郭 嘉 張 俐 于曉舟

【摘要】依據(jù)系統(tǒng)集成、面向服務(wù)、數(shù)據(jù)安全、專家?guī)鞓?gòu)建四大原則,對博士學(xué)位論文雙盲評審工作進(jìn)行了網(wǎng)絡(luò)信息化的探索與實(shí)踐,極大地降低了管理強(qiáng)度,縮短了評審周期,節(jié)約了管理成本。在總結(jié)兩年來系統(tǒng)運(yùn)行情況及存在問題的基礎(chǔ)上,提出了優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)部署、建立短信平臺、拓展評審區(qū)域,全面實(shí)現(xiàn)“學(xué)位論文評審工作網(wǎng)絡(luò)信息化”的建議。

【關(guān)鍵詞】博士學(xué)位論文;雙盲評審;網(wǎng)絡(luò)信息化

引言

為了保證博士生的培養(yǎng)質(zhì)量,各研究生培養(yǎng)單位都建立了博士學(xué)位論文的評審制度,為了有效排除非學(xué)術(shù)因素的干擾,公平、公正地評審論文,我校從1999年開始試行博士學(xué)位論文抽查匿名評審制度,2001年開始對博士學(xué)位論文實(shí)行全部的雙盲評審。通過近十年的工作經(jīng)驗(yàn),作為學(xué)位管理工作人員,深深地體會到實(shí)行博士學(xué)位論文雙盲評審在提高博士生的培養(yǎng)質(zhì)量方面確實(shí)起到了非常積極的作用,同時(shí)也帶來了許多問題,例如強(qiáng)大的工作量,高額的管理成本,長時(shí)間的評審周期以及專家的選取存在一定的偏差等等。針對這些問題,我們從2006年開始探索博士學(xué)位論文雙盲評審實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的途徑,自主研發(fā)了博士學(xué)位論文雙盲評審的網(wǎng)絡(luò)化信息平臺,建立了較為完備的專家信息庫,下面就我校實(shí)行博士學(xué)位論文雙盲評審工作的網(wǎng)絡(luò)化信息建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)與存在的問題進(jìn)行探討。

一 博士學(xué)位論文雙盲評審傳統(tǒng)操作模式所面臨的問題

近幾年來,隨著在校研究生人數(shù)的劇增,特別是在答辯的高峰期,論文送審的傳統(tǒng)手工模式暴露出許多問題,主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面:

1 信息傳送效率較低

我校博士學(xué)位論文雙盲評審的方式是博士生在申請論文答辯前將其隱去指導(dǎo)教師和作者姓名的送審稿一式三份送交研究生院學(xué)位辦,學(xué)位辦委托與我校同等規(guī)模的研究生院單位或科研院所的研究生管理部門聘請相關(guān)專家進(jìn)行評閱,一般情況下,一式三份的送審稿需送至三所不同的研究生管理部門[1]。接受委托的研究生管理部門將學(xué)位論文連同專家評閱書一起送達(dá)評審學(xué)院,由評審學(xué)院選取適合的專家評閱人,評閱人按照評閱意見書上的內(nèi)容逐項(xiàng)評閱,最后由評審學(xué)院收集評閱意見書送交其所在研究生管理部門,該研究生管理部門寄回我校研究生院,待三份評審意見齊全,由我校研究生院學(xué)位辦交給作者本人。這種方式浪費(fèi)了很多時(shí)間在評審材料的中轉(zhuǎn)上,以我校為例,從發(fā)出材料到評審意見返回,一般周期為一個(gè)半至2個(gè)月。

