摘要：文章提出如何才能更好的適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，做好企業(yè)檔案管理工作，更好地為企業(yè)改革發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，是企業(yè)檔案管理工作的新課題。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；企業(yè)發(fā)展；企業(yè)員工素質(zhì)

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1674-1145（2009）15-0028-02

隨著社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制的日趨完善，企業(yè)成為市場競爭的主體，其地位、功能、內(nèi)部機(jī)制和外部環(huán)境等都發(fā)生了重大變化，使企業(yè)的檔案管理工作的內(nèi)容、范圍和其復(fù)雜程度都在不斷地深化、擴(kuò)展，其收藏管理的檔案信息數(shù)量日趨龐大，內(nèi)容不斷豐富，利用查詢頻繁，如何才能更好地適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，做好企業(yè)檔案管理工作，更好地為企業(yè)改革發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，是企業(yè)檔案管理工作的新課題。本人認(rèn)為，從以下幾個(gè)方面做好企業(yè)檔案管理工作。

一、提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全機(jī)構(gòu)，落實(shí)責(zé)任

第一，要加強(qiáng)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，成立由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)掛帥，部門負(fù)責(zé)人專門抓落實(shí)的領(lǐng)導(dǎo)體制，把檔案管理列入企業(yè)管理工作的重要議事日程，與其他工作同研究、同安排、同部署，年底與其他工作一起考核，要定期召開會(huì)議，研究部署檔案工作，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的問題，同時(shí)挑選責(zé)任心強(qiáng)、整體素質(zhì)高、有奉獻(xiàn)精神的同志做檔案管理工作，強(qiáng)化其責(zé)任意識和大局意思，形成以兼職檔案員收集，專職檔案人員整理、保管的工作流程。真正做組織健全，制度落實(shí)，形成了層層有人抓，級級負(fù)責(zé)任的局面。

第二，檔案工作人員要充分利用宣傳欄，電視錄像，網(wǎng)絡(luò)等輿論工具大力宣傳，學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》《國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》，增強(qiáng)職工的檔案法制觀念，同時(shí)要把宣傳、貫徹、實(shí)施檔案法規(guī)，作為企業(yè)精神文明建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，提高職工檔案意識和法制觀念。檔案工作者利用各種各樣新聞傳播媒介和各種宣傳形式，宣傳黨和國家關(guān)于企業(yè)檔案工作的方針、政策和法律、法規(guī)，宣傳本企業(yè)有關(guān)檔案工作的規(guī)章制度，宣傳企業(yè)檔案的利用效益，取得領(lǐng)導(dǎo)的重視，增強(qiáng)企業(yè)有關(guān)部門、有關(guān)人員的檔案意識和參與、支持檔案工作的自覺性，為企業(yè)檔案工作創(chuàng)造良好的條件和輿論氛圍。在年度文件立卷歸檔之前，集中兼職檔案員和科室有關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)

國家和有關(guān)行業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，提高兼職檔案員和科室有關(guān)人員依法開展各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)的自覺性和責(zé)任感，克服工作人員不懂檔案的缺陷，保證歸檔文件的準(zhǔn)確、齊全和完整。

二、加在投入，合理規(guī)劃，“軟硬”結(jié)合，奠定基礎(chǔ)

基礎(chǔ)設(shè)施的完善是檔案管理中的硬件之一，直接決定著檔案的安全保管和信息資源的利用效果。因此，為切實(shí)做好檔案管理工作，落實(shí)了建設(shè)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，不斷改善檔案的保管條件，首先，為檔案室配備足夠的庫房，并且與辦公室、閱覽室實(shí)行三分開；其次，檔案室應(yīng)配備微機(jī)，安裝檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)全部微機(jī)存儲(chǔ)，利用微機(jī)進(jìn)行檢索，同時(shí)配備復(fù)印機(jī)、攝像機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、消非法經(jīng)營柜等。在庫房現(xiàn)代化管理方面，購買空調(diào)、除溫機(jī)、滅菌機(jī)，吸塵器等，安裝防盜門、紅外線報(bào)警儀，使庫房管理達(dá)到防火、防盜、防鼠、防塵等“八防”要求，確保檔案的安全管理與最佳利用。

三、堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格要求，強(qiáng)化素質(zhì)，規(guī)范管理

第一，建章立制是檔案規(guī)范化管理的保證，企業(yè)在制定明確的檔案管理人員崗位制的同時(shí)，要完善《檔案室職責(zé)范圍》、《檔案歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》、《檔案管理考核與獎(jiǎng)罰制度》等，使檔案工作有章可循、有規(guī)可依，做到檔案工作“三納入”和檔案人員“四參加”，即納入本單位企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，并加強(qiáng)督促檢查；納入企業(yè)經(jīng)濟(jì)責(zé)任制和崗位責(zé)任制；納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，切實(shí)加強(qiáng)對檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)等項(xiàng)工作。參加本單位生產(chǎn)技術(shù)重大會(huì)議，事故分析等項(xiàng)工作會(huì)議；參加本單位科研成果論證、鑒定等重大事項(xiàng)；參加本單位基建工程竣工驗(yàn)收工作；參加購置設(shè)備、儀器等開箱驗(yàn)收。把各類規(guī)章制度盡可以地細(xì)化、量化，增強(qiáng)可操作性，為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化提供有力保證。

