[摘要]范圍管理是項目管理的九大職能領(lǐng)域之一。在項目整體管理中有著極其重要的意義和作用。本文通過分析信息系統(tǒng)開發(fā)項目中范圍管理所涉及的主要問題及其影響。并結(jié)合該項目特點，提出從項目立項開始分階段強化信息系統(tǒng)開發(fā)項目范圍管理的思路和方法。

[關(guān)鍵詞]信息系統(tǒng)；開發(fā)項目；范圍管理

[中圖分類號]F270.7；C931.6 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194(2009)23-0076-03

1 研究背景與意義

信息系統(tǒng)開發(fā)項目管理是為了使所開發(fā)系統(tǒng)能夠按照預(yù)定的成本、進度和質(zhì)量順利完成，根據(jù)管理科學(xué)的理論。對項目的需求、成本、人員、進度、質(zhì)量、風(fēng)險等進行科學(xué)分析和有效管理及控制。并利用工程化開發(fā)方法所進行的系統(tǒng)活動。但目前，許多信息系統(tǒng)開發(fā)項目管理還沒規(guī)范化，并且不少項目經(jīng)理和項目組成員缺乏范圍管理的意識和相關(guān)知識，致使信息系統(tǒng)開發(fā)過程中，在項目進行到一定階段之后往往會讓人感覺到不知道項目什么時候才能真正結(jié)束。要使項目結(jié)束到底還需要投入多少人力和物力，整個項目就好像一個無底洞，對項目最后何時結(jié)束誰的心里也沒有底。并且，還有很多信息系統(tǒng)系統(tǒng)開發(fā)完成進入交付使用時期，往往由于內(nèi)外環(huán)境和用戶需求等的變化，使得系統(tǒng)功能需要更新或擴充，從而導(dǎo)致投資方和開發(fā)方相互扯皮不斷，項目難以收尾和結(jié)算。故在信息系統(tǒng)開發(fā)項目管理過程當(dāng)中，必須強化范圍管理。

2 項目范圍管理的內(nèi)涵與作用

項目范圍是指為了達到項目目標(biāo)。項目所規(guī)定要完成的工作及過程。利益相關(guān)方必須在項目產(chǎn)品方面達成共識，也要在如何完成這一項目上達成一致的意見。項目范圍管理是指對項目包括什么與不包括什么的定義和控制的過程。這個過程用于確保項目團隊和利益相關(guān)者對作為項目結(jié)果的項目產(chǎn)品以及生產(chǎn)這些產(chǎn)品所用到的過程有一個共同的理解。簡單地說，項目范圍管理就是為項目劃定一個界限，劃定哪些方面是屬于項目應(yīng)該做的。哪些是不應(yīng)該包括在項目之內(nèi)的，定義項目管理的工作邊界，確定項目的目標(biāo)和主要的項目可交付成果。

確定項目范圍對項目管理來說可以產(chǎn)生如下作用：

(1)提高費用、時間和資源估算的準(zhǔn)確性。項目的工作邊界定義清楚了，項目的具體工作內(nèi)容明確了。這就為對項目所需的費用、時間、資源的估計打下了基礎(chǔ)。

(2)確定進度測量和控制的基準(zhǔn)。項目范圍是項目計劃的基礎(chǔ)，項目范圍確定了，就為項目進度計劃和控制確定了基準(zhǔn)。

(3)有助于清楚地分派責(zé)任。項目范圍確定后也就確定了項目的具體工作任務(wù)。為進一步分派任務(wù)打下了基礎(chǔ)。

制約一個項目的條件是項目“三約束條件”，即范圍、時間和成本。在一個項目中這3個條件是相互影響、相互制約的。但仔細分析，往往是由于范圍影響了時間和成本，或者說三約束中最主要的影響是范圍。因為如果一個項目所確定的范圍小，那么它需要完成的時間以及耗費的成本必然也??；反之，如果—個項目的范圍增大，那么它需要完成的時間以及耗費的成本也必然隨著增大。因此。正確地確定項目范圍對項目成功非常重要。如果項目的范圍確定得不好，有可能造成最終項目費用的提高。因為項目范圍確定得不好會導(dǎo)致意外的變更。從而打亂項目的實施節(jié)奏，造成返工，延長項目完成時間，降低勞動生產(chǎn)率，影響項目組成員的干勁。

3 信息系統(tǒng)開發(fā)項目立項時的范圍管理

一般項目啟動后的范圍管理基本內(nèi)容包括：范圍計劃編制、范圍核實、范圍變更控制等。信息系統(tǒng)開發(fā)項目。由于具有涉及資源面寬、時間周期長、技術(shù)含量高、環(huán)境影響大、管理層次結(jié)構(gòu)復(fù)雜等特點。故其范圍管理應(yīng)在包括上述基本內(nèi)容的基礎(chǔ)上，增加并強化項目立項時的范圍管理。對于信息系統(tǒng)開發(fā)項目來講，其范圍管理可分為項目立項時和項目啟動后兩個大的階段來進行。每個階段再按照所確定的范圍管理的內(nèi)容分步實施，就可最大限度地保證系統(tǒng)開發(fā)項目在給定條件下獲得成功。

