摘要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化的普及和計(jì)算機(jī)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)立卷方法的繁瑣和復(fù)雜，給檔案工作者帶來了很大的工作量，也嚴(yán)重地影響了檔案工作的效率和檔案現(xiàn)代化管理。

關(guān)鍵詞：文書立卷改革檔案

0 引言

文書立卷工作是文書處理程序最后的環(huán)節(jié)，也是把文件轉(zhuǎn)為檔案的橋梁。沒有文書立卷工作的完善終結(jié)，就沒有檔案工作的良好開端。因此文書立卷工作是公文處理過程中的一個(gè)重要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，在文件保管和檔案管理中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。因此2000年12月份，國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》適時(shí)的發(fā)布，是檔案工作改革的重大突破，它以“簡化整理、深化檢索”為宗旨，對(duì)原有的歸檔文件整理方法——“立卷”進(jìn)行了改革，推行文件級(jí)整理，大幅度地簡化整理工作中的手工操作。《歸檔文件整理規(guī)則》的發(fā)布，它所體現(xiàn)的“簡化、兼容、靈活”的特點(diǎn)，使新文書立卷方法與傳統(tǒng)的立卷方法相比較，有更多的好處，但在歸檔后的整理、統(tǒng)計(jì)、利用等方面也顯現(xiàn)出少許不足之處。

1 文書立卷改革的有利之處

1.1 緩解了檔案員的工作壓力，促進(jìn)了文檔一體化的管理?，F(xiàn)階段很多基層單位的檔案員在公文處理過程都扮著非常重要的角色，有的甚至兼職單位的文秘人員，因此文書立卷改革給他們帶來了諸多好處?！稓w檔文件整理規(guī)則》中提出取消案卷，實(shí)行文件級(jí)管理，這個(gè)規(guī)定不但減少了檔案員的工作量，也減輕了檔案員的工作壓力。傳統(tǒng)的立卷方法，一般都要到年初才把上年度所產(chǎn)生的文件材料集中在一起整理、歸類，然后還要擬寫案卷標(biāo)題，填寫案卷封面，抄寫卷內(nèi)目錄、全引目錄、案卷目錄等，繁雜的立卷工作，往往讓檔案員對(duì)成千上萬的文件材料“望文興嘆”，要花費(fèi)大半年的時(shí)間來完成“立卷”的工作。實(shí)行文書立卷改革后，以“件”為單位，檔案員完全可以做到公文處理完畢后，先進(jìn)行裝訂、蓋章等前期基礎(chǔ)性工作，等到編卷內(nèi)文件件號(hào)時(shí)再做調(diào)整，做到隨時(shí)歸檔，使檔案工作成為日常工作的一部分，讓立卷工作“信手拈來、化整為零”。文書立卷工作就是文書處理和檔案管理相互銜接的一個(gè)重要關(guān)口，辦公自動(dòng)化的途徑也就是文檔一體化管理。文書立卷改革調(diào)整了立卷工作流程，改變了原有的每年集中整理歸檔的傳統(tǒng)方法，使辦理完畢的文件能夠直接進(jìn)入檔案整理環(huán)節(jié)，做到隨辦隨歸，提高工作效率，緩解了文書、檔案工作人員的工作壓力，推動(dòng)了文檔一體化的最終實(shí)現(xiàn)。

1.2 有利于維護(hù)檔案的原貌和不同形體檔案的保管。檔案的原貌是體現(xiàn)檔案價(jià)值的重要因素。傳統(tǒng)的立卷方法以“案卷”為主，案卷裝訂需要整齊，紙張大小不一需要裁齊或裱貼加邊：有的報(bào)表大小不一；另外有的領(lǐng)導(dǎo)批示簽到文件的邊緣上；還有些特殊的合同書都很難處理。文書立卷改革后，采用文件級(jí)管理，這些問題都可以迎刃而解，有效地維護(hù)了檔案原件的原貌。

1.3 有利于檔案館控制檔案質(zhì)量，延長檔案的壽命。文件材料的質(zhì)量決定了檔案的價(jià)值?；鶎訂挝坏奈募牧蠚w檔立卷后，具有永久和長期保存價(jià)值的檔案在檔案室保存一段時(shí)間后，最終都要移交給上級(jí)主管機(jī)關(guān)或檔案館繼續(xù)保管。由于檔案室和檔案館的利用需求不同，因此衡量檔案保存價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)會(huì)發(fā)生變化，需要進(jìn)行重新鑒定、整理，剔除那些不具備館藏價(jià)值的檔案，因此移交進(jìn)館前就須返工重新整理。傳統(tǒng)的立卷方法是以案卷為主，因此移交的時(shí)候也是以“卷”為單位，往往一卷中只有一份或幾份存在上述情況，就不得不拆卷重新裝訂，這樣不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還會(huì)給檔案本身帶來不必要的磨損。文書立卷改革后，以“件”為保管單位，即使需要再加工，也不存在拆卷的問題，直接按件剔除即可。而且改革后，在歸檔章與檔案盒脊上設(shè)置了室編件號(hào)與館編件號(hào)，可以方便進(jìn)館時(shí)重新編號(hào)。它所體現(xiàn)的“兼容性”和“前瞻性”使它本身更具有科學(xué)性，延長檔案的保管壽命。

