劉子芳　徐紅暉

摘要：“檔案一形成就是檔案”和“檔案記錄著文件形成的全部過程”是檔案形成在前說的兩個基本觀點，而這兩個基本觀點在“檔案形成在前說”大前提下是不嚴謹和不成立的：一是“檔案一形成就是檔案”的觀點存在著與其系列文章中的其它觀點自相矛盾和檔案形成標志不明確問題；二是“檔案記錄著文件形成的全部過程”的觀點存在著對檔案形成過程、記錄過程、記錄內(nèi)容的錯誤認識問題。

關鍵詞：檔案形成過程形成標志記錄過程

學者劉東斌先生自2007年第2期《檔案管理》發(fā)表《論檔案形成在前》一文后，又相繼在《檔案管理》發(fā)表多篇系列文章，并利用其提出的“檔案形成在前，是文件的前身，文件則是檔案的復制件”的觀點，對當前檔案學理論研究和檔案實踐活動中存在的一些問題進行了解讀針對劉東斌先生“檔案形成在前說”中提出的系列觀點，筆者不敢茍同，現(xiàn)僅就“檔案形成在前說”兩個基本觀點進行一些推理思考。

1、對“檔案一形成就是檔案”的思考

劉東斌先生“檔案形成在前說”系列文章中提出：“檔案是原始的歷史記錄，它一形成就是檔案，根本不存在‘前身和‘轉化問題”?！皺n案‘作為具有原始記錄性的文獻，其原始記錄性是在形成過程中生而造就的，而不是后來轉化出來的”?！皺n案形成在前說認為檔案一形成就是檔案，檔案不是文件運動到一定階段的產(chǎn)物。它明確了檔案概念，打破了對檔案概念的混亂認識，去掉了某個國家‘人們的主體需要的限制，為人們正確認識檔案提供了新的視角”。由此可以看出，“檔案一形成就是檔案”的觀點，是“檔案形成在前說”的核心觀點。那么，“檔案一形成就是檔案”的觀點，是否如劉東斌先生所說的明確了檔案概念，打破了對檔案概念的混亂認識呢?以筆者拜讀“檔案形成在前說”系列文章理解，并不盡然?！皺n案一形成就是檔案”的觀點還有許多內(nèi)涵需要進行推理思考：第一、劉東斌先生在論述“檔案一形成就是檔案”時采用的檔案概念自身存在相互矛盾的地方。劉東斌先生在“檔案形成在前說”系列文章中，先后采用過兩個“檔案概念”：一個是“檔案是原始的歷史記錄”，并特別指出“檔案是原始的歷史記錄”與陳兆祦、和寶榮主編的《檔案管理學基礎》中對檔案定義的簡便表述是有區(qū)別的，“并不完全贊同他們的完整的表述”；一個是完全采用了陳兆祦、和寶榮的檔案概念，即“檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、音像及其他各種方式和載體的歷史記錄，可簡述為：檔案是原始的歷史記錄”。劉東斌先生在“檔案形成在前說”系列文章中同時采用兩個并不完全相同的“檔案概念”來論述其同一觀點，其本身就存在自相矛盾的地方。同時，劉東斌先生又沒有給出適合于“檔案一形成就是檔案”觀點的檔案概念，因此，其提出的“檔案一形成就是檔案”的觀點明確了檔案概念的說法是存在漏洞的。第二，“檔案一形成就是檔案”的觀點與“檔案是原始的歷史記錄”這一檔案概念是自相矛盾的?！皺n案一形成就是檔案”強調(diào)的是“最初的，根本不存在前身問題”，有原始記錄性特征的文件定稿(或稱定稿件、定稿)才是原本、原稿，才是‘檔案原件，打印的正式文件是‘副本，是原始檔案定稿的·手抄件或‘復制件”。從檔案的記錄過程看，檔案是原始記錄，是可以起草、修改的，而文件作為檔案定稿的“復制件”，則是不可以起草、修改的。而“檔案是原始的歷史記錄”強調(diào)的是“歷史記錄”的轉化，檔案的形成是有“前身”的，檔案是不可以修改和起草的，可以起草、修改的只能是原始記錄，而不可能是“歷史記錄”，因為沒有人可以穿越歷史時空去到“原始記錄”生成的那個歷史空間。因此，“檔案一形成就是檔案”與“檔案原始的歷史記錄”是相互矛盾的。第三，“檔案一形成就是檔案”的形成標志不明確。檔案的形成標志問題，實質(zhì)上是原始記錄在哪個階段才能成為檔案的問題?！皺n案一形成就是檔案”似乎給出了一個十分明確的表述，但我們仔細地分析一下，就會發(fā)現(xiàn)這一表述并沒有確切的內(nèi)涵。筆者從劉東斌先生“檔案形成在前說”系列文章中也可以體會到其內(nèi)涵的不確定性。劉東斌先生有關檔案形成時的表述主要有以下幾種：一是“一般情況下，檔案形成后(文件定稿經(jīng)簽發(fā)印制成文件后)，就將檔案(文件定稿、發(fā)文簽、印制的文件)存檔保存”。以筆者的理解，這里的檔案形成標志應當是指文件定稿經(jīng)簽發(fā)印制成文件后，其檔案實體所指包括文件定稿、發(fā)文簽、印制的文件。二是“當檔案形成后(筆者注，這里劉東斌先生是指文件定稿)，檔案就已經(jīng)體現(xiàn)了它的記憶功能了，而此時的文件正在復制中，在其被復制形成后才進入分發(fā)階段，而后才能發(fā)揮其辦事、管理功能?！眲|斌先生此段論述說明檔案的形成標志是文件定稿的完成，而不包括文件正本或打印文件的形成。三是“檔案從其形成的那一刻就具備了原始記錄的功能。檔案的原始記錄性表現(xiàn)在，不管是記下當時對某個問題的瞬間想法，還是嚴謹?shù)恼撌?，哪怕只有一個字、一句話，也同樣都是原始記錄，同樣都是檔案，同樣具有記憶功能?！贝硕握撌鲭m然強調(diào)的是檔案的記憶功能，但也從側面說明劉東斌先生認為原始記錄從起草、修改開始就是檔案了，檔案形成是沒有標志的，從劉東斌先生以上幾種對檔案形成問題的論述中可以體會到，其所提出的檔案形成標志，換句話說，檔案概念的實體所指并不確定。一會兒是文件定稿，一會兒是打印文件或文件正本，一會兒又包括文件的草稿甚至一個字。一句話，以這樣不確定的檔案實體所指來論述“檔案一形成就是檔案”的觀點，至少是不嚴謹和不科學的。綜上所述，就目前劉東斌先生已發(fā)表的“檔案形成在前說”系列文章來看，“檔案一形成就是檔案”的觀點與其系列文章中的其它觀點是自相矛盾的，它不僅沒有明確檔案概念，而且使檔案概念更加模糊。越來越難以理解和把握。

