摘要：指出干部人事檔案的重要作用，分析當(dāng)前存在的問(wèn)題，提出看法，探討解決提高管理干部人事檔案的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè) 干部人事檔案 管理

干部人事檔案是對(duì)干部個(gè)人履歷、思想品德、工作業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)勵(lì)與處分等的記載和反映，是促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，是保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要措施，是歷史地、全面地考察了解干部和正確評(píng)價(jià)和選用干部的基礎(chǔ)，是人事管理的重要組成部分。因此，加強(qiáng)人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，更好地為煤炭企業(yè)選拔和使用人才提供更加真實(shí)可靠的材料，就顯得更為重要。

▲▲ 一、干部人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

人事檔案管理是一個(gè)組織在人事管理活動(dòng)中的重要組成部分，其真實(shí)性、可靠性由該組織的領(lǐng)導(dǎo)及其人事管理部門負(fù)責(zé)。但由于人事檔案本身不能直接帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，所以一些單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面沒(méi)有引起足夠的重視。

整體上，管理不夠完善，遺留問(wèn)題存在。一是材料遞交程序不完備。入檔材料的產(chǎn)生不光是人事部門，有些部門生成的反映干部職工榮譽(yù)或處分，或是一些培訓(xùn)鑒定等材料沒(méi)有及時(shí)遞交到人事部門，而人事部門也無(wú)法一一追查這些材料，時(shí)間一長(zhǎng)，就造成這些材料沒(méi)有及時(shí)入檔，因此對(duì)檔案全面地反映一個(gè)人的歷史造成缺憾；二是個(gè)別干部原始材料不完整。不少干部曾在多個(gè)單位工作，但在最初的單位工作的一些招工、簽定等材料不全備，還有一些曾參過(guò)軍的干部沒(méi)有入伍退伍等原始記載，在審核檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)該問(wèn)題后與原單位聯(lián)系，原單位有的已經(jīng)不存在，有的因原檔案管理人員轉(zhuǎn)崗，導(dǎo)致相關(guān)材料無(wú)法收集，造成永久性遺失。三是有些大學(xué)的學(xué)位管理只發(fā)學(xué)位證書(shū)，而沒(méi)有檔案材料，造成學(xué)歷管理的不規(guī)范，不統(tǒng)一。

案卷質(zhì)量不高，立卷不夠規(guī)范。一是檔案材料內(nèi)容填寫(xiě)前后不一。“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷）記載多樣，個(gè)別干部的“年齡越填越小，參加工作時(shí)間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規(guī)格不一。雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開(kāi)辦公用紙，但現(xiàn)行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學(xué)歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過(guò)裝訂線，給立卷歸檔工作帶來(lái)了麻煩。三是材料歸類不準(zhǔn)確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒(méi)有及時(shí)歸檔，有少量自傳未蓋人事部門公章。另外，隨著社會(huì)的發(fā)展，干部人事檔案中有些慣用的信息內(nèi)容已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。如記載個(gè)人履歷、社會(huì)關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個(gè)人工作能力、技術(shù)特長(zhǎng)等方面的內(nèi)容少，這些都會(huì)直接影響到案卷質(zhì)量，影響到檔案的作用。

二、做好干部人事檔案工作的對(duì)策

增強(qiáng)“一種意識(shí)”，提高各級(jí)重視程度。各級(jí)管理者和人事部門要強(qiáng)化檔案意識(shí)，提高對(duì)干部人事檔案工作地位和作用的認(rèn)識(shí)，堅(jiān)決避免出現(xiàn)“說(shuō)起來(lái)重要，排起來(lái)次要，用起來(lái)需要，忙起來(lái)忘掉”的現(xiàn)象。定期了解干部人事檔案工作情況，積極研究并解決發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，加強(qiáng)監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)；有關(guān)部門定期向人事檔案管理部門遞交入檔材料，以便及時(shí)入檔；挑選作風(fēng)正、有強(qiáng)烈責(zé)任心，勤于學(xué)習(xí)、忠于職守的人員從事檔案工作，力求在工作時(shí)堅(jiān)持原則、一絲不茍、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、認(rèn)真負(fù)責(zé)。并幫助他們解決工作中的困難，調(diào)動(dòng)檔案人員的積極性，促進(jìn)檔案管理水平的不斷提升。