2 管理工作成本較高

論文送審工作費(fèi)用除去學(xué)生制作紙質(zhì)隱名論文費(fèi)用外,還包括特快專遞郵寄費(fèi)、專家評審費(fèi)、接受委托的研究生管理部門的管理費(fèi)三項(xiàng)支出。以我校為例,目前一個(gè)博士生論文材料的送審成本為750元,其中3位專家評審費(fèi)200元/人,接受委托的研究生管理部門的管理費(fèi)30元/篇,特快專遞郵寄費(fèi)20元/份。后兩者費(fèi)用占整個(gè)評審經(jīng)費(fèi)的20%,其中尚未包含專家評審費(fèi)匯款所需的手續(xù)費(fèi)用。我校年度授予博士學(xué)位150人左右,每年這兩項(xiàng)支出就超出兩萬元;除了數(shù)額不菲的經(jīng)濟(jì)成本之外,在送審周期內(nèi)所耗費(fèi)的人力成本與時(shí)間成本也是巨大的,從論文的整理、搬運(yùn)、郵寄,到評審結(jié)果的手工收集與返回,經(jīng)粗略統(tǒng)計(jì),評審材料需中轉(zhuǎn)8次以上。

3 缺少一個(gè)學(xué)科方向齊全的專家?guī)?/p>

在實(shí)行手工博士學(xué)位論文匿名評審時(shí),專家?guī)斓慕⒅饕扇≡u審專家返回的評審意見書中的信息進(jìn)行補(bǔ)充更新。這樣形成的專家?guī)熨Y料不全,而且數(shù)量較少,管理人員在選取相近學(xué)科專業(yè)的專家時(shí),因?yàn)閷＜以敿?xì)研究方向的不全或缺乏等原因,導(dǎo)致了送審論文和評審專家研究方向、領(lǐng)域不對口的現(xiàn)象發(fā)生,這往往需要重新選取評審專家,再次進(jìn)行送審,延誤了評審意見的正常返回。

二 博士學(xué)位論文雙盲評審工作的網(wǎng)絡(luò)信息平臺的建立

針對上述問題,對博士學(xué)位論文雙盲評審工作進(jìn)行信息化實(shí)踐開發(fā)時(shí),要從節(jié)約成本、方便使用、安全公正的角度出發(fā),最大限度地減少中間環(huán)節(jié),避免非學(xué)術(shù)人為因素的干擾。我校在進(jìn)行雙盲評審信息化建設(shè)的過程中,遵循了以下四條原則:

1 系統(tǒng)集成原則

系統(tǒng)集成原則是實(shí)行研究生教育管理系統(tǒng)化,把新的業(yè)務(wù)分系統(tǒng)有機(jī)地“嵌入”到已有的研究生教育管理信息系統(tǒng)中,在最大限度利用、共享已有數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上,避免重復(fù)建設(shè)、數(shù)據(jù)沖突等現(xiàn)象的發(fā)生。在雙盲評審信息化的建設(shè)中,涉及到三類用戶,學(xué)生、學(xué)位管理員和評審專家,其中學(xué)生用戶的信息可以從我校已有的研究生管理信息系統(tǒng)中按需提取,如學(xué)生的學(xué)科專業(yè)研究方向、年齡、培養(yǎng)方式等信息,以便專家評審時(shí)作為參考,在熟悉作者本人基本情況的基礎(chǔ)上,作出更為“貼切”的評審打分、評語;在評審專家的數(shù)據(jù)采集模式上,我們集成到了學(xué)院管理信息系統(tǒng)中,由所在學(xué)院的研究生秘書老師登陸網(wǎng)上系統(tǒng),實(shí)時(shí)進(jìn)行專家數(shù)據(jù)的添加、更新等功能。