第二，檔案工作人員要有較高的職業(yè)道德。首先，檔案工作人員要不斷提高自己的政治思想水平，有正確的政治方向，要認(rèn)真遵守黨的路線、方針、政策，以“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)，全面落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，把理論學(xué)習(xí)和檔案工作實(shí)際相結(jié)合。其次，檔案工作人員要熱愛檔案事業(yè)，樹立全心全意為人民服務(wù)思想。檔案工作是一項(xiàng)默默無聞的工作，檔案人員要做樹立愿為人梯，甘作無名英雄的無私奉獻(xiàn)精神。把自己的工作與崇高的理想聯(lián)系起來，從平凡中看到偉大，在奉獻(xiàn)中得到升華，讓檔案內(nèi)容來源于社會(huì)，服務(wù)于社會(huì)。

第三，檔案工作人員要不斷提高自己的能力素質(zhì)。檔案工作人員從事本職工作應(yīng)具備語言文字能力、信息開發(fā)能力、運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段的和創(chuàng)新能力等。為順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展源流，檔案工作人員應(yīng)通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)和自學(xué)相結(jié)合的方法不斷地學(xué)習(xí)新知識，掌握新技能，以滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的需要，滿足利用者的要求，更好地為廣大利用者服務(wù)。

四、合理開發(fā)，充分利用，服務(wù)發(fā)展，注重成效

企業(yè)檔案是企業(yè)的寶貴財(cái)富，檔案的利用工作是整個(gè)檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)之一，也是檔案工作的根本目的。如何做好檔案的開發(fā)利用工作：

第一，明確服務(wù)方向，樹立服務(wù)觀念。檔案工作是為企業(yè)的改造生產(chǎn)服務(wù)的，這是服務(wù)的方向。有了方向就有了目標(biāo)，檔案工作人員也就有了工作的動(dòng)力，就會(huì)為之去奮斗。多年以來，檔案工作始終堅(jiān)持這一服務(wù)方向，緊扣企業(yè)的中心工作，突出服務(wù)重點(diǎn)。當(dāng)今的服務(wù)重點(diǎn)是圍繞企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

第二，健全主動(dòng)服務(wù)機(jī)制是做好企業(yè)檔案信息服務(wù)的基本條件之一。當(dāng)前應(yīng)從以下三方面努力構(gòu)造服務(wù)機(jī)制：首先，要針對不同利用者主動(dòng)服務(wù)，監(jiān)獄領(lǐng)導(dǎo)和內(nèi)部的業(yè)務(wù)部門對檔案的需要存在著多向性選擇和時(shí)間性要求，并且，由于職能的不同，對檔案的需要也有不同需求，分別組織信息資料，滿足不同的需求。其次，檔案部門要主動(dòng)地與檔案管理協(xié)會(huì)、團(tuán)體、專業(yè)性研究機(jī)構(gòu)建立經(jīng)常性的聯(lián)系，共同研究和探討服務(wù)對象及變被動(dòng)為主動(dòng)服務(wù)的手段與方式，在廣度和深度上下工夫，提高檔案業(yè)務(wù)技能，以盡快實(shí)現(xiàn)對檔案利用者的主動(dòng)服務(wù)。

第三，多維開發(fā)檔案資源，為監(jiān)獄經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。首先，逐步采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)建成數(shù)字化檔案室，完善檢索體系，提高檔案查全率和查準(zhǔn)率。建立企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫及各種專題數(shù)據(jù)庫，是企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)，采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，借助信息高速公路，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部各部門聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢。其次，做好檔案的編研工作，檔案編研是檔案提供利用的較高形式，能夠廣泛、集中、系統(tǒng)地提供檔案為企業(yè)所利用，是檔案部門主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源的具體表現(xiàn)，做好這項(xiàng)工作能夠獲得很好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。并有針對性地進(jìn)行檔案專題開發(fā)。作為企業(yè)檔案部門，應(yīng)盯住市場變幻，調(diào)整服務(wù)方向，大膽探索針對專門課題的信息開發(fā)。再次，運(yùn)用其他類型現(xiàn)代化技術(shù)手段開發(fā)檔案資源。積極運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，開辟縮微閱讀、錄音、錄像等視聽服務(wù)，發(fā)展復(fù)印、復(fù)制工作，方便利用，為各部門提供有效服務(wù)。

作者簡介：焦淑靜（1967- ），女，供職于山東省微湖監(jiān)獄辦公室。