[摘要] 商務(wù)電子郵件寫作是從事對(duì)外貿(mào)易業(yè)務(wù)人員應(yīng)具備的基本技能，文章介紹了商務(wù)電子郵件的語(yǔ)體特征及寫作原則.給相關(guān)專業(yè)人員在今后的學(xué)習(xí)，工作中提出了一些建議.

[關(guān)鍵詞] 電子郵件 語(yǔ)體 體諒 簡(jiǎn)潔

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的蓬勃發(fā)展，各地區(qū)各部門對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易業(yè)務(wù)日漸頻繁。在當(dāng)今商務(wù)環(huán)境中，跨文化商務(wù)交流越來(lái)越依賴于英語(yǔ)電子郵件。商務(wù)電子郵件已經(jīng)成為開(kāi)展對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易業(yè)務(wù)和有關(guān)商務(wù)活動(dòng)的重要工具和形式。商務(wù)電子郵件的寫作不同于日常英語(yǔ)信函寫作，由于關(guān)系到貿(mào)易雙方的關(guān)系建立及利益獲取，所以相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)熟悉商務(wù)電子郵件的寫作特點(diǎn)，準(zhǔn)確把握在寫作過(guò)程中的幾個(gè)基本原則。

一、商務(wù)電子郵件的語(yǔ)體特征

1．較多使用指示詞和非正式詞匯，而很少使用定冠詞和正式詞匯。如：You had better keep these documents in your files in case they are needed.(指示詞these)；Just drop me a email.(非正式詞匯drop)

2.較多使用簡(jiǎn)單、直接的并列結(jié)構(gòu)和短句，而很少使用復(fù)合結(jié)構(gòu)和長(zhǎng)句。

3.簡(jiǎn)寫形式和縮寫形式的頻繁使用體現(xiàn)了商務(wù)電子郵件的非正式性和口語(yǔ)化特征。

4.語(yǔ)氣平等、客觀和口語(yǔ)化，但卻不失禮貌。

二、商務(wù)電子郵件的寫作原則

1.用語(yǔ)禮貌，態(tài)度友好

盡量避免使用令人不愉快，不禮貌的措辭用語(yǔ)，要讓讀者有一種被尊重、愉悅的心情。在書寫之前就把握好你的語(yǔ)氣，要讓對(duì)方感覺(jué)到具有說(shuō)服力又不失誠(chéng)懇，要立場(chǎng)堅(jiān)定而又不失親切。恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣會(huì)讓對(duì)方感到溫暖，產(chǎn)生興趣。禮貌是商務(wù)郵件寫作的基本原則，無(wú)論何時(shí)，只要有必要，別忘記說(shuō)Thank you…./would you please…/We would appreciate it if….

及時(shí)回復(fù)也是一種禮貌，讓客戶等待回復(fù)是不禮貌的。如果你不能立即回復(fù)一封探詢信息的郵件，那就回復(fù)給對(duì)方解釋原因并應(yīng)做到盡早地給予答復(fù)。

2.保持對(duì)方立場(chǎng)，避免使用否定的表達(dá)

要把握書寫時(shí)的“體諒”原則，首先要求發(fā)件人持有“You-attitude”，而不是“We-attitude”，也就是要多站在對(duì)方的立場(chǎng)上措辭，給予對(duì)方充分的體諒和照顧，始終考慮到對(duì)方的愿望，要求以及讀信時(shí)的感受。你需要為了最好地傳達(dá)信息、請(qǐng)求、希望等而精心設(shè)計(jì)好郵件的內(nèi)容。最好能夠做到既拒絕了對(duì)方優(yōu)惠的要求又不破壞雙方的友好關(guān)系，既否定了對(duì)方打折的要求又不危及日后的往來(lái)。

即使你收到了一封不友好，粗魯?shù)泥]件，也不要以同樣不友好甚至有點(diǎn)尖刻的語(yǔ)氣回復(fù)對(duì)方。盡量多的使用積極，肯定的語(yǔ)氣，盡量少的使用否定語(yǔ)氣。否定語(yǔ)氣常隱含對(duì)讀者的批評(píng)和指責(zé)，不利于商務(wù)溝通。

下面舉幾個(gè)例子體會(huì)一下態(tài)度和語(yǔ)氣。

a.We allow 3 percent discount for cash payment. (We-attitude)

You earn 3 percent discount when you pay cash.(You-attitude)

b.We feel sure that you will be satisfied. (Positive)

We do not believe you will have cause for dissatisfaction. (Negative)

3.避免使用意思模糊的表達(dá)

發(fā)件人必須要做到清楚地表達(dá)自己的意圖，任何文字不嚴(yán)密，含糊不清的詞句均應(yīng)避免使用，不能讓收件方產(chǎn)生誤解，影響商務(wù)溝通。商務(wù)郵件寫作的措辭應(yīng)具體，結(jié)構(gòu)清晰，內(nèi)容清楚，而盡量避免使用具有不同含義，意思不確定的詞語(yǔ)。如：

As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco， we have bimonthly direct services.(這里的bimonthly 有兩個(gè)基本詞義：一月兩次，兩月一次。這樣表達(dá)會(huì)讓對(duì)方迷惑不解。)可改寫為：We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.

同時(shí)也要注意句子的結(jié)構(gòu)安排，使用必要的連詞或短語(yǔ)使句子連貫起來(lái)，要選擇簡(jiǎn)單的，直接的句式。商務(wù)電子郵件講究簡(jiǎn)潔，一目了然，因此發(fā)件人還應(yīng)該注意恰當(dāng)?shù)貏澐侄温?，通常情況下，一個(gè)段落圍繞一個(gè)主題。清楚明了的郵件顯得更富有誠(chéng)意。

4.表述完整

商務(wù)電子郵件中應(yīng)包括一切必要的信息，否則會(huì)讓對(duì)方感覺(jué)你做事不夠認(rèn)真，態(tài)度不夠真誠(chéng)。一封不完整的郵件有時(shí)會(huì)讓對(duì)方很懊惱，從中得不到期待得到的信息。這樣當(dāng)然會(huì)抑制貿(mào)易往來(lái)的順利進(jìn)行，使雙方的工作都受到了延誤。

要想做到郵件內(nèi)容完整，最好的辦法就是站在讀信人的立場(chǎng)，不斷地詢問(wèn)自己是否回答了對(duì)方的所有疑問(wèn)。在發(fā)郵件之前再仔細(xì)檢查一遍是完全必要的。

5.力求簡(jiǎn)潔

商務(wù)電子郵件的措辭應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，避免寫作內(nèi)容拖沓冗長(zhǎng)，觀點(diǎn)模糊。使用最簡(jiǎn)潔的語(yǔ)句表達(dá)最完整的意思。能使用單詞的不使用短語(yǔ)，能使用短語(yǔ)的不使用句子，能用短句的不用長(zhǎng)句。避免不必要的重復(fù)和過(guò)度的細(xì)節(jié)描述，使傳達(dá)的信息直接、一目了然。如：

用now代替at this point in time

用enclosed 代替 enclosed herewith

用because 代替 due to the fact that

最后指出的是這幾個(gè)原則是相輔相成的，在實(shí)際使用中要做到統(tǒng)籌兼顧。

參考文獻(xiàn)：

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