［摘 要］ 分析了ERP環(huán)境下業(yè)務(wù)流程與會計流程集成的原理，設(shè)計了會計業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的主要技術(shù)，包括自動憑證觸發(fā)技術(shù)、會計業(yè)務(wù)多樣化信息處理技術(shù)、引擎技術(shù)和聯(lián)機事務(wù)處理技術(shù)，然后以供應(yīng)鏈中采購環(huán)節(jié)為例，對會計業(yè)務(wù)流程進行了優(yōu)化設(shè)計，并實現(xiàn)了這一過程。

［關(guān)鍵詞］ 會計業(yè)務(wù)流程；供應(yīng)鏈；優(yōu)化；ERP；觸發(fā)引擎

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2009）01-0012-03

0 引 言

ERP（Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計劃）是提高企業(yè)管理效率的重要手段，既是軟件系統(tǒng)的應(yīng)用，更代表了一種全新的管理理念，它以供應(yīng)鏈為核心，基于流程的管理思想［1］，與傳統(tǒng)的基于職能崗位的管理思想完全不同，流程的規(guī)范化是企業(yè)成功實施ERP的必備條件，企業(yè)進行BPR(業(yè)務(wù)流程重組)以后才能實施ERP，產(chǎn)生預期的效益。對于生產(chǎn)制造企業(yè)而言，涉及生產(chǎn)、經(jīng)營、管理的各個環(huán)節(jié)。企業(yè)實施ERP時，需要將財務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)有效集成，業(yè)務(wù)信息輸入系統(tǒng)后能夠?qū)崟r、準確生成財務(wù)信息，實現(xiàn)物流與資金流的統(tǒng)一，如果不能對企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組或優(yōu)化處理，流程達不到規(guī)范化要求，ERP的先進理念得不到充分展現(xiàn)，就無法發(fā)揮其應(yīng)有的效率，而只是軟件系統(tǒng)的簡單應(yīng)用。因此，根據(jù)業(yè)務(wù)流程對會計流程重組或優(yōu)化設(shè)計是ERP實施過程中必不可少的重要環(huán)節(jié)。研究企業(yè)運作過程的核心環(huán)節(jié)即供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)中物資和信息的流動過程，以及ERP系統(tǒng)實現(xiàn)業(yè)務(wù)信息與財務(wù)信息自動轉(zhuǎn)化的方法，在此基礎(chǔ)上設(shè)計出ERP環(huán)境下會計業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的策略，是本文將要解決的問題。

1 ERP環(huán)境下會計業(yè)務(wù)流程優(yōu)化技術(shù)的設(shè)計

ERP系統(tǒng)由若干模塊組成，其處理過程與物流同步進行，企業(yè)生產(chǎn)的各個環(huán)節(jié)均伴隨著物資流和信息流，在物資流動時，各種單據(jù)同步輸入ERP系統(tǒng)并傳遞至財務(wù)子系統(tǒng)，自動產(chǎn)生查詢、管理決策所需的數(shù)據(jù)。ERP中的財務(wù)子系統(tǒng)負責會計信息的集成化管理，即通過數(shù)據(jù)模型和共享數(shù)據(jù)庫的建立，使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理和通用數(shù)據(jù)接口實現(xiàn)數(shù)據(jù)的集成、管理與控制。會計信息的處理模式由傳統(tǒng)的“原始憑證—記賬憑證—賬簿—會計報表”轉(zhuǎn)化為“原始憑證—數(shù)據(jù)庫—賬簿報表”的內(nèi)部管理模式［２］。會計業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化技術(shù)主要有自動憑證觸發(fā)技術(shù)、會計業(yè)務(wù)多樣化信息處理技術(shù)、引擎技術(shù)和聯(lián)機事務(wù)處理技術(shù)。

1. 1自動憑證觸發(fā)技術(shù)

