武永革

石油企業(yè)的物資供應部門在整個油田生產(chǎn)中發(fā)揮著重要的保障作用。長期以來石油企業(yè)在物流方面主要面臨物流信息不暢通、管理較粗放和信息反饋不及時、預測能力差、庫存積壓等問題。對于在生產(chǎn)建設投資中物資采購的比例高達70%左右的大型國有企業(yè)來說,由于庫存資金占用多,因此資本運行相對較高。電子商務的引用,給石油企業(yè)尤其從物資采購中尋找了效益,獲取了最佳的物資資源配置,同時為降低物流成本、杜絕漏洞提供了平臺。在電子商務平臺下實施的物流管理,極大地提高了企業(yè)物資采購經(jīng)營活動的及時性。

一、長慶油田物資供應處實行電子商務的必要性

長慶油田的生產(chǎn)作業(yè)區(qū)域主要覆蓋陜、甘、寧、蒙四省區(qū),作為油田的物資供應部門,生產(chǎn)作業(yè)轉(zhuǎn)移到哪里,物資供應處的工作就需要在哪里展開。其工作性質(zhì)具有點多、面廣、線長和高度分散的特點,各點與點之間由于地域跨度太大工作銜接有困難。在日常工作中,各庫房要通過物資管理系統(tǒng)進行物資入庫、物資入庫報檢等業(yè)務以及及時統(tǒng)計物資收發(fā)存情況、各個站點每周異地向處機關科室匯報物資存發(fā)狀況;商檢所需要接受庫房報檢單、及時在系統(tǒng)錄入檢驗內(nèi)容、產(chǎn)生編號、檢驗物資、異地審核、審批檢驗報告。為了實現(xiàn)企業(yè)“物流管理成為第三利潤源”的目標,長慶油田物資供應處把物資采購按照現(xiàn)代物流管理模式,建立了“電子商務物資管理系統(tǒng)”,實現(xiàn)了全油田“網(wǎng)絡共享、集中管理、分級使用”的電子商務平臺,使物資采購突破了時空界限,全部業(yè)務活動在網(wǎng)上,按規(guī)定高速規(guī)范運作,改變了過去傳統(tǒng)的手工運作模式,縮短了物資采購時間,做到了“公開、公平、公正、快速”。

二、長慶油田物資供應處實行電子商務后的收獲

通過近幾年的實際運行,物資供應處大力推行并不斷完善、規(guī)范電子商務的運行,取得了比較明顯的效果:

1.電子商務實現(xiàn)了物資采購的集中管理。電子商務的建立,尤其是通過中石油的能源一號網(wǎng)站的集中采購使物資供應處集中采購的物資能迅速進入物資管理系統(tǒng)的審批環(huán)節(jié)。對二級單位采購的物資在網(wǎng)上上報,物資供應處和相關處室在網(wǎng)上進行異地審批,從而把物資采供所涉及的計劃上報、供應商資質(zhì)審查、招標議標,商務談判、合同審定、付款結(jié)算等50多個環(huán)節(jié)全部在網(wǎng)上公開實施。電子商務的建立實現(xiàn)了全油田信息流共享和物資采購計劃的集中管理,增強了對相關業(yè)務的監(jiān)管力度,加速了業(yè)務的處理效率。

2.電子商務加快了資金的結(jié)算速度。在長慶油田委托二級單位的采購管理、網(wǎng)上付款結(jié)算管理、委托物資供應處物資采購等一系列物資采購合同,全部實現(xiàn)網(wǎng)上審查審批。審計造價部門利用網(wǎng)上的價格信息流在網(wǎng)上進行科學地價格和合同條款審計,審計底稿和審計簽證單從網(wǎng)上自動生成,極大的提高了工作效率,增加了物資采購過程的透明度,實現(xiàn)了“陽光”采購。電子商務網(wǎng)絡使物資供應處全體庫管人員能及時掌握了庫存信息,實現(xiàn)了物資庫存的動態(tài)管理,減少物資積壓。網(wǎng)上開具驗收單、發(fā)料單,加快了單據(jù)傳遞速度,縮短了采購周期,加快了資金結(jié)算速度。

3.電子商務提高了物資管理的質(zhì)量。電子商務的應用,把采購管理的日常業(yè)務從大量繁瑣的統(tǒng)計數(shù)據(jù)資料中解脫出來,從而使業(yè)務人員把主要精力放在市場調(diào)研、技術論證和質(zhì)量跟蹤等方面,使采購人員有更多的精力到一線為現(xiàn)場服務,到更多的廠家參觀尋訪,篩選供應商;使物流管理業(yè)務發(fā)生了質(zhì)的變化,業(yè)務層次明晰,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

