劉洪宇

信息化建設(shè)需要投資,如果運(yùn)作得法,投資回報(bào)則是可以預(yù)期的。中遠(yuǎn)集運(yùn)CIO王新波頭腦中始終想的是為企業(yè)明明白白“算賬”:一方面是開源,在支撐企業(yè)核心業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上,借助信息化手段來挖掘新商機(jī);另一方面是節(jié)流,通過提高效率、減少損耗,為企業(yè)捂緊錢袋子。

中遠(yuǎn)集運(yùn)在信息化建設(shè)上是大手筆。早在2000年,他們就舍得拿出10億元投資建設(shè)了IRIS-2 (綜合地區(qū)性信息系統(tǒng))應(yīng)用系統(tǒng),將原來全球分散的、僅屬于本單位所用的數(shù)據(jù)在中遠(yuǎn)集運(yùn)系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)了全球數(shù)據(jù)共享,并于2001年在集裝箱運(yùn)輸業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上,開始在全球各分支機(jī)構(gòu)推廣使用。10億元,即便是現(xiàn)在,都不是一個小數(shù)目?？墒聦?shí)證明,正是有當(dāng)年明智的“舍”,才有了中遠(yuǎn)集運(yùn)后來的“得”。

如今,中遠(yuǎn)集運(yùn)已擁有總箱位52萬標(biāo)準(zhǔn)箱、140多艘集裝箱船,編織起了一個由80條國際航線和21條國內(nèi)航線組成的運(yùn)輸網(wǎng)絡(luò)。高質(zhì)量的服務(wù)水平,以及與航線合并、艙位出售、運(yùn)力調(diào)整等結(jié)合在一起的資源精細(xì)化調(diào)配及業(yè)務(wù)管理,保證了中遠(yuǎn)集運(yùn)的良好口碑和出色的盈利能力。即使在2008年金融危機(jī)影響下,中遠(yuǎn)集運(yùn)仍然完成了近400多億元的年?duì)I業(yè)額。這一切與信息系統(tǒng)提供的有力支撐密不可分。

這10億元花得值

中遠(yuǎn)集運(yùn)計(jì)算機(jī)中心總經(jīng)理王新波說:“關(guān)于IT的投資回報(bào)率,內(nèi)部也有過爭論。我們請國家信息化評測中心的專家來對信息化的投資回報(bào)率做過評估,結(jié)果是262%。”盡管這是當(dāng)時(shí)專家見過的最高結(jié)果,但王新波心里有數(shù),認(rèn)為這個結(jié)果還存在上升空間。

建立起IRIS-2這樣的業(yè)務(wù)系統(tǒng)是個必然選擇,因?yàn)橹羞h(yuǎn)集運(yùn)要掌控日益發(fā)展壯大的全球業(yè)務(wù),沒有規(guī)范的流程,沒有集中的數(shù)據(jù),“舵”就不可能牢牢掌握在自己手里。

起先,中遠(yuǎn)集運(yùn)打算聘請優(yōu)秀的IT團(tuán)隊(duì),自建一個能滿足當(dāng)前業(yè)務(wù)需要,又具備成長能力的系統(tǒng)。IBM和馬士基DATA(世界航運(yùn)業(yè)巨頭)成功中標(biāo)。然而,自建系統(tǒng)單是需求分析一項(xiàng)就讓中遠(yuǎn)集運(yùn)吃盡了苦頭,這個跨全球的業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)在是太龐大、太復(fù)雜了。在審慎權(quán)衡了成本和風(fēng)險(xiǎn)之后,中遠(yuǎn)集運(yùn)決定走“引進(jìn)再創(chuàng)新”之路。

2000年2月,中遠(yuǎn)集運(yùn)獲知,東方海外有一套IRIS-2很適合自己, 其管理思路、經(jīng)營理念,也是中遠(yuǎn)集運(yùn)一直追求的,并且東方海外當(dāng)時(shí)也想出售這套系統(tǒng)。經(jīng)過多次密切接觸,并派出評估團(tuán)隊(duì)全面考察之后,中遠(yuǎn)集運(yùn)最終攜手東方海外,從此有了覆蓋國際集裝箱運(yùn)輸?shù)摹岸说蕉恕苯?jīng)營業(yè)務(wù)活動,實(shí)現(xiàn)了全球范圍內(nèi)各分支機(jī)構(gòu)之間信息共享。

