竇彥莉

CIO精彩觀點(diǎn)

如果企業(yè)在管理上還存在很多漏洞、還有很多問題沒有得到澄清或者管控的規(guī)則根本就執(zhí)行不了,沒有優(yōu)化業(yè)務(wù)流程與管理基礎(chǔ),就匆忙實(shí)施管理軟件,最后的結(jié)果將是老問題沒有解決,新問題一大堆,IT幫倒忙,越幫越忙。

優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、夯實(shí)管理基礎(chǔ)才是IT實(shí)施的培元固本之術(shù),業(yè)務(wù)流程理順了,管理基礎(chǔ)夯實(shí)了,IT系統(tǒng)實(shí)施才有可能成功,才能與業(yè)務(wù)形成良性互動。王壽欣開出的藥方再一次說明了:企業(yè)內(nèi)部的IT應(yīng)用,首先是一個管理問題,然后才是技術(shù)問題。

目前,房地產(chǎn)開發(fā)從“產(chǎn)品主義為導(dǎo)向轉(zhuǎn)變成以實(shí)用為導(dǎo)向,這就迫使開發(fā)商不得不通過成本控制和提升速度的方式來確保獲取較高的利潤,所以成本控制成為沿海集團(tuán)錘煉內(nèi)部核心競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵所在。

正是在這樣的背景下,沿海集團(tuán)在2009年初提出了“完善成本管理體系,通過管理流程、資訊系統(tǒng)的建設(shè)和優(yōu)化,建立有效成本管控機(jī)制,提高成本管控能力”的目標(biāo),并將其作為年度重點(diǎn)工作。在沿海集團(tuán)資訊部經(jīng)理王壽欣看來,只有充分借助IT系統(tǒng),才能順利實(shí)現(xiàn)這個目標(biāo)。因此,他們把“成本與合約管理系統(tǒng)”推向了前臺。

王壽欣說:“對于成本管理這一類的主業(yè)務(wù)IT應(yīng)用系統(tǒng),無論是業(yè)務(wù)部門還是IT部門,都是愛恨交加。一方面,沒有IT系統(tǒng)的支持,總部不能實(shí)時知曉項(xiàng)目公司的成本開支,只有最后結(jié)算的時候,才發(fā)現(xiàn)成本超支了,從這個意義上講,早上比晚上要好;另一方面,房地產(chǎn)行業(yè)的成本管理業(yè)務(wù)異常復(fù)雜,實(shí)施IT系統(tǒng),對公司現(xiàn)有的管理要求比較高,能否實(shí)施成功或者能否得到滿意的回報,常常成為疑問。”

企業(yè)信息化首先是業(yè)務(wù)與管理的精細(xì)化,技術(shù)只是信息化的手段和實(shí)現(xiàn)形式,如果沒有業(yè)務(wù)和管理的優(yōu)化,即使運(yùn)用再先進(jìn)的信息技術(shù)或系統(tǒng)都可能導(dǎo)致南轅北轍。 因此,能否梳理清楚與成本相關(guān)的業(yè)務(wù)流程及其管控邏輯,就成為“成本與合約管理系統(tǒng)”實(shí)施的重中之重。在王壽欣看來,夯實(shí)管理基礎(chǔ),是IT實(shí)施的培元固本之術(shù)。在系統(tǒng)實(shí)施過程中,王壽欣開出了培元固本的三大藥方。

藥方一:補(bǔ)洞

王壽欣說,“補(bǔ)洞”旨在對癥治療有漏洞的制度流程。

大多數(shù)企業(yè)的制度流程基本都是原則性的一些規(guī)定,不可能對一些具體的細(xì)節(jié)性問題進(jìn)行描述,尤其是那些不怎么常用的流程。在沒有實(shí)施IT系統(tǒng)前,很少有人會在意這些流程,即使在實(shí)際執(zhí)行過程中真的遇到了,也會想方設(shè)法繞著走。

在沿海集團(tuán),對于合同保修金,以前在制度里就是一句話“合同結(jié)算時,須根據(jù)合同約定扣留保修金”,但是后續(xù)發(fā)生保修業(yè)務(wù)時,應(yīng)該如何進(jìn)行管控,就不得而知了。保修金畢竟也是成本管理的范疇,系統(tǒng)實(shí)施前,必須補(bǔ)充完整的管控邏輯。IT部門與業(yè)務(wù)部門經(jīng)過深入討論,最后在管理制度中做了如下約定:合同結(jié)算時,須根據(jù)合同約定扣留保修金,后續(xù)的保修事項(xiàng)以項(xiàng)目專項(xiàng)任務(wù)的方式進(jìn)行管理,并做保修合同計(jì)劃與目標(biāo),原合同關(guān)閉。

當(dāng)后續(xù)發(fā)生保修事項(xiàng)時:1.原合同乙方進(jìn)行維修時,由乙方出款,與我方成本無關(guān)。 2.由第三方進(jìn)行維修時,如果是在項(xiàng)目總成本決算前發(fā)生的:新簽保修合同、變更、計(jì)量、結(jié)算,超過保修金金額的,扣減目標(biāo)金額;如果沒有超過保修金余額的,則用保修金余額支付。項(xiàng)目決算前,須將后期項(xiàng)目專項(xiàng)中的成本分?jǐn)偟皆贤陧?xiàng)目的標(biāo)的。項(xiàng)目成本總決算后,支付第三方的合同(或直接報支)金額時,與原合同預(yù)留下的保修金比對清算,超過保修金余額時,用保修金支付,小于保修金的金額計(jì)入“突冒成本”中。

