［摘要］不同類型數(shù)據(jù)之間的自動交換與處理是數(shù)據(jù)管理人員日常工作的重要內容。對于來自不同表格的數(shù)據(jù)，需要專業(yè)人員借助Access或Visual FoxPro等數(shù)據(jù)庫軟件開發(fā)應用系統(tǒng)軟件來完成，耗費的時間長、成本高。為了降低成本，提高工作效率，本文通過實例分析，提出利用Excel的數(shù)據(jù)鏈接功能，開發(fā)小型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的方法，可輕松實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動交換與處理。

［關鍵詞］小型數(shù)據(jù)庫；數(shù)據(jù)交換與處理；數(shù)據(jù)鏈接

[中圖分類號]TP[文獻標識碼]：A

1 引言：

電子表格Excel以其強大的數(shù)據(jù)處理功能和使用方便的特點在辦公領域得到普遍應用。但是，目前使用Excel多是進行單張表格的數(shù)據(jù)處理，多張表格之間的數(shù)據(jù)交換與處理一般通過多次“復制”、“粘貼”完成。這種做法不但重復工作量大，而且在修改數(shù)據(jù)時極易出錯，造成嚴重的報表錯誤。通常認為，多張表格之間的數(shù)據(jù)交換與處理需要專業(yè)人員借助Access或Visual FoxPro等數(shù)據(jù)庫軟件開發(fā)應用系統(tǒng)軟件來完成。其實，利用Excel數(shù)據(jù)鏈接功能，只要熟悉Excel操作，即可開發(fā)小型的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，輕松實現(xiàn)專業(yè)軟件才具有的數(shù)據(jù)自動交換與處理功能。下面以建立2009年公用水電費管理系統(tǒng)為例，具體介紹這種方法：

2 設計思路

將匯總表、電費、水費、1-12月學院水費、電費報表以及飲食中心、浴池、超市水電費通知單集中在一個工作薄中，建立電費、水費表格與其它表格的數(shù)據(jù)鏈接，在電費、水費表格輸入數(shù)據(jù)，其它表格自動生成報表和通知單。

3 基本步驟

3.1 建立系統(tǒng)工作薄和工作表

新建“2009年公用水電費管理系統(tǒng)”工作薄，在工作薄中建立匯總表、電費、水費和1-12月學院水電費報表、后勤集團水電費報表、及飲食中心、浴池、超市水電費通知單（如圖1）。

圖1 2009年公用水電費管理系統(tǒng)表格

3.2 建立工作表之間的數(shù)據(jù)鏈接

在“電費”表格中執(zhí)行【數(shù)據(jù)】→【篩選】→【自動篩選】命令，單擊“用電單位”篩選“學院”部分數(shù)據(jù)，【復制】“序號”“電表部位”“用電單位”“CT比例”“倍率”以及“電表底數(shù)”“一月表數(shù)和實用電量”數(shù)據(jù)，【復制】→【選擇性粘貼】→【粘貼鏈接】至“學院一月電費”表格對應的單元格（如圖2）。同樣方法完成其它表格的數(shù)據(jù)鏈接。

圖2選擇性粘貼

在完成數(shù)據(jù)鏈接后，空白的鏈接數(shù)據(jù)單元格顯示“0”，點擊【工具】→【選項】，取掉【零值】對話框【對號】可以消除公式單元格中顯示的“0”。

執(zhí)行【編輯】→【鏈接】，選擇【啟動提示】打開對話框，選擇“不顯示警告，但更新鏈接”選項，單擊【確定】。這樣可以取消每次啟動Excel軟件時自動彈出的數(shù)據(jù)鏈接是否更新選項對話框。

3.3 軟件調試

在“電費”表格輸入數(shù)據(jù)，“學院一月電費”表格數(shù)據(jù)同步更新，保證了報表數(shù)據(jù)的“同一性”。在【選擇性粘貼】→【粘貼鏈接】數(shù)據(jù)時，應特別注意單元格數(shù)據(jù)的對應，以免發(fā)生單元格錯位導致數(shù)據(jù)錯誤。

3.4 保護工作表

為防止在使用過程中誤操作修改系統(tǒng)內容和格式，需要對表格中水電表表數(shù)和備注以外的數(shù)據(jù)進行保護。選擇需要保護的單元格，點擊鼠標右鍵，執(zhí)行【設置單元格格式】→【保護】→【鎖定】命令，對不需要保護的單元格則在【保護】對話框中取消【鎖定】和【隱藏】選項。然后執(zhí)行【工具】→【保護】→【保護工作表】，選中要保護的選項，最后輸入密碼確認。這樣，如果發(fā)生誤操作，系統(tǒng)拒絕執(zhí)行，從而保證了系統(tǒng)結構和數(shù)據(jù)安全。

4結論

應用上述方法，不需要專門學習復雜的數(shù)據(jù)庫知識，即可在普遍應用的Excel界面開發(fā)自己的小型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，根據(jù)需要隨時擴展系統(tǒng)功能，創(chuàng)造性的完成辦公數(shù)據(jù)處理工作。

主要參考文獻

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[4]張翼，李輝. 案例學EXCEL2003中文版[TP]. 北京：人民郵電出版社 2004.5