2、對“檔案記錄著文件形成的全部過程”的思考

劉東斌先生在“檔案形成在前說”系列文章中認為：“檔案從其形成那一刻就具備了原始記錄的功能?！倍拔募纬墒莻€過程，文件從起草到草稿、一稿、二稿……定稿。經(jīng)過了一個過程，然而，文件的草稿不等于文件，定稿同樣也不等于文件，你可以說‘文件是從其形成之初開始記錄原始記錄的，但是，這個‘文件記錄的‘原始記錄并不是那個具有現(xiàn)時作用的文件。記錄這個文件形成的全部過程的是檔案，而不是文件?！蹦敲矗瑱n案是否真如劉東斌先生所論述的那樣，能夠記錄文件形成的全部過程呢?筆者不妨按照劉東斌先生的推理思路來作一分析：第一，檔案的形成也是一個過程。如前所述，劉東斌先生的檔案實體所指是個不明確概念，檔案的形成就會存在多種可能，同時就會出現(xiàn)多種推理結果：一是在“檔案一形成就是檔案，無論只字片語，都是原始記錄，同樣都是檔案”的情況下，一份文件的形成可能產(chǎn)生多份檔案，而每份檔案都只是記錄了其自身產(chǎn)

生的過程，這里問題就明顯地表現(xiàn)出來了。先產(chǎn)生的檔案能否記錄后產(chǎn)生的檔案呢?文件的一稿、二稿、三稿等能記錄定稿的內(nèi)容嗎?能記錄文件定稿的產(chǎn)生過程嗎?顯然，文件的草稿、一稿、二稿、三稿等是不能記錄文件定稿的內(nèi)容的，也不能全部地揭示文件定稿的產(chǎn)生過程和結果，因此，檔案能記錄文件產(chǎn)生的全部過程的結論，只能在特定條件下成立，并不能普遍使用。二是在“文件定稿才是真正的檔案原件”的前提下，檔案只是文件的定稿，文件的草稿、一稿、二稿、三稿等以及文件的正本都不是檔案，而此時文件定稿的形成過程只是文件形成過程中的一個中間片段。那么，文件形成過程中的一個中間片段能反映文件形成的全部過程嗎?顯然是不能的。也就是說，在“文件定稿才是真正的檔案原件”的前提下，檔案記錄的只是文件定稿的形成過程，而不是文件形成的全部過程，也不是文件草稿、一稿、二稿、三稿等的形成過程，所以，檔案能記錄文件形成全部過程的觀點是不成立的。三是在“文件定稿、發(fā)文簽、印制的文件都是檔案”的前提下，一方面，“文件定稿，發(fā)文簽、印制的文件”只是記錄了“文件定稿、發(fā)文簽、印制的文件”這個片段的產(chǎn)生過程。并不能全面反映文件草稿、一稿、二稿、三稿等文件稿本的產(chǎn)生過程。如從劉東斌先生舉例的《物權法》審議通過稿及正式頒布的《物權法》正式文本中能夠看出初次送審稿及一審時的情況記錄嗎?很顯然，是不能看到的。人們從審議通過稿及法律正式文本中看到的只能是最后審議的結果。另一方面，既然“文件定稿、發(fā)文簽、印制的文件”都是檔案，為何只認定“文件定稿、發(fā)文簽”記錄了文件形成的全部過程，而否定“印制的文件”也記錄了文件形成的全部過程呢?難道說文件的草稿等于文件定稿，文件的一稿、二稿、三稿等于文件定稿嗎?不能。用劉東斌先生的話說，你可以說“檔案”(文件定稿)是從其形成之初開始記錄原始記錄的，但是文件的草稿、一稿、二稿、三稿不等于文件定稿，印制的文件也不等于文件定稿，這個“檔案”(文件定稿)記錄的“原始記錄”并不是文件草稿、一稿、二稿、三稿以及文件正本的原始記錄。綜上所述，按照劉東斌先生“檔案是原始記錄，是從活動開始的那一瞬間記錄其過程的”觀點來推理，檔案的形成也是一個過程，無論文件的草稿、一稿、二稿、三稿……定稿以及文件正本，都只是文件形成鏈中的一個環(huán)節(jié)，而文件形成鏈中的每一個環(huán)節(jié)片段的原始記錄，只能反映這個環(huán)節(jié)片段的形成過程，而不能反映文件的全部形成過程。