自動憑證觸發(fā)的設(shè)計思想是：經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時，部門信息處理人員將單據(jù)信息輸入數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫中變動的業(yè)務(wù)信息傳遞至ERP的財務(wù)子系統(tǒng)，自動觸發(fā)憑證模板，根據(jù)業(yè)務(wù)與賬戶之間的關(guān)系形成會計數(shù)據(jù)，再將業(yè)務(wù)單據(jù)的摘要、賬戶、日期、金額等數(shù)據(jù)填入憑證相應(yīng)欄目，系統(tǒng)將自動產(chǎn)生會計憑證，并以憑證形式顯示或打?。?］。從原始憑證錄入業(yè)務(wù)子系統(tǒng)開始到記賬憑證的形成，再到賬簿的產(chǎn)生，其本質(zhì)都是通過指定條件從數(shù)據(jù)庫中調(diào)出記錄和字段內(nèi)容，自動觸發(fā)形成，在這一過程中，憑證及其他數(shù)據(jù)的源頭都是業(yè)務(wù)單據(jù)，由于數(shù)據(jù)源頭的唯一性，保證了數(shù)據(jù)的準確性與一致性。

1. 2會計業(yè)務(wù)多樣化信息處理技術(shù)

財務(wù)數(shù)據(jù)庫所存貯的數(shù)據(jù)流不僅隱含改變企業(yè)資產(chǎn)、負債、所有者權(quán)益的財務(wù)會計事項的數(shù)據(jù)，而且還包含管理人員所需的企業(yè)戰(zhàn)略決策、計劃、控制和業(yè)績評價方面的作業(yè)細節(jié)數(shù)據(jù)，呈現(xiàn)多樣化。信息使用者可根據(jù)決策需求，選擇各種會計處理方法對其再加工處理，生成所需的決策視圖。通過引入事件驅(qū)動規(guī)則構(gòu)成會計憑證生成方法，形成會計業(yè)務(wù)多樣化（ｄｉｖｅｒｓｉｆｉｃａｔｉｏｎ）處理過程［4］，將規(guī)則劃分為事件、條件和過程3個部分，當事件發(fā)生時，從多種可能條件中選擇一個條件，執(zhí)行相應(yīng)的過程，而這個動作可能就是一個套用憑證模板，產(chǎn)生一張機制憑證。

1. 3引擎技術(shù)

引擎（Engineer）是一個連接數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用系統(tǒng)的程序段，用來采集、處理、輸出會計相關(guān)信息，是基于數(shù)據(jù)庫語言來設(shè)定整個應(yīng)用系統(tǒng)運作模塊的參數(shù)，可以重置數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，還能夠主動引導設(shè)計過程。引擎與使用者間處于一個互動性的關(guān)系，具有很高的自主性，會保護系統(tǒng)免于不當設(shè)計的損害。通過引擎能夠建立各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的自動傳遞，實現(xiàn)各子系統(tǒng)的聯(lián)動和同步處理。

1. 4聯(lián)機事務(wù)處理技術(shù)

事務(wù)（transaction）是指作為單個邏輯工作單元執(zhí)行的一系列操作，是確?！巴瑫r成功則成功，任何一步失敗則全部失敗”的一種機制。一個事務(wù)往往包括3種動作：開始事務(wù)、提交事務(wù)和撤銷。從開始事務(wù)到提交事務(wù)過程中所發(fā)生的一切數(shù)據(jù)庫修改全部成功才能提交到數(shù)據(jù)庫保存，只要有一個動作失敗，必須恢復修改前的狀態(tài)。在ERP中，通過聯(lián)機事務(wù)處理系統(tǒng)（On-Line Transaction Processing，OLTP）實現(xiàn)［5］，例如在銀行存款時，先鎖定賬號，到存款過程結(jié)束才釋放賬號，保證賬號與金額的一致性。

2 ERP環(huán)境下會計業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化設(shè)計

ERP是在MRP（制造資源計劃）的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的，對于制造企業(yè)而言，核心是供應(yīng)鏈，包括3個環(huán)節(jié)：企業(yè)的采購環(huán)節(jié)、生產(chǎn)制造環(huán)節(jié)、銷售環(huán)節(jié)。

2. 1供應(yīng)鏈會計業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化目標

企業(yè)從原材料和零部件采購、運輸、加工制造、分銷直至最終送到顧客手中的過程被看成是一個環(huán)環(huán)相扣的鏈條，稱為供應(yīng)鏈（Supply Chain）。我們不是孤立地看待鏈上的各個企業(yè)，而是把從供應(yīng)商、制造商到銷售商、用戶的整個供應(yīng)鏈看成一個有機整體。供應(yīng)鏈流程主要由物流、信息流及資金流3部分構(gòu)成。在ERP環(huán)境下，信息流是核心，物流是保障，而資金流則是實現(xiàn)的手段，三者之間的有效互動構(gòu)成了一個完整的同步處理模型。

