[摘要]隨著計算機的普遍運用和互聯(lián)網(wǎng)的成熟發(fā)展，文檔一體化已成為檔案事業(yè)發(fā)展的新課題。文章探討推進(jìn)文檔一體化管理的措施及對策。

[關(guān)鍵詞]文件；檔案管理；文檔一體化

[作者簡介]張堅梅，中國電子科技集團(tuán)公司第38所館員、秘書，同等學(xué)歷研究生(MBA)，研究方向：檔案管理，安徽合肥,230031

[中圖分類號]G270 7

[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A

[文章編號]1007—7723(2009)02—0165—0002

文檔一體化是在信息時代背景下提出的一種新型文檔管理模式。它是將相對分散獨立的文件管理和檔案管理組成一個有機整體進(jìn)行管理，通過運用信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行公文處理和檔案管理信息存儲、控制、加工和傳輸，以實現(xiàn)對公文和檔案管理的整體優(yōu)化。其主要內(nèi)容是改革現(xiàn)行的立卷歸檔方法，取消“案卷”概念，減少人員組合因素，簡化檔案整理工作。文檔一體化可以解決信息時代傳統(tǒng)文書檔案的管理體制、管理模式、管理手段不相適應(yīng)的問題，是推動檔案工作與時俱進(jìn)、協(xié)調(diào)發(fā)展的必然要求。筆者就如何實現(xiàn)文檔一體化管理工作談幾點淺見。

一、提高思想認(rèn)識，強化文檔一體化意識

認(rèn)識的提高是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提條件和重要保證。用先進(jìn)理念代替?zhèn)鹘y(tǒng)理念，用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)改變與管理不相適應(yīng)的傳統(tǒng)手段和方法。文檔一體化的理論基礎(chǔ)是文件生命周期理論。文件生命周期理論認(rèn)為，從現(xiàn)行文件到檔案是一個連續(xù)統(tǒng)一、前后銜接的過程，而且前一階段的文件質(zhì)量將直接影響后一階段檔案的質(zhì)量，這要使原來相互獨立的但又在不少具體環(huán)節(jié)上相互雷同的兩個管理系統(tǒng)，從組織制度到具體程序真正交融在一起，主要目的是為了加強對文件管理的超前控制，保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的工作程序，改變檔案部門事后監(jiān)督指導(dǎo)的被動局面，避免無謂的重復(fù)勞動，使檔案工作流程科學(xué)化、合理化。每一位文書工作人員都要樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案意識，在工作中自覺將文件工作與檔案工作看作一個有機整體，不僅僅為當(dāng)前的工作服務(wù)，更要按照“文檔一體化”的要求規(guī)范地辦理好每一份公文，實現(xiàn)文書工作和檔案工作的有機統(tǒng)一。

二、理順管理體制，完善組織機構(gòu)

傳統(tǒng)的檔案管理體制已經(jīng)不適應(yīng)時代的要求，檔案管理費時費力，開發(fā)利用困難，無法優(yōu)質(zhì)高效地提供保障服務(wù)?，F(xiàn)行的文件和檔案管理流程實行分塊管理，肢解了文件運轉(zhuǎn)的聯(lián)系性和連續(xù)性，制約著文檔一體化的實現(xiàn)，文書工作和檔案工作很大程度上處于分離狀態(tài)，文件與檔案“兩張皮”現(xiàn)象嚴(yán)重。檔案管理只是各項工作中的最后環(huán)節(jié)，只是起到保存歷史的作用的認(rèn)識。檔案管理體制不改革，文檔一體化就無法實現(xiàn)。筆者認(rèn)為，首先要建立統(tǒng)一的管理機構(gòu)，負(fù)責(zé)管理文書工作和檔案工作，能在體制上解決文檔同步管理問題。規(guī)范部門職責(zé)，同時要賦予檔案部門一種新的職權(quán)，統(tǒng)一協(xié)調(diào)和指導(dǎo)從文件到檔案的各環(huán)節(jié)的工作。確保檔案管理職責(zé)滲透到各部門，使文件的形成處理、立卷歸檔與檔案的收集、整理、利用在統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下有機銜接在一起并在掌握控制之中。