也就是說，局部不能反映全部，這應當是人們共知的。第二，檔案記錄了什么?劉東斌先生認為：“就一般而言。檔案都記錄著從形成、修改到核稿，領導簽發(fā)的全部過程。重要的檔案還可能有草稿、一稿、二稿……直到定稿，有擬稿、核稿、領導簽發(fā)的簽字，還有的需要領導人的會簽。這全部過程的信息都記錄在檔案里。而文件卻不具備這種功能。作為文件定稿復制件的文件它們承載的內(nèi)容只是定稿的內(nèi)容，頂多還有簽發(fā)人的名字?！瓩n案的原始記錄和記錄著其形成全部過程的內(nèi)容信息，檔案不僅從各個不同方面為人們忠實地再現(xiàn)了以往的歷史原貌，而且。也再現(xiàn)了其形成的全部過程的歷史原貌?！睆膭|斌先生的論述中我們可以看到：一般情況下，檔案是指文件的定稿，重要的檔案還有草稿、一稿、二稿……直到定稿。檔案記錄的內(nèi)容有定稿的內(nèi)容、擬稿、核稿、領導簽發(fā)的簽字等，也就是說，檔案記錄的內(nèi)容是文件起草過程中文件定稿的最終形成結果。那么，文件定稿形成的最終結果能否反映文件的全部形成過程呢?筆者認為，文件定稿只能反映文件定稿形成的最終結果以及文件定稿的合法有效性。并不能全面記錄文件形成的全部過程。也不能再現(xiàn)文件形成的全部過程。其理由有二：一是文件的定稿與正式文件或文件正本是有區(qū)別的。從《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》(中辦發(fā)[1996]14號)和《國家行政機關公文處理辦法》(國發(fā)[2000]23號)來看，正式文件的格式及成文日期是有嚴格規(guī)定的，而文件的定稿則不能全部反映正式文件的格式及成文日期。如正式文件的版頭、版式、用印、印制版記等情況就無法從文件定稿中反映出來。再如。文件的成文日期，并不是所有文件的成文日期都是以文件定稿中負責人的簽發(fā)日期為準的，以電報形式發(fā)出的文件日期是以電報發(fā)出日期為準，特殊情況的文件則署印發(fā)日期，審議文件則署發(fā)布日期而不署審議通過日期等等。二是文件定稿只是反映了文件定稿形成的最終結果，并不反映文件形成的過程。無論是重要文件，或是一般性的文件，都有一個醞釀起草、修改、審核簽發(fā)、印制的過程。而這個過程在文件本身、文件定稿中是無法記錄的，文件、文件定稿記錄的只能是文件形成過程某個環(huán)節(jié)、片段的最終結果。而不是其形成的過程。為說明問題，筆者仍以劉東斌先生多次引用的《物權法》為例。劉東斌先生認為，“正式印制的《物權法》文件，一定是依據(jù)最后的定稿復制的，而此文件，肯定不可能記錄其六審直至通過的全部過程，只有檔案能做到?！睙o庸置疑，《物權法》正式文件的內(nèi)容是依據(jù)最終審議通過的定稿來印制的。但問題是最終審議通過的定稿能反映一審、二審、三審……的分組審議情況嗎?顯然是不能的。最終審議通過的定稿。只能反映最終審議通過的結果，而不可能從最終審議通過的定稿中看到最終審議的過程以及一審、二審、三審等通過稿的內(nèi)容和審議情況，因此。無論是正式文件或文件定稿。其自身是無法記錄和反映其形成過程的，它只能反映文件或定稿形成的結果。人們可以從文件定稿中了解文件形成機關的公文形成程序，主管者，起草者的筆跡等，但絕對不可能看到文件的形成過程。要想了解文件的形成過程，只能通過專題記錄材料才能做得到?？傊?，筆者認為，劉東斌先生提出的“檔案記錄著文件形成的全部過程”的觀點是錯誤的，或者至少是片面的。

