摘要：高校辦公室人員素質(zhì)的養(yǎng)成既是辦公室人員自身成長(zhǎng)和發(fā)展的需要，也是提高學(xué)校管理水平的需要。高校辦公室人員的素質(zhì)成長(zhǎng)包括思想素質(zhì)的提高、業(yè)務(wù)能力的增長(zhǎng)和管理水平的進(jìn)步三個(gè)方面。因此，樹(shù)立終生學(xué)習(xí)的理念和加強(qiáng)針對(duì)性的培訓(xùn)將是促進(jìn)校辦公室人員素質(zhì)成長(zhǎng)的基本方法和途徑。

關(guān)鍵詞：高校辦公室；人員素質(zhì)；成長(zhǎng)

中圖分類(lèi)號(hào)：G647.17文獻(xiàn)標(biāo)志碼：Ａ文章編號(hào)：1673－291Ｘ（2008）10－0215－02

過(guò)去一般認(rèn)為，高校辦公室是組織實(shí)施學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策的部門(mén)，按照學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的意圖開(kāi)展具體的工作?！稗k公室必須按照上級(jí)的政策和領(lǐng)導(dǎo)的決策貫徹執(zhí)行，協(xié)調(diào)解決本部門(mén)和其他職能部門(mén)及基層在執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，從這個(gè)意義上來(lái)講，辦公室的工作性質(zhì)是被動(dòng)的?！鞭k公室人員往往成為抄抄寫(xiě)寫(xiě)的工具，是整個(gè)學(xué)校運(yùn)行機(jī)器上的一個(gè)螺絲釘，這其實(shí)是長(zhǎng)期以來(lái)忽視辦公室工作人員主動(dòng)性的一個(gè)結(jié)果。隨著辦公室自動(dòng)化程度的提高，我們認(rèn)識(shí)到硬件建設(shè)確實(shí)能為辦公室工作提供更多的便捷，提高辦公效率，但是在辦公室工作中起決定作用的還是軟件建設(shè)。能否積極發(fā)揮人的主體性的作用，將是做好辦公室工作的關(guān)鍵。

在中國(guó)高等教育快速發(fā)展的今天，高校管理水平的提高成為高?？沙掷m(xù)發(fā)展的一個(gè)關(guān)鍵。辦公室工作是高校管理工作的一個(gè)重要方面，越來(lái)越多的高校把辦公室管理的改革看成是提高工作效率的重要途徑。加強(qiáng)辦公室人員的培養(yǎng)，尤其是提高辦公室人員的素質(zhì)已引起學(xué)校管理者的高度重視，辦公室人員素質(zhì)的成長(zhǎng)也正逐漸成為一個(gè)熱門(mén)的話題。

一、辦公室人員素質(zhì)成長(zhǎng)過(guò)程

辦公室人員素質(zhì)成長(zhǎng)過(guò)程主要包含三個(gè)方面的內(nèi)容：

1.思想素質(zhì)的提高

高校辦公室對(duì)外是學(xué)校的窗口，對(duì)內(nèi)是學(xué)校管理的縮影，所以辦公室工作人員的言行舉動(dòng)對(duì)外將會(huì)影響學(xué)校的聲譽(yù)，對(duì)內(nèi)將影響學(xué)校工作的正常開(kāi)展，辦公室工作人員思想素質(zhì)的提高是做好辦公室工作的前提和基礎(chǔ)。

辦公室人員必須具備較高的政治素質(zhì)，堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，這是對(duì)每個(gè)人的最根本的要求，不需贅言。由于辦公室是一個(gè)特殊的管理機(jī)構(gòu)，處于領(lǐng)導(dǎo)和群眾的中間，是協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作的樞紐，平時(shí)接觸面比較廣泛，需要和方方面面產(chǎn)生聯(lián)系，所以加強(qiáng)辦公室人員自身的道德修養(yǎng)非常重要，如遵章守紀(jì)，克己奉公，堅(jiān)持原則；如待人接物時(shí)，和藹禮貌、熱情周到等等。在現(xiàn)代辦公室工作中，尤其要重視以下兩種素質(zhì)意識(shí)的培養(yǎng)。

