為資料移交歸檔、有的甚至丟失掉，認(rèn)為機(jī)器能正常運(yùn)轉(zhuǎn)就行，這些數(shù)據(jù)沒太大意義，其實(shí)這些原始數(shù)據(jù)對以后的安全生產(chǎn)起著非常重要的作用，它們是非常寶貴的第一手資料。我們深入車間、廠點(diǎn)親自收集這些資料并裝訂成冊，整理歸檔，為后期服務(wù)提供了基礎(chǔ)保障。

（2）提高照片檔案數(shù)量。基層單位重視文字材料歸檔，忽視照片歸檔。照片檔案歷來都是歸檔的難點(diǎn)，歸檔率不太理想，我們就想方設(shè)法與照片形成的重點(diǎn)單位（宣傳部、工會(huì)等）取得聯(lián)系，將他們的照片拷貝到檔案室計(jì)算機(jī)中，然后對照礦大事記挑選出重要照片進(jìn)行歸檔，做到有重點(diǎn)、有突出，共收集照片92張。

由于收集工作抓得認(rèn)真、仔細(xì)，措施得當(dāng)，2008年歸檔率有很大提高，科技檔案收集63卷、圖紙320張，會(huì)計(jì)檔案收集375卷、文書檔案收集1069件，光盤5張、匾13件、證書4件、照片92張；電廠檔案93卷，圖紙848張

二、做到“三貼近”，提升檔案服務(wù)水平

豐富資源，開發(fā)利用，搞好服務(wù)是檔案工作的“吉祥三寶”。資源建設(shè)是根本，開發(fā)利用是目的，搞好服務(wù)才是檔案工作的生命線。服務(wù)是立業(yè)之本，是發(fā)展之源。只有做好服務(wù)，才能盡到檔案部門的職責(zé)，體現(xiàn)檔案部門的價(jià)值。我們在工作中始終把服務(wù)放在首位，貼近中心工作、貼近工作實(shí)際、貼近基層單位，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。以服務(wù)大局、服務(wù)大眾的實(shí)效贏得領(lǐng)導(dǎo)和職工的認(rèn)可。

1.貼近中心工作提供服務(wù)：

（1）為生產(chǎn)設(shè)計(jì)提供服務(wù)。由于我礦生產(chǎn)歷史悠久，1964年形成的各種勘探資料（鉆孔柱狀、沖、補(bǔ)、擴(kuò)）利用率比較高，并經(jīng)常外借設(shè)計(jì)院、地質(zhì)勘探公司等單位，造成了資料的破損或丟失，使資料的完整率大大降低，為更好地服務(wù)技術(shù)人員的利用，我們對庫存的資料進(jìn)行了認(rèn)真仔細(xì)地核實(shí)，列出缺少資料明細(xì)表，查找底圖、與技術(shù)科、地測科等形成資料的單位聯(lián)系，千方百計(jì)將缺少的資料補(bǔ)充完整。重新制作了一套電子版的地質(zhì)勘探資料和198張圖紙，大大方便了工程技術(shù)人員的利用，為我礦安全生產(chǎn)做出了貢獻(xiàn)。

（2）為重要活動(dòng)提供服務(wù)。2008年10月是我礦40年大慶的日子，礦北辦公樓進(jìn)行裝修，給我們工作帶來不便，但我們千方百計(jì)克服困難，不影響正常工作，為慶?；顒?dòng)做出了巨大貢獻(xiàn)。在出版畫冊《輝煌40年》、出版書《奮進(jìn)足跡》、拍電視片《濃墨重彩寫春秋》等編輯工作中我們提供照片226張、證書12件、牌匾17件，大事記利用10人次；在體育館改造工程中提供圖紙76張，為體育館的按期完工作出了貢獻(xiàn)。

（3）為檢查評比提供服務(wù)?！爸腥A環(huán)境友好煤炭企業(yè)”檢查團(tuán)到我礦現(xiàn)場檢查，檔案室為其提供資料21件、牌匾15塊、證書12件、并將我礦國家級、省級的榮譽(yù)稱號(hào)制作了FLASH動(dòng)畫，使專家們看到了我礦的輝煌成績。由于我們的資料齊全、完整，使我礦在評比中取得了好成績，得到了專家的一致好評。專家對我礦環(huán)保檔案的管理給予了極高的評價(jià)。

2.貼近工作實(shí)際提供服務(wù)

（1）增加檢索工具提供服務(wù)。近幾年，我礦檔案室陸續(xù)撰寫了《邢臺(tái)礦檔案資料利用匯編》、《邢臺(tái)礦檔案全宗介紹》、《邢臺(tái)礦大事記》、《邢臺(tái)礦文件匯編》等十多種編研檢索資料，總字?jǐn)?shù)近10萬字。為利用者提供了快捷、方便的服務(wù)，得到借閱者的好評。

（2）修復(fù)破損檔案提供服務(wù)。我礦是40年的老礦，建礦初期的資料利用率特別高，如1968年的《礦井初步設(shè)計(jì)》紙張老化、資料嚴(yán)重破損，無法正常借閱，我們就利用掃描儀將其制作成新書，大大方便了生產(chǎn)使用。

（3）利用現(xiàn)代化手段，提供服務(wù)。我礦2005年就實(shí)現(xiàn)了檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，把案卷目錄全部輸入計(jì)算機(jī)，將紅頭文件全文錄入，將錦旗、錦匾、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀等用數(shù)碼照相機(jī)制作成照片，存入計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，既省時(shí)又形象直觀，大大提高了利用效果，讓利用者坐在辦公室就能查找到所需資料通過OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檢索服務(wù)，2008年在網(wǎng)上提供服務(wù)12人次，利用電話查詢提供23人次，大大提高了工作效率

3.貼近百姓提供服務(wù)

（1）2007年我礦職工劉長江死亡，其愛人說“住房公積金”本人沒有領(lǐng)取，通過到檔案室查閱會(huì)計(jì)憑證，證實(shí)住房公積金已經(jīng)由郭兵、孫麗霞領(lǐng)取，原本準(zhǔn)備上法庭的一場官司就此平息了。

（2）2003年我礦職工子女在處理父親房子時(shí)引起矛盾沖突，兩家因交房款引起爭議，都說是自己交的房款并且打起了官司，法院到檔案室查找會(huì)計(jì)檔案，解決了爭議。

由于我們注重檔案的服務(wù)作用，在實(shí)際工作中創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制、拓寬服務(wù)領(lǐng)域、提高服務(wù)水平，得到職工和上級領(lǐng)導(dǎo)的肯定和嘉獎(jiǎng)。我礦檔案室撰寫的《發(fā)揮科技檔案優(yōu)勢、為科學(xué)設(shè)計(jì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)》項(xiàng)目被河北省檔案局評為2008年河北省開發(fā)利用檔案優(yōu)秀服務(wù)成果一等獎(jiǎng)。