3、結束語

本文只是對“檔案形成在前說”系列文章中的兩個最基本觀點進行了思考。其實，“檔案形成在前說”系列文章中涉及的許多觀點，都有值得原作者重新思考的必要。如檔案是否可以起草的問題，假如檔案是可以起草的，那么，文件草稿與定稿作為文件形成過程中的兩個環(huán)節(jié)是什么關系?它們之間的關系是否存在人為劃分認定的因素?檔案是否具有文件全部功能問題。假如檔案具有文件全部功能。那么，檔案是否可以取代文件?人們是否可以拿著沒有加蓋機關印章的文件定稿來作為辦理公務的依據(jù)呢?檔案的存在是客觀的或是存在人為因素問題，假如檔案的存在是客觀的，那么，為何“檔案形成在前說”系列文章認為重要的檔案包括有草稿、一稿、二稿直至定稿，而一般的檔案則不包括文件的草稿、一稿、二稿、三稿呢?檔案有無價值的認可和鑒定是否又與檔案存在的客觀性相違背呢?檔案的憑證性是否全部由檔案的原始記錄性決定問題，假如檔案的憑證性完全由檔案的原始記錄性來決定。那么，評聘職稱時，是否可以把論文的手稿提交給評委會就能證明是自己已發(fā)表過的文章。是否有效。如果不能證明和不具有有效性。那么，檔案的憑證性到底是由什么因素決定呢?等等。以上諸問題不解決，“檔案形成在前說”就很難被廣大檔案工作者和檔案學理論研究者所接受。