[摘要]隨著地質(zhì)資料檔案信息化程度的不斷提高，傳統(tǒng)的手工管理和利用方式已不適應(yīng)發(fā)展趨勢。檔案部門深化計算機(jī)管理的要求更為迫切?？睖y實(shí)體檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)將有助于檔案資料的規(guī)范化管理，有助于充分開發(fā)檔案資源，并使檔案服務(wù)水平獲得大幅提升。

[關(guān)鍵詞]ASP技術(shù)；B/S模式；地質(zhì)資料管理；系統(tǒng)；應(yīng)用

[作者簡介]鐘南萍，廣東省地質(zhì)局七、六地質(zhì)大隊，廣東韶關(guān)，512028

[中圖分類號]TP2

[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A

[文章編號]1007-7723(2009)09-0036-0003

一、開發(fā)背景和宗旨

(一)開發(fā)背景

建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫是數(shù)字化圖檔管理科學(xué)化的基礎(chǔ)。適應(yīng)企業(yè)信息化建設(shè)需求，必須摒棄以往單一、簡單化的管理模式，注重資料的信息化管理，將大量分散、孤立的資料信息歸檔成有序、易查的數(shù)據(jù)庫信息，并進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，提高工作效率。

(二)宗旨

1、通過資料借閱等固定流程的電子化，實(shí)現(xiàn)勘測實(shí)體檔案管理模式的變革。

2、為勘測實(shí)體資料建立適當(dāng)?shù)脑獢?shù)據(jù)信息。

3、使檔案服務(wù)工作公開，提高檔案工作效率。

二、系統(tǒng)介紹

實(shí)體檔案資料管理系統(tǒng)是為了提高公司檔案的信息化，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工檔案的管理模式而開發(fā)設(shè)計的管理系統(tǒng)。在開發(fā)和設(shè)計過程中充分考慮了實(shí)體檔案管理自身的特點(diǎn)。通過局域網(wǎng)建立輕便型B/s結(jié)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，并通過Intranet模式下數(shù)據(jù)庫應(yīng)用，成本低廉。用戶工作界面通過3W瀏覽器來實(shí)現(xiàn)，輕松實(shí)現(xiàn)了不同人員，從不同的地點(diǎn)訪問和操作共同的數(shù)據(jù)庫。它能有效地保護(hù)數(shù)據(jù)平臺和管理訪問權(quán)限，服務(wù)器數(shù)據(jù)庫安全，具有方便、快捷和高效的優(yōu)點(diǎn)。

(一)系統(tǒng)特點(diǎn)

1、采用B/s(B rowser／Server)結(jié)構(gòu)的Intranet應(yīng)用技術(shù)。

2、支持多用戶。

3、系統(tǒng)性能穩(wěn)定。

4、客戶端只需標(biāo)準(zhǔn)的瀏覽器，界面統(tǒng)一、操作方便。

5、系統(tǒng)擴(kuò)展維護(hù)簡單、可維護(hù)性強(qiáng)、開發(fā)成本低。

(二)系統(tǒng)運(yùn)行平臺

1、系統(tǒng)運(yùn)行平臺配置方案勘測實(shí)體資料管理系統(tǒng)采用B/s體系的3層結(jié)構(gòu)(如圖1所示)。實(shí)現(xiàn)實(shí)體資料的登記錄入、修改、刪除、歸檔、統(tǒng)計查詢、借閱查詢、自動催還及報表輸出等功能。它以訪問Web數(shù)據(jù)庫為中心，Http為傳輸協(xié)議，客戶端通過瀏覽器(IE)訪問Web服務(wù)器及相連的后臺數(shù)據(jù)庫。

2、利用ASP技術(shù)是開發(fā)B rower／Web Server模式軟件最為簡便的方法。

服務(wù)器端采用Access數(shù)據(jù)庫管理和Asp組件來構(gòu)成管理系統(tǒng)的應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)；客戶端采用瀏覽器來完成資料登記、歸檔、查詢等操作，同時也可進(jìn)行遠(yuǎn)程系統(tǒng)維護(hù)和數(shù)據(jù)管理。

(三)系統(tǒng)功能介紹

系統(tǒng)建設(shè)涵蓋實(shí)體檔案業(yè)務(wù)的所有流程，包括資料登記、打印提交、歸檔管理、統(tǒng)計利用、借閱、自動催還。

1、任務(wù)登記。

2、檔案歸檔及借閱狀況瀏覽和查詢。

3、員工檔案借閱與歸還情況查詢、檔案當(dāng)前狀態(tài)查詢及歷史借閱狀況查詢。

4根據(jù)登記簿號碼生成登記簿打印。

5、資料歸檔管理。

6、系統(tǒng)管理和維護(hù)。

7、檔案自動催還。

8、歸檔數(shù)據(jù)實(shí)時統(tǒng)計查詢和統(tǒng)計圖動態(tài)生成。

(四)系統(tǒng)組成和主要模塊

根據(jù)本系統(tǒng)目前的3類用戶及這些用戶所涉及的業(yè)務(wù)范圍，設(shè)計了4個用戶界面，分別是任務(wù)登記、數(shù)據(jù)查詢與打印、檔案管理和系統(tǒng)管理界面，力求使用戶的查詢檢索更簡單明了。