2 面向服務(wù)原則

面向服務(wù)原則是在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí),要為操作用戶提供盡可能全面的服務(wù)。因此,既要保證管理人員的工作得到優(yōu)化,也要充分考慮研究生的信息需求性,盡可能地提供及時(shí)、快速的信息反饋服務(wù)給他們,便于他們在學(xué)業(yè)科研中掌握主動性,根據(jù)信息的變化及時(shí)作出相應(yīng)的調(diào)整。例如,在論文送審過程中,從學(xué)生急切了解送審進(jìn)度、評審結(jié)果的角度出發(fā),我們設(shè)計(jì)了學(xué)生實(shí)時(shí)查詢送審進(jìn)度的功能,從任一地點(diǎn)接入互聯(lián)網(wǎng)絡(luò),就能登陸查詢最新的送審情況,從而根據(jù)專家的評分、評語等信息及時(shí)修改、完善論文,更好地進(jìn)行學(xué)位論文答辯。這項(xiàng)功能改變了以往評審意見齊全后才郵寄返回的現(xiàn)狀,實(shí)現(xiàn)了零環(huán)節(jié)中轉(zhuǎn),解決了管理人員高強(qiáng)度的咨詢答復(fù)及解釋工作。

3 數(shù)據(jù)安全原則

博士學(xué)位論文雙盲評審是對博士學(xué)位申請者的一種質(zhì)量監(jiān)督和學(xué)術(shù)水平肯定,保證評審數(shù)據(jù)的安全性和正確性,是對一篇博士學(xué)位論文作出客觀評價(jià)的前提。在雙盲評審信息化工作中,我們主要從軟、硬兩方面來保證數(shù)據(jù)的安全性。硬的方面包括部署安全的網(wǎng)絡(luò)防火墻設(shè)備、設(shè)計(jì)健壯的評審軟件等計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用;軟的方面從“質(zhì)量監(jiān)督方”入手,增加了對評審結(jié)果的專家“主動鎖定”功能和學(xué)位管理員的“強(qiáng)制鎖定”功能,“鎖定”功能在兩者之一確認(rèn)執(zhí)行后,評審數(shù)據(jù)由“更新狀態(tài)”設(shè)置為“只讀狀態(tài)”,避免非法用戶進(jìn)行信息篡改,影響評審工作的公平與公正。

4 專家?guī)鞓?gòu)建原則

在博士學(xué)位論文雙盲評審工作中,擁有一個(gè)龐大、多學(xué)科的專家?guī)焓情_展評審工作的根本保證,是為博士學(xué)位論文選取最適合評閱人的重要前提。此外,專家的選取要以高層次學(xué)者、博士生指導(dǎo)教師和院士為主要目標(biāo),保證其聯(lián)系方式、特長、研究方向等信息準(zhǔn)確、詳盡、有效。我們主要以本校學(xué)科專業(yè)為重點(diǎn)搜索方向,通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)、研究生教育工作的重要會議等獲知手段,不斷地對專家?guī)爝M(jìn)行更新維護(hù)工作。目前在庫專家2063人,博士生指導(dǎo)教師所占比例為87%,專家基本信息的有效率在80%以上,可以滿足我校博士學(xué)位論文送審工作的需求。

依據(jù)以上四條原則,我們把所面臨的問題進(jìn)行了分類分析,歸納為三個(gè)待解決問題:成本問題、評審周期問題、安全問題;在進(jìn)行系統(tǒng)功能具體設(shè)計(jì)時(shí),以電子論文代替紙質(zhì)論文為信息傳遞模式,去除郵寄、中轉(zhuǎn)等中間環(huán)節(jié)為關(guān)鍵,實(shí)現(xiàn)了學(xué)生-學(xué)位管理員-評審專家一條龍的信息化評審管理流程。其中學(xué)生和學(xué)位管理員的功能模塊集成于我校已有的研究生管理信息系統(tǒng)中,評審專家模塊以WEB服務(wù)的形式單獨(dú)開發(fā)、部署。以下主要描述三類用戶的系統(tǒng)功能。

學(xué)生用戶為博士學(xué)位申請人(以下簡稱申請人),其功能列表見表1。申請人論文涉密的仍采用傳統(tǒng)方式進(jìn)行送審。

學(xué)位管理員用戶作為評審工作中僅有的中間環(huán)節(jié),其管理工作得到了進(jìn)一步的優(yōu)化,即登陸學(xué)位管理信息系統(tǒng),完成申請人的資格審查、辦理送審手續(xù)、選取適合的論文評閱人,其功能列表見表2。

