別立謙　吳　躍

摘要以北京大學圖書館在Unicorn系統(tǒng)中的實踐為例，簡要敘述館藏期刊合訂本回溯工作方案的制定，從索刊號構(gòu)成、參數(shù)選擇以及正刊、索引、增刊多種情況的著錄細則等方面對期刊合訂本索刊號的著錄規(guī)則作了詳細舉例說明，介紹了系統(tǒng)內(nèi)的操作步驟，最后在期刊管理與服務方面闡述了期刊館藏回溯工作的意義。

關鍵詞高校圖書館期刊管理著錄規(guī)則館藏回溯

北京大學圖書館迄今擁有中、西文期刊合訂本共計40余萬冊。2003年9月至2006年7月，圖書館在不影響日常服務的情況下，完成了這部分期刊從字順排架到分類排架的改號工作，為期刊合訂本的館藏回溯奠定了基礎，進而從2004年9月開始在Unicorn系統(tǒng)內(nèi)開展過刊合訂本的回溯工作。

本文中的“回溯”特指在書目記錄回溯完成基礎上對期刊合訂本進行的館藏回溯，而不是指期刊書目記錄的回溯。重點在于介紹和闡述回溯工作的實踐與意義，以期與同行交流與探討。

1、館藏回溯前的考察與回溯方案的確定

各高校圖書館對期刊館藏回溯工作的政策不一。有的館已完成了全部合訂本的回溯，有的館還沒有此項規(guī)劃，有的館明確決定不做合訂本回溯。在已完成或開始回溯工作的館中，有的利用條形碼做館藏，有的利用期刊裝訂回來后打印的流水號做館藏，還有的由系統(tǒng)自動生成識別代碼。由于做法不同，所獲取的效果和實現(xiàn)的功能也就不同。

在本館期刊工作發(fā)展目標的指導下，除對館藏回溯政策和做法劃定一個大致的思路以外，在確定北京大學圖書館期刊館藏回溯方案之前，還對本館期刊的采訪、收登和裝訂情況進行了全面的調(diào)查。本館從2002年開始利用Unicorn系統(tǒng)進行期刊的送裝。當時的做法是：在系統(tǒng)內(nèi)為每一種送裝的期刊建立一個期刊控制記錄，這個記錄不用于現(xiàn)刊收登，而是為過刊送裝所專用。首先在控制記錄中設置送裝的卷期模式，由系統(tǒng)自動生成預期記錄，待合訂本裝訂回來后再利用期刊的收登功能進行驗收。由于系統(tǒng)自身功能的某些缺陷，目前尚無法利用系統(tǒng)中期刊控制記錄的報表功能生成送裝清單，且按照這種做法生成的合訂本索刊號的結(jié)構(gòu)是，基本索刊號(+卷+期+年)，加上系統(tǒng)內(nèi)排架鍵功能的不穩(wěn)定以及索書號/卷冊處按比位規(guī)則排序，出現(xiàn)了同一年的期刊合訂本被分割排列的現(xiàn)象，不符合讀者的檢索使用習慣。此外，系統(tǒng)收登所生成的自動卷期模式，在卷期標識上都是大寫字母，與MARC記錄中館藏記錄的著錄格式規(guī)定也不一致。

編目部根據(jù)Unicorn系統(tǒng)索書號/卷冊的排序特點，結(jié)合期刊服務的需求，確定了合訂本索刊號結(jié)構(gòu)的基本思路，即，基本索刊號(+年+卷+期)。在基本索刊號后，先著錄期刊的年號，通過“年”的排序來控制合訂本卷冊的排序。如此可以避免同一年的合訂本被分割排列所形成的混亂無序的情況。同時討論決定，廢棄裝訂人員在系統(tǒng)內(nèi)已經(jīng)做了兩年的合訂本索書號記錄，借鑒其他館的成熟做法，利用圖書的借還功能來實現(xiàn)期刊的送裝工作。期刊館藏回溯方案進而大體確定。

