向立文

摘要：不斷增強公共服務能力是檔案館工作的永恒主題。目前不少檔案館公共服務存在服務意識不強、服務內容不多、服務水平不高、服務效果不佳等問題。加強公共服務能力建設不僅是社會公眾呼喚所致。也是檔案館自身發(fā)展的內在需要。檔案館需要從思維觀念、館藏結構、服務方式、服務時間、查閱手續(xù)、服務環(huán)境、人才隊伍等方面加強公共服務能力建設，切實提高公共服務能力。

關鍵詞：檔案館公共服務能力

檔案館是集中保管黨和國家重要檔案的基地，是社會各方面利用檔案信息資源的中心。在當今信息化時代，加強公共服務能力建設，提高公共服務能力，為全面建設小康社會和構建社會主義和諧社會服務，這不僅是各級檔案館自身發(fā)展的內在需要，也是新時期經濟社會發(fā)展的客觀要求。

1、目前檔案館公共服務存在的問題

多年來。全國各級各類檔案館大力開發(fā)檔案信息資源，為黨和國家工作大局及社會各方面提供檔案服務，取得了顯著的經濟效益和社會效益。然而，取得成績并不意味著可以忽視存在的問題。目前我國還有不少檔案館存在公共服務能力不強的問題，概括起來，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

一是服務意識不強。長期以來，由于受封閉、保密思想的影響，一些檔案館一直把為黨政職能服務作為自身服務的主要方向，服務對象主要是政府機關及各種學術研究機構，檔案館對廣大公眾而言，是一個比較神秘而又陌生的地方，較之圖書館、博物館等其他文化機構。檔案館的官方色彩、神秘色彩比較濃厚。一些檔案館依然扮演著“黨委和政府檔案保管倉庫”的角色，缺乏面向社會公眾、改變館藏結構單一的思想意識。一些檔案館缺乏自我宣傳意識，使得那些為社會公眾所需要的檔案信息長期“藏于深半閨無人識”!

檔案館的公共服務意識比較淡薄，抱著一種“等客上門”的被動服務意識。缺乏主動服務意識和服務創(chuàng)新精神，沒有樹立起以人為本，以貼近公眾、服務公眾為根本宗旨的理念，這是目前不少檔案館所存在的普遍現(xiàn)象。

二是服務內容不多。豐富、優(yōu)質的館藏資源是檔案館服務內容之本。沒有豐富的館藏和優(yōu)質的館藏結構作支撐，檔案館的公共服務也就成了無源之水、無本之木。而目前有不少檔案館存在著服務內容不多的現(xiàn)象。許多檔案館的館藏是文書檔案占絕對統(tǒng)治地位，而有關公民個人的學歷、履歷、合同、婚姻、家族歷史等方面的專門檔案、私人檔案很少被納入館藏范圍，這就導致了館藏的相對單一，館藏結構不合理，不能全面地反映社會歷史面貌。不能滿足社會公眾的廣泛需求。

三是服務水平不高。目前。一些檔案館的服務水平還有待提高。主要表現(xiàn)有三：其一，服務方式單一。許多檔案館缺乏主動服務意識，主要采用“等客上門”的被動服務方式。其二，服務內容貧乏。許多檔案館主要提供檔案原件閱覽、開具檔案證明等低層次的檔案原件服務。而缺乏高質量、深層次的檔案編研服務。其三，服務手段落后。在信息社會的今天，還有不少檔案館仍采用手工檢索服務，缺乏現(xiàn)代化的計算機聯(lián)機檢索服務，閱覽環(huán)境有待進一步提高。

四是服務效果不佳。由于服務意識不強、服務內容不充實和服務水平不高等原因，檔案館的服務效果是可想而知的，不管是同國外的檔案館相比，還是同國內的圖書館、博物館等文化事業(yè)機構相比，我國檔案館的利用率普遍比較低，“門前冷落車馬稀”的尷尬局面一直沒有得到根本性好轉。利用率低下、利用效果不滿意，這反映了檔案館服務效果不理想的現(xiàn)實狀況。

