向立文

摘要：不斷增強公共服務(wù)能力是檔案館工作的永恒主題。目前不少檔案館公共服務(wù)存在服務(wù)意識不強、服務(wù)內(nèi)容不多、服務(wù)水平不高、服務(wù)效果不佳等問題。加強公共服務(wù)能力建設(shè)不僅是社會公眾呼喚所致。也是檔案館自身發(fā)展的內(nèi)在需要。檔案館需要從思維觀念、館藏結(jié)構(gòu)、服務(wù)方式、服務(wù)時間、查閱手續(xù)、服務(wù)環(huán)境、人才隊伍等方面加強公共服務(wù)能力建設(shè)，切實提高公共服務(wù)能力。

關(guān)鍵詞：檔案館公共服務(wù)能力

檔案館是集中保管黨和國家重要檔案的基地，是社會各方面利用檔案信息資源的中心。在當今信息化時代，加強公共服務(wù)能力建設(shè)，提高公共服務(wù)能力，為全面建設(shè)小康社會和構(gòu)建社會主義和諧社會服務(wù)，這不僅是各級檔案館自身發(fā)展的內(nèi)在需要，也是新時期經(jīng)濟社會發(fā)展的客觀要求。

1、目前檔案館公共服務(wù)存在的問題

多年來。全國各級各類檔案館大力開發(fā)檔案信息資源，為黨和國家工作大局及社會各方面提供檔案服務(wù)，取得了顯著的經(jīng)濟效益和社會效益。然而，取得成績并不意味著可以忽視存在的問題。目前我國還有不少檔案館存在公共服務(wù)能力不強的問題，概括起來，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

一是服務(wù)意識不強。長期以來，由于受封閉、保密思想的影響，一些檔案館一直把為黨政職能服務(wù)作為自身服務(wù)的主要方向，服務(wù)對象主要是政府機關(guān)及各種學(xué)術(shù)研究機構(gòu)，檔案館對廣大公眾而言，是一個比較神秘而又陌生的地方，較之圖書館、博物館等其他文化機構(gòu)。檔案館的官方色彩、神秘色彩比較濃厚。一些檔案館依然扮演著“黨委和政府檔案保管倉庫”的角色，缺乏面向社會公眾、改變館藏結(jié)構(gòu)單一的思想意識。一些檔案館缺乏自我宣傳意識，使得那些為社會公眾所需要的檔案信息長期“藏于深半閨無人識”!

檔案館的公共服務(wù)意識比較淡薄，抱著一種“等客上門”的被動服務(wù)意識。缺乏主動服務(wù)意識和服務(wù)創(chuàng)新精神，沒有樹立起以人為本，以貼近公眾、服務(wù)公眾為根本宗旨的理念，這是目前不少檔案館所存在的普遍現(xiàn)象。

二是服務(wù)內(nèi)容不多。豐富、優(yōu)質(zhì)的館藏資源是檔案館服務(wù)內(nèi)容之本。沒有豐富的館藏和優(yōu)質(zhì)的館藏結(jié)構(gòu)作支撐，檔案館的公共服務(wù)也就成了無源之水、無本之木。而目前有不少檔案館存在著服務(wù)內(nèi)容不多的現(xiàn)象。許多檔案館的館藏是文書檔案占絕對統(tǒng)治地位，而有關(guān)公民個人的學(xué)歷、履歷、合同、婚姻、家族歷史等方面的專門檔案、私人檔案很少被納入館藏范圍，這就導(dǎo)致了館藏的相對單一，館藏結(jié)構(gòu)不合理，不能全面地反映社會歷史面貌。不能滿足社會公眾的廣泛需求。

三是服務(wù)水平不高。目前。一些檔案館的服務(wù)水平還有待提高。主要表現(xiàn)有三：其一，服務(wù)方式單一。許多檔案館缺乏主動服務(wù)意識，主要采用“等客上門”的被動服務(wù)方式。其二，服務(wù)內(nèi)容貧乏。許多檔案館主要提供檔案原件閱覽、開具檔案證明等低層次的檔案原件服務(wù)。而缺乏高質(zhì)量、深層次的檔案編研服務(wù)。其三，服務(wù)手段落后。在信息社會的今天，還有不少檔案館仍采用手工檢索服務(wù)，缺乏現(xiàn)代化的計算機聯(lián)機檢索服務(wù)，閱覽環(huán)境有待進一步提高。

