沒有規(guī)矩不成方圓，對(duì)于“Word”文檔也同樣適用，符合“規(guī)矩”的文檔不僅便于瀏覽，同時(shí)也更加美觀。另外如果要將文檔打印或編訂的話，符合規(guī)范就顯得更加重要了。但千萬(wàn)不要以為制作出符合規(guī)范的“Word”文檔就非常困難，其實(shí)只要掌握一些設(shè)定的小技巧，玩轉(zhuǎn)“Word”也可以非常輕松。

本期內(nèi)容，筆者先給大家講解一些“模范”“Word”文檔的關(guān)鍵屬性，其實(shí)只要三部分就可以了，這就是頁(yè)面的整體設(shè)定(方便打印和后期裝訂)、文字內(nèi)容樣式和段落的調(diào)整以及增添頁(yè)眉頁(yè)腳和其他頁(yè)面美化設(shè)置。(下面的操作以Word2007為例)

兵馬未動(dòng)糧草先行：設(shè)定頁(yè)面

頁(yè)面設(shè)置包含了紙張和頁(yè)面邊距等設(shè)置。它可以對(duì)Word文檔整體進(jìn)行設(shè)置，從而保證了頁(yè)面間的一致性和規(guī)范性。

STEP1啟動(dòng)“Word”后轉(zhuǎn)入到頁(yè)面布局選項(xiàng)卡。

STEP2點(diǎn)擊頁(yè)面設(shè)置右側(cè)的小圖標(biāo)后進(jìn)入到頁(yè)面設(shè)置窗口，這里可以根據(jù)需要選擇紙張方向以及裝訂線位置和預(yù)留寬度。

STEP3轉(zhuǎn)入到紙張選項(xiàng)卡就可以設(shè)定打印紙張了，在紙張大小的下拉菜單中根據(jù)打印紙的實(shí)際情況選擇即可。如所有頁(yè)面都將使用同樣尺寸的紙張打印的話，可以在應(yīng)用于內(nèi)選擇“整篇文檔”。

STEP4在版式選項(xiàng)卡中可以對(duì)頁(yè)眉頁(yè)腳進(jìn)行奇偶調(diào)節(jié)，如果首頁(yè)要作為封面的話，就要選中“首頁(yè)不同”了，另外在這里還可以根據(jù)需要適當(dāng)調(diào)整“距邊界”。

STEP5完成以上設(shè)定后點(diǎn)擊“確定”保存，回到頁(yè)面布局選項(xiàng)卡后選擇“分欄”就可以快速設(shè)定分欄樣式了，在下拉菜單中選擇“更多分欄”還可以在分欄窗口中手動(dòng)設(shè)定列數(shù)。

STEP6如果你覺得以上的數(shù)字設(shè)定并不直觀的話，可以在頁(yè)面設(shè)置選項(xiàng)卡中直接選擇相應(yīng)調(diào)整快捷按鈕的下拉菜單。比如在頁(yè)邊距菜單就可以在提示的幫助下完成設(shè)定了，紙張和文字方向的設(shè)定相同。

STEP7點(diǎn)擊“頁(yè)面布局”選項(xiàng)的“段落”選項(xiàng)卡右下方的小圖標(biāo)后即可進(jìn)入段落設(shè)定窗口。

STEP8轉(zhuǎn)入到縮進(jìn)和間距選項(xiàng)卡，在縮進(jìn)的特殊格式里選擇“首行縮進(jìn)”，這時(shí)右側(cè)會(huì)自動(dòng)選擇2個(gè)字符。如沒有特別需要其他設(shè)置選擇默認(rèn)即可。

賞心又悅目：樣式調(diào)整

完成了上述的設(shè)定后就可以錄入或粘貼來(lái)自其他文檔的文本內(nèi)容了，要想使頁(yè)面繼續(xù)保持“規(guī)范”，那么頁(yè)面的樣式和段落調(diào)整就非常必要。

STEP1將光標(biāo)移動(dòng)到需要調(diào)整的行或段落后，在開始項(xiàng)的“樣式”面板中就可以點(diǎn)擊上方的樣式縮略圖來(lái)實(shí)現(xiàn)快速調(diào)整樣式。

STEP2點(diǎn)擊“樣式”列表右側(cè)的下拉菜單就可以進(jìn)入到樣式列表窗口，選擇合適的樣式即可。

STEP3點(diǎn)擊更改樣式按鈕下方的圖標(biāo)即可進(jìn)入更改樣式菜單，在樣式集中提供了多個(gè)樣式風(fēng)格，根據(jù)需要選取即可。

STEP4盡管樣式庫(kù)非常豐富但并不能保證就有你中意的，還好可以在字體面板右上方的字體下拉菜單中設(shè)定合適的字體，右側(cè)可以選擇字體大小。

STEP5在字體面板內(nèi)點(diǎn)擊底部為紅色橫線的A按鈕，就可以進(jìn)入顏色選取窗口，選擇滿意的顏色后關(guān)閉窗口。

STEP6選中需要修改顏色的文本內(nèi)容后點(diǎn)擊上步提到的A按鈕就可以實(shí)現(xiàn)文本顏色的快速替換。同理B、I、U等按鍵也都可以進(jìn)行類似操作，另外選擇文本后點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，在右鍵菜單中也可以調(diào)整字體樣式。

STEP7經(jīng)常用到的調(diào)整還包括修改對(duì)齊方式和編號(hào)等，移動(dòng)光標(biāo)到需要編輯的段落后，選擇段落選項(xiàng)卡中的相應(yīng)按鈕就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)應(yīng)的調(diào)整了。

最后一擊：頁(yè)面美化

有了前面兩部分的介紹，相信調(diào)整頁(yè)面和修改樣式已經(jīng)變得非常簡(jiǎn)單了。而在規(guī)范“Word”文檔的最后階段，還是有一些頁(yè)面美化及方便打印查看的操作需要實(shí)踐。

STEP1進(jìn)入到“頁(yè)面布局”中的“頁(yè)面背景”面板并點(diǎn)擊頁(yè)面邊框后進(jìn)入“邊框和底紋”設(shè)定窗口，在“頁(yè)面邊框”選項(xiàng)卡中可以為頁(yè)面設(shè)定方框、陰影、三維等多種邊框，選擇應(yīng)用于“整篇文檔”就可以為所有頁(yè)面添加邊框了。

STEP2如果覺得白色的背景略顯單調(diào)的話，還可以在頁(yè)面顏色的下拉菜單中選擇喜愛的顏色作為文檔背景色。

STEP3如果要將“Word”文檔打印出來(lái)的話，添加頁(yè)碼就必不可少了。轉(zhuǎn)入到“插入”選項(xiàng)卡并在頁(yè)眉和頁(yè)腳面板內(nèi)點(diǎn)擊“頁(yè)碼”。

STEP4在“頁(yè)碼”的下拉菜單中選擇頁(yè)碼風(fēng)格以及在文檔頁(yè)面中的位置。

STEP5類似的操作還可以在頁(yè)眉和頁(yè)腳的下拉菜單為文檔添加更多輔助信息。

至此，一份符合規(guī)范的“Word”文檔就“出爐”了，當(dāng)然如果對(duì)最終效果不滿意，完全可以“回爐再造”(實(shí)際操作中要多觀察即時(shí)生效的各種變化)。

預(yù)告：下期內(nèi)容，我們將會(huì)給大家?guī)?lái)一個(gè)完整的“模板型”“Word”文檔編排實(shí)例。千萬(wàn)不要錯(cuò)過(guò)哦。