2、加強檔案館公共服務能力建設的幾點思考

2.1 轉變觀念。增強公共服務意識。國家檔案局局長楊冬權在全國檔案工作暨表彰先進會議上指出：“要以以人為本為核心。重點實現(xiàn)‘兩個轉變，建立‘兩個體系。一是轉變重事輕人、重物輕人、重典型人物輕普通人物的傳統(tǒng)觀念和認識，重視所有涉及人的檔案的價值，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系：二是轉變檔案工作中重機關團體利用、輕個人利用，重為機關團體服務、輕為群眾服務的傳統(tǒng)觀念和認識，像重視機關團體利用那樣重視人民群眾利用，建立方便人民群眾的檔案利用體系。”這“兩個轉變”就是要求檔案部門在工作中要轉變觀念，增強公共服務意識。

服務意識的轉變與創(chuàng)新是檔案館增強公共服務能力的前提和基礎。檔案館要增強公共服務能力。如果不在觀念上解決問題。就難以在行動上有所作為。當前有不少檔案館安于現(xiàn)狀，缺乏積極、主動的服務意識，無法適應廣大人民群眾對檔案信息需求的迫切需要，無法適應各行各業(yè)對檔案信息的廣泛需求。為此，檔案館首先應該從思想建設上下功夫，樹立“檔案開放為原則，不開放為例外”的指導思想，提高檔案館工作人員的思想認識，增強其服務意識、責任感和緊迫感。只有這樣，才能為加強檔案館公共服務能力建設打下堅實的思想基礎。

2.2充實館藏資源，優(yōu)化館藏結構。豐富的館藏資源和優(yōu)質的館藏結構是檔案館提供優(yōu)質服務的資本。檔案館要改變館藏檔案內容不豐富、結構不合理的現(xiàn)象。就必須加強檔案接收和征集工作。充實館藏資源，優(yōu)化館藏結構。為此，各級檔案館應結合本地區(qū)的歷史、自然風貌、物產、著名的事件和人物、民俗、宗教信仰、名勝古跡、民間藝術、名特優(yōu)新產品等方面的情況。積極收集相關的檔案與資料。只有這樣。才能使人館的檔案與資料具有濃郁的地方特色，檔案館才有自己獨特的存在價值和獨特的文化品位。

近年來，我國檔案部門把服務民生作為服務社會的一個重點。開展了大量的民生檔案工作。各級檔案館是服務民生的窗口，要增強服務民生的能力，應積極建立民生檔案，建立健全民生檔案管理的法規(guī)和制度，嚴格歸檔制度，調整檔案收集范圍。確保民生檔案齊全完整，建立起覆蓋人民群眾的檔案資源體系。

在當今電子政務環(huán)境下，根據政務信息公開的需要，在檔案館內建立現(xiàn)行文件閱覽中心。提供現(xiàn)行文件查閱服務，這也是檔案館優(yōu)化館藏結構、拓展服務內容的又一重要舉措?，F(xiàn)行文件閱覽中心是檔案館在收集、集中政府機構現(xiàn)行文件的基礎上，以政務信息公開為基本任務。方便社會各界。特別是普通公民查詢、了解政府在社會事務管理方面現(xiàn)行政策規(guī)定的內部機構。從我國目前已有的兩家現(xiàn)行文件閱覽中心的實踐來看，它們都是以公布、公開有關政務信息，滿足公民的現(xiàn)行文件查閱需求為基本功能定位，為了切實發(fā)揮現(xiàn)行文件閱覽中心與閱覽室在公布政務信息中的作用，檔案館應通過各種渠道加強對這一政務信息公開新形式和檔案館服務功能延伸的宣傳，使社會各界對這一新生事物有所了解和認識。

2.3拓展服務方式。開辟形式多樣的服務渠道。檔案館對外服務的傳統(tǒng)方式主要有閱覽、復制、外借、開具檔案證明等，這些方式對于檔案館來說是最基本的，但僅僅依靠這些傳統(tǒng)的服務方式還遠遠不夠，應該拓寬檔案信息服務的方式，為廣大公眾開辟形式多樣的服務渠道，做到“要我”服務與“我要”服務