信息系統(tǒng)開發(fā)項目立項時的范圍管理。其實質(zhì)就是要首先明確項目啟動條件，為項目啟動前期的工作減輕風(fēng)險和費用。具體內(nèi)容可包括以下幾個方面：

(1)做好項目立項方案的可行性論證。目前，許多信息系統(tǒng)開發(fā)項目在立項時不按科學(xué)的程序辦事，往往是投資方高層領(lǐng)導(dǎo)者拍腦袋上項目，并且對所上項目不愿意花費時間、金錢和精力，進行詳細的系統(tǒng)的調(diào)查研究和細致的目標(biāo)和方案論證，這樣一來，導(dǎo)致項目投資過大或者功能缺陷等失敗的例子比比皆是。正確的做法應(yīng)該是，在項目立項前。投資方高層領(lǐng)導(dǎo)者就應(yīng)和系統(tǒng)開發(fā)項目經(jīng)理。以及財務(wù)專家、工程經(jīng)濟專家等一起合作。進行項目方案設(shè)計和可行性論證，這樣不僅能夠防止決策失誤，而且保證項目管理的連續(xù)性，進而保證項目的成功，提高項目的整體效益。

(2)明確項目目標(biāo)。在項目立項方案確定后，投資方還需和項目經(jīng)理等各方有效溝通。就所開發(fā)系統(tǒng)的功能需求、內(nèi)外環(huán)境的影響和制約因素、資源的獲取和充分利用等方面進行細致磋商。力求項目“方案一環(huán)境一能力”之間的平衡，進而確定項目總目標(biāo)及其各階段的子目標(biāo)，最后形成可行的和經(jīng)過權(quán)力部門認可的目標(biāo)建議書。

(3)定義項目范圍。項目范圍是控制項目風(fēng)險和成本的關(guān)鍵因素之一，在項目立項方案及項目各層目標(biāo)確定后，項目投資方和開發(fā)項目經(jīng)理要進一步就項目的范圍問題進行詳細的研究和探討，其根本任務(wù)是在項目目標(biāo)的指導(dǎo)下，雙方形成一致的項目范圍的定義。并作為書面報告記錄下來，為日后的項目實施提供綱要性的指導(dǎo)。也為項目成本的控制提供確定性的依據(jù)，這樣就能保證項目無缺陷地啟動。同時，在項目啟動前，雙方還應(yīng)在組織上、工作責(zé)任和工作流程上建立戰(zhàn)略層和項目層之間的關(guān)系，從而保證項目整個前期工作有條不紊地進行。

4 信息系統(tǒng)開發(fā)項目啟動后的范圍管理

4，1范圍計劃

要管理好項目范圍，首先就要做好計劃，這不僅是對項目范圍管理的要求，也是對整個項目管理過程的要求。范圍計劃編制就是將產(chǎn)生項目產(chǎn)品所需進行的項目工作(項目范圍)漸進明細和歸檔的過程。范圍計劃編制工作需要參考很多信息，如系統(tǒng)描述，首先要清楚最終定義的各項具體功能和需求才能規(guī)劃要做的工作；又如合同等項目章程也是非常主要的依據(jù)，因為這些已粗線條地勾畫了項目范圍計劃。在此基礎(chǔ)上進一步深入和細化，就可比較方便和快捷地編制出項目的范圍計劃。

在計劃的編制過程中，應(yīng)注意認真做好3方面的工作。其一是擬定計劃的工作流程。因為計劃工作可看作是項目管理系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，故必須建立合理的計劃工作程序，提出具體的規(guī)范化的計劃文件要求。其二是做好計劃中的協(xié)調(diào)。按照總目標(biāo)、總?cè)蝿?wù)和總體計劃，起草招標(biāo)文件、簽訂合同，注意不同合同的協(xié)調(diào)和不同層次計劃之間的協(xié)調(diào)。其三是計劃編制后的工作。報主管部門批準(zhǔn)后，要爭取各方面對計劃結(jié)果達成共識，作為信息提供給相關(guān)利益者，爭取他們的支持，為計劃的實施創(chuàng)造有利條件，亦為以后階段范圍管理提供框架性指導(dǎo)。