4.電子商務提高企業(yè)的工作效率。①生產(chǎn)率提高。電子商務系統(tǒng)的采用,極大的提高了工作效率。物資供應處二三十人完成了相當于過去五六十個人完成的采購工作量,極大地提高了勞動生產(chǎn)率。②準確率提高。將信息流、物流、資金流用國際先進的容錯手段來實現(xiàn)管理,在提高工作效率的同時,更降低了操作誤差。③資金占用率降低。電子商務大大簡化了工作程序,在實現(xiàn)產(chǎn)品積壓少、供應周期短、信息反饋及時的同時,加快了庫存資金周轉(zhuǎn)天數(shù),降低了庫存資金。④杜絕了人情交易,降低了采購成本。通過電子商務網(wǎng)上招投標各供應商互不見面,背靠背操作,容易給供應商造成心理壓力,促進供應商競爭,買方可以獲得比較優(yōu)惠的價格。網(wǎng)上辦公,大大簡化了合同供方的業(yè)務辦理手續(xù)。平均年采購費用降低8～10%。真正實現(xiàn)了“公開、公正、高效”。

三、電子商務在物資供應處具體應用中出現(xiàn)的問題

經(jīng)過近幾年的發(fā)展和建設,物資供應處電子商務得以較快發(fā)展,但客觀地講,發(fā)展過程中還存在一定問題,有不足之處尚需進一步整合和完善。

1.對電子商務的認識還有一些欠缺,電子商務功能還有待進一步擴展。電子商務的應用水平還需要繼續(xù)提高,雖然物資供應處在信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡基礎應用方面已經(jīng)基本完成,但對于提高企業(yè)競爭力具有重要作用的綜合管理信息系統(tǒng)ERP系統(tǒng)乃至更深一層的CRM系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)的應用尚處于待完善中。

2.企業(yè)信息系統(tǒng)維護需要加強。目前,物資供應處在機關設立了電子商務部,對全處的信息系統(tǒng)進行開發(fā)及維護,但是在基層的各個站庫系統(tǒng)維護不足。物資供應處的信息系統(tǒng)有基于B/S因特網(wǎng)模式的物資招投標系統(tǒng)和物資管理信息系統(tǒng)以及商檢所的物資檢驗系統(tǒng)。如果網(wǎng)絡或者系統(tǒng)出了問題,在基層不能第一時間迅速排除網(wǎng)絡故障或者是解決系統(tǒng)問題。這樣無疑浪費了時間,縮短了市場響應度。

3.網(wǎng)絡信息的安全性限制了電子商務的進一步發(fā)展。物資供應處目前有基于B/S因特網(wǎng)模式的物資招投標系統(tǒng)和物資管理信息系統(tǒng),B/S結(jié)構(gòu)是基于因特網(wǎng)的一種網(wǎng)絡體系結(jié)構(gòu),其安全性是企業(yè)最為擔心的問題。物資供應處作為石油物資供應部門,庫存存放的物料種類繁多,如果一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡安全問題,如黑客進入物資管理系統(tǒng),擅自篡改庫存狀況表,本來庫存顯示發(fā)貨完畢需要進貨,而物資管理系統(tǒng)卻顯示沒有顯示缺貨,從而導致沒有按實際情況進行計劃采購或者移庫。最終致使企業(yè)因為缺貨而使企業(yè)人力、物力、財力費用開支加大。更為嚴重的是給企業(yè)的信譽造成了不可估量的損失,所以電子商務部門需要高度重視網(wǎng)絡的安全問題。

四、如何完善物資供應處的電子商務平臺

針對以上存在的問題,物資供應處電子商務的發(fā)展需要依靠加快信息化建設、完善相應的制度來加以推動整個電子商務系統(tǒng)的不斷完善,促進物資供應處電子商務運行的不斷發(fā)展。

1.電子商務所依托的技術平臺要先進適用。物資供應處在實施信息化過程中既要注重所采用技術的先進性,不能采用已被淘汰或即將被淘汰的技術,更要注重所選技術的適用性,以適合本單位的實際情況和需要。如物資供應處目前所存儲的物資種類繁多,除了在采購過程中進行分類管理外,還可以考慮開發(fā)物資倉儲條碼管理系統(tǒng),將所管物資標上標簽,加入條形碼技術,從而更清晰的了解倉儲動態(tài),降低倉儲管理成本。