從上表可以看出,學(xué)位管理員的大部分工作已經(jīng)轉(zhuǎn)換為信息化操作方式,摒棄了以往繁重的材料整理、郵寄等工作,極大地降低了工作強(qiáng)度,縮短了評審周期。

評審專家用戶一般為具有高級職稱的教授學(xué)者,考慮到網(wǎng)絡(luò)評審方式所欠缺的安全性,我們采取了簽字傳真確認(rèn)的方法,具體為:專家評審?fù)戤吅?打印輸出評審結(jié)果,簽署姓名并傳真至我辦,進(jìn)行網(wǎng)上評審結(jié)果和傳真件的核對入庫,保證評審數(shù)據(jù)的真實(shí)性。評審平臺的系統(tǒng)界面,見下圖1。

三 雙盲評審工作信息化的優(yōu)勢及問題

1 平臺的優(yōu)勢

依托信息化平臺,我校博士學(xué)位論文雙盲評審工作已正常運(yùn)行近兩年,完整處理了三個(gè)學(xué)期的專家評審數(shù)據(jù),收到了以下明顯的效果:

(1) 論文傳遞效率普遍提高

我辦和論文評閱人取得聯(lián)系目前采取電子郵件方式,在專家接到邀請郵件并表示同意評審后,管理人員向?qū)＜野l(fā)送含有登陸用戶名、密碼及評審返回日期的郵件,專家可隨時(shí)登陸系統(tǒng)進(jìn)行論文評閱。專家評審?fù)戤?通過網(wǎng)絡(luò)輸入論文得分、評語等數(shù)據(jù)時(shí),系統(tǒng)自動記錄數(shù)據(jù)提交的時(shí)間點(diǎn),作為實(shí)際返回日期存入數(shù)據(jù)庫。排除少量手工方式送審的涉密論文,通過對系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中要求返回日期和實(shí)際返回日期對比統(tǒng)計(jì),得到表4的結(jié)果。

從上表可以看出,92%以上的評審專家都能夠提前或按時(shí)地返回評審結(jié)果,僅有小部分專家存在延誤現(xiàn)象,這說明評審專家對我校的博士學(xué)位論文送審工作是很支持的,為今后送審工作的開展提供了強(qiáng)有力的激勵作用。同時(shí),也說明網(wǎng)絡(luò)模式的博士學(xué)位論文雙盲送審已為國內(nèi)大部分評審專家所接受,可以作為送審工作的主要模式。

(2) 管理工作成本顯著降低

采用網(wǎng)絡(luò)評審模式后,我校在博士學(xué)位論文雙盲送審工作中,管理成本有了顯著降低。在直接與評審專家本人聯(lián)系,評審電子論文的模式下,省去了接受委托的研究生管理部門的管理費(fèi)30元/篇,特快專遞郵寄費(fèi)20元/份,扣除專家評審費(fèi)匯款所需的手續(xù)費(fèi)用5元/筆,以我校年度授予博士學(xué)位150人計(jì),管理成本由22500元下降至2250元以內(nèi);此外,中間環(huán)節(jié)的取消,大大解放了人力資源的投入,同時(shí),送審周期普遍由一個(gè)半月降低為目前的20天左右。

(3) 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)快速高效,便于發(fā)現(xiàn)、分析影響博士學(xué)位論文質(zhì)量的問題

雙盲送審的初衷是為提高博士學(xué)位論文質(zhì)量,送審的整個(gè)過程中所產(chǎn)生的評審數(shù)據(jù),是找出影響博士學(xué)位論文質(zhì)量的第一手材料。采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)模式收集評審數(shù)據(jù)后,使快速地進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析成為可能。例如,通過對我校博士學(xué)位論文匿名通訊評議評價(jià)意見表中的五項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行簡單的得分?jǐn)?shù)據(jù)段分析,可以迅速找出我校博士學(xué)位論文質(zhì)量的薄弱環(huán)節(jié),從而有針對性地加強(qiáng)此方面的培養(yǎng)力度,如表5,共統(tǒng)計(jì)兩年來566條送審數(shù)據(jù),首先對各指標(biāo)取其平均值,再進(jìn)行百分位換算。

