賬務處理與報表系統(tǒng)是整個會計電算化軟件的核心部分，其基本任務是：①由原始憑證填制記賬憑證（包括憑證的輸入、修改和審核等）；②由已審核的記賬憑證登記總賬、明細賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬；③根據(jù)總賬和明細賬編制資產(chǎn)負債表和損益表等會計報表。對應于這些基本任務，賬務處理與報表系統(tǒng)應由若干相應的功能模塊組成，各模塊又分別由若干子模塊組成。要把這些模塊較好地組織起來，最好的辦法就是利用菜單技術。本文主要以Visual FoxPro 6.0（以下簡稱VFP）為開發(fā)工具來探討賬務處理與報表系統(tǒng)的菜單設計及實現(xiàn)方法。

1 賬務處理與報表系統(tǒng)的功能模塊

賬務處理與報表系統(tǒng)是一種極為重要的管理信息系統(tǒng)，主要實現(xiàn)會計科目設置、記賬憑證處理、登記賬簿、編制會計報表、賬表的預覽與打印、結轉(zhuǎn)等功能。由于賬務處理與報表系統(tǒng)是由特定的操作人員使用的，它還應當能夠提供包括增加操作員、刪除操作員及修改口令在內(nèi)的用戶管理功能。另外，與其他管理信息系統(tǒng)一樣，該系統(tǒng)使用完畢后應能夠退出。賬務處理與報表系統(tǒng)的功能模塊結構如圖1所示。

其中，賬表預覽與打印模塊下的各子模塊又分別包括預覽和打印兩個功能子模塊，例如：總賬子模塊下包括總賬預覽、總賬打印子模塊。

2 賬務處理與報表系統(tǒng)的菜單規(guī)劃

由于賬務處理與報表系統(tǒng)由若干功能模塊組成，各模塊又由若干子模塊組成，因此，系統(tǒng)實現(xiàn)時最適合以菜單方式對各模塊進行組織與設計。為方便論述，這里將賬務處理與報表系統(tǒng)所在的最高層模塊稱為0級模塊，0級模塊所直接包含的各模塊稱為一級模塊，一級模塊的直接下級模塊稱為二級模塊，余類推。根據(jù)這種約定，圖1中“賬表預覽與打印”、“總賬”、“預覽”模塊就分別對應于一、二、三級模塊。設計菜單系統(tǒng)時所用的模塊結構圖中一般不多于三級模塊。

進行菜單規(guī)劃時通用的做法是，將組成系統(tǒng)的一級模塊的名稱（或含義相同的替代名稱）作為菜單欄上各菜單項的名稱，若模塊下還有子模塊，則將各模塊下的子模塊的名稱（或含義相同的替代名稱）作為相應菜單項下的子菜單項的名稱，菜單的層次一般不超過3層。根據(jù)圖1，賬務處理與報表系統(tǒng)的菜單欄由會計科目設置、記賬憑證處理、登記賬簿、編制報表、賬表預覽與打印、結轉(zhuǎn)、用戶管理、退出等菜單項組成，除“退出”菜單項外的其余菜單項下又由若干對應的子菜單項組成。如會計科目設置菜單項下包括輸入科目、查詢科目、修改科目、刪除科目等子菜單項；賬表預覽與打印菜單項下包括總賬、明細賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、資產(chǎn)負債表、損益表、利潤分配表、現(xiàn)金流量表等子菜單項，這些子菜單項下又分別由預覽、打印子菜單項組成。

為方便用戶操作，規(guī)劃菜單時可以根據(jù)需要為菜單欄的每個菜單項設計熱鍵，為每個菜單項下的各子菜單項設置訪問鍵、快捷鍵，并設置必要的分隔線。利用VFP設計的賬務處理與報表系統(tǒng)的部分菜單界面如圖2和圖3所示，其中“會計科目設置”菜單的熱鍵是K，“輸入科目”項的訪問鍵為S、快捷鍵為Ctrl+S，橫線為分隔線，余類推。

3 菜單功能的實現(xiàn)方法

菜單設計是在VFP的菜單設計器中完成的。啟動VFP后，在“文件”菜單下選擇“新建”命令，在彈出的“新建”對話框選中“菜單”項，然后單擊“新建文件”按鈕，再在彈出的“新建文件”對話框中單擊“菜單”按鈕，即可進入菜單設計器界面。也可在項目管理器的“全部”或“其他”選項卡的樹型目錄區(qū)選中“菜單”項，再單擊“新建”按鈕，以類似的方法進入菜單設計器界面，進行菜單的設計。

3. 1菜單欄設計

菜單欄設計主要是設計出現(xiàn)在菜單欄的菜單項名及對應的熱鍵。一般將系統(tǒng)所包含的功能模塊的名稱（或含義相同的替代名稱）作為菜單欄的菜單項名，將菜單項名對應的漢語拼音（或英文單詞）縮寫中的、最有助于人們理解菜單項功能的某個字母作為菜單項的熱鍵，并將各菜單項按照事先設計好的順序進行排列。按照上述方法進入菜單設計器后，可以看到設計器的菜單級對應為“菜單欄”，可對照圖1所示的模塊名稱并按照設置熱鍵的規(guī)則，或依據(jù)第2節(jié)所作的菜單規(guī)劃，在“菜單名稱”欄依次輸入對應的菜單項名并設置相應的熱鍵，如圖4所示。

其中，T是“退出”項的熱鍵，執(zhí)行該項可退出VFP。由于退出VFP可用quit命令實現(xiàn)，所以在對應的“結果”欄選擇“命令”，再在其右邊的文本框輸入quit即可。其他各菜單項都對應有下拉菜單，所以在結果欄均選擇“子菜單”。這樣，運行菜單后，也可以通過按“Alt+T”組合鍵執(zhí)行“退出”功能。

