蔣惠琴等
追求高效的行政會(huì)議
蔣惠琴
我所在的星韻學(xué)校于2007年8月創(chuàng)辦。創(chuàng)辦伊始,什么都是新的,就連學(xué)校班子的成員也大多是剛剛走上行政崗位的,在這樣的背景條件下,我們確實(shí)需要通過(guò)高效的行政會(huì)議來(lái)提高班子成員的思想。統(tǒng)一認(rèn)識(shí),以使學(xué)校各項(xiàng)工作迅速走上正常的軌道。
“高效”首先體現(xiàn)在頻率和時(shí)間的安排上。考慮到行政人員的課務(wù)工作量,我們嚴(yán)格控制行政會(huì)議的頻率和時(shí)間,一學(xué)期能開(kāi)三次行政會(huì)議就很好,每次時(shí)間一般不可超過(guò)兩個(gè)小時(shí)。頻率太高影響大家的工作,時(shí)間太久會(huì)影響人的開(kāi)會(huì)情緒,自然也會(huì)影響會(huì)議的效率。
“高效”要體現(xiàn)在對(duì)內(nèi)容的安排上。行政會(huì)上安排的內(nèi)容應(yīng)該中觀一些,太微觀的事情完全沒(méi)有必要安排進(jìn)入。
“高效”要體現(xiàn)在對(duì)形式的策劃上。行政會(huì)議上主管部門發(fā)言是必要的。但每次不應(yīng)該只是校長(zhǎng)或主持人一個(gè)人的獨(dú)角戲。根據(jù)我們學(xué)校的實(shí)際和當(dāng)前學(xué)校的熱點(diǎn)問(wèn)題,可以把行政會(huì)議策劃成主題培訓(xùn)報(bào)告會(huì)、典型經(jīng)驗(yàn)介紹會(huì)和部門工作交流會(huì)等多種形式,既滿足了“新手上崗”培訓(xùn)的需要,又充分體現(xiàn)了單元管理模式中以級(jí)部為核心的層級(jí)特點(diǎn),讓部門工作得以凸現(xiàn),這比校長(zhǎng)單純地通報(bào)、總結(jié)部門工作效果要好得多。
“高效”要體現(xiàn)在對(duì)難點(diǎn)工作的協(xié)調(diào)上。我校單元管理模式下的層級(jí)之間涉及到條線與板塊的問(wèn)題。如級(jí)部主任負(fù)責(zé)整個(gè)級(jí)部的日常工作,包括教育、教學(xué)、教師隊(duì)伍管理等,這與政教部門的工作有重合,像這種情況就要既體現(xiàn)分工又充分合作。學(xué)??赏ㄟ^(guò)行政會(huì)議進(jìn)行組織協(xié)調(diào)。
但是,由于行政會(huì)議人員涉及較廣(我校行政人員有30人之多),所以,面對(duì)一些難點(diǎn)問(wèn)題,我們主張適當(dāng)開(kāi)些主要領(lǐng)導(dǎo)“碰頭”會(huì)議,部門領(lǐng)導(dǎo)“碰頭”會(huì)議,而不主張多開(kāi)行政會(huì)議,一樣能收到良好的效果。
不可取消但需要改進(jìn)
梁祝
一說(shuō)起學(xué)校的行政辦公會(huì)。給人的印象是,很難讓所有的與會(huì)者自始至終都饒有興趣地參與進(jìn)去。于是。該制度是否應(yīng)該取消成為有爭(zhēng)議的話題。我們認(rèn)為,學(xué)校行政辦公會(huì)作為一種有效的管理機(jī)制,其存在的必要性是不容置疑的,它是學(xué)校完成某種既定任務(wù)的渠道和手段,發(fā)揮著上傳下達(dá)及內(nèi)部間交流平臺(tái)的多種作用。至于在現(xiàn)實(shí)操作中存在的問(wèn)題。恰恰是學(xué)校辦公會(huì)議制度值得改進(jìn)和完善之處。同時(shí),運(yùn)用好這種有效的機(jī)制,也是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)管理藝術(shù)的體現(xiàn)。
“行政”就其本意來(lái)說(shuō),即“行使政治權(quán)威”,學(xué)校行政多屬于與教育教學(xué)緊密關(guān)聯(lián)的事務(wù)性活動(dòng)。學(xué)校行政辦公會(huì)議制度之所以不能取消,既因?yàn)樗菍W(xué)校完成有關(guān)工作任務(wù)的渠道,也是學(xué)校管理的一種機(jī)制和手段,同時(shí)還為學(xué)校各部門間的溝通提供了一個(gè)低成本、高效率的平臺(tái)。