把好“兩個(gè)關(guān)口”，著力提高案卷質(zhì)量。一是從來(lái)源入手把好材料收集關(guān)。注意總結(jié)材料形成規(guī)律，掌握材料形成信息，把握材料收集主動(dòng)權(quán)；要與有關(guān)單位、部門做好溝通、協(xié)調(diào)工作，建立檔案資料收集責(zé)任制，對(duì)負(fù)有提供資料責(zé)任的部門和人員作出歸檔內(nèi)容和時(shí)限的要求，及時(shí)全面地將反映干部德、能、勤、績(jī)的材料收入檔案；在材料形成時(shí)，要明確要求、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保形成的材料填寫(xiě)規(guī)范、手續(xù)完備，避免形成新的遺留問(wèn)題。二是從日常工作入手把好材料鑒別關(guān)。檔案管理人員堅(jiān)持和發(fā)揚(yáng)秉公辦事、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，對(duì)收集的材料、傳遞的檔案進(jìn)行認(rèn)真地鑒別審核，嚴(yán)格把關(guān)。在接收、補(bǔ)充或整理檔案時(shí)，對(duì)手續(xù)不全、不規(guī)范的材料要退還材料形成部門，責(zé)成其補(bǔ)齊手續(xù)或加以規(guī)范，并限期報(bào)送；對(duì)不應(yīng)歸檔的材料堅(jiān)決不收集歸檔。

做實(shí)“三項(xiàng)工作”，提高檔案管理水平。首先，完善基礎(chǔ)設(shè)施，確保安全管理。由于干部人事檔案的不可再生性，維護(hù)干部人事檔案的安全、完整便顯得尤為重要。目前來(lái)看，多數(shù)地方干部檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施較過(guò)去有了明顯改善，但也有不少單位的檔案基礎(chǔ)設(shè)施水平仍然較低。因此，要?jiǎng)?chuàng)造條件，配備必要的設(shè)施，達(dá)到“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防高溫、防光）的要求。其次，加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范管理程序。建立健全干部人事檔案查（借）閱、收集、鑒別歸檔、檢查核對(duì)、保管保密等制度，并嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任。堅(jiān)決做到“五不查”（無(wú)介紹信不查、非正式黨員不查、涉及本人不查、牽扯親屬不查、未經(jīng)批準(zhǔn)不查）、“四不借”（未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不借、非特殊需要不借、手續(xù)不全不借、親屬檔案不借）、“三不轉(zhuǎn)”（個(gè)人帶檔不轉(zhuǎn)、沒(méi)有調(diào)令不轉(zhuǎn)、材料不全不轉(zhuǎn)）。

最后，實(shí)施管理創(chuàng)新，提高利用效率。一是技術(shù)創(chuàng)新。加快檔案工作信息化建設(shè)步伐，建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，通過(guò)相應(yīng)技術(shù)處理，將文字、圖片、音像資料變成數(shù)據(jù)資料，使干部檔案信息化，并在檔案的查閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行微機(jī)化操作，保證干部檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。二是內(nèi)容創(chuàng)新。在收集干部基本情況的基礎(chǔ)上，建立干部業(yè)績(jī)檔案，及時(shí)將干部的工作情況、工作業(yè)績(jī)和在重大活動(dòng)、重點(diǎn)工作中的表現(xiàn)及任務(wù)完成情況收入檔案；建立干部能力檔案，重點(diǎn)收集個(gè)人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況以及參加各種資格考試、注冊(cè)考試等反映個(gè)人才能的資料；建立干部認(rèn)可檔案，本著領(lǐng)導(dǎo)干部群眾認(rèn)可、技術(shù)人員學(xué)術(shù)認(rèn)可、經(jīng)營(yíng)人才市場(chǎng)認(rèn)可的原則，分別建立領(lǐng)導(dǎo)干部考核考察檔案、技術(shù)人員學(xué)術(shù)和推廣成果檔案、經(jīng)營(yíng)人員業(yè)績(jī)檔案。三是手段創(chuàng)新。探索嘗試改變部分材料的歸檔形式，如將年度考核表、工資審批表裝訂成冊(cè)歸入文書(shū)檔案；把考核結(jié)果、增資數(shù)額直接填入個(gè)人檔案目錄；改書(shū)本式檔案為活頁(yè)式檔案；等等。這樣既可減輕裝訂檔案的勞動(dòng)強(qiáng)度，又有利于檔案的更新和查閱。

（責(zé)任編輯：劉璐）