譚洪艷

摘要:近年來,隨著計算機技術的突飛猛進,會計電算化也得到了前所未有的發(fā)展。許多單位要么微機記賬,要么微機出報表,或二者兼而有之,初步實現(xiàn)了會計工作電算化,取得了較好的效果。但由于這項工作剛剛啟步,尚處于探索階段,加之缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和組織協(xié)調(diào),仍存在許多問題。本文將對這些問題加以分析,并給出相應對策。

關鍵詞:電算化;問題;對策

1會計電算化存在的問題

1.1重視機的因素,忽視人的因素

電算化會計取代傳統(tǒng)型會計,即可取代會計人員的算賬、報賬等工作,會計人員的工作就是簡單地輸入信息。因此,會計電算化的關鍵是計算機的運行速度和功能,而非會計人員的素質(zhì)。在會計電算化中,計算機是主要因素,財會人員是次要因素。外部環(huán)境也促成了這一現(xiàn)象,名目繁多的達標、檢查都是以機型的好壞作為評價標準的,為了對付這樣的達標和檢查,各單位不斷地提高計算機檔次,不斷翻新機型,但卻缺乏對財會人員的業(yè)務培訓。

1.2重視會計電算化自身因素,忽視會計電算化環(huán)境因素

會計電算化自身因素是指直接維持計算機運行的各因素之和。它包括計算機硬件系統(tǒng)及其配套設施、會計電算化軟件、會計電算化工作人員以及賴以輸入信息的原始憑證。會計電算化環(huán)境因素是指對會計電算化產(chǎn)生促進和制約作用的社會環(huán)境總和。包括經(jīng)濟環(huán)境、政治環(huán)境、法律環(huán)境、管理環(huán)境、以及意識環(huán)境等。這些環(huán)境因素對電算化會計具有極大的制約作用。會計電算化的正常運轉(zhuǎn)必須具備相應的環(huán)境條件,如電算化會計管理制度、內(nèi)部控制制度以及單位領導對電算化會計優(yōu)越性的充分認識和重視。只有具備上述條件,電算化會計才能在財務管理中有效地發(fā)揮作用。

某些單位存在著只重視會計電算化自身因素,而忽視環(huán)境因素的現(xiàn)象。如已開展會計電算化工作的單位,大多都沒有建立和制定相應的電算化會計管理制度及內(nèi)部控制制度,單位領導也沒有足夠重視,認為微機記賬只是手工記賬的重復,從而缺乏有效的管理。

1.3重視計算機專業(yè)人員,忽視財會專業(yè)人員

在傳統(tǒng)會計核算形式下,從對原始憑證的分析處理開始,一直到財務報表的生成和財務數(shù)據(jù)的分析,都由財務會計人員完成。整個財務會計工作始終離不開財會人員,財會人員顯得至關重要。在電算化會計方式下,只是原始憑證的分析和輸入由會計人員直接處理,會計報表的生成以及一部分財務數(shù)據(jù)的分析都由計算機自動生成。財會人員的工作顯得較機械、簡單,而維護計算機運轉(zhuǎn)的計算機人員的工作卻顯得相對重要。因此,這些單位更多地依賴計算機專業(yè)人才,造成重視計算機專業(yè)人員,忽視會計人員的現(xiàn)象。

1.4 重視報賬功能,忽視管理功能

長期以來,我國會計工作主要從事事后核算,很少進行事前的分析和事中的控制。會計電算化的運用和發(fā)展可以極大地發(fā)揮電子計算機卓越的計算功能,將財會人員從繁重的算賬、報賬工作中解脫出來,把精力放在加強財會管理方面。然而,我國實行會計電算化的單位中卻存在著重視報賬功能,忽視管理功能的現(xiàn)象。采用的財會軟件的材料核算、工資核算、固定資產(chǎn)核算等功能較強,而具備管理型功能的成本核算、財務指標分析體系以及資金供求預測等模塊,或根本沒有設計,或內(nèi)容過于簡單、功能不全。并且查詢功能也不很強,限制了其管理功能,失去了會計電算化對加強財務管理的積極意義。

1.5 重視電算化會計系統(tǒng)建設,忽視電算化會計制約機制

有些單位將計算機系統(tǒng)的維護、數(shù)據(jù)的輸入與修改、軟件的輸入與修改交給同一個人完成,大大增加了差錯和舞弊的可能性。有些單位為了加強控制,不是從會計電算化入手建立相應的內(nèi)部控制制度,而是保留了傳統(tǒng)會計核算方式下的大部分會計資料,甩賬率始終難以提高,沒有充分發(fā)揮電算化會計的優(yōu)越性。而且長期計算機和手工雙軌運行,增加了財會人員工作量,會使財務人員產(chǎn)生厭煩情緒。

2相應對策

針對會計電算化進程中存在的問題,我們認為應采取以下對策:

2.1更新認識,轉(zhuǎn)變觀念

單位領導要重視會計電算化工作,要認識開展會計電算化工作的意義,并且樹立以財會人員為核心的“人本主義思想”。具體而言,即在會計電算化過程中,強調(diào)人的作用,特別是財會人員的作用,牢固樹立人是會計電算化工作的決定因素的觀點。

它包括三層含義:一是計算機是人們引入會計工作的先進工具,而不是會計工作的全部; 二是會計電算化運行環(huán)境是由財務會計人員、計算機專業(yè)人員以及廣大的職員營造和構建的,會計電算化系統(tǒng)離不開運行環(huán)境;三是會計制度的設計、財務數(shù)據(jù)的分析和解釋以及各種預測和規(guī)劃工作主要是由財會人員完成,會計專業(yè)人員在會計電算化工作中處于核心地位。

計算機專業(yè)人員固然必不可少,但會計人員的作用更加重要。報賬型會計是以程序化工作為主,但管理型會計則以非程序化工作為主(如財務會計信息的分析、財務監(jiān)督的實施等)。會計電算化的巨大作用是將廣大的財會人員從繁重的算賬、結賬工作中解放出來,并提供及時有用的信息,以供分析決策之用。針對瞬息萬變、競爭激烈的市場,計算機無法取代財會人員非程序化的分析、預測和控制工作,而只能是財會人員的工具。會計電算化的發(fā)展為會計人員將其精力主要投向財務會計管理工作,以降低成本和風險,提高資金使用效益提供了充分的條件。

2.2加強基礎工作的建設,改善會計電算化運行環(huán)境

要充分發(fā)揮電算化會計運算速度快、存儲容量大的特點,使其在財務管理中發(fā)揮應有的作用,還需從以下方面加強基礎工作的建設,改善會計電算化的運行環(huán)境。

第一,加強預算收支和憑證審核制度。電算化會計只能迅速、準確地處理數(shù)據(jù),及時提供有關信息,但并不能預知將要發(fā)生的費用及支出情況,也不能審核支出的真實性和合法性。

要使電算化會計輸出數(shù)據(jù)真實可靠,首先必須保證輸入的數(shù)據(jù)真實合法。因此,必須健全預算收支和原始憑證審核等制度。否則,就會導致假賬真算現(xiàn)象的產(chǎn)生。

第二,完善電算化會計的內(nèi)部控制制度。內(nèi)部控制的目標及其對財務管理的重要性并不因計算機的采用而改變或削弱。除手工操作下的內(nèi)部控制同樣適用外,電算化會計系統(tǒng)還必須從系統(tǒng)控制方面給予加強。它應做到以下幾點:①系統(tǒng)用戶只負責提供待處理數(shù)據(jù),而不應介入系統(tǒng)部門的日常業(yè)務;②系統(tǒng)部門只負責數(shù)據(jù)處理,不經(jīng)管系統(tǒng)部門以外的財產(chǎn)物資;③除非差錯產(chǎn)生于系統(tǒng)內(nèi)部,系統(tǒng)內(nèi)部不得擅自更改差錯,而應將數(shù)據(jù)退還責任部門按規(guī)定手續(xù)更改后,再送職能部門處理;④系統(tǒng)內(nèi)部系統(tǒng)分析、程序設計與計算機的操作等職責應予以分離。

第三,改變財務管理的形式和方法。計算機是一種先進工具,將這種工具成功地運用于財務管理之中,必須改變財務管理的形式與方法。如引入經(jīng)費自給率等財務分析指標,充分利用計算機運行速度快、存儲容量大的特點,對數(shù)據(jù)進行及時迅速的處理,為財務管理決策服務。

2.3培養(yǎng)復合型的會計人才,適應會計電算化的要求

會計電算化要求財務人員不僅應掌握扎實的會計知識和技能,還應對計算機和財務管理知識有比較深刻的了解。只有掌握了比較扎實的管理知識,才能根據(jù)單位自身特點,設計最為適用的會計制度,利用電算化會計的特點,為單位預測、決策和控制等管理工作服務。因此在會計電算化進程中,應注意培養(yǎng)“會計-計算機-管理”型的復合型人才,以促進會計電算化的正常發(fā)展。

2.4改善和提高會計軟件功能,將會計電算化引入單位財務管理活動

現(xiàn)行單位會計軟件雖然開始從核算型向管理型過渡,但總體上講,模塊內(nèi)容簡單,功能不強,不能適應單位財務管理的需要。要真正充分發(fā)揮會計電算化的優(yōu)點,為財務管理服務,必須將其納入管理信息系統(tǒng),提高會計軟件功能,增加具有管理性功能的模塊,如設計比較分析、因素分析、差額分析、圖表分析等財務分析模塊,資金需求供給預測模塊等等。