張 寧

摘要:隨著信息會計的逐步實施,企業(yè)會計核算與會計管理的內部、外部環(huán)境發(fā)生了巨大變化,傳統會計電算化系統的內部控制機制和手段很難適應信息環(huán)境,建立適應于信息環(huán)境下的內部控制體系是企業(yè)急需解決的問題。然而,由于信息技術的運用,也加大了對會計信息系統的內部控制的難度,使得人們對于由電算化會計系統產生的一系列的信息的質量感到擔憂,甚至是提出質疑,從而在一定程度上制約了電算化會計系統的發(fā)展。因此,有必要對電算化會計系統的內部控制進行研究。

關鍵詞:電算化內部控制輸入控制輸出控制

1.電算化會計系統內部控制的特征

在電算化會計系統中,保證會計信息的正確可靠性的方法與技術發(fā)生了很大的變化,其主要表現在以下幾個方面。

1.1 控制環(huán)境發(fā)生了改變

在電算化會計系統中,企業(yè)核算的環(huán)境發(fā)生了很大的改變,會計部門的組成人員從原來由財務、會計專業(yè)人員組成,發(fā)展到由財務、會計專業(yè)人員、管理人員以及計算機數據處理系統的管理人員及計算機專業(yè)人員組成。會計部門不僅利用計算機來完成基本的會計核算工作,還能利用計算機完成各種原來沒有的或由其他部門完成的較為復雜的業(yè)務活動,如銷售預測、人力資源管理、企業(yè)競爭信息管理等。隨著計算機信息處理技術的發(fā)展,會計工作的范圍逐漸滲透到管理工作中,如與企業(yè)供應鏈管理系統、客戶關系管理系統及生產制造系統的結合,所有這些都對電算化會計系統內部控制的內容與環(huán)境產生了很大的影響。

1.2 控制手段對程序的依賴性增加

電算化會計系統中內部控制大體上可分為人工控制和系統的自動控制兩大部分。人工控制的內容基本與手工會計系統控制的內容一致,而系統的自動控制卻大都嵌套在電算化會計系統的應用程序中,這些程序化的內部控制的有效性取決于應用程序的完善性與準確性,一旦應用程序發(fā)生了差錯,如在調試時未能發(fā)現的編程問題,或被人非法篡改或嵌入了舞弊的子程序,則計算機就會按錯誤的指令處理相關的業(yè)務,如此導致的后果是可想而知的。由于人們對計算機應用程序的依賴性以及程序運行的重復性,使得一部分無效的、甚至是錯誤的控制信息可能長期不被發(fā)現,從而使系統在特定的方面發(fā)生錯誤或違規(guī)行為的可能性大大增加。

1.3 內部控制的內容發(fā)生了改變

在電算化會計系統中,會計和財務的業(yè)務處理方法與處理程序發(fā)生了很大的變化,各類會計憑證和報表的生成方式、會計信息的存儲方法和存儲介質也發(fā)生了很大變化。原來反映會計和財務處理過程的原始憑證、記帳憑證、各類匯總表、分配表、工作底稿等作為基本會計資料的書面形式的資料減少了,有些甚至消失了。由于會計核算工作直接由計算機自動執(zhí)行,原來在核算過程中進行的各種必要的核對、審核等工作有相當一部分變?yōu)橛捎嬎銠C自動完成;原來書面形式的各類會計憑證、帳簿轉變?yōu)橐晕谋?、記錄形式儲存在磁性介質上,從而導致電算化會計系統的內部控制的重點由對以人的控制為主轉變?yōu)閷θ?、機控制為主,控制的內容也由原來的對環(huán)境的控制、對人員的管理、對文檔的管理擴大到對會計數據的收集、輸入、處理、輸出的全過程的控制,不僅要控制系統的安全性、可靠性、數據的合理合法性,還需要控制系統是否符合軟件設計的規(guī)律和系統處理的過程,以及結果是否符合會計法規(guī)、制度、原則等。

2.電算化下會計系統的內部應用控制

電算化會計系統的應用控制是指為了適應各種會計處理的特殊要求而建立的能預防檢測、更正錯誤和處置舞弊行為的控制措施。應用控制與一般控制相比,它不但指手工的控制,而且更主要的是指計算機的自動化控制。通常,將應用控制劃分為輸入控制、處理控制和輸出控制三種。