一是服務(wù)意識(shí)?！胺?wù)是辦公室的宗旨，辦公室的基本職能就是做好服務(wù)”。要改變舊的思想觀念，破除“官”本位的意識(shí)，深刻認(rèn)識(shí)到辦公室的工作本質(zhì)在于服務(wù)。辦公室事情繁雜，小到收發(fā)文件、送往迎來(lái)，大到起草文件，參與政務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，其根本目的都是服務(wù)。辦公室只有充分發(fā)揮出為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為基層服務(wù)的功能，只有端正心態(tài)，擺正位置，才是做好辦公室工作的前提。

二是協(xié)作能力?，F(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為協(xié)作互助能力是辦公室工作人員的重要素質(zhì)之一，只有協(xié)作互助的群體才能發(fā)揮出個(gè)體的能量，提高工作效率。辦公室是決策執(zhí)行的轉(zhuǎn)換中介，是管理者與群眾之間的紐帶，因?yàn)槭聞?wù)性工作頭緒繁多，所以協(xié)作的能力顯得更為重要。每個(gè)辦公室人員要提高工作的情商指數(shù)，在辦公室這個(gè)集體中要互助友愛(ài)、融洽相處、加強(qiáng)配合、合作共事，才能保質(zhì)保量完成工作任務(wù)。

2.業(yè)務(wù)能力的增長(zhǎng)

以往在看待辦公室人員的形象時(shí)，往往把他們定位于“協(xié)調(diào)員”這類(lèi)角色，辦公室人員的專(zhuān)業(yè)方向和業(yè)務(wù)能力往往被忽視，仿佛辦公室人員就是“跑跑腿”的，辦公室是每個(gè)人都能勝任的簡(jiǎn)單工作。其實(shí)不然，辦公室工作也是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，人員的業(yè)務(wù)能力也要與時(shí)俱進(jìn)，逐步提高。作為一個(gè)綜合性的部門(mén)，辦公室人員至少要在以下幾個(gè)方面努力提高自己的業(yè)務(wù)水平。

一是公文寫(xiě)作能力。一個(gè)合格的辦公室人員必須通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)，了解不同類(lèi)型的公文格式，掌握一定的公文寫(xiě)作技巧，能比較熟練地進(jìn)行公文寫(xiě)作。

二是檔案管理能力。收發(fā)各類(lèi)文件和平時(shí)工作中材料的積累是學(xué)院辦公室工作任務(wù)之一。辦公室人員要時(shí)刻做一個(gè)有心人，各類(lèi)上級(jí)來(lái)文和下發(fā)文件都需要及時(shí)分門(mén)別類(lèi)，進(jìn)行歸檔整理，以方便領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)查閱。同時(shí)，學(xué)校的有關(guān)材料，如每次的黨政聯(lián)習(xí)會(huì)記錄、學(xué)校每個(gè)人的獎(jiǎng)懲情況等，辦公室人員都要及時(shí)了解信息，要做到合理取舍，進(jìn)行歸檔整理。

三是公關(guān)禮儀知識(shí)。接待是每個(gè)辦公室人員都要碰到的工作，如何熱情周到同時(shí)又耐心細(xì)致地做好接待是一門(mén)學(xué)問(wèn)，所以公關(guān)禮儀知識(shí)的學(xué)習(xí)非常重要。合適得當(dāng)?shù)慕哟粌H展現(xiàn)了辦公室工作人員良好的素質(zhì)，同時(shí)也是學(xué)校形象和精神面貌的展現(xiàn)。

