張瑞芬

學(xué)校檔案是學(xué)校歷史延續(xù)的印記，是發(fā)展進程的見證，是學(xué)校歷史的外在標(biāo)識，是師生生活的真實縮影，它承載著學(xué)校發(fā)展的物化成果，它積累著辦學(xué)的傳統(tǒng)并不斷豐富著學(xué)校的內(nèi)涵。學(xué)校檔案是反映學(xué)校發(fā)展歷程的無言碑、記載歷史的教科書，學(xué)校檔案記錄著學(xué)生的重要人生軌跡和教師的重要成長歷程，同時為今天的師生成長提供借鑒，為學(xué)校教書育人提供參考，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。一所學(xué)校，如果能把自己歷年工作實績的所有資料，全面系統(tǒng)地劃類歸檔，建立起規(guī)范化的學(xué)校檔案，對進一步加強和改善學(xué)校管理，全面貫徹教育方針，提高教育教學(xué)質(zhì)量，有著極其重要的意義。

一、學(xué)校檔案管理的內(nèi)容

1. 學(xué)校行政管理方面：校史及學(xué)校平面圖、建筑圖紙；上級的文件、通知及有關(guān)批復(fù)；工作計劃、總結(jié)及大事記；各種規(guī)章制度、會議紀(jì)錄及有關(guān)決定；固定財產(chǎn)登記表、統(tǒng)計報表及財務(wù)資料；受各級各部門表彰情況及證件；歷年學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子的組成人員及基本情況等。

2. 教育教學(xué)管理方面：教導(dǎo)處、教研組、政教處及團隊組織的工作計劃、總結(jié)；每學(xué)期教師任課情況安排表；每學(xué)期期中期末考試、各類學(xué)科競賽及每學(xué)年升級、畢業(yè)考試試卷、質(zhì)量分析、成績統(tǒng)計表、分數(shù)冊；不同版本的教材、教參；歷年所訂主要報紙、雜志；圖書資料、教學(xué)儀器、文體器材、電教設(shè)施（含自制軟件）的登記冊；學(xué)校和教師輔導(dǎo)學(xué)生競賽獲獎證書和在各種報章雜志上發(fā)表的論文、經(jīng)驗材料及他人發(fā)表的（含廣播、電視）報道本校事跡的新聞、通訊、經(jīng)驗材料；完整的義務(wù)教育檔案資料等。

3. 教師管理方面：逐年逐學(xué)期教職員工的花名冊及基本情況登記表；逐月逐日教職員工的考勤原始記載；教師在校級以上（含校級）進行示范課、觀摩課、教改實驗匯報課、新教師轉(zhuǎn)正定級公開課的教案及評教記錄、指導(dǎo)意見及結(jié)論；教師在縣級以上有關(guān)會議交流過但未發(fā)表過的經(jīng)驗材料；每學(xué)期教師的學(xué)科教學(xué)計劃及班主任工作計劃；教職員工的年度工作總結(jié)、學(xué)生評教材料及教師考核評定材料；學(xué)歷不合格教師的文化、業(yè)務(wù)進修資料及學(xué)歷合格教師的繼續(xù)教育資料；逐學(xué)期填寫的《教師業(yè)務(wù)檔案》等。

4. 學(xué)生管理方面：每學(xué)年的分年級分班學(xué)生花名冊及基本情況登記表；學(xué)籍登記表（學(xué)籍卡或借讀卡）；轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級的有關(guān)證件、存根及失學(xué)、死亡原因的情況登記；學(xué)生體檢登記表及體育達標(biāo)成績測查表；學(xué)生獎懲情況登記表；小學(xué)升初中的學(xué)生去向及初中畢業(yè)生花名冊、畢業(yè)證存根、畢業(yè)生合影、畢業(yè)生去向等。

二、檔案管理的方法

1. 人人樹立檔案意識。一個學(xué)校能否把檔案建起來，并管好、用好，關(guān)鍵是領(lǐng)導(dǎo)。校長重視檔案建設(shè)，善于用檔案資料統(tǒng)管學(xué)校各項工作，是做好檔案工作的根本保證。校長重視了，就必然會要求全校教職員工人人樹立檔案意識，在日常工作過程中養(yǎng)成積累資料的良好習(xí)慣，避免平時不注意收集保存，遺失了，期末交不回檔案室，入不了檔。

2. 校校設(shè)立管理人員。一般地說，12個教學(xué)班以上的中、小學(xué)，在不增加編制的條件下，盡可能設(shè)檔案專職管理人員（如聘用有一定管理能力、工作認真負責(zé)、身體健康的離退休教師），其他規(guī)模較小的學(xué)?？稍O(shè)兼職管理人員。要制訂管理人員職責(zé)和管理制度，除建好、管好、用好檔案資料等內(nèi)容外，要特別注意在管理人員變更時，做好交接工作，防止人員變、資料丟的混亂現(xiàn)象。

3. 件件資料分類入檔。檔案資料，通常一學(xué)期收集整理一次。對所收集的資料，在入檔前一定要進行審查整理，認真鑒別，決定取舍，然后系統(tǒng)地分類、分項、分卷裝入檔案袋。一般中小學(xué)要建立檔案柜，檔案袋入柜存放；12個教學(xué)班以上的學(xué)校，凡有條件的都要建立檔案室，檔案室除放置檔案柜存放文書資料等檔案袋外，還要陳列、存放學(xué)校有史以來保存下來的有價值的珍貴實物（如獎旗、獎杯、獎匾、獎品，用過的校牌、校旗、國旗等）和報紙、雜志、教材、試卷等不能入袋的資料。

4. 事事處處注意“四性”。即檔案資料的連續(xù)性、完整性、系統(tǒng)性和價值性。檔案資料不能兼收并蓄，把凡是收集到的東西統(tǒng)統(tǒng)塞進檔案袋里。即使入檔的資料，也要標(biāo)明保存期——“永久”、“長期”或“若干年”。

總之，建立健全學(xué)校檔案，實行檔案管理，有利于對學(xué)校的正確評估，有利于對教師和學(xué)生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學(xué)校進行科學(xué)管理，有利于提高教育教學(xué)質(zhì)量……只要努力把學(xué)校檔案建好、管好、用好，就一定能把學(xué)校辦出成績，辦出特色，辦出水平。