實(shí)施過程的陣痛至今讓王新波印象深刻。王新波說:“組織架構(gòu)全為適應(yīng)新系統(tǒng)而變,體制不行調(diào)體制,組織不行調(diào)組織,領(lǐng)導(dǎo)不支持就換領(lǐng)導(dǎo)。就是定了這樣的原則,才把這個系統(tǒng)強(qiáng)制實(shí)施下來?！蓖跣虏ㄕf,他們走的正是后來任正非總結(jié)的“先僵化,再固化,最后優(yōu)化”的路子。

王新波說:“企業(yè)想上一套管理系統(tǒng),肯定要把運(yùn)營模式學(xué)過來?！敝羞h(yuǎn)集運(yùn)不是邯鄲學(xué)步,僅僅高價(jià)買了一套系統(tǒng),而是以此為依托學(xué)習(xí)東方海運(yùn)的運(yùn)營模式和管理手段。這套系統(tǒng)到了優(yōu)化階段,中遠(yuǎn)集運(yùn)就顯得游刃有余了。王海波說:“現(xiàn)在我們已完全接受了這套系統(tǒng)。東方海運(yùn)的運(yùn)營系統(tǒng)非常好,但并沒有把BI模塊賣給我們,我們后來自己成功開發(fā)了這個模塊。”在此基礎(chǔ)上,中遠(yuǎn)集運(yùn)開始逐步建立起全球數(shù)據(jù)中心、SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)、電子商務(wù)網(wǎng)站、數(shù)據(jù)倉庫、災(zāi)難備份環(huán)境等一系列信息系統(tǒng),信息化產(chǎn)生了巨大效益。

王新波說:“我們多年前就做好信息系統(tǒng)了,如果競爭對手起步晚,那么這幾年我們的競爭優(yōu)勢就會體現(xiàn)出來。通過引進(jìn)吸收的模式,中遠(yuǎn)集運(yùn)節(jié)省了下大量時(shí)間,并且學(xué)到了更多運(yùn)營經(jīng)驗(yàn)。信息系統(tǒng)建設(shè)就是要快,只要比競爭對手快一步,就會有更多收益體現(xiàn)出來?！?/p>

調(diào)下流程就會不一樣

中遠(yuǎn)集運(yùn)以前設(shè)置了一個“企業(yè)咨詢發(fā)展部”的部門,專門做業(yè)務(wù)流程和系統(tǒng)的橋接。2007年之前,王新波一直在這個部門任職。王新波說:“我深刻體會到,業(yè)務(wù)流程一調(diào)可能會帶來巨大變化?！?/p>

“我們現(xiàn)在把集團(tuán)內(nèi)所有海外地區(qū)處理提單這種簡單工作都集中到上海來做,目前在上海有150人來為全球提單處理服務(wù),雖然這幾年海外業(yè)務(wù)量增加了一倍,但人員并沒有增加,這就是典型的業(yè)務(wù)流程調(diào)整?！蓖跣虏ㄅe例說,還有一些業(yè)務(wù)流程改變是細(xì)節(jié)上的,比如原來美國分公司也是集中處理單據(jù),后來美國單證部撤銷了,但當(dāng)?shù)毓嫉?00電話沒變,中遠(yuǎn)集運(yùn)通過技術(shù)手段把800電話自動轉(zhuǎn)成圖片傳到上?？偛刻幚?。利用中美時(shí)差,美國分公司下班前要求處理的單據(jù)在第二天剛一上班的時(shí)候就收到了處理結(jié)果,而上海單證部門只是在上班時(shí)間處理了這些單據(jù),工作效率明顯提高了。

