一、高校學生檔案管理現(xiàn)狀

1、高校學生檔案管理體制不順，管理人員嚴重缺乏。我國現(xiàn)行高校學生檔案管理部門歸口不一，各行其是。檔案館、組織或人事部門、學生工作處、招生就業(yè)處或者各個院(系)都有可能是學生檔案的管理部門?？梢哉f除檔案館之外，無論哪個部門管理，學生檔案工作都是“附屬品”，都無專人負責。

2、高校學生檔案管理技術落后，不適應高等教育發(fā)展的要求。目前大多數(shù)高校檔案管理部門的管理手段仍限于手工操作，即使輔助以計算機管理，也僅限于學生基本信息及簡單檢索查詢事務，未充分發(fā)揮計算機管理效能，未能形成無紙化電子檔案，落后的管理方式已越來越不適應現(xiàn)代高等教育的快速發(fā)展。

3、學生檔案轉遞不規(guī)范，遺失現(xiàn)象嚴重。每年招生錄取完成時，一些省市中學并沒有及時將考生檔案寄往高校，而是讓學生自帶檔案，嚴重違反了中組部關于本人不能自帶檔案的規(guī)定，極易導致檔案丟失或交接的嚴重脫節(jié)。

4、學生檔案歸檔材料缺乏規(guī)范性，內容簡單甚至殘缺。由于高校學生檔案管理沒有明確學生檔案材料的歸檔范圍與要求，使得能夠充分反映學生綜合素質的各種材料得不到及時的歸檔，歸檔材料只有大學生高考錄取、畢業(yè)成績材料，至于中學基本材料、評語以及誠信度，是否受過行政處分等則沒有進檔案，不僅不利于用人單位全面了解學生的誠信情況，也不利于對學生的教育和管理。

5、學校師生檔案意識薄弱，學校檔案管理難度加大。在學生檔案中存在要求一定要鋼筆填寫的卻用圓珠筆填寫，要求蓋學校公章而只蓋院系公章，學生成績單上沒有正考還是第幾次補考的記載以及不蓋公章等現(xiàn)象。另外，隨著人們就業(yè)觀念和就業(yè)方式的改變，許多學生畢業(yè)后直接進入社會工作，出現(xiàn)了許多不要檔案的現(xiàn)象，造成人檔分離、無人問津的局面。

二、改進高校學生檔案管理工作的對策

1、加大教育和宣傳力度，全面提高檔案意識。加強對學生檔案的宣傳教育，把高校全面推行素質教育和檔案管理結合起來，與學生教育管理工作者密切配合，提高大學生對自身檔案的正確認識，使他們做到準確、完整、規(guī)范填寫個人檔案。

2、規(guī)范檔案材料的收集整理工作，及時建檔、歸檔。高校學生檔案的管理人員要經(jīng)常主動地與形成學生檔案材料的部門和各院(系)主管學生檔案的負責人聯(lián)系、協(xié)商，及時收集各部門形成的檔案材料。遇有學生入黨、獎懲等涉及學生誠信的信息，要及時歸檔，努力使學生檔案全面、準確、科學、合理。

3、理順檔案管理體制，落實檔案管理的組織機構和人員配置。不論學生檔案是放在招生就業(yè)處、學生工作處，還是放在綜合檔案室管理，一定要有專人負責學生檔案的管理工作，一定要根據(jù)學生檔案的數(shù)量配備適當編制的專業(yè)人員。

4、適應誠信建設的新形勢，豐富學生檔案內容。檔案要能全面反映學校素質教育的成果，要能讓用人單位全面了解學生在校期間的學業(yè)、能力和誠信。這就需要我們在做好學籍檔案管理工作的基礎上增加學生檔案的內容，以便滿足用人單位的需求，使檔案全面為社會、用人單位和學生服務。

5、嚴格檔案轉遞途徑，確保檔案材料運轉的安全。學生檔案工作的傳遞時間相對集中緊迫，流量大，涉及面廣，參與人員較多，設置合理的轉遞方式，履行嚴格的轉遞手續(xù)勢在必行。畢業(yè)生就業(yè)方案確定后，學校要及時將檔案隨同檔案轉遞名冊轉到畢業(yè)生簽約單位或生源所在地人事或教育部門。轉遞之前，仔細核對畢業(yè)生的畢業(yè)去向，逐一對照后再轉到用人單位或當?shù)亟M織人事部門，并辦理嚴格的交接手續(xù)。