陳景惠

[摘要]對Excel的教學歷年來中存在著許多教學誤區(qū)，教師與學員既不能雙方友好溝通，又尋找不出原因，因而云者亦云，Excel的功能也就少有人盡用。從教學方法的角度對此進行探索，通過“匯總的三種方法”進行分析和探討，最大限度上講明“匯總”的功能，引入教學后能收到良好的教學效果。

[關鍵詞]分類匯總 界面 函數(shù)

中圖分類號：G42文獻標識碼：A文章編號：1671－7597（2009）0220166－02

Excel軟件已廣泛應用于各個行業(yè)，由于工作側重點的不同，對軟件的應用也千差萬別。較長時期來，Excel數(shù)據(jù)表的教學也存在著許多桎梧，究其原因無外乎以下幾種：其一是教師對此軟件中數(shù)據(jù)表的使用范圍不廣，教學中只局限在表面的知識傳授，不能與實際緊密結合起來，造成了教者黯然無味，無法產(chǎn)生生動性，學者更是一頭霧水，茫茫然不知所學。其二是學員對數(shù)據(jù)表的理解只停留在表面，而不能以點帶面，與解決實際問題相距甚遠，除能夠進行簡單的公式計算外，其余大量的功能便被擯棄在外了。本文通過“匯總的三種方法”為例，對Excel中數(shù)據(jù)匯總的教學做一探討，盼望指正。

一、對匯總教學提出的問題

1．既想分類匯總，又想分類打印。

2．不想分類打印，只是想隨時查看各類數(shù)據(jù)的明細和統(tǒng)計情況。

3．如果我們不想打亂正常的流水式數(shù)據(jù)表格的數(shù)據(jù)順序，而是想隨時查看各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)計結果（此處假定將統(tǒng)計結果保存在另外Sheet2工作表中）。

二、教學方法

我們從《職業(yè)培訓分院培訓班管理臺帳》實例進行說明。

1．直接利用Excel內(nèi)置的“分類匯總”功能來實現(xiàn)數(shù)據(jù)匯總。

（1）選中《職業(yè)培訓分院培訓班管理臺帳》培訓類別表項，按一下“常用”工具欄上的“升序排序”或“降序排序”按鈕，對按照“培訓類別”表項內(nèi)容進行一下排序。

注意：使用“分類匯總”功能時，一定要按分類對象進行排序！

（2）執(zhí)行“數(shù)據(jù)→分類匯總”命令，打開“分類匯總”對話。

（3）圖1將“分類字段”設置為“培訓類別”；“匯總方式”設置為“求和”；“選定匯總項”為“培訓人數(shù)”、“培訓課時”、“培訓費”；再選中“每組數(shù)據(jù)分頁”選項。最后，確定返回。

（4）分類匯總完成。

圖2是《管理臺帳》培訓類別=“其他和失業(yè)”為分類匯總3的詳細界面（更確切地說這是分類匯總后第一步的詳細界面）。

在教師講明講透此界面后才可能在學員的思維中建立起對分類匯總的初淺印象，使學員在思維中建立起一個總表的概念，在此基礎上進入第3圖表的認識。

圖3是《管理臺帳》對培訓類別匯總2界面，是對“培訓類別”項進行求和，使學員在對照第一個界面的基礎上產(chǎn)生匯總的概念，更確切的說是使學員在對照界面的同時找出界面的不同，這正是教師需要講解的關鍵所在。

圖4為分類匯總1界面，對照前界面學員更能清晰的認識分類匯總表中所有數(shù)據(jù)項進行累加求和。

方法1就是利用Excel內(nèi)置的“分類匯總”對問題1的操作步驟和界面3、2、1分析，既滿足分類匯總又滿足了分類打印。在實施教學中應注重對分類匯總目標表的講解。要講清項目字段與數(shù)據(jù)的對應關系，應講明屏幕顯示的轉換，匯總對話框中對應設定的具體要求。分類字段、匯總方式、選定匯總項。教師應以目標表為例將上述三個界面聯(lián)系與要求講透，在學員的操作之前奠定起一個堅實的感性形象，杜絕學員盲目上機操作。

2．利用Excel自身的“自動篩選”功能來實現(xiàn)數(shù)據(jù)匯總。

（1）圖5選中《職業(yè)培訓分院培訓班管理臺帳》數(shù)據(jù)表中的篩選區(qū)域表項，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→篩選→自動篩選”命令，進入“自動篩選”狀態(tài)。點擊培訓類別右下拉式菜單，對“培訓類別”=“失業(yè)”的培訓班中的人數(shù)、授課學時、培訓費有條件進行匯總。