3.管理水平的進(jìn)步

一所高等學(xué)校辦得好壞，不僅取決于各種硬件條件，而且也取決于管理水平的高低。學(xué)校辦公室是一個(gè)綜合管理部門(mén)，既為教職工解決現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，又要為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，做好服務(wù)工作。從橫向方面來(lái)看，還要處理好相聯(lián)系部門(mén)的關(guān)系，是否能及時(shí)保質(zhì)地完成任務(wù)將直接反映出辦公室的管理水平。

現(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，管理是通過(guò)計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制和創(chuàng)新等職能的發(fā)揮來(lái)分配、協(xié)調(diào)包括人力資源在內(nèi)的一切可調(diào)用的資源，以達(dá)成組織既定目標(biāo)與責(zé)任的動(dòng)態(tài)創(chuàng)造性活動(dòng)。辦公室的管理主要是通過(guò)做好一系列的基本工作，即運(yùn)用管理職能，以達(dá)到最終目標(biāo)。我們可以以一次學(xué)術(shù)會(huì)議的舉辦為例，具體來(lái)看管理的過(guò)程：（1）計(jì)劃：會(huì)議的策劃考慮，包括確定會(huì)議召開(kāi)和會(huì)議名稱(chēng)主題和具體議程，會(huì)務(wù)禮儀、接待等工作培訓(xùn)，會(huì)議宣傳和氣氛渲染，會(huì)議通知起草、發(fā)送，費(fèi)用預(yù)算，會(huì)議發(fā)言稿、議事規(guī)則等文件起草。預(yù)先要制定詳細(xì)計(jì)劃。（2）組織：包括確定具體會(huì)場(chǎng)，購(gòu)買(mǎi)或借用會(huì)議用品，會(huì)議接站與禮儀、住宿服務(wù)，報(bào)到簽到、會(huì)前文件發(fā)放，會(huì)議召開(kāi)過(guò)程中具體事項(xiàng)。合理使用人員配置，組織實(shí)施工作的進(jìn)程。（3）領(lǐng)導(dǎo)：管理者靠前指揮，利用職權(quán)和威信施展影響，指導(dǎo)和監(jiān)督各類(lèi)人員的工作狀態(tài)和工作進(jìn)展情況。（4）控制：確立控制標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取實(shí)施。包括場(chǎng)內(nèi)負(fù)責(zé)（調(diào)試機(jī)器、發(fā)放資料、提供辦公用品），場(chǎng)外負(fù)責(zé)（傳遞信息、應(yīng)急處理、候會(huì)接待、提醒前臺(tái)叫早，會(huì)議記錄：錄音錄象、會(huì)議記錄，媒體應(yīng)對(duì)和會(huì)議新聞稿綱要提供，會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、紀(jì)要等文書(shū)起草），會(huì)議結(jié)束后，返程差旅票證服務(wù)，報(bào)銷(xiāo)、結(jié)賬，會(huì)議文書(shū)歸檔、會(huì)務(wù)總結(jié)等等。所以一場(chǎng)學(xué)術(shù)會(huì)議的安排就是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，仔細(xì)考慮每個(gè)細(xì)節(jié)，做好完整的會(huì)議預(yù)案。辦公室人員只有系統(tǒng)學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理學(xué)、系統(tǒng)論等方面的知識(shí)，不斷提高自己的理論修養(yǎng)，同時(shí)要在不斷的實(shí)踐中積累工作經(jīng)驗(yàn)，才能不斷提高自己的管理水平。

二、辦公室人員素質(zhì)成長(zhǎng)的發(fā)展策略

如何增強(qiáng)辦公室人員素質(zhì)，促進(jìn)辦公室人員能力的發(fā)展，筆者認(rèn)為這種成長(zhǎng)過(guò)程是個(gè)體與環(huán)境積極主動(dòng)的互動(dòng)過(guò)程，是內(nèi)外諸因素綜合影響并發(fā)揮作用的過(guò)程。