1.4 便于提供查找利用，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的保密性。文書立卷整理的最終目的是便于提供查考利用，為社會(huì)的各項(xiàng)工作服務(wù)。傳統(tǒng)的立卷方法因?yàn)榘妇淼拇嬖?，產(chǎn)生了許多弊端：一是增加了檢索層次，檢索效率低；二是有的案卷標(biāo)題擬不確切、不規(guī)范，導(dǎo)致檢索途徑可靠性差；三是要查找某份文件時(shí)，通常都是一整卷或好幾卷的案卷拿過來翻來覆去的查找，不但不方便查找利用，而且也可能性接觸到不在其利用范圍內(nèi)的其他檔案內(nèi)容，破壞了檔案保密性的要求；四是查找利用檔案時(shí)，經(jīng)常需要提供復(fù)印件，以案卷為單位，不易復(fù)印，給檔案員和利用者帶來不便。改革后，因?yàn)閷?shí)行文件級(jí)管理，從根本上克服了上述弊端，要查找利用某份文件時(shí)，只要是有歸檔的，便能在歸檔文件目錄找到該份文件的收藏位置。利用借閱時(shí)，只提供所需文件，最大限度地縮小了知密范圍，而且由于是單份文件，如有需要復(fù)印或掃描，也比較容易操作。但為檔案的查找利用提供了方便，也相對(duì)的加強(qiáng)了檔案的保密性。

2 文書立卷改革的不足之處

2.1 在裝訂保管方面：由于是單份文件裝訂，保管起來比較零散，因此存在著文件易折、易損、易亂、翻查不便、調(diào)卷歸位易錯(cuò)等缺點(diǎn)，給延長檔案的壽命增強(qiáng)了難度。

2.2 在統(tǒng)計(jì)方面：以“件”為保管單位，“一文一件”，統(tǒng)計(jì)檔案時(shí)也是以件為單位統(tǒng)計(jì)，使檔案的數(shù)量成倍的增加從而給檔案的統(tǒng)計(jì)帶來了一定的難度。

2.3 在檢索利用方面：一是由于很多檔案都存在“一事多文”的特征，改革后，以“件”為單位立卷，固然滿足了對(duì)單份文件的檢索，但也破壞了文件之間的有機(jī)聯(lián)系，不利于文件的成套檢索，其中一些無獨(dú)立性的文件事實(shí)上已經(jīng)失去了檢索意義，影響了檔案的查全率、查準(zhǔn)率；二是由于是單份文件，借出容易丟失或被調(diào)換，從而威脅了檔案的齊全與安全。

3 解決問題幾點(diǎn)建議

3.1 必須要求檔案管理人員要有良好的素質(zhì)，認(rèn)真仔細(xì)的工作作風(fēng)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案交接制度和借閱制度。一是仔細(xì)檢查移交的檔案，在保證文件數(shù)量正確的同時(shí)，要注意是否有折頁或破損的文件，要及時(shí)修復(fù)；二是檔案工作者在查閱檔案原件時(shí)動(dòng)作要輕，盡量減少損傷；三是交給利用者的檔案套上塑料夾，即可以保護(hù)檔案原件，還可以防止利用者將文件次序顛倒，在利用完歸還時(shí)還要認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)，防止丟失或被調(diào)換。

3.2 應(yīng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》中“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用“的整理原則，在整理檔案時(shí)遵循其自身的形成特點(diǎn)，將同一事由形成的文件排列在一起，使文件間的有機(jī)聯(lián)系得以體現(xiàn)，保證了檔案檢索的正確率和查全率。

總之，文件立卷改革是在傳統(tǒng)立卷方法的經(jīng)驗(yàn)上進(jìn)行了綜合與揚(yáng)棄，是信息時(shí)代的產(chǎn)物。它雖有利也有弊，這需要我們檔案工作者在實(shí)踐中認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，揚(yáng)長棄短，大膽實(shí)踐，促使檔案工作持續(xù)、健康發(fā)展，更好地為社會(huì)各項(xiàng)工作服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]郭樹根.歸檔文件整理工作指南.中國大百科全書出版社2001年2月版.