王海波說:“我們認(rèn)為系統(tǒng)就是一個固化平臺,沒有平臺,系統(tǒng)流程做完以后,若沒有人監(jiān)督,就很難持續(xù)做下去。現(xiàn)在我們都是先梳理業(yè)務(wù)流程,再配套相應(yīng)系統(tǒng),使整個流程固化。”據(jù)介紹,他們今年還想引進(jìn)一套BPM軟件,目標(biāo)是在中遠(yuǎn)集運(yùn)把所有流程定義進(jìn)去之后,它可以模擬流程中的各個環(huán)節(jié),然后指出不同環(huán)節(jié)需要進(jìn)行的人員變化,并自動轉(zhuǎn)成IT語言,使業(yè)務(wù)流程與IT系統(tǒng)的連接落地。

2008年上半年,中遠(yuǎn)集運(yùn)對已上線的系統(tǒng)進(jìn)行了梳理。王海波說:“我們?nèi)ツ甑氖崂硎钦驹诩夹g(shù)角度看的,當(dāng)年我們?yōu)榱藵M足業(yè)務(wù)需求采用的設(shè)計(jì)模式現(xiàn)在看來并不理想,現(xiàn)在梳理就是想從技術(shù)角度把業(yè)務(wù)系統(tǒng)重新做優(yōu)化調(diào)整。”

用新技術(shù)捂緊錢袋子

算收支賬,一方面是開源,借助信息化手段來挖掘新商機(jī),比如利用BI系統(tǒng)做數(shù)據(jù)挖掘、開發(fā)收益更高的細(xì)分市場或細(xì)分客戶群;另一方面是節(jié)流,利用信息系統(tǒng)來提高效率、減少損耗。

王新波說:“我們把客戶端管理放在IT發(fā)展戰(zhàn)略上進(jìn)行考慮?！彼硎?中遠(yuǎn)集運(yùn)在IT服務(wù)管理上做了很多工作,最后發(fā)現(xiàn)還是存在很多問題,主要體現(xiàn)在客戶端管理上。即便是現(xiàn)在,ITIL V3發(fā)布中文版,里面對客戶端的提及也非常少。從實(shí)際情況看,中遠(yuǎn)集運(yùn)在全球幾十個國家設(shè)當(dāng)?shù)剞k公室,辦公客戶端達(dá)到1萬多臺,現(xiàn)在基本上采用的是當(dāng)?shù)刂С?服務(wù)成本很高。目前,中遠(yuǎn)集運(yùn)已經(jīng)在總部開始試點(diǎn),用英特爾博銳技術(shù)來解決這一難題。王海波說:“我們目前在總部采用了1000多臺博銳客戶端,涉及6個公司。從目前實(shí)施范圍來看,支持成本已經(jīng)下降了34%,大約減少了20%的人力成本,而且效率得到大幅度提升。如果考慮未來完全集中化支持,形成規(guī)模效應(yīng),我們將獲得更大收益?！?/p>

按計(jì)劃,中遠(yuǎn)集運(yùn)要把全球的客戶端管理工作集中在上海來做,集團(tuán)內(nèi)部相互之間主要用分機(jī)聯(lián)系,這種做法既統(tǒng)一了標(biāo)準(zhǔn),也節(jié)約了成本,是實(shí)現(xiàn)中遠(yuǎn)集運(yùn)最終戰(zhàn)略目標(biāo)的關(guān)鍵一步。

中遠(yuǎn)集運(yùn)的信息化心法

1.采用自主建設(shè)系統(tǒng)的方案,最大的優(yōu)勢在于業(yè)務(wù)適合度最高,但創(chuàng)新風(fēng)險(xiǎn)較大。采取引進(jìn)方案,實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)較小,時(shí)間成本可以得到有效控制,但適合度可能會受到一定限制,所以采用引進(jìn)方式最重要的是對系統(tǒng)適合度的考察。對規(guī)模大且非常復(fù)雜的系統(tǒng)來說,引進(jìn)成功的可能性更大。

2.經(jīng)濟(jì)危機(jī)唯一不好的就是會帶來現(xiàn)金流壓力,但對信息化來說,這個時(shí)候正是企業(yè)最有條件去做一些“重要但不緊急”的事情的好時(shí)機(jī)。