用戶權(quán)限設(shè)置、角色管理和系統(tǒng)安全。

用戶和用戶權(quán)限管理是系統(tǒng)安全運(yùn)行的保障。由于系統(tǒng)運(yùn)行于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，系統(tǒng)管理員針對用戶的不同權(quán)限，賦予其對有關(guān)數(shù)據(jù)表錄入、編輯和刪除的權(quán)力。

(五)實(shí)體資料歸檔工作流

實(shí)體資料歸檔工作流是針對實(shí)體檔案工作中具有固定程序的常規(guī)活動而提出的一個概念，即將實(shí)體檔案業(yè)務(wù)流程計算機(jī)化或自動化。通過將有關(guān)實(shí)體檔案的工作活動分解定義為良好的任務(wù)、角色、規(guī)則和過程來進(jìn)行執(zhí)行和監(jiān)控，達(dá)到提高管理組織水平和工作效率的目的。

1、檔案實(shí)體資料采集、檔案資源管理、檔案資源利用，形成一個完整的實(shí)體檔案資料信息化網(wǎng)絡(luò)?！熬W(wǎng)上登記—網(wǎng)上提交—登記打印—網(wǎng)上歸檔入庫—檔案檢索—檔案借閱—自動催還”的全過程，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案資料跨部門網(wǎng)上提交和歸檔入庫。

2、實(shí)體檔案的狀態(tài)查詢。在連接內(nèi)網(wǎng)的任何一臺計算機(jī)上即可查詢得到相關(guān)的實(shí)體檔案的狀態(tài)：(1)無此資料；(2)有但未歸檔；(3)已歸檔但資料已借出(目前在誰手中)；(4)資料可借閱。

每當(dāng)管理用戶啟動應(yīng)用來編輯任務(wù)內(nèi)容或提交新的任務(wù)時，能自動記錄每次修改的管理用戶名、編輯時間等。約束條件是任務(wù)號唯一，從而實(shí)現(xiàn)對檔案工作狀態(tài)的跟蹤。

3、實(shí)體檔案的自動催還，根據(jù)檔案借閱數(shù)據(jù)庫的實(shí)時記錄和《科技檔案資料管理規(guī)定》中有關(guān)資料借閱時間(30 d)的有關(guān)規(guī)定，動態(tài)生成資料催還名單，并在公司內(nèi)網(wǎng)主頁自動彈出催還名單，內(nèi)容包括員工姓名及逾期應(yīng)歸還的檔案數(shù)目。

(六)B/s模式的勘測資料管理系統(tǒng)的優(yōu)勢

1、基于網(wǎng)絡(luò)的管理系統(tǒng)安裝在Web服務(wù)器 上，位于公司局域網(wǎng)上的計算機(jī)，在任何時間、任何地點(diǎn)都能對此系統(tǒng)進(jìn)行操作。

2、客戶端免安裝、零維護(hù)，升級方式簡單，B／S架構(gòu)軟件的客戶端即瀏覽器，無需做任何的維護(hù)，客戶端所有操作只針對服務(wù)器進(jìn)行，可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程維護(hù)、升級和共享。

3、一般的計算機(jī)都具有office環(huán)境，不需另外安裝數(shù)據(jù)庫引擎即可方便地進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的管理及對打印報表的管理。

4、有利于實(shí)現(xiàn)資源共享，協(xié)同辦公。

三、系統(tǒng)應(yīng)用效果與檔案信息化建設(shè)的意義

在公司正常運(yùn)作，通過實(shí)體檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)體檔案資料庫的資源共享，給檔案管理人員、公司員工及有關(guān)部門帶來顯而易見的效果和收益，間接創(chuàng)造了企業(yè)的效益。

1、通過檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和實(shí)體檔案數(shù)據(jù)庫的建立，成功實(shí)現(xiàn)了對公司實(shí)體檔案資料提交、歸檔管理、借閱和自動催還的一站式管理，實(shí)現(xiàn)了實(shí)體檔案信息接受、傳遞、存儲和提供利用的一體化。

2、檔案資料數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)通訊和共享使檔案室同公司其他部門間的協(xié)作更富有成效。