保修期滿后,依據(jù)上述支出,對合同保修金進(jìn)行結(jié)算,并依據(jù)結(jié)算結(jié)果支付保修金余額。

在很多人看來,這多少有點(diǎn)“狗拿耗子”的味道,但是正因?yàn)镮T這種“多管閑事”的推動,才填補(bǔ)了制度流程中的漏洞,才使得IT系統(tǒng)實(shí)施的管理基礎(chǔ)有了保障。

藥方二:明晰

王壽欣說,“明晰”旨在對癥治療制度流程中界定比較模糊的地方。

在沿海集團(tuán)的《預(yù)算管理辦法》中有這樣的規(guī)定:預(yù)算在執(zhí)行中,實(shí)際發(fā)生與原預(yù)算有差異時,在總額控制下的一定范圍內(nèi)可以挪項(xiàng)調(diào)劑使用。對于如何挪項(xiàng)使用,哪些費(fèi)用可以挪項(xiàng),哪些費(fèi)用不能挪項(xiàng),管理制度中并沒有給出明確的界定。

王壽欣說:“很顯然,一個不明確的管控邏輯,在系統(tǒng)實(shí)施時,是無法固化到系統(tǒng)中去的。”經(jīng)過與財務(wù)、營銷等部門的業(yè)務(wù)人員進(jìn)行廣泛研討,結(jié)合實(shí)際執(zhí)行過程中的現(xiàn)狀,對挪項(xiàng)使用的細(xì)則約定如下:銷售費(fèi)用、財務(wù)費(fèi)用預(yù)算不能與日常管理費(fèi)用挪項(xiàng)調(diào)劑使用;銷售費(fèi)中的銷售獎金不可挪項(xiàng)使用;日常管理費(fèi)用中人力成本預(yù)算(包含工資、福利、獎金)不可挪項(xiàng)使用;日常管理費(fèi)用、應(yīng)酬費(fèi)預(yù)算不可挪項(xiàng)使用;具有定向開支專項(xiàng)的日常管理費(fèi)用不可挪項(xiàng)使用,包括固定資產(chǎn)采購、品牌、信息改造、顧問咨詢專項(xiàng)、投資專項(xiàng)、客戶專項(xiàng)、法律專項(xiàng)、教育招聘專項(xiàng)等所有以定向開支名義的預(yù)算均不可挪項(xiàng)使用;地區(qū)年度預(yù)算中的挪項(xiàng)使用由地總行使審批權(quán),總部年度預(yù)算中的挪項(xiàng)使用由各責(zé)任單位負(fù)責(zé)人行使審批權(quán)。

如此一來,預(yù)算管理中挪項(xiàng)使用的管控邏輯就算是清晰了。王壽欣說,這樣的例子還有很多,如:《項(xiàng)目成本目標(biāo)管理規(guī)定》中成本科目之間的挪項(xiàng)使用細(xì)則、《合同管理規(guī)定》中對于“合同變更”的流程約定等等。

藥方三:揚(yáng)棄

王壽欣認(rèn)為,“揚(yáng)棄”旨在對癥治療制度流程中的規(guī)定很難執(zhí)行的部分。

王壽欣進(jìn)一步解釋說,對于那些雖然制度流程中有規(guī)定,但是長期以來,基本沒有得到執(zhí)行的,就應(yīng)該從制度的源頭進(jìn)行反思,這樣的規(guī)定是否真正符合業(yè)務(wù)的邏輯?是不是流程錯了?

沿海集團(tuán)《營銷費(fèi)用管理細(xì)則》規(guī)定,總部對于地區(qū)營銷費(fèi)用的管理是以月度為周期進(jìn)行控制的,并且采用月度強(qiáng)制控制的方式進(jìn)行。實(shí)際上,這樣的管控規(guī)則從來得不到執(zhí)行,一方面,總部很難實(shí)時獲取地區(qū)發(fā)生的營銷費(fèi)用,其實(shí)有很多費(fèi)用實(shí)際上早就簽訂合同了,只是還沒有付款而已;另一方面,總部每月下達(dá)的月度目標(biāo)計(jì)劃的準(zhǔn)確率比較低,如果真的按照月度強(qiáng)制管控的話,很多費(fèi)用都可能突冒,必須要拿到總部來審批,這在實(shí)際操作層面是不可行的。

為此,王壽欣帶領(lǐng)系統(tǒng)實(shí)施小組聯(lián)合營銷部對《營銷費(fèi)用管理細(xì)則》中的某些條款進(jìn)行了辨析,修正如下:

開口合同:無須預(yù)估總價,如廣告合同,在合同審批過程中,不與計(jì)劃目標(biāo)進(jìn)行對比,合同納入系統(tǒng)僅做實(shí)際臺賬處理,實(shí)際計(jì)量時才與目標(biāo)進(jìn)行對比,做月度累計(jì)提示控制與年度總額強(qiáng)制控制,并根據(jù)審批環(huán)節(jié)的責(zé)任范圍給出成本報警信息。

總額合同:合同審批時進(jìn)行年度總額強(qiáng)制性控制,如果超出相應(yīng)科目下的年度總額目標(biāo),必須進(jìn)行預(yù)算調(diào)整,待預(yù)算調(diào)整數(shù)據(jù)生效后才能根據(jù)合同審批權(quán)責(zé)予以審批通過。

王壽欣說:“我們在系統(tǒng)實(shí)施過程中確立了這樣一個原則:經(jīng)過實(shí)踐證明,凡是不能被執(zhí)行的,一律不寫進(jìn)制度;落實(shí)在制度中的管理邏輯,要么能借助IT系統(tǒng)實(shí)現(xiàn),要么能在系統(tǒng)外通過人工操作實(shí)現(xiàn)?！?/p>