2.系統(tǒng)的開發(fā)與利用并重。開發(fā)電子商務需要對信息資源的充分開發(fā)和有效利用,所以建設過程中要十分重視對信息資源的利用。需要建立物資供應處的企業(yè)數(shù)據(jù)庫,在數(shù)據(jù)的采集、提煉、錄入、存儲、傳輸、處理、分析、管理、應用及共享乃至二次、三次開發(fā)利用上下功夫,同時還要注重企業(yè)外部信息資源(如供應商、客戶及市場需求信息)的開發(fā)利用,不僅要開發(fā)出在實際工作中有效應用的模塊,更要建立起能系統(tǒng)運用各方面信息資源的體系。

3.適時加入決策支持系統(tǒng)。企業(yè)電子商務運行到一定程度就可以考慮擴展它的功能以便更好的為企業(yè)服務,提高工作效率,決策支持系統(tǒng)就是企業(yè)隨著電子商務不斷發(fā)展出現(xiàn)的優(yōu)秀的管理方式。

在決策支持系統(tǒng)下建立的各項數(shù)據(jù)庫,需要保證數(shù)據(jù)完整、準確、及時。通過決策支持系統(tǒng)分析的數(shù)據(jù)和決策內(nèi)容,將會強化企業(yè)業(yè)務過程中的信息集成和控制,加快決策速度,提高決策質(zhì)量?？梢詾楣芾砣藛T和企業(yè)決策人員提供輔助的決策依據(jù)幫助決策者迅速、正確的把握市場信息,使企業(yè)由事后管理變?yōu)槭虑邦A測、過程控制。將物資采購需求由原來的人工預測轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)科學預測管理,資金流決策分析由原來的計劃管理轉(zhuǎn)變?yōu)榉治鰶Q策管理,使物資管理更加科學。

4.事先預測轉(zhuǎn)向適時監(jiān)控與調(diào)整。傳統(tǒng)的流通模式通過預測下游通道的資源來進行各項物流作業(yè)活動,不幸的是預測很少有準確的,因而浪費了許多自然及商業(yè)資源。新興的物流管理趨勢是強調(diào)通道成員的聯(lián)合機制,成員間可以實現(xiàn)相關信息共享,尤其是內(nèi)部需求及生產(chǎn)的資料,使得不同供應鏈環(huán)節(jié)的企業(yè)無需去做不必要的預測,這樣就要求物流管理人才具有良好的信息監(jiān)控能力和對供應鏈管理的開放式的思路與策略。因此物資供應處需要加強供應鏈上的各個伙伴之間的信息化溝通,建立各個供應商、生產(chǎn)商信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫,注意整個供應鏈上的組織、標準的規(guī)范性和一致性。

5.加強信息安全。物資供應處應該逐步加強防火墻技術、數(shù)字簽名技術、數(shù)字時間戳技術等手段的實際應用,進一步加強電子商務系統(tǒng)運行的安全性,逐步完善電子手段的授權(quán)機制和安全管理機制,保證電子商務運行的安全穩(wěn)定。

6.其他方面。

①加強培訓工作。可以建立物資供應處電子商務培訓基地,制定企業(yè)電子商務技術和電子商務教育培訓計劃;加強對物資供應處各個部門各層次人員的電子商務知識、技能的培訓,提高職工的電子商務意識、增強電子商務應用技能。

②定期對系統(tǒng)維護。定期對各科室、各站庫等下屬單位的電子商務系統(tǒng)進行維護,機關電子商務部可到各下屬單位進行定期的系統(tǒng)維護,以確保物資供應處電子商務系統(tǒng)的暢通,保證各個環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。

③保障電子商務建設的質(zhì)量。隨著企業(yè)內(nèi)部、外部環(huán)境的變化,物資供應處必然會在電子商務系統(tǒng)上有所變化,如果被列入專項的企業(yè)電子商務系統(tǒng)建設方案,必須經(jīng)過國家有關部門的論證;列入專項的企業(yè)電子商務系統(tǒng)項目的建設,必須由具有國家系統(tǒng)集成一、二級資質(zhì)的系統(tǒng)集成商實施,以保證企業(yè)電子商務工程的質(zhì)量。

④與體制改革互動共進。企業(yè)電子商務和企業(yè)體制改革具有互動共進關系。企業(yè)體制改革必須以企業(yè)信息化為基礎,沒有體制改革的企業(yè)信息化和沒有企業(yè)信息化的體制改革對企業(yè)來說都是失敗的。

(作者單位:長慶石油公司器材供應處)