四是服務(wù)效果不佳。由于服務(wù)意識不強、服務(wù)內(nèi)容不充實和服務(wù)水平不高等原因，檔案館的服務(wù)效果是可想而知的，不管是同國外的檔案館相比，還是同國內(nèi)的圖書館、博物館等文化事業(yè)機構(gòu)相比，我國檔案館的利用率普遍比較低，“門前冷落車馬稀”的尷尬局面一直沒有得到根本性好轉(zhuǎn)。利用率低下、利用效果不滿意，這反映了檔案館服務(wù)效果不理想的現(xiàn)實狀況。

2、加強檔案館公共服務(wù)能力建設(shè)的幾點思考

2.1 轉(zhuǎn)變觀念。增強公共服務(wù)意識。國家檔案局局長楊冬權(quán)在全國檔案工作暨表彰先進會議上指出：“要以以人為本為核心。重點實現(xiàn)‘兩個轉(zhuǎn)變，建立‘兩個體系。一是轉(zhuǎn)變重事輕人、重物輕人、重典型人物輕普通人物的傳統(tǒng)觀念和認識，重視所有涉及人的檔案的價值，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系：二是轉(zhuǎn)變檔案工作中重機關(guān)團體利用、輕個人利用，重為機關(guān)團體服務(wù)、輕為群眾服務(wù)的傳統(tǒng)觀念和認識，像重視機關(guān)團體利用那樣重視人民群眾利用，建立方便人民群眾的檔案利用體系。”這“兩個轉(zhuǎn)變”就是要求檔案部門在工作中要轉(zhuǎn)變觀念，增強公共服務(wù)意識。

服務(wù)意識的轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新是檔案館增強公共服務(wù)能力的前提和基礎(chǔ)。檔案館要增強公共服務(wù)能力。如果不在觀念上解決問題。就難以在行動上有所作為。當前有不少檔案館安于現(xiàn)狀，缺乏積極、主動的服務(wù)意識，無法適應(yīng)廣大人民群眾對檔案信息需求的迫切需要，無法適應(yīng)各行各業(yè)對檔案信息的廣泛需求。為此，檔案館首先應(yīng)該從思想建設(shè)上下功夫，樹立“檔案開放為原則，不開放為例外”的指導(dǎo)思想，提高檔案館工作人員的思想認識，增強其服務(wù)意識、責(zé)任感和緊迫感。只有這樣，才能為加強檔案館公共服務(wù)能力建設(shè)打下堅實的思想基礎(chǔ)。

2.2充實館藏資源，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。豐富的館藏資源和優(yōu)質(zhì)的館藏結(jié)構(gòu)是檔案館提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的資本。檔案館要改變館藏檔案內(nèi)容不豐富、結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)象。就必須加強檔案接收和征集工作。充實館藏資源，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。為此，各級檔案館應(yīng)結(jié)合本地區(qū)的歷史、自然風(fēng)貌、物產(chǎn)、著名的事件和人物、民俗、宗教信仰、名勝古跡、民間藝術(shù)、名特優(yōu)新產(chǎn)品等方面的情況。積極收集相關(guān)的檔案與資料。只有這樣。才能使人館的檔案與資料具有濃郁的地方特色，檔案館才有自己獨特的存在價值和獨特的文化品位。

近年來，我國檔案部門把服務(wù)民生作為服務(wù)社會的一個重點。開展了大量的民生檔案工作。各級檔案館是服務(wù)民生的窗口，要增強服務(wù)民生的能力，應(yīng)積極建立民生檔案，建立健全民生檔案管理的法規(guī)和制度，嚴格歸檔制度，調(diào)整檔案收集范圍。確保民生檔案齊全完整，建立起覆蓋人民群眾的檔案資源體系。

在當今電子政務(wù)環(huán)境下，根據(jù)政務(wù)信息公開的需要，在檔案館內(nèi)建立現(xiàn)行文件閱覽中心。提供現(xiàn)行文件查閱服務(wù)，這也是檔案館優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)、拓展服務(wù)內(nèi)容的又一重要舉措?，F(xiàn)行文件閱覽中心是檔案館在收集、集中政府機構(gòu)現(xiàn)行文件的基礎(chǔ)上，以政務(wù)信息公開為基本任務(wù)。方便社會各界。特別是普通公民查詢、了解政府在社會事務(wù)管理方面現(xiàn)行政策規(guī)定的內(nèi)部機構(gòu)。從我國目前已有的兩家現(xiàn)行文件閱覽中心的實踐來看，它們都是以公布、公開有關(guān)政務(wù)信息，滿足公民的現(xiàn)行文件查閱需求為基本功能定位，為了切實發(fā)揮現(xiàn)行文件閱覽中心與閱覽室在公布政務(wù)信息中的作用，檔案館應(yīng)通過各種渠道加強對這一政務(wù)信息公開新形式和檔案館服務(wù)功能延伸的宣傳，使社會各界對這一新生事物有所了解和認識。