相互結合。傳統(tǒng)服務與現(xiàn)代化服務齊頭并進，單一服務與聯(lián)合服務相互配合，有償服務和無償服務互為補充，等等。

服務方式的拓展，可以為公眾利用檔案信息開辟形式多樣的服務渠道。如積極開展檔案法制宣傳教育及各種專題的檔案展覽服務，讓檔案走近百姓生活。提高社會的檔案意識，擴大檔案館的社會影響，減少檔案館的神秘色彩；積極與各級檔案館進行資源整合，優(yōu)勢互補，信息共享，開展聯(lián)合服務，甚至嘗試開展與圖書館、博物館等其他文化機構的聯(lián)合服務；建立檔案網站，開展檔案信息數字化、網絡化服務。檔案網站是信息化時代檔案信息服務的新窗口，對于擴大檔案影響、方便檔案利用、提高檔案服務水平都具有十分重要的意義，檔案館應該加強檔案網站建設，優(yōu)質高效地提供檔案信息服務。

2.4調整服務時間，滿足休閑社會公眾利用檔案信息的時間需求。第一，調整檔案館作息時間。在當今休閑社會里。檔案的作用也在不斷地發(fā)生著變化，它正從保存信息的“珍寶”演變發(fā)展為提供文化產品和服務的“文化”，而“擁有更多的休閑時間”正是這一文化發(fā)展的先決條件。現(xiàn)在大多數檔案館的作息時間依然是“早8晚5”，雙休日、節(jié)假日照常休息，這恰好與利用者的休閑時間相沖突。當利用者“休閑”時，檔案館也在“休閑”。面對“鐵將軍”把門的局面，利用者只好“退避三舍”，另尋“休閑”方式。為此檔案館可以嘗試調整檔案館作息時間，即可以考慮改星期六或者“雙休”為上班時間，增加為公眾服務的時間，滿足人們“文化休閑”的需要。甘肅省檔案館從2005年10月15日起開始實行雙休日正常接待查檔者。據了解，甘肅省檔案館作出這一決定的目的在于體現(xiàn)檔案館的社會公共服務職能，拓寬檔案服務渠道，最大限度地滿足社會公眾查閱利用館藏檔案的需求。第二，調整檔案保密和開放利用時間。通常人們在查找自己所需檔案信息的過程中，不僅需要在檔案館規(guī)定的工作時間內進行，而且也要看自己所查找的檔案是不是開放的。如果所需檔案仍處于保密狀態(tài)，那么其利用就會受到限制。為了充分滿足利用者的需要，充分發(fā)揮檔案價值，檔案館工作人員需要積極調整檔案保密與開放利用的時間，大力加強館藏檔案鑒定工作，及時做好檔案解密工作，把那些到期并且可以開放的檔案及時向社會公布、開放。長期以來。我國在確定檔案保管期限時，有“宜長不宜短”的習慣，這種做法是不可取的，應該合理劃分檔案保管期限，并實現(xiàn)檔案鑒定工作制度化、規(guī)范化。據統(tǒng)計，截至2000年，我國文件解密的數量只占定密總數的2％，這個比例顯然不符合實際情況，事實上，在現(xiàn)有的涉密文件中有相當數量己經可以面向公眾了。

2.5簡化查閱手續(xù)，降低社會公眾邁進檔案館大門的“門檻”。與一般的圖書資料不同，檔案具有保密性，不同密級的檔案，其利用范圍是不同的。用戶如果想查閱利用某一檔案時，需要出具合法的證明和辦理相關的手續(xù)后方可進行。根據《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》的有關規(guī)定：中華人民共和國公民和組織，持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明，可以利用已開放的檔案。外國人或者外國組織利用中國已開放的檔案，須經中國有關主管部門介紹以及保存該檔案的檔案館同意。這同國外相比，利用檔案時需要辦理的手續(xù)還是比較復雜的。如在巴黎檔案館查檔極為便利，只要符合法律規(guī)定，人人都享有同等的權利利用檔案。那怕是外國公民，只要出示自己的身份證或護照就可以隨意查閱。