表5 2007-2008年評審專家評議情況分指標(biāo)統(tǒng)計(jì)

從上表可以看出,我校博士學(xué)位論文整體質(zhì)量良好,指標(biāo)A1、A3、A4百分位均在85以上,說明我校博士學(xué)位論文在選題、科研能力和創(chuàng)新性上得到了評審專家的一致認(rèn)可,我校博士畢業(yè)生大部分是地學(xué)相關(guān)專業(yè),進(jìn)一步肯定了我校在地學(xué)相關(guān)領(lǐng)域的優(yōu)勢學(xué)科地位,說明我校的地學(xué)相關(guān)領(lǐng)域的學(xué)科建設(shè)是緊跟學(xué)科前沿、國家急需的;此外,指標(biāo)A2、A5得分稍低,但百分位都在80以上,相對于其他三項(xiàng)指標(biāo)來說,我校博士生對于學(xué)科知識的綜述、寫作與總結(jié)能力尚存在部分欠缺,因此需要從寫作能力這方面來加強(qiáng)培養(yǎng)力度。

2 存在的問題

雙盲評審工作的信息化雖然在降低管理成本與提高工作效率上積累了一些好的經(jīng)驗(yàn),但整個(gè)工作的開展過程中仍暴露出一些問題,主要是少部分專家評審結(jié)果返回的不及時(shí)等,我們總結(jié)為兩大類,非人為因素和人為因素。

非人為因素主要是計(jì)算機(jī)硬件問題,包括評審平臺無法訪問、網(wǎng)絡(luò)連接速度緩慢等現(xiàn)象。我校部署的評審平臺位于校內(nèi)教育網(wǎng)絡(luò),因而會有部分使用電信、網(wǎng)通的專家用戶根本無法登陸評審平臺來完成評審工作,另外,由于網(wǎng)絡(luò)帶寬問題,也會存在一些地區(qū)的專家能夠登陸成功,但網(wǎng)上操作速度緩慢,造成部分專家放棄進(jìn)行網(wǎng)上數(shù)據(jù)提交,改回傳統(tǒng)郵遞的評審結(jié)果返回方式。

人為因素較為復(fù)雜,例如專家忘記應(yīng)返回日期,工作繁忙無法抽出評閱時(shí)間和習(xí)慣性地采取傳統(tǒng)郵寄方式來返回評審結(jié)果等等。其中,忘記應(yīng)返回日期的評審專家占了很大部分,但在管理人員電話催返后,基本上都能夠盡快評審、返回結(jié)果;其次,還存在選取的評審專家,其學(xué)科專業(yè)的研究方向不對口而造成的重新選取專家送審,延長了評審周期等因素。

四 對雙盲評審工作信息化的建議與思考

在總結(jié)了博士學(xué)位論文匿名送審的概況、需要遵循的原則,介紹了我校博士學(xué)位論文網(wǎng)上雙盲送審的實(shí)踐之后,正視送審工作中存在的問題,尋求更好更快的網(wǎng)絡(luò)評審模式是根本所在。

1 優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)部署,保證網(wǎng)上評審的高效

通暢的網(wǎng)絡(luò)是完成網(wǎng)上評審工作的根本保證,必須高度重視網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的建設(shè)與維護(hù)工作。博士學(xué)位論文雙盲評審涉及到全國甚至國外各地各個(gè)學(xué)科領(lǐng)域的專家學(xué)者,他們普遍通過教育網(wǎng)或電信網(wǎng)登陸互聯(lián)網(wǎng)絡(luò),因此,保證以上兩個(gè)接口具有快速的網(wǎng)絡(luò)帶寬,是優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)的重點(diǎn)。網(wǎng)絡(luò)優(yōu)化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,需在領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下,任命熟悉網(wǎng)絡(luò)的管理人員對資金、設(shè)備這些資源進(jìn)行整合、調(diào)試,輸出最優(yōu)合力,為評審工作的開展提供平穩(wěn)的技術(shù)支持。