4，2范圍分解

計劃編制完成后。需要運用項目范圍分解的工具和方法，把項目工作分成較小的更便于管理的多項工作。工作分解結(jié)構(gòu)(Work Breakdown StnJcture，WBS)是項目管理中的一種基本方法。它主要應(yīng)用于項目范圍管理。是一種在項目全范圍內(nèi)分解和定義各層次工作包的方法。它按照項目發(fā)展的規(guī)律，依據(jù)一定的原則和規(guī)定，進行系統(tǒng)化的、相互關(guān)聯(lián)的層次分解。結(jié)構(gòu)層次越往下層則項目組成部分的定義越詳細。WBS最后構(gòu)成一份層次清晰的結(jié)構(gòu)，可以具體作為組織項目實施的工作依據(jù)。合適的范圍分解對項目成功十分關(guān)鍵，當(dāng)范圍分解不恰當(dāng)時，不必要的變更就會不可避免地出現(xiàn)，很可能人為地造成返工、延長工期、降低團隊士氣等一系列不利的后果。

還需要提及的是，現(xiàn)在已有眾多的項目管理軟件，諸如Microsoft Project，Primavera P3e／c＆Expedition、Teamplay企業(yè)項目管理軟件等，為用戶提供了方便地對項目進行分解和編碼的功能，并可以在任何層次上進行各種信息的匯總。

4，3范圍確認

項目范圍確認是指項目利益相關(guān)者(項目提出方、項目承接方、項目使用方等)對于項目范圍的正式認可和接受的工作過程。項目確認要明確所有與項目有關(guān)的工作均已包括在項目范圍中，并且與項目無關(guān)的工作均未包括在項目范圍中。不僅要確認項目的整體范圍，還要對分解后的子工作范圍進行確認。范圍確認的主要依據(jù)有：項目章程：項目范圍說明書；項目范圍管理計劃；項目工作分解圖等。

項目范圍確認的主要方法有項目范圍核減表和項目工作分解結(jié)構(gòu)的核減表。前者從整體上對項目范圍進行核減，比如目標(biāo)是否明確，目標(biāo)因素是否合理，約束和假定條件是否符合實際等；后者主要以工作結(jié)構(gòu)分解圖為依據(jù)，檢查項目交付物描述是否清楚，工作包分解是否到位，層次分解結(jié)構(gòu)是否合理等。

范圍確認是很重要的，并不是一個走過場的形式，因為在這部分工作中，項目經(jīng)理會向項目利益相關(guān)者陳述整個項目的目標(biāo)、需要的資源、完成的時間和項目的品質(zhì)這些事關(guān)項目成敗的內(nèi)容，并得到這些干系人的認可。在清晰化這些問題后，日后在執(zhí)行的過程中可以避免很多因項目范圍不確定而造成的爭執(zhí)。投資方和開發(fā)方還可通過合同的形式，或者再以談判、紀要、報告、洽商等形式約定彌補合同不足，分清各方責(zé)任，做好各方任務(wù)交接工作，避免扯皮、推委等不良現(xiàn)象發(fā)生。

4，4范圍變更

幾乎沒有什么項目能夠非常順利地按照原先制訂的范圍計劃執(zhí)行下去。因為在項目的執(zhí)行過程中，由于存在著各種各樣的不確定因素，導(dǎo)致項目的實施工作會產(chǎn)生一些變化，尤其在項目的實施和控制階段。項目范圍的變更發(fā)生得更為頻繁。

在項目管理過程中可通過范圍變更控制系統(tǒng)來確保變更是在受控的情況下發(fā)生：通過使用監(jiān)督績效報告來了解當(dāng)前進展情況，分析和預(yù)測可能出現(xiàn)的范圍變更；使用補充計劃編制來對現(xiàn)有的i-i~J進行修正等。

信息系統(tǒng)開發(fā)項目應(yīng)該建立一套嚴格、高效、實用的變更程序，這樣在發(fā)生變更時就可及時遵循規(guī)范的變更程序來管理變更，從而保證變更是在受控的范圍內(nèi)進行，并保證項目的順利完成。

5 結(jié)束語

總之，在信息系統(tǒng)開發(fā)項目管理中，有效地進行范圍管理尤為重要，并且。根據(jù)信息系統(tǒng)開發(fā)項目較之其他一般項目更為復(fù)雜和時間周期長等特點。本文將信息系統(tǒng)開發(fā)項目的范圍管理分為兩個大的階段來組織實施，即信息系統(tǒng)開發(fā)項目立項時的范圍管理和項目啟動后的范圍管理，以突出項目在啟動前范圍管理的重要性以及所要進行的具體工作。同時根據(jù)不同階段的工作性質(zhì)和特點。分別確立了范圍管理的主要內(nèi)容，期望能對信息系統(tǒng)開發(fā)項目的范圍管理在沿用一般項目范圍管理模式時增加一些更具體及更實用的管理內(nèi)容和方法。相信通過不斷的探索和實踐，一定能使信息系統(tǒng)開發(fā)項目的范圍管理更趨完善和更具操作性，真正發(fā)揮現(xiàn)代項目管理在信息系統(tǒng)開發(fā)中的有效作用。