筆者認為，繁瑣的查閱手續(xù)確實給公眾利用檔案帶來諸多不便。檔案館可以在依據本國國情和本館實際情況的基礎上。積極借鑒國外經驗，合理簡化查閱手續(xù)，盡可能減少利用檔案的各種條件限制。降低社會公眾邁進檔案館大門的“門檻”，為公眾利用檔案提供便利。

2.6優(yōu)化服務環(huán)境，為公眾提供一個集工作與休閑于一體的好去處。環(huán)境的優(yōu)劣對于利用者心情的好壞、工作效率的高低有著直接的影響。檔案館在服務環(huán)境上進行優(yōu)化，不僅有利于提高工作效率。而且可以淡化檔案館的神秘色彩，使利用者在利用時感到輕松自在、心情舒暢。為此，檔案館需要優(yōu)化服務環(huán)境，為公眾提供一個集工作與休閑于一體的好去處。

首先，營造一個良好的工作環(huán)境。通過提供形式多樣的檢索工具體系。配備各種科學、易用的利用設備，開辟寬敞明亮的閱覽大廳等，滿足利用者的工作需要。巴黎市檔案館的利用工作是周到的。利用者到閱覽大廳通過目錄索引、書目卡片等檢索工具方便查找：也可以通過計算機查閱，利用者可在電腦上尋找自己所需要的檔案資料。檔案館還為公眾提供縮微復制件，利用者通過閱讀復制機可以直接從縮微膠片上獲取復制件。閱覽廳里設有一臺復印機，供利用者自由使用，允許進行文件復印，但必須是在文件保存狀況允許的情況下，不允許復印簿冊或印成書的著作。精裝本文件，可以通過檔案館實驗室得到復印件。對保存狀況良好的地圖，實驗室可以提供曬印或復印。

其次，營造一個輕松的休閑環(huán)境。根據本館的實際情況，可以開設小書店。供應各種檔案編研出版物、圖書、資料、雜志、報紙等。滿足利用者的精神需求；可以開辟專門的展覽室，定期舉辦豐富多彩、貼近社會生活的專題展覽，擴大檔案館的社會影響，開闊利用者的視野，等等。英國公共檔案館在整體布局上就透著“休閑”。寬敞明亮的大廳給人以舒適和明快的感覺，在大廳顯著的位置上豎條狀、可自動變換畫面的大型電子屏幕，以三個不同的畫面。不間斷地向人們展示著館藏檔案珍品的畫面。檔案館里面有網吧、書店、檔案展覽大廳，甚至還有咖啡廳，加之隨手可取的各式各樣、印制精美的檔案宣傳小冊子。人們在檔案館里安靜地、悠閑自在地或逛書店，或閱覽檔案原件，或上網瀏覽，或觀看檔案展覽。甚至還可以喝上一杯香甜濃郁的咖啡。檔案館實實在在地已成為具有很高文化品位的休閑場所。

2.7加強隊伍建設，增強檔案館工作人員自身的公共服務能力。檔案館的公共服務能力建設，主要依靠檔案館的工作人員來推動、實現(xiàn)，他們是檔案館公共服務的組織者、實施者，檔案館工作人員的業(yè)務素質高低直接決定了檔案館公共服務功能能否有效實現(xiàn)。

為此，檔案館公共服務能力的建設，必須以人為本，尊重人才，充分調動檔案館工作人員的積極性和創(chuàng)造性，加強檔案工作人員的業(yè)務技能培訓與教育。建設一支服務型、復合型高素質人才隊伍；同時，檔案工作人員自身也要增強社會服務意識，深刻認識到提高服務能力的重要性與緊迫性，加強自身的能力修養(yǎng)，切實提高自己的公共服務能力。