2 建立短信平臺,保證信息傳遞的及時(shí)

信息化社會的顯著特點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的信息化管理,其核心是實(shí)現(xiàn)信息的快速獲取和再加工輸出,因此,保證業(yè)務(wù)群體能夠在第一時(shí)間內(nèi)及時(shí)獲取信息,是管理工作的最大期望,也是信息化項(xiàng)目實(shí)施成敗的關(guān)鍵。在博士學(xué)位論文匿名送審工作中,利用短信平臺,可以快速的發(fā)送評審邀請信息、登陸用戶名及密碼信息、超期通知警告等信息,在保證安全高效的同時(shí),和評審專家建立緊密的聯(lián)系,實(shí)現(xiàn)人性化的管理平臺。在評審專家普遍接受此種模式后,可嘗試建立論文送審的“電子招評”功能,通過群發(fā)短信的方式,發(fā)送論文的主題、關(guān)鍵詞信息,快速找出最適合的評審專家,使評審工作更加公平,得到更為合理的評審結(jié)果。

3 拓展評審區(qū)域,擴(kuò)大雙盲送審的廣度

可以在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、帶寬許可的情況下,建立區(qū)域級或國家級的送審管理平臺,學(xué)位授予單位使用并共享專家?guī)煨畔?實(shí)現(xiàn)大范圍的“學(xué)位論文評審網(wǎng)絡(luò)”?！霸u審網(wǎng)絡(luò)”集中了各學(xué)科專業(yè)龐大的領(lǐng)軍人才,有利于在更高的層次上指導(dǎo)博士生的論文寫作,實(shí)現(xiàn)廣度更大、學(xué)術(shù)水平更高的論文雙盲評審,激勵博士生進(jìn)行科研創(chuàng)新;同時(shí),在實(shí)現(xiàn)論文送審的“電子招評”功能后,可以加入“論文公示監(jiān)督”功能,實(shí)現(xiàn)“評審網(wǎng)絡(luò)”范圍內(nèi)的論文公示,避免學(xué)術(shù)不端、抄襲剽竊等現(xiàn)象的發(fā)生。

博士學(xué)位論文是博士生綜合素質(zhì)的體現(xiàn),在管理工作中,必須加強(qiáng)信息化管理理念,來促進(jìn)博士學(xué)位論文質(zhì)量的提高。博士學(xué)位論文雙盲評審工作是博士學(xué)位授予的關(guān)口,借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),得到更為合理、及時(shí)的評議結(jié)果,對博士生的論文寫作有著極大的激勵、監(jiān)督、指導(dǎo)作用。相信通過這項(xiàng)工作的開展,必將顯著提高博士學(xué)位論文質(zhì)量,實(shí)現(xiàn)公平、公正、公開的博士學(xué)位論文盲審。

參考文獻(xiàn)

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Exploration and Practice on Informationization Construction of Double-blind Review for Doctoral Dissertation

GUO JiaZHANG LiYU Xiao-zhou

(Graduate School, China University of Geosciences, Wuhan 430074, China)

Abstract: According to the principles of system integration, facing service, data security and construction of expert-base, exploration and practice of network informationization on double-blind review for doctoral dissertation have been done in this paper. This greatly reduces the management intensity, shortens the review period, and saves the management cost. Based on the summarization of the system running status in the past two years, the suggestions of optimizing the network deployment, establishing short message platform, expanding the judgment area, and fully realizing the network informationization of the review for dissertation have been put forward.

Keywords: Doctoral Dissertation; Double-blind Review; Network Informationization