摘要：運(yùn)用計(jì)算機(jī)在技術(shù)方面的優(yōu)勢，對(duì)房地產(chǎn)檔案實(shí)行電子化、數(shù)據(jù)化管理，是提高檔案管理水平的有效措施。本文對(duì)房地產(chǎn)檔案實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的意義、優(yōu)勢、房地產(chǎn)文件材料來源原則及房地產(chǎn)檔案管理軟件的特點(diǎn)、檔案人員業(yè)務(wù)提高管理人員素質(zhì)的提高等方面進(jìn)行試述。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)房地產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理

0 引言

隨著我國城鎮(zhèn)建設(shè)的迅速發(fā)展，住房制度的改革、房地產(chǎn)市場的建設(shè)與開發(fā)速度的加快，房地產(chǎn)檔案內(nèi)容更加豐富，其數(shù)量大量增加。強(qiáng)化城鎮(zhèn)房地產(chǎn)管理，確保住房制度的健康發(fā)展、房地產(chǎn)市場機(jī)制的正常運(yùn)行，在房地產(chǎn)管理全過程，做好房地產(chǎn)檔案資料的收集、整理和管理工作，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)權(quán)檔案信息資源共享，具有重要意義。當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)在房地產(chǎn)檔案領(lǐng)域的應(yīng)用的普及，房地產(chǎn)管理部門對(duì)電子文件的管理日益關(guān)注，充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)在技術(shù)方面的優(yōu)勢，對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行電子化、數(shù)字化管理，是對(duì)房地產(chǎn)檔案的完整性和系統(tǒng)性的有效控制手段。

1 實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)房地產(chǎn)檔案管理的意義

房地產(chǎn)系統(tǒng)的檔案室具有文件材料、資料的收集保存、加工整理并使之有序化及傳遞信息資源功能。它能為人們提供經(jīng)過加工整理的有序化的信息資源，還能大量、長期、有效、有選擇性地保存在各項(xiàng)形成的文件材料、資料等信息資源。特別是國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)步伐的加快，社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，房地產(chǎn)建設(shè)與管理的數(shù)據(jù)通過政務(wù)網(wǎng)絡(luò)渠道進(jìn)行傳遞信息。因此，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化，是當(dāng)前的一項(xiàng)重要工作。房地產(chǎn)檔案的形成涵蓋了政策法規(guī)、建設(shè)規(guī)劃，工程建設(shè)和經(jīng)營交易等各工作環(huán)節(jié)，檔案人員要收錄各類基礎(chǔ)信息，通過文件材料的歸檔、整理、編目與基本上報(bào)數(shù)據(jù)匯總等流程，對(duì)房地產(chǎn)檔案集中統(tǒng)一管理。傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理勞動(dòng)強(qiáng)度大，例如，要從檔案文件材料中匯總出相關(guān)數(shù)據(jù)的工作量非常大，全過程必須手工操作。首先時(shí)效性差，一個(gè)調(diào)查完成多則數(shù)年，少則數(shù)月，結(jié)果數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)出來已經(jīng)失去了指導(dǎo)意義。其次，房地產(chǎn)信息使用率低，無法共享信息資源。實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)房地產(chǎn)檔案管理，決策者可隨時(shí)查閱第一手的數(shù)據(jù)資料。房地產(chǎn)檔案計(jì)算機(jī)管理的目的，是為房地產(chǎn)工作提供準(zhǔn)確、完整、快速的的檔案信息服務(wù)，技術(shù)現(xiàn)代化就是實(shí)現(xiàn)檔案整理、編目、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用的自動(dòng)化管理。房地產(chǎn)檔案實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，檔案人員從繁瑣勞動(dòng)中解放出來，從而有充裕的時(shí)間對(duì)廣大群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。辦公室里再也看不到成堆的、重復(fù)的檔案資料，取而代之的是房地產(chǎn)管理數(shù)據(jù)庫中的全面、準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)、共享的房地產(chǎn)信息。房地產(chǎn)檔案人員由單一的整理工作轉(zhuǎn)向貼近民生的政策咨詢服務(wù)、技術(shù)服務(wù)，逐步實(shí)現(xiàn)了房地產(chǎn)管理以人為本的工作理念。總之，信息化已經(jīng)給房地產(chǎn)管理工作帶來一場革命。

2 房地產(chǎn)檔案應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢

作為房地產(chǎn)管理部門，房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)完善后和國家行政部門的上網(wǎng)工程緊密銜接，在管理網(wǎng)絡(luò)化、管理智能化、服務(wù)個(gè)性化方面產(chǎn)生巨大變革。

