如果輸入系統(tǒng)的是垃圾,輸出的也必然是垃圾。輸入的垃圾越多,輸出的垃圾將更多。數(shù)據(jù)對ERP的重要性不言而喻。

用戶提供數(shù)據(jù)存在的問題主要有以下幾類:數(shù)據(jù)不按提供的模板格式填寫;多個部門提供的同類相關數(shù)據(jù),但是規(guī)則不統(tǒng)一,部門數(shù)據(jù)各自為政; 數(shù)據(jù)重復,作為關鍵字唯一的數(shù)據(jù),卻出現(xiàn)多條;小數(shù)位不按規(guī)定;字符出現(xiàn)異常,應該為單字節(jié)字符的里面卻出現(xiàn)漢字;日期格式不按規(guī)定; 超出給定字段長度的,如要求15位的編碼卻出現(xiàn)16位的數(shù)據(jù);提供的數(shù)據(jù)變動很大;提供的數(shù)據(jù)之間缺少關聯(lián)性。

考慮到系統(tǒng)上線時間,可以采取以項目組為主,以用戶為輔的方式對數(shù)據(jù)進行整理:80%的數(shù)據(jù)格式由項目組整理,20%返回給用戶重新提供;錯誤數(shù)據(jù)請用戶修改后重新提供;數(shù)據(jù)變動大的只好做重復工作,導入用戶提供的最新數(shù)據(jù)。

上述問題普遍存在于各類信息系統(tǒng)上線的過程中,瑣碎而繁雜。下面我們試著對其中一些問題產(chǎn)生的原因進行探討。

由于項目組工作失誤或安排不到位等原因造成的問題

·培訓不到位:往往項目組只是在系統(tǒng)導入前召開系統(tǒng)上線說明會議并下發(fā)表格模板,沒有針對不同的部門人員填寫表格內容進行相應的培訓,造成最后各部門提交的數(shù)據(jù)內容格式各不相同的結果;

·表格模板不規(guī)范:提供的模板只有填寫說明和每列的列標題及批注,沒有每列字段類型、字段長度以及注意事項。

項目實施過程中,更多的問題是來自于業(yè)務部門的人員

·責任心不夠:有些部門的經(jīng)辦人員沒有意識到數(shù)據(jù)的重要性,責任心不夠,敷衍了事,未對數(shù)據(jù)進行必要的核對;

·工作強度大以及時間倉促:有些部門主管沒有認識到數(shù)據(jù)準備的巨大工作量,未將工作任務指定到一個人;

·主管不夠重視:有些部門主管沒有意識到數(shù)據(jù)的重要性,未能對經(jīng)辦人員提供的數(shù)據(jù)進行必要的審核。

項目進展緩慢,系統(tǒng)不能順利切換上線,或上線后系統(tǒng)用不起來,很大原因是因為基礎數(shù)據(jù)不準確。

為了ERP系統(tǒng)的順利上線,項目組在數(shù)據(jù)收集前就要做好培訓工作,然后再召開系統(tǒng)上線前說明會,要求各單位配合數(shù)據(jù)收集工作。接下來,要擬好通知下發(fā)到各個部門,明確表格提交時間,并且將要求提交的數(shù)據(jù)表格模板同時下發(fā)。表格模板里應包含標題欄、字段類型、字段長度、填寫說明、注意事項。此外,應要求所提交的數(shù)據(jù)一定要有部門各級領導的簽字。

為了保證數(shù)據(jù)的準確、合理,各個相關組織應采取一定措施。

項目組措施

·做好培訓工作:在數(shù)據(jù)收集前擬定數(shù)據(jù)收集的培訓計劃,確定培訓的內容、參與的人員以及時間安排,針對不同的部門人員填寫的表格內容進行相應的培訓,以盡量達到按模板填寫格式規(guī)范、內容正確的數(shù)據(jù)。

·設計提供規(guī)范的表格模板:項目組分別為各種類型的基礎數(shù)據(jù)準備相應的數(shù)據(jù)搜集模板,在Excel中準備好相應的空白表格,針對表格中需要填寫的項目提供一個詳細的說明(包括標題欄、字段類型、字段長度、填寫說明、注意事項)。同時,要與各業(yè)務部門負責填寫的相關負責人進行充分溝通,向他們解釋基本資料中的重要字段,標明哪些是必填字段、哪些是選填字段。

業(yè)務部門措施

·制定獎懲措施:在準備數(shù)據(jù)之前,項目組要在設計好數(shù)據(jù)準備文檔明確數(shù)據(jù)準備時間和范圍,即明確何時準備數(shù)據(jù),何時提交數(shù)據(jù),準備哪些數(shù)據(jù)。為了保證數(shù)據(jù)的及時、正確提供,應建立相應的的獎懲制度,如對每條正確輸入的數(shù)據(jù),給予相應的責任人和部門負責人一定的獎勵,對每條錯誤輸入的數(shù)據(jù)給予懲罰,以保證數(shù)據(jù)的正確性。

·領導支持、明確責任:為了保證ERP系統(tǒng)順利上線,企業(yè)必須投入大量人力物力進行數(shù)據(jù)準備。初期的數(shù)據(jù)準備工作會給人沒有任何成效的錯覺,并且這些工作枯燥而乏味,這時領導的支持與鼓勵就顯得尤為重要。因此,負責項目的公司高層領導不能忽視對項目的支持與鼓勵。他們應積極參加數(shù)據(jù)收集、系統(tǒng)導入前說明會以及制定相關的制度,增加全體人員對該工作的支持和信心。同時,由于數(shù)據(jù)準備牽涉到企業(yè)多個部門,所以離不開各部門領導、員工的積極配合與支持。各部門領導也要根據(jù)數(shù)據(jù)準備的工作量,將任務進行細化到具體負責的個人。

·建立好的審核機制:在ERP系統(tǒng)實施的初期數(shù)據(jù)準備工作中,建立審核機制,并形成規(guī)范的制度和流程,讓相關業(yè)務部門領導對相關責任人提供的數(shù)據(jù)簽字確認。只有這樣,才能保證數(shù)據(jù)的及時性與準確定性,才能保證ERP系統(tǒng)順利上線以及系統(tǒng)上線后后續(xù)收集的數(shù)據(jù)的質量。

企業(yè)在每一個信息系統(tǒng)中建立過程中,一定要高度重視數(shù)據(jù)的收集、整理工作。如果數(shù)據(jù)能夠達到及時性、準確性和完整性的要求,系統(tǒng)成功切換上線就變得水到渠成了,各個系統(tǒng)也因此能夠發(fā)揮最大的效益。