沒有規(guī)矩不成方圓，對于“Word”文檔也同樣適用，符合“規(guī)矩”的文檔不僅便于瀏覽，同時也更加美觀。另外如果要將文檔打印或編訂的話，符合規(guī)范就顯得更加重要了。但千萬不要以為制作出符合規(guī)范的“Word”文檔就非常困難，其實只要掌握一些設定的小技巧，玩轉“Word”也可以非常輕松。

本期內容，筆者先給大家講解一些“模范”“Word”文檔的關鍵屬性，其實只要三部分就可以了，這就是頁面的整體設定(方便打印和后期裝訂)、文字內容樣式和段落的調整以及增添頁眉頁腳和其他頁面美化設置。(下面的操作以Word2007為例)

兵馬未動糧草先行：設定頁面

頁面設置包含了紙張和頁面邊距等設置。它可以對Word文檔整體進行設置，從而保證了頁面間的一致性和規(guī)范性。

STEP1啟動“Word”后轉入到頁面布局選項卡。

STEP2點擊頁面設置右側的小圖標后進入到頁面設置窗口，這里可以根據需要選擇紙張方向以及裝訂線位置和預留寬度。

STEP3轉入到紙張選項卡就可以設定打印紙張了，在紙張大小的下拉菜單中根據打印紙的實際情況選擇即可。如所有頁面都將使用同樣尺寸的紙張打印的話，可以在應用于內選擇“整篇文檔”。

STEP4在版式選項卡中可以對頁眉頁腳進行奇偶調節(jié)，如果首頁要作為封面的話，就要選中“首頁不同”了，另外在這里還可以根據需要適當調整“距邊界”。

STEP5完成以上設定后點擊“確定”保存，回到頁面布局選項卡后選擇“分欄”就可以快速設定分欄樣式了，在下拉菜單中選擇“更多分欄”還可以在分欄窗口中手動設定列數。

STEP6如果你覺得以上的數字設定并不直觀的話，可以在頁面設置選項卡中直接選擇相應調整快捷按鈕的下拉菜單。比如在頁邊距菜單就可以在提示的幫助下完成設定了，紙張和文字方向的設定相同。

STEP7點擊“頁面布局”選項的“段落”選項卡右下方的小圖標后即可進入段落設定窗口。

STEP8轉入到縮進和間距選項卡，在縮進的特殊格式里選擇“首行縮進”，這時右側會自動選擇2個字符。如沒有特別需要其他設置選擇默認即可。

賞心又悅目：樣式調整

完成了上述的設定后就可以錄入或粘貼來自其他文檔的文本內容了，要想使頁面繼續(xù)保持“規(guī)范”，那么頁面的樣式和段落調整就非常必要。

STEP1將光標移動到需要調整的行或段落后，在開始項的“樣式”面板中就可以點擊上方的樣式縮略圖來實現快速調整樣式。

STEP2點擊“樣式”列表右側的下拉菜單就可以進入到樣式列表窗口，選擇合適的樣式即可。

STEP3點擊更改樣式按鈕下方的圖標即可進入更改樣式菜單，在樣式集中提供了多個樣式風格，根據需要選取即可。

STEP4盡管樣式庫非常豐富但并不能保證就有你中意的，還好可以在字體面板右上方的字體下拉菜單中設定合適的字體，右側可以選擇字體大小。

STEP5在字體面板內點擊底部為紅色橫線的A按鈕，就可以進入顏色選取窗口，選擇滿意的顏色后關閉窗口。

STEP6選中需要修改顏色的文本內容后點擊上步提到的A按鈕就可以實現文本顏色的快速替換。同理B、I、U等按鍵也都可以進行類似操作，另外選擇文本后點擊鼠標右鍵，在右鍵菜單中也可以調整字體樣式。

STEP7經常用到的調整還包括修改對齊方式和編號等，移動光標到需要編輯的段落后，選擇段落選項卡中的相應按鈕就可以實現對應的調整了。

最后一擊：頁面美化

有了前面兩部分的介紹，相信調整頁面和修改樣式已經變得非常簡單了。而在規(guī)范“Word”文檔的最后階段，還是有一些頁面美化及方便打印查看的操作需要實踐。

STEP1進入到“頁面布局”中的“頁面背景”面板并點擊頁面邊框后進入“邊框和底紋”設定窗口，在“頁面邊框”選項卡中可以為頁面設定方框、陰影、三維等多種邊框，選擇應用于“整篇文檔”就可以為所有頁面添加邊框了。

STEP2如果覺得白色的背景略顯單調的話，還可以在頁面顏色的下拉菜單中選擇喜愛的顏色作為文檔背景色。

STEP3如果要將“Word”文檔打印出來的話，添加頁碼就必不可少了。轉入到“插入”選項卡并在頁眉和頁腳面板內點擊“頁碼”。

STEP4在“頁碼”的下拉菜單中選擇頁碼風格以及在文檔頁面中的位置。

STEP5類似的操作還可以在頁眉和頁腳的下拉菜單為文檔添加更多輔助信息。

至此，一份符合規(guī)范的“Word”文檔就“出爐”了，當然如果對最終效果不滿意，完全可以“回爐再造”(實際操作中要多觀察即時生效的各種變化)。

預告：下期內容，我們將會給大家?guī)硪粋€完整的“模板型”“Word”文檔編排實例。千萬不要錯過哦。