3、檔案數(shù)據(jù)信息在LAN的傳輸，縮短了信息傳輸時間，提高了效率。另外，檔案管理信息化支持員工內(nèi)網(wǎng)自助查檔，查詢工作方便簡潔，減少了不必要的事務(wù)工作，提高了員工的工作效率。

4、推進(jìn)了檔案室的服務(wù)理念，提高了服務(wù)效率，有效地為生產(chǎn)提供服務(wù)。

5、實(shí)體檔案資料的借閱和催還工作更加可控。

6、檔案信息資源的開發(fā)利用和電子檔案信息的遠(yuǎn)程查詢和利用，為數(shù)字化檔案館的構(gòu)建提供有效的幫助。

7、勘測資料檔案信息的統(tǒng)計分析從一定程度

上折射出企業(yè)的經(jīng)營管理狀況。

四、需改進(jìn)處和功能拓展分析

(一)存在問題和解決辦法

1、問題：如何優(yōu)化數(shù)據(jù)庫訪問速度。隨著數(shù)據(jù)量增加，Access數(shù)據(jù)訪問速度必將成為本系統(tǒng)的制約瓶頸。

解決辦法：對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的存儲和訪問方式進(jìn)行優(yōu)化，調(diào)整數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，將檔案數(shù)據(jù)不僅按照類別劃分，同時按照年份劃分進(jìn)行存放，然后根據(jù)用戶的需求，訪問相應(yīng)的數(shù)據(jù)表信息，這樣有效地解決了數(shù)據(jù)訪問的速度問題，從而可大大提高系統(tǒng)效率。

2、系統(tǒng)運(yùn)行完全依賴網(wǎng)絡(luò)和服務(wù)器，一旦發(fā)生網(wǎng)絡(luò)故障或服務(wù)器故障等問題，系統(tǒng)無法運(yùn)行。

解決辦法：在檔案室計算機(jī)上設(shè)置本地虛擬環(huán)境，在上述情況發(fā)生時單機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)，在網(wǎng)絡(luò)或服務(wù)器恢復(fù)正常后將數(shù)據(jù)庫更新即可。

(二)功能拓展分析

1、錄入數(shù)據(jù)的校驗(yàn)：輸入的數(shù)據(jù)要進(jìn)行必要的校驗(yàn)，以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與一致性。

2、自動生成檔號：可根據(jù)檔案管理的規(guī)則要求，如年度、保管期限等信息，自動生成不同分類。文件分類自動生成件號，如技術(shù)清單、研發(fā)項(xiàng)目和地質(zhì)調(diào)查項(xiàng)目等的歸檔。

3、檔案利用拓展支持檔案日常業(yè)務(wù)的管理，檔案用戶可以直接在網(wǎng)上提出借閱申請，管理員及時對借閱申請進(jìn)行回復(fù)。

五、結(jié)語及建議

隨著公司辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)，資料信息化工程不能僅僅看作一個單獨(dú)的檔案管理系統(tǒng)，而是一項(xiàng)與辦公自動化緊密相連、密切合作的綜合化信息管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)的應(yīng)用前景是實(shí)現(xiàn)公司檔案資料的全面信息化管理。

1、建立資料服務(wù)網(wǎng)站，建立健全內(nèi)部檔案信息服務(wù)網(wǎng)，借助公司網(wǎng)絡(luò)平臺，擴(kuò)大潛在的檔案信息群體，使網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口，并進(jìn)行長期業(yè)務(wù)化運(yùn)行、維護(hù)與更新服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，提高檔案的利用效率。

具體建設(shè)內(nèi)容應(yīng)包括：在線發(fā)布資料元數(shù)據(jù)庫、資料數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)產(chǎn)品。

(1)提供用戶瀏覽、FTP下載、可視化顯示、數(shù)據(jù)產(chǎn)品與圖形產(chǎn)品生成等功能。

(2)發(fā)布資料信息，為公司員工提供方便、快捷的相關(guān)資料的查詢檢索服務(wù)。

(3)在網(wǎng)站上發(fā)布其他資料及其產(chǎn)品，如科技期刊信息等，擴(kuò)大檔案室資料服務(wù)內(nèi)容。

2、在公司已建立的網(wǎng)絡(luò)通信基礎(chǔ)上，逐步提高檔案信息化管理水平。根據(jù)檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案(如：紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案)進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，加強(qiáng)對公司電子文件積累、鑒定和歸檔等工作，保證電子文件的真實(shí)、完整和有效。

(1)研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，并修訂電子檔案管理辦法。

(2)制定相應(yīng)的安全策略，確保檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

(3)對檔案用戶進(jìn)行多項(xiàng)數(shù)據(jù)分析，并與公司業(yè)務(wù)活動相結(jié)合，尋求改進(jìn)檔案工作的有效措施。