傳統(tǒng)供應(yīng)鏈管理存在的缺陷包括：基礎(chǔ)管理薄弱、流程與制度不規(guī)范；業(yè)務(wù)處理效率低、部門職責不清晰；財務(wù)業(yè)務(wù)脫節(jié)，經(jīng)營分析滯后，庫存量大，信息傳遞速度不準時，處理需求單一［6］。而在ERP環(huán)境下，企業(yè)可以及時掌握企業(yè)生產(chǎn)、庫存情況，快速響應(yīng)客戶需求，有效管理控制銷售價格，管理訂單、發(fā)貨、出庫、開票全過程，配合采購、銷售、生產(chǎn)等業(yè)務(wù)控制物料收發(fā)，隨時掌握庫存，做到賬實相符，防止呆滯料和庫存積壓，減低庫存成本，為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)支持。供應(yīng)鏈會計業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化目標是：規(guī)范流程，去除人為因素，確?；A(chǔ)數(shù)據(jù)完善無誤；減少庫存量，通過JIT(敏捷制造)，努力實現(xiàn)零庫存；系統(tǒng)內(nèi)信息準確輸送，及時反饋共享，與財務(wù)系統(tǒng)協(xié)同工作，自動完成供需協(xié)調(diào)，實現(xiàn)供應(yīng)鏈的無縫連接。

2. 2供應(yīng)鏈會計處理流程的優(yōu)化設(shè)計

供應(yīng)鏈會計業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計的基本思路是：將供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)流程與會計處理流程融合，以業(yè)務(wù)流程為導向，利用自動憑證觸發(fā)技術(shù)、業(yè)務(wù)多樣化技術(shù)、引擎技術(shù)和聯(lián)機事務(wù)處理技術(shù)，實現(xiàn)財務(wù)、業(yè)務(wù)信息協(xié)同處理，實時生成，數(shù)據(jù)信息實現(xiàn)數(shù)據(jù)的一方錄入，多方使用，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。其集成實現(xiàn)過程主要有3步：

（1）基礎(chǔ)資料錄入設(shè)計。主要完成對供應(yīng)商信息、部門信息、職員信息、物料信息、計量單位信息、會計科目信息、物料供貨信息等基礎(chǔ)資料的錄入，基礎(chǔ)資料的準確與否，直接關(guān)系到會計信息的質(zhì)量，所以必須錄入準確、完整的基礎(chǔ)資料數(shù)據(jù)。

（2）系統(tǒng)參數(shù)設(shè)計。這是優(yōu)化設(shè)計的關(guān)鍵一步，ERP系統(tǒng)既要保證通用性，也要滿足用戶的特殊需要，通過設(shè)置多種事務(wù)處理方法，用戶要根據(jù)企業(yè)實際情況認真確定參數(shù)，實現(xiàn)由通用軟件到個性化定制的轉(zhuǎn)化。如暫估業(yè)務(wù)處理方式的選擇、預警數(shù)目的設(shè)置、多級審核的設(shè)置等。當然，這些參數(shù)設(shè)計的難易、優(yōu)劣完全依賴于ERP系統(tǒng)本身所提供的系統(tǒng)參數(shù)，不同的ERP系統(tǒng)其參數(shù)的設(shè)計原理及操作的易用性是有很大區(qū)別的。

（3）憑證模板設(shè)計。即設(shè)置事務(wù)處理對應(yīng)的會計科目（包括總賬科目和明細賬科目）及會計科目上的借貸關(guān)系。生成憑證是業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)的接口，系統(tǒng)通過實時生成憑證，實現(xiàn)財務(wù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的集成，而要實現(xiàn)實時、自動生成憑證，憑證模板的設(shè)置是關(guān)鍵。當經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時，通過憑證觸發(fā)機制自動選擇相應(yīng)憑證模板，自動生成憑證。供應(yīng)鏈的憑證模板主要有采購入庫憑證模板、銷售出庫憑證模板、采購費用發(fā)票憑證模板、付款憑證模板、收款憑證模型、轉(zhuǎn)賬憑證模型等。

通過執(zhí)行以上3個步驟，基本能夠?qū)崿F(xiàn)與供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)有關(guān)的采購、生產(chǎn)、倉管、銷售、財務(wù)等各部門的集成，其數(shù)據(jù)流如圖1所示。