一是，網(wǎng)絡(luò)化：全省建立中心數(shù)據(jù)庫，提供一個(gè)管理科學(xué)先進(jìn)、數(shù)據(jù)詳實(shí)準(zhǔn)確的房地產(chǎn)工作決策參考信息平臺(tái)。數(shù)據(jù)信息可為全省的房地產(chǎn)市場逐步完善和城市建設(shè)的發(fā)展、房屋買賣、贈(zèng)予、繼承、拆遷、租賃、等提供服務(wù)。檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)化配合各部門加快房地產(chǎn)登記發(fā)證、交易鑒證、產(chǎn)權(quán)處理、落實(shí)政策做好依據(jù)性信息的查閱、利用工作，提高了檔案利用效率。二是，智能化：在數(shù)據(jù)變更、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、房屋買賣管理和贈(zèng)予、繼承、拆遷、租賃等管理中實(shí)現(xiàn)，將顯示信息技術(shù)的絕對(duì)優(yōu)勢。三是，服務(wù)個(gè)性化：房地產(chǎn)工作真正做到以人為本，可為任何服務(wù)對(duì)象提供即時(shí)的優(yōu)質(zhì)的個(gè)性化服務(wù)。

3 注重房地產(chǎn)文件材料的來源原則

房地產(chǎn)是直接記述和反映房地產(chǎn)形成全過程活動(dòng)的文件材料，它的形成從立項(xiàng)審批單位、建設(shè)單位等是環(huán)環(huán)相扣的，房地產(chǎn)文件材料的來源原則是房地產(chǎn)電子文件管理從紙質(zhì)檔案管理中獲取的最有價(jià)值的生命之核。在計(jì)算機(jī)進(jìn)入檔案管理之初，一些技術(shù)專家和業(yè)內(nèi)人士曾認(rèn)為計(jì)算機(jī)高速運(yùn)算所構(gòu)成的強(qiáng)大邏輯力量可以取代來源的作用，但經(jīng)過一段時(shí)間理論與實(shí)踐的互動(dòng)，檔案工作者再次就來源原則的重要地位達(dá)成共識(shí)。大家認(rèn)識(shí)到，對(duì)于電子文件而言，來源原則是主要的，區(qū)別僅僅在于從主要指導(dǎo)檔案實(shí)體單元的組織，轉(zhuǎn)變?yōu)橹笇?dǎo)對(duì)電子文件生成背景的理解、揭示和維護(hù)，用來源的真實(shí)性證實(shí)電子文件內(nèi)容的真實(shí)性。在實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)房地產(chǎn)檔案全程管理，對(duì)各單位和個(gè)人在房地產(chǎn)形成各項(xiàng)活動(dòng)中形成的電子文件的完整保證措施是：從電子文件生成乃至生成之前直至歸檔，各單位、各部門根據(jù)單位職能活動(dòng)不同的階段，不間斷地對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景等信息進(jìn)行收集，并使電子文件的主體信息與相關(guān)信息形成整體結(jié)構(gòu)，為實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享打下良好基礎(chǔ)。房地產(chǎn)檔案材料的著錄，系統(tǒng)各模塊所采用的字符、字段必須一致，如果是運(yùn)用單機(jī)版的軟件也應(yīng)該與網(wǎng)絡(luò)版軟件的著錄格式一致。因?yàn)?，在目前的房地產(chǎn)檔案運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理過程中，還很難做到網(wǎng)絡(luò)管理的一體化管理，只能由各文件的來源單位，即形成房地產(chǎn)文件材料的單位把電子文件數(shù)據(jù)送到立檔單位，由立卷人員轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)，如果各來源單位的電子文件格式不一致，將會(huì)給立檔單位文件材料的歸檔、編目工作帶來不利影響。

4 計(jì)算機(jī)房地產(chǎn)檔案管理軟件的特點(diǎn)

在房地產(chǎn)管理中引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，其最主要目的就是實(shí)現(xiàn)全省房地產(chǎn)信息集中統(tǒng)一管理。一是極大地提高工作效率，鄉(xiāng)鎮(zhèn)到省的各級(jí)部門可以直接生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表和各種需要的匯總資料。二是實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理，城市建設(shè)的發(fā)展、房屋買賣、贈(zèng)予、繼承、拆遷、租賃、抵押等方面做到動(dòng)態(tài)管理。