2.3拓展服務(wù)方式。開辟形式多樣的服務(wù)渠道。檔案館對外服務(wù)的傳統(tǒng)方式主要有閱覽、復(fù)制、外借、開具檔案證明等，這些方式對于檔案館來說是最基本的，但僅僅依靠這些傳統(tǒng)的服務(wù)方式還遠遠不夠，應(yīng)該拓寬檔案信息服務(wù)的方式，為廣大公眾開辟形式多樣的服務(wù)渠道，做到“要我”服務(wù)與“我要”服務(wù)

相互結(jié)合。傳統(tǒng)服務(wù)與現(xiàn)代化服務(wù)齊頭并進，單一服務(wù)與聯(lián)合服務(wù)相互配合，有償服務(wù)和無償服務(wù)互為補充，等等。

服務(wù)方式的拓展，可以為公眾利用檔案信息開辟形式多樣的服務(wù)渠道。如積極開展檔案法制宣傳教育及各種專題的檔案展覽服務(wù)，讓檔案走近百姓生活。提高社會的檔案意識，擴大檔案館的社會影響，減少檔案館的神秘色彩；積極與各級檔案館進行資源整合，優(yōu)勢互補，信息共享，開展聯(lián)合服務(wù)，甚至嘗試開展與圖書館、博物館等其他文化機構(gòu)的聯(lián)合服務(wù)；建立檔案網(wǎng)站，開展檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。檔案網(wǎng)站是信息化時代檔案信息服務(wù)的新窗口，對于擴大檔案影響、方便檔案利用、提高檔案服務(wù)水平都具有十分重要的意義，檔案館應(yīng)該加強檔案網(wǎng)站建設(shè)，優(yōu)質(zhì)高效地提供檔案信息服務(wù)。

2.4調(diào)整服務(wù)時間，滿足休閑社會公眾利用檔案信息的時間需求。第一，調(diào)整檔案館作息時間。在當今休閑社會里。檔案的作用也在不斷地發(fā)生著變化，它正從保存信息的“珍寶”演變發(fā)展為提供文化產(chǎn)品和服務(wù)的“文化”，而“擁有更多的休閑時間”正是這一文化發(fā)展的先決條件?，F(xiàn)在大多數(shù)檔案館的作息時間依然是“早8晚5”，雙休日、節(jié)假日照常休息，這恰好與利用者的休閑時間相沖突。當利用者“休閑”時，檔案館也在“休閑”。面對“鐵將軍”把門的局面，利用者只好“退避三舍”，另尋“休閑”方式。為此檔案館可以嘗試調(diào)整檔案館作息時間，即可以考慮改星期六或者“雙休”為上班時間，增加為公眾服務(wù)的時間，滿足人們“文化休閑”的需要。甘肅省檔案館從2005年10月15日起開始實行雙休日正常接待查檔者。據(jù)了解，甘肅省檔案館作出這一決定的目的在于體現(xiàn)檔案館的社會公共服務(wù)職能，拓寬檔案服務(wù)渠道，最大限度地滿足社會公眾查閱利用館藏檔案的需求。第二，調(diào)整檔案保密和開放利用時間。通常人們在查找自己所需檔案信息的過程中，不僅需要在檔案館規(guī)定的工作時間內(nèi)進行，而且也要看自己所查找的檔案是不是開放的。如果所需檔案仍處于保密狀態(tài)，那么其利用就會受到限制。為了充分滿足利用者的需要，充分發(fā)揮檔案價值，檔案館工作人員需要積極調(diào)整檔案保密與開放利用的時間，大力加強館藏檔案鑒定工作，及時做好檔案解密工作，把那些到期并且可以開放的檔案及時向社會公布、開放。長期以來。我國在確定檔案保管期限時，有“宜長不宜短”的習(xí)慣，這種做法是不可取的，應(yīng)該合理劃分檔案保管期限，并實現(xiàn)檔案鑒定工作制度化、規(guī)范化。據(jù)統(tǒng)計，截至2000年，我國文件解密的數(shù)量只占定密總數(shù)的2％，這個比例顯然不符合實際情況，事實上，在現(xiàn)有的涉密文件中有相當數(shù)量己經(jīng)可以面向公眾了。