（2）圖6就是分別選中I80、J80、K80單元格（此處假定表格中共有77條數(shù)據(jù)）中輸入公式：=SUBTOTAL(9,I3:I79)、=SUBTOTAL(9,J3:J79)、=SUBTOTAL(9,K3:K79)統(tǒng)計結果。

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方法2就是對數(shù)據(jù)表中引入了自動篩選命令進行有條件的匯總和運用統(tǒng)計函數(shù)對整個數(shù)據(jù)表的匯總。教學重點主要是統(tǒng)計函數(shù)的引用是對數(shù)據(jù)匯總的引申，圖5顯示界面是符合單一條件的，不匯總，通過輸入統(tǒng)計函數(shù)對“培訓類別=失業(yè)”單一條件進行統(tǒng)計。圖6主要目的是與對方法1匯總結果進行比較，強化學生對數(shù)據(jù)匯總的進一步認識和理解。

3. 利用Excel的函數(shù)來實現(xiàn)。

（1）切換到Sheet2工作表中，制作好一個統(tǒng)計表格。

（2）分別選中B3、C3、D3單元格，輸入公式：

=COUNTIF(Sheet1!$C$3:$C$79,A3)、

=SUMIF(Sheet1!$C$3:$C$79,A3,Sheet1!$I$3:$I$79)、

=SUMIF(Sheet1!$C$3:$C$79,A3,Sheet1!$J$3:$J$79)、

=SUMIF(Sheet1!$C$3:$C$79,A3,Sheet1!$K$3:$K$79)。

（3）同時選中B3、C3、D3單元格，將鼠標移至D3單元格右下角成細十字線狀時，按住左鍵向下拖拉至D8單元格，將上述公式復制至B4至D8單元格區(qū)域中。

（4）選中B9單元格，輸入公式：=SUM(B3:B8)，并仿照上面的操作，將此公式復制到C9和D9單元格中。

方法3是在《職業(yè)培訓分院培訓班管理臺帳》文件工作簿里，根據(jù)實際需要建立項目字段，通過Sheet2工作表按照統(tǒng)計條件函數(shù)和條件求和函數(shù)建立起Sheet1與Sheet2之間的互動關系，這樣可使Sheet1與Sheet2之間數(shù)據(jù)保持一致，使匯總結果一目了然。

以上就是對“匯總”教學中提出問題的解決步驟和方法，“問題1”是通過四個界面的操作和說明，通過3、2、1界面操作和打印條件的加入，不僅提高了感性認識，也加深對“匯總”理性認識。“問題2”是利用數(shù)據(jù)自動篩選命令，在其中又巧妙地加入函數(shù)的運用，又從側面對“匯總”操作技能的延伸。“問題3”是以工作表之間建立互動關系，通過條件函數(shù)將數(shù)據(jù)處理的重點知識進行較高程度的深化，對學員來說具有拔高和激勵的作用。

實際教學檢驗：講授前學生對分類匯總的認識相當模糊，甚至有的學生將計算的結果當成了分類匯總的結果，對界面更是一頭霧水，這就說明學生對分類匯總工具的運用尚無感性的認識。

通過界面教學使學生認識到分類匯總時將已經(jīng)形成的數(shù)據(jù)源，根據(jù)一定的條件對數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)進行有目的的處理，從而得出滿意的結果。教學中通過教師帶領學生完成從圖1至圖4的操作過程，學生一下子明白了分類匯總的實質(zhì)是對符合“培訓類別”條件的有效數(shù)據(jù)進行處理。再通過“實習管理臺帳”的數(shù)據(jù)源，要求學生以同樣的方式將“實習類別”項目進行分類匯總，除1名學生出現(xiàn)誤操作外，其余學生全部完成操作。

在此基礎上引入了“函數(shù)”，教學中大部分同學立即懂得只是分類匯總的條件發(fā)生了變化，在教師講明函數(shù)的表達式后，學生利用函數(shù)的表達式自主的實現(xiàn)了從圖5到圖6的過程，至此講授方法3即如探囊取物一般只用了不到1分鐘的時間即完成全部教學任務。

計算機教學是一門將知識與技能操作緊密結合的學科，對教師和學員都提出了較高的要求。即教師傳授知識的目的在于提高學員的操作技能，學員操作技能的提高又必須與工作生活實際緊密結合，所以教師處理教材的標準就必須要考慮到學員應用的實際，只有這樣才有可能實現(xiàn)最佳的教學效果。

參考文獻：

[1]中國勞動社會保障出版社，《微型計算機基礎與應用》.

[2]中國鐵道出版社，《Excel函數(shù)/圖表應用技巧》.