房地產(chǎn)檔案管理軟件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則是：按照房地產(chǎn)檔案的形成規(guī)律和電子文件的管理規(guī)范要求，對(duì)房地產(chǎn)電子文件和房地產(chǎn)建設(shè)與經(jīng)營活動(dòng)實(shí)體進(jìn)行全過程管理，并采取綜合措施保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，從而設(shè)計(jì)出功能齊全的房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)。軟件應(yīng)具備以下特點(diǎn)：技術(shù)先進(jìn)：系統(tǒng)使用最新的軟件開發(fā)技術(shù)，和國際領(lǐng)先的指紋識(shí)別技術(shù)。操作方便：體現(xiàn)以人為本的理念，人機(jī)界面設(shè)計(jì)優(yōu)異，提供良好的可操作環(huán)境，方便檔案人員操作和使用。實(shí)用性強(qiáng)：功能設(shè)計(jì)合理實(shí)用，想用戶所想，及用戶所及。穩(wěn)定可靠：良好的穩(wěn)定性為用戶提供一個(gè)十分可靠的系統(tǒng)平臺(tái)，是數(shù)據(jù)安全的保證。功能齊全：把眾多相關(guān)功能集成于一體，使各功能完整統(tǒng)一于一套軟件之中。系統(tǒng)的兼容性：系統(tǒng)可與計(jì)生委原有系統(tǒng)進(jìn)行兼容，可相互交換數(shù)據(jù)，作到與原有系統(tǒng)的無縫兼容?？蓴U(kuò)展性:軟件在擴(kuò)展性上要有不俗的表現(xiàn)，可以根據(jù)用戶的不同需求，或是特色性需求，進(jìn)行功能上的擴(kuò)展和性能上的升級(jí)。

5 建立電子數(shù)據(jù)和紙質(zhì)載體房地產(chǎn)檔案信息庫

由于目前計(jì)算機(jī)技術(shù)在房地產(chǎn)檔案領(lǐng)域的普及和應(yīng)用尚未達(dá)到盡善盡美的程度，房地產(chǎn)檔案文件材料的收集、整理、歸檔還不能實(shí)現(xiàn)完全的電子文件管理，因此房地產(chǎn)檔案材料的信息庫必須由電子文件載體與紙質(zhì)文件載體兩者組成的，這是目前科技文件載體不能全部轉(zhuǎn)換為電子文件，為房地產(chǎn)檔案便于提供利用目的實(shí)現(xiàn)而采取的措施。只要電子文件管理中的關(guān)鍵問題沒有解決，房地產(chǎn)檔案信息庫電子文件載體與紙質(zhì)文件載體雙套制保管的方式就有其存在的合理性和必要性。這是由于在房地產(chǎn)建設(shè)與經(jīng)營過程形成的某些電子文件無法或難以轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，或是因?yàn)槠湫畔⒑Ａ考垙堧y以承載，如實(shí)時(shí)勘測的各種數(shù)據(jù)；或是因?yàn)樾畔⑿螒B(tài)無法以紙張載入，如聲音、三維圖像等；或是因?yàn)槲募慕Y(jié)構(gòu)復(fù)雜，包含動(dòng)態(tài)鏈接、嵌套關(guān)系等，無法記錄于平面紙張，如大型數(shù)據(jù)庫、多媒體文件、超文本文件等。因此，在沒有充分把握保證房地產(chǎn)電子文件長久真實(shí)性時(shí)，不能輕易放棄房地產(chǎn)檔案紙質(zhì)文件的歸檔。所以，在實(shí)際工作中，充分、有效、巧妙地利用兩種文件的各自優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案兩種載體的優(yōu)勢互補(bǔ)，有利于我們在房地產(chǎn)檔案管理的重大變革前最大限度地把握主動(dòng)。在保證紙質(zhì)檔案安全完整的基礎(chǔ)上，探索出一套電子檔案與低質(zhì)要件同步歸檔、著錄和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的方法，即根據(jù)檔案利用的具體要求，將傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔和圖紙，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，可通過手工錄入、掃描、壓縮、圖像優(yōu)化等多種數(shù)字技術(shù)加工成電子化的信息數(shù)據(jù)，然后存入備份服務(wù)器、刻錄成光盤或大容量硬盤中形成“數(shù)字檔案”，并可隨時(shí)提供準(zhǔn)確高速的存取服務(wù)。

6 必須注重檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高

通過計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代通訊技術(shù)等信息技術(shù)在檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)方面、各個(gè)層次的普遍應(yīng)用，使房地產(chǎn)檔案信息資源的開發(fā)、利用逐步擺脫傳統(tǒng)的手工處理方式，進(jìn)入到新的高水平的歷史發(fā)展階段。計(jì)算機(jī)再先進(jìn)，也是由人來操作的，檔案人員要從繁重的手工勞動(dòng)解放出來，就必須提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。當(dāng)前，加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案技術(shù)人才的培養(yǎng)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的普及是房地產(chǎn)現(xiàn)代化管理核心內(nèi)容之一。隨著房地產(chǎn)系統(tǒng)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，房地產(chǎn)檔案信息在信息高速公路上為國家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)中將產(chǎn)生極大的經(jīng)濟(jì)效益。