從圖1可以看出，ERP系統(tǒng)之所以能夠?qū)崿F(xiàn)財務(wù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的集成，引擎機制起著非常重要的作用。它實時檢測數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)變化情況，一旦金額字段發(fā)生改變，則自動觸發(fā)相應(yīng)代碼，自動處理記賬、過賬業(yè)務(wù)，并為報表系統(tǒng)提供相關(guān)的報表數(shù)據(jù)，結(jié)果存入數(shù)據(jù)庫或者以表單方式顯示，同時通過其智能分析程序處理分析，向相應(yīng)的管理會計報表系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)支持，生成決策所需的各種報表、報告等信息。

3 供應(yīng)鏈會計業(yè)務(wù)流程優(yōu)化過程的實現(xiàn)

網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)庫技術(shù)的發(fā)展，為供應(yīng)鏈信息的集成提供了技術(shù)上的支持，為實現(xiàn)ERP先進的管理目標提供了可能，供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的基本思想是將企業(yè)業(yè)務(wù)處理和會計信息處理流程融合為一體，融合財務(wù)會計和管理會計職能，從全局的角度構(gòu)建整體化的供應(yīng)鏈流程體系。下面以采購環(huán)節(jié)為例進行具體描述，其他業(yè)務(wù)與此方法相同。

企業(yè)的采購環(huán)節(jié)包括獲取原材料并支付現(xiàn)金或銀行存款，通常包括下單、稽催、入庫、退貨、對賬和付款等基本環(huán)節(jié)，按照業(yè)務(wù)流程重組的思想，企業(yè)要以企業(yè)目標為導向調(diào)整業(yè)務(wù)流程和組織結(jié)構(gòu)，打破傳統(tǒng)職能部門的界限，由一個人或一個工作團隊來完成某一業(yè)務(wù)的所有步驟，讓決策產(chǎn)生在信息生成的地方。其優(yōu)化設(shè)計原理如圖2所示。

從圖2中可以看出，在ERP系統(tǒng)中記賬工作也已經(jīng)變得非常簡單，只需要工作人員按一下按鈕發(fā)出指令，就可以由系統(tǒng)自動完成整個記賬過程。在ERP環(huán)境下，甚至可以設(shè)置憑證審核以后由系統(tǒng)自動記賬，其實記賬操作只是指揮計算機在相應(yīng)數(shù)據(jù)庫中的記錄上做個標志。隨著ERP系統(tǒng)的完善，針對各種可能出現(xiàn)的業(yè)務(wù)情形，設(shè)置了相應(yīng)的會計憑證模板與之對應(yīng)，企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時，能由系統(tǒng)自動生成準確無誤的會計憑證，或者根據(jù)單據(jù)直接登記賬簿。對于采購環(huán)節(jié)應(yīng)付賬款的處理，遵循決策產(chǎn)生在信息生成的地方這一原則，在輸入發(fā)票的同時系統(tǒng)能夠自動檢查有關(guān)的采購單和收貨單，進行三方匹配，匹配成功即可以執(zhí)行付款，而不必再等到財務(wù)部發(fā)出付款指令。即在處理業(yè)務(wù)單據(jù)的同時處理相關(guān)會計業(yè)務(wù)信息，當流程走完，則整個采購過程結(jié)束。

4 結(jié)束語

在傳統(tǒng)崗位分工的情況下，作業(yè)流程被分割成各種簡單的任務(wù)，經(jīng)理們將精力集中在個別任務(wù)效率的提高上，而忽略了最終目標，即滿足顧客的需求。通過優(yōu)化設(shè)計，形成全局思想，從整體上確認企業(yè)的作業(yè)流程，追求全局最優(yōu)，而非個別最優(yōu)。本文通過業(yè)務(wù)信息處理流程與會計信息處理流程的整合，運用集成思想，集成業(yè)務(wù)處理與會計信息處理，使會計業(yè)務(wù)和其他業(yè)務(wù)協(xié)同實現(xiàn)整個采購流程的最優(yōu)化，加速企業(yè)整體效益的提升。但要完成企業(yè)的整體目標，僅有優(yōu)秀的ERP系統(tǒng)還遠遠不夠，現(xiàn)代管理理念更加重要。

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