學(xué)校作為一個(gè)組織的運(yùn)行,其必然要完成它特有的一些基本工作任務(wù),如傳達(dá)上級(jí)的文件、指示,通報(bào)全校工作開(kāi)展情況;研究決定學(xué)校工作中的重大問(wèn)題;聽(tīng)取各部門匯報(bào)上月工作重點(diǎn)、完成情況及下月工作預(yù)安排;協(xié)調(diào)解決重大問(wèn)題;以及總結(jié)和布置學(xué)校階段性工作等。然而,這些任務(wù)由誰(shuí)、通過(guò)什么渠道來(lái)完成最為有效?在學(xué)校里這個(gè)渠道就是學(xué)校辦公會(huì)議。因?yàn)閷W(xué)校辦公會(huì)議是在校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下學(xué)校各職能部門共同直接參與的一個(gè)組織形式,它所要完成的這些任務(wù)的性質(zhì)以及它的成員構(gòu)成的全面性、代表性決定了這些任務(wù)只能由學(xué)校辦公會(huì)議這個(gè)渠道來(lái)實(shí)現(xiàn),否則就會(huì)形成個(gè)人獨(dú)斷的局面。
適度的開(kāi)會(huì)是必要的,它是學(xué)校管理的一種機(jī)制和手段,它的目的是要解決工作中的問(wèn)題,并起到協(xié)調(diào)各種工作的作用。學(xué)校辦公會(huì)議是學(xué)校群體邊界的表現(xiàn),反映出學(xué)校這個(gè)組織運(yùn)作的事實(shí),它同時(shí)是領(lǐng)導(dǎo)者管理地位的體現(xiàn),并且能夠使領(lǐng)導(dǎo)者從中獲得相應(yīng)的成就感,也使得會(huì)議的參與者容易對(duì)該群體產(chǎn)生認(rèn)同感。如果一個(gè)組織不能夠協(xié)調(diào)好內(nèi)部各成員間的關(guān)系,并且得到各成員的認(rèn)同,那么這個(gè)組織的運(yùn)作是不能實(shí)現(xiàn)的,學(xué)校辦公會(huì)就是這樣一個(gè)調(diào)動(dòng)學(xué)校各部門積極工作的有效機(jī)制。
學(xué)校辦公會(huì)議是各部門間溝通的有效平臺(tái)。首先,它是一種群體交流,討論的問(wèn)題全面、具有交叉性,因而成本低,尤其對(duì)于需要跨部門解決的問(wèn)題更為方便;其次。它是各部門同時(shí)研究解決某個(gè)問(wèn)題,因而比分部門進(jìn)行效率高;再者,該制度有利于來(lái)自各部門的同事進(jìn)行交流,具有民主管理的意味,會(huì)議形成的結(jié)果也具有權(quán)威性,因而更容易傳達(dá),對(duì)它實(shí)施效果的反饋也更及時(shí)。
當(dāng)然,在現(xiàn)實(shí)的學(xué)校辦公會(huì)議中。確實(shí)暴露出一些問(wèn)題,如各種會(huì)議繁多、內(nèi)容沒(méi)有實(shí)質(zhì)性東西、沒(méi)有針對(duì)性、冗長(zhǎng)而低效率等。然而,從逆向思維來(lái)看,這些問(wèn)題恰是該制度得以改進(jìn)的突破口。例如,不是非常必要的會(huì)就不要開(kāi);每開(kāi)一次會(huì)要有鮮明的主題和針對(duì)性:會(huì)議的主持者注意控制會(huì)議的節(jié)奏和時(shí)間分配:開(kāi)會(huì)前要求各參加者事先做好充分準(zhǔn)備,積極參與討論,最后要對(duì)會(huì)議過(guò)程進(jìn)行總結(jié)和點(diǎn)評(píng)。
開(kāi)會(huì)還是管理者領(lǐng)導(dǎo)力和領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)的體現(xiàn),具體來(lái)說(shuō)是領(lǐng)導(dǎo)管理文化、管理理念以及管理方式的體現(xiàn)。當(dāng)把開(kāi)學(xué)校辦公會(huì)作為實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理的有效機(jī)制和管理者領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)相結(jié)合的時(shí)候,它就不會(huì)流于形式主義。
綜上所述,學(xué)校辦公會(huì)是不可或缺的,不能取消。