2.1 電算化會計信息系統的輸入控制

輸入控制是指正式確認為進行電子數據處理可以接受的數據,將其轉換為機器能夠感知的形態(tài),并能為機器所識別,而且要合理地保證數據沒有丟失、刪除、外加、重復或不應有的變更。它包括對不正確的初始數據予以拒絕,或者給予修正后重新提供這些方面的控制。對輸入控制可有以下一些措施。

2.1.1 建立科目對照文件

在電算化會計系統中都存在一個科目對照表文件,其包含著諸如會計科目名稱、會計科目代碼、會計科目性質等數據項.由于文字形式的科目名稱存在著意義的兩重性,所以在電算化會計系統中,輸入的是會計科目的代碼,而不是會計科目名稱。當輸入會計科目代碼時,系統首先在科目對照表文件中確認該科目代碼是否存在,若不存在,則表明該科目代碼是錯誤的,計算機拒絕接受。

2.1.2 設立對應關系參照文件

這里的對應關系指的是兩個或兩個以上的會計科目的對應,在會計記賬憑證中至少存在著一借一貸兩個科目,這兩個科目之聞的對應關系是否正確,直接影響著最終結果如會計帳簿、會計報表的正確性。因此,可以根據業(yè)務間的相互關系事先確定每個科目的對應科目,建立參照文件。當輸入完一張記賬憑證之后,計算機會自動訪問對應關系參照文件,檢查和判斷輸入的科目之間是否存在著對應關系,從而避免不合邏輯的業(yè)務記錄的出現。

2.1.3 人員控制

人員控制在電算化會計系統的輸入控制中也是一個不可缺少的部分,一方面,他是指對操作人員的權限的控制及操作職責的牽制;另一方面則是指在輸入過程中充分發(fā)揮操作人員的經驗作用,及時發(fā)現原始數據采集的錯誤。當然,除上述之外,人員控制還應包括在手工會計系統中所要求的審核工作。

2.2 電算化會計信息系統的處理控制

處理控制就是指針對計算機系統內部數據處理活動的控制措施。數據處理是否正確,其結果是否可靠,在很大程度上依賴于輸入數據的正確性和可靠性,以及應用程序的正確性和環(huán)境控制的強弱。

2.2.1 處理結果輸出審核

在電算化會計系統中,由于系統的處理工作是在計算機內部進行的,要想檢查處理的過程是否正確,其方法之一就是將處理的結果通過查詢輸出或打印輸出的方式展現在審核人員面前,由審核人員對其結果加以審查核對,以便確定數據處理過程中是否有錯,從而保證計算機自動處理的正確性與可靠性。不過需要說明的是,在此輸出的內容可能是某個處理的結果,也可能是某個處理的關鍵程序代碼。

2.2.2 處理數據的有效性校驗

可靠、合法、合理的處理要求會計軟件的應用程序所處理的數據是正確的,而處理數據的正確意味著要能讀出正確的業(yè)務文件和文件中的業(yè)務記錄,而且所處理的會計業(yè)務應與主文件所包含的會計業(yè)務相匹配。數據的有效性校驗就是為了發(fā)現文件有錯、記錄與業(yè)務數據不相符等情形,其主要的措施包括文件標簽校驗、記錄標識校驗、業(yè)務代碼校驗等陰。

3.電算化會計信息系統的輸出控制

輸出控制是為了保證處理的結果的正確性,以及保證這些處理結果由指定的人員,按照正確的路線,傳遞到合法的使用者手中而進行的控制。通常在電算化會計系統中會出現一些如送達用戶的輸出資料不正確或不完整、輸出的報告不容易懂、報表送給無權用戶、輸出的結果未送達或未能及時送達等錯誤,因而,為了減少這些錯誤,必須采取一些相應的控制措施。通常針對輸出過程中可能發(fā)生的錯誤而采用的控制方法主要包括:按照用戶的要求設置輸出的格式、方式、內容、時間等;對輸入的總數與輸出的總數加以核對;審核輸出結果,檢查輸出結果的正確性與完整性;將本期輸出的結果與上期輸出的結果進行對比,檢查輸出結果的合理性;指定專門的報表傳遞人員,保證將報表及時送達有權接受者;建立輸出報告登記簿,記錄報告發(fā)送的份數、時間、傳遞人、接受者等事項,以防錯發(fā)、漏發(fā)和多發(fā)等。

總之,對于電算化會計系統的內部控制,除了采用上述的控制措施及對策之外,還應發(fā)揮全社會的力量,從法律上、道德上及技術上加以防范,從而進一步加強與完善企業(yè)電算化會計系統的內部控制?！?/p>

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