2.5簡化查閱手續(xù)，降低社會公眾邁進檔案館大門的“門檻”。與一般的圖書資料不同，檔案具有保密性，不同密級的檔案，其利用范圍是不同的。用戶如果想查閱利用某一檔案時，需要出具合法的證明和辦理相關(guān)的手續(xù)后方可進行。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》的有關(guān)規(guī)定：中華人民共和國公民和組織，持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明，可以利用已開放的檔案。外國人或者外國組織利用中國已開放的檔案，須經(jīng)中國有關(guān)主管部門介紹以及保存該檔案的檔案館同意。這同國外相比，利用檔案時需要辦理的手續(xù)還是比較復(fù)雜的。如在巴黎檔案館查檔極為便利，只要符合法律規(guī)定，人人都享有同等的權(quán)利利用檔案。那怕是外國公民，只要出示自己的身份證或護照就可以隨意查閱。

筆者認為，繁瑣的查閱手續(xù)確實給公眾利用檔案帶來諸多不便。檔案館可以在依據(jù)本國國情和本館實際情況的基礎(chǔ)上。積極借鑒國外經(jīng)驗，合理簡化查閱手續(xù)，盡可能減少利用檔案的各種條件限制。降低社會公眾邁進檔案館大門的“門檻”，為公眾利用檔案提供便利。

2.6優(yōu)化服務(wù)環(huán)境，為公眾提供一個集工作與休閑于一體的好去處。環(huán)境的優(yōu)劣對于利用者心情的好壞、工作效率的高低有著直接的影響。檔案館在服務(wù)環(huán)境上進行優(yōu)化，不僅有利于提高工作效率。而且可以淡化檔案館的神秘色彩，使利用者在利用時感到輕松自在、心情舒暢。為此，檔案館需要優(yōu)化服務(wù)環(huán)境，為公眾提供一個集工作與休閑于一體的好去處。

首先，營造一個良好的工作環(huán)境。通過提供形式多樣的檢索工具體系。配備各種科學(xué)、易用的利用設(shè)備，開辟寬敞明亮的閱覽大廳等，滿足利用者的工作需要。巴黎市檔案館的利用工作是周到的。利用者到閱覽大廳通過目錄索引、書目卡片等檢索工具方便查找：也可以通過計算機查閱，利用者可在電腦上尋找自己所需要的檔案資料。檔案館還為公眾提供縮微復(fù)制件，利用者通過閱讀復(fù)制機可以直接從縮微膠片上獲取復(fù)制件。閱覽廳里設(shè)有一臺復(fù)印機，供利用者自由使用，允許進行文件復(fù)印，但必須是在文件保存狀況允許的情況下，不允許復(fù)印簿冊或印成書的著作。精裝本文件，可以通過檔案館實驗室得到復(fù)印件。對保存狀況良好的地圖，實驗室可以提供曬印或復(fù)印。

其次，營造一個輕松的休閑環(huán)境。根據(jù)本館的實際情況，可以開設(shè)小書店。供應(yīng)各種檔案編研出版物、圖書、資料、雜志、報紙等。滿足利用者的精神需求；可以開辟專門的展覽室，定期舉辦豐富多彩、貼近社會生活的專題展覽，擴大檔案館的社會影響，開闊利用者的視野，等等。英國公共檔案館在整體布局上就透著“休閑”。寬敞明亮的大廳給人以舒適和明快的感覺，在大廳顯著的位置上豎條狀、可自動變換畫面的大型電子屏幕，以三個不同的畫面。不間斷地向人們展示著館藏檔案珍品的畫面。檔案館里面有網(wǎng)吧、書店、檔案展覽大廳，甚至還有咖啡廳，加之隨手可取的各式各樣、印制精美的檔案宣傳小冊子。人們在檔案館里安靜地、悠閑自在地或逛書店，或閱覽檔案原件，或上網(wǎng)瀏覽，或觀看檔案展覽。甚至還可以喝上一杯香甜濃郁的咖啡。檔案館實實在在地已成為具有很高文化品位的休閑場所。

2.7加強隊伍建設(shè)，增強檔案館工作人員自身的公共服務(wù)能力。檔案館的公共服務(wù)能力建設(shè)，主要依靠檔案館的工作人員來推動、實現(xiàn)，他們是檔案館公共服務(wù)的組織者、實施者，檔案館工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)高低直接決定了檔案館公共服務(wù)功能能否有效實現(xiàn)。

為此，檔案館公共服務(wù)能力的建設(shè)，必須以人為本，尊重人才，充分調(diào)動檔案館工作人員的積極性和創(chuàng)造性，加強檔案工作人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)與教育。建設(shè)一支服務(wù)型、復(fù)合型高素質(zhì)人才隊伍；同時，檔案工作人員自身也要增強社會服務(wù)意識，深刻認識到提高服務(wù)能力的重要性與緊迫性，加強自身的能力修養(yǎng)，切實提高自己的公共服務(wù)能力。