1.個(gè)人要樹(shù)立終生學(xué)習(xí)的理念

從內(nèi)部看，每個(gè)人能否成長(zhǎng)，關(guān)鍵取決于個(gè)人的自主意識(shí)， “內(nèi)在進(jìn)取”、“自我更新”，是促進(jìn)成長(zhǎng)的根本。法國(guó)成人教育家保羅·郎格朗在1970年出版的《終生教育導(dǎo)論》中對(duì)終身教育作了進(jìn)一步說(shuō)明，他指出：“教育和訓(xùn)練的過(guò)程并不隨學(xué)校學(xué)習(xí)的結(jié)束而結(jié)束，而是應(yīng)該貫穿于生命的全過(guò)程。這是使每個(gè)人在個(gè)性的各方面——身體的、智力的、情感的、社會(huì)交往的方面，總之，在創(chuàng)造性方面——最充分地利用其稟賦和能力的必不可少的條件?！彼J(rèn)為：“必須把教育看作是貫穿于人的整個(gè)一生與人的發(fā)展各個(gè)階段的持續(xù)不斷的過(guò)程?！鞭k公室人員素質(zhì)成長(zhǎng)是一個(gè)不斷積累知識(shí)、增長(zhǎng)經(jīng)驗(yàn)、提高專(zhuān)業(yè)能力的過(guò)程，是終生教育的過(guò)程，這既是辦公室工作發(fā)展的需要，也是學(xué)習(xí)社會(huì)化的客觀要求。每個(gè)辦公室人員必須意識(shí)到知識(shí)更新?lián)Q代的必要性，樹(shù)立終生學(xué)習(xí)的理念，有意識(shí)地選擇內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)研究，不斷提高自身的素質(zhì)。

2.學(xué)校要加強(qiáng)針對(duì)性的培訓(xùn)

從外部看，學(xué)校要采用“外在引導(dǎo)”模式，側(cè)重于通過(guò)針對(duì)性的培訓(xùn)，為辦公室人員的成長(zhǎng)創(chuàng)造良好的平臺(tái)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要深刻認(rèn)識(shí)到辦公室工作的復(fù)雜性，既具有綜合性又具有專(zhuān)業(yè)性的特征。需要辦公室人員不僅要具有橫向廣博的知識(shí)面，更要有縱向深厚的專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)知識(shí)的功底，即所謂的T型復(fù)合人才。在社會(huì)現(xiàn)代化水平高的今天，尤其身處在高校這樣一個(gè)高科技、知識(shí)密集型組織中，辦公室的管理方法和手段也在不斷地更新和提高，只有不斷地汲取新知識(shí)、新技術(shù)的營(yíng)養(yǎng)，做到“知識(shí)新、頭腦靈、思路清、專(zhuān)業(yè)精、手腳勤”，才能充分發(fā)揮辦公室的功能和作用。所以學(xué)校應(yīng)該制訂周密的培訓(xùn)計(jì)劃，安排合適的培訓(xùn)，積極實(shí)施培訓(xùn)措施，切實(shí)提高辦公室人員的素質(zhì)能力。

對(duì)學(xué)校而言，辦公室人員素質(zhì)的成長(zhǎng)直接影響著管理質(zhì)量，影響著學(xué)校的社會(huì)聲譽(yù)及學(xué)校發(fā)展的后勁；對(duì)辦公室人員自身而言，個(gè)人素質(zhì)制約著其職業(yè)生涯的發(fā)展進(jìn)程和水平，它對(duì)自身潛能的挖掘、自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)、職業(yè)樂(lè)趣的體驗(yàn)產(chǎn)生重要影響。因此，研究辦公室人員素質(zhì)的成長(zhǎng)，是辦公室人員自身成長(zhǎng)和發(fā)展的需要，是開(kāi)發(fā)人力資源的需要，也是提高學(xué)校管理水平的需要，理應(yīng)引起學(xué)校管理者和辦公室人員的共同關(guān)注。

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