三、搭建功能完善的文檔一體化業(yè)務(wù)平臺

從目前文檔一體化管理的現(xiàn)狀看，系統(tǒng)不完善是突出的問題。究其原因，除了技術(shù)因素外，檔案人員業(yè)務(wù)水平低、一體化管理思路不清晰、目標(biāo)不明是很重要的原因。實現(xiàn)文檔一體化管理的目標(biāo)就是通過建立一個以計算機信息管理為核心，集公文處理和檔案管理為一體的綜合辦公自動化系統(tǒng)。要實現(xiàn)文檔一體化管理，必須從文件材料的產(chǎn)生開始，就運用計算機管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理，完成文件運行的全過程，把文件管理和檔案管理兩個不同階段和性質(zhì)的工作緊密結(jié)合起來，實現(xiàn)計算機自動生成目錄、輔助立卷和自動檢索，可以進(jìn)行文件、檔案的快速查詢、統(tǒng)計、借閱等管理工作。因此，文檔一體化必須樹立前端控制思想。在文檔一體化的軟件系統(tǒng)設(shè)計中，要使用兼容性強、應(yīng)用性好、智能程度高的信息化系統(tǒng)，使文件與檔案的運轉(zhuǎn)、傳遞、處理、管理以及開發(fā)利用更加方便快捷，能滿足現(xiàn)代辦公環(huán)境下文檔一體化協(xié)調(diào)發(fā)展的技術(shù)保障體系。這就要求把檔案數(shù)字化管理設(shè)計進(jìn)去，對辦公自動化系統(tǒng)提出檔案管理方面的功能需求。檔案人員應(yīng)主動參與“系統(tǒng)”的設(shè)計，根據(jù)文檔一體化管理要求和檔案管理工作的需要，對各模塊、各工作環(huán)節(jié)的管理功能如何實現(xiàn)自動化、標(biāo)準(zhǔn)化等問題進(jìn)行思考，并提出具體的設(shè)計要求。而檔案人員要配合設(shè)計人員做好“元數(shù)據(jù)”的編制工作，通過各種“元數(shù)據(jù)”的設(shè)置，盡可能將電子文件管理過程各環(huán)節(jié)工作的管理功能和安全保密功能更好地實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和智能化，從而實現(xiàn)“前端控制”、“全過程管理”和集成化提供利用的目的。因此，文書檔案管理部門要與信息技術(shù)部門一起進(jìn)行深入調(diào)研、科學(xué)論證，遵循文書處理和檔案管理的客觀規(guī)律，逐步建立科學(xué)規(guī)范、設(shè)計合理、操作方便、高效安全的業(yè)務(wù)平臺。

四、優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，提高人員素質(zhì)

檔案人員的素質(zhì)高低，是影響文檔一體化的重要原因之一。文檔一體化管理模式是集信息處理、業(yè)務(wù)流程、知識管理與服務(wù)于一體的知識管理模式，要求檔案管理人員必須既要熟知現(xiàn)代檔案管理業(yè)務(wù)，又要了解文書處理基本知識，熟練掌握計算機技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)知識，能獨自開發(fā)、使用、維護(hù)檔案管理軟件，進(jìn)行檔案信息編輯、存儲、檢索、利用等工作。檔案管理人員的培養(yǎng)可從三個方面著手：一是創(chuàng)造有利條件，引進(jìn)人才，并留住人才；二是通過引進(jìn)競爭和激勵機制，破除職務(wù)終身制，采取競爭上崗的方式，給人才晉升的機會，從中選配工作責(zé)任心、事業(yè)心強的檔案工作人員來充實檔案工作崗位；三是要重視和積極組織在職培訓(xùn)工作，盡快使檔案人員由過去的單一的專門型向綜合的通才型轉(zhuǎn)變。檔案人員積極參加各種檔案培訓(xùn)、講座、業(yè)務(wù)交流，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識理論、現(xiàn)代化管理知識，掌握計算機的操作技能。檔案人員更要樹立終身學(xué)習(xí)的理念，抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)，“學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí)”，改善自己的知識結(jié)構(gòu)。要在于中學(xué)、學(xué)中干，運用新知識分析和解決工作中出現(xiàn)的各種新問題，提高駕馭現(xiàn)代技術(shù)的能力，使自己的知識和技能滿足工作的需要，適應(yīng)新的變化，能夠在文檔一體化方面掌握主動權(quán)，從而適應(yīng)文檔一體化管理的要求。