3. 2下拉菜單設計

菜單欄中的每個菜單項都可根據(jù)需要對應于一個一級或不多于三級的下拉菜單。在圖4所示界面的“菜單名稱”欄輸入某菜單項名，在“結果”欄選擇“子菜單”，并單擊其右邊的“創(chuàng)建”（或“編輯”）按鈕后，即可進入該菜單項的下拉菜單設計界面，圖5和圖6分別是“會計科目設置”和“賬表預覽與打印”的下拉菜單設計界面。

“會計科目設置”下拉菜單的菜單項由“會計科目設置”模塊所包含的子模塊名組成。假設每個子模塊對應于一個已設計好的表單文件（擴展名為.scx），如“輸入科目”模塊對應于表單文件“輸入科目.scx”，保存在默認目錄下，則菜單設計器中的各菜單項對應的結果欄應選擇“命令”，其右邊的命令輸入框中應輸入相應的可執(zhí)行命令，如“輸入科目”菜單項對應的命令為“do form 輸入科目.scx”。若在菜單項之間插入分隔線，則菜單名稱為“\\-”，結果欄選“子菜單”即可。若在“菜單級”對應的下拉組合框中選擇“菜單欄”，即可返回菜單欄設計界面（即返回到圖4）。

由于賬表預覽與打印模塊下包含若干子模塊，各子模塊又分別包括預覽和打印兩個功能子模塊，所以“賬表預覽與打印”下拉菜單應包含一個二級菜單結構，需要分別進行設計。首先以上述類似的方法進入賬表預覽與打印的下拉菜單設計界面（圖6），分別將賬表預覽與打印模塊下的各子模塊名（及其訪問鍵）作為菜單項名輸入菜單名稱欄，在結果欄選擇“子菜單”，并設置必要的分隔線，就完成了一級下拉菜單的設計。然后，對于每個菜單項，單擊結果欄右邊的“創(chuàng)建”（或“編輯”）按鈕，可進入二級菜單設計界面，例如，單擊“總賬”項結果欄右邊的“創(chuàng)建”（或“編輯”），即可進入總賬子菜單的設計界面（圖7）。這里，假設各報表文件（擴展名為.frx）均已設計好，比如總賬的報表文件為zz.frx，并保存在默認目錄下，則在菜單名稱欄分別輸入“預覽”、“打印”（及相應的訪問鍵）作為菜單項，在結果欄選擇“命令”，在“預覽”項結果欄右邊的命令輸入框輸入report form zz.frx preview，在“打印”項結果欄右邊的命令輸入框輸入report form zz.frx to printer。

需要說明的是，在結果欄選擇“命令”時，其右邊的命令輸入框中應輸入相應的可執(zhí)行命令，可以是VFP命令或SQL語句。除執(zhí)行表單、報表文件命令外，還可以是執(zhí)行程序文件（擴展名為.prg）、查詢文件（擴展名為.qpr）等的命令，而且所輸入的命令必須是執(zhí)行對應菜單項功能的命令，命令的語法和格式也必須完全正確。例如，登記總賬的程序名是djzz.prg，則對應的命令用do djzz.prg；編制損益表的程序名是bzsyb.prg，則對應的命令用do bzsyb.prg。

其余模塊對應的菜單、子菜單可參照上述方法在菜單設計器中進行設計與修改。

整個菜單設計完成后，可單擊常用工具欄的“保存”按鈕進行保存，生成擴展名為.mnx的菜單設計文件，比如生成“賬務處理與報表系統(tǒng).mnx”，該文件可以隨時進行編輯與修改。

3. 3菜單的運行

設計好的菜單必須生成可執(zhí)行的菜單程序文件才能正常運行。選中菜單設計器，在VFP系統(tǒng)菜單欄中選擇“菜單”項下的“生成”選項，將彈出“生成菜單”對話框，單擊“生成”按鈕后，即可生成主文件名與菜單設計文件的主名相同、擴展名為.mpr的可執(zhí)行菜單程序文件，比如菜單設計文件名為“賬務處理與報表系統(tǒng).mnx”，則菜單程序文件名為“賬務處理與報表系統(tǒng).mpr”。

生成可執(zhí)行菜單程序后，就可運行該菜單，運行方法有多種。例如，可以利用VFP“程序”菜單下的“運行”命令，也可以將“賬務處理與報表系統(tǒng).mnx”添加到項目管理器后利用“運行”按鈕，還可以在VFP的程序文件或命令窗口中執(zhí)行命令：do 賬務處理與報表系統(tǒng).mpr。

4 結 語

綜上所述，利用VFP設計應用系統(tǒng)菜單時，首先要通過分析和規(guī)劃，畫出不多于三級的系統(tǒng)模塊結構圖；然后根據(jù)模塊結構圖規(guī)劃菜單系統(tǒng)，包括確定菜單欄所包含的菜單名及相應的熱鍵，設計出每個菜單名對應的下拉菜單所包含的菜單項及相應的訪問鍵、快捷鍵、分隔線等，并確定哪些菜單項還要有子菜單；最后利用菜單設計器創(chuàng)建菜單和子菜單，并按照實際要求為沒有子菜單的菜單項指定所要執(zhí)行的任務或命令。設計好的菜單文件需要生成擴展名為.mpr的可執(zhí)行菜單程序文件后才能運行該菜單，從而最終實現(xiàn)菜單的功能。

主要參考文獻

［１］ 朱順泉，姜靈敏． 管理信息系統(tǒng)理論與實務［Ｍ］． 修訂版. 北京：人民郵電出版社，２００４.

［２］ 陳洛資，陳昭平． 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及應用基礎［Ｍ］． 第２版. 北京：清華大學出版社，北京交通大學出版社，２００５.