2、館藏回溯工作的做法

2.1期刊合訂本索刊號著錄規(guī)則

根據(jù)系統(tǒng)的現(xiàn)有功能，參照期刊編目的相關規(guī)則，并結(jié)合本館的情況，編目人員制定了《期刊館藏合訂本卷冊索刊號著錄規(guī)則》。具體情況大致如下：

2.1.1合訂本卷冊的索刊號的構(gòu)成及相關參數(shù)

北京大學中心館裝訂期刊的館藏信息借用圖書多卷書的處理方法：在基本索刊號的基礎上，每個合訂實體各分配一個含有卷期標識的卷期索刊號，置于括號內(nèi)。其索刊號的構(gòu)成形式為：基本索刊號+卷期標識(年#卷，期)，其中“#”為空格。相關參數(shù)見表1：

2.1.2合訂本卷冊的著錄細則

在增加卷期索刊號時，嚴格遵循以下著錄原則，以保證系統(tǒng)內(nèi)館藏信息的一致性：

(1)卷與卷、期與期、年(月)與年(月)之間用“—”表示起訖；

(2)卷與期之間用逗號分隔；

(3)對缺期進行分段著錄，并用逗號分隔；

(4)使用“缺期”、“不全”等字樣，或用總期號說明某卷期缺期時，加圓括號；

(5)卷與期之間，在特殊情況下，用冒號表示(見2.2中實例)；

(6)跨年的卷期，如屬在同一世紀范圍內(nèi)，在著錄期刊年號時，第一年份應為公元的4位數(shù)，第二年份可略去前兩位數(shù)字，如：1975—78，2001—02；

但如遇跨世紀的卷期，應盡可能保留各自的4位整數(shù)，如1998—2004。如字符位過長，可略去第二年份的前兩位數(shù)，著錄為1998—04(為避免歧義，盡量不用省略方式)。

2.1.3常用卷期標識的統(tǒng)一縮寫形式

由于出版形式和期刊語種等多樣化的特點，對期刊卷期標識的著錄作了統(tǒng)一規(guī)范的要求，即卷期是英語標識的，著錄字母的規(guī)范縮寫形式(見表2)，英語之外的其他語種文字的卷期標識符原則上按照出版物實錄等。

注：

(1)當某刊以月份或季度表示期時，在著錄索刊號時用no.代替；

(2)遇“索引”、“增刊”、“補編”等刊時，中西文刊均用“Index”、“Suppl.”等詞以區(qū)分正刊。

2.2卷期標識著錄的各類實例

2.2.1有卷期、年標識的卷期著錄

西文刊實例：

刊名：Current directions in psychological science：a journal of the American Psychological Society.

正常情況：B84/C9364(2000#v.9，no.1—6)；

多卷冊：B84/C9364(2001—02#v.10—11：no.1—6)，表明合訂本10—11卷，每卷都有6期；

跨年代：B84/C9364(1992—93#v.4，no.1—12)；

缺期：B84/C9364(1996#v.4，no.1—6，8—12)，表明第4卷中缺第7期；

破卷：B84/C9364(1995#v.3，no.4；1996#v.4，no.2)。

2.2.2無卷號有年內(nèi)期號，卷期著錄以年代卷

中文刊實例：

刊名：福州大學學報社會科學版

正常情況：C55/F9893(1996#no.1—4)

多卷期：C55/F9893(1997—98：no.1—2)

跨年代：C55/F9893(1992—93#no.1—12)

缺期：C55/F9893(1991#no.1—6，8—12)

破卷：C55/F9893(1995—96#no.4—no.2)

2.2.3有年號和總期號卷號的卷期著錄

中文刊實例：

刊名：理論動態(tài)，中共中央黨校理論研究室編輯，不定期內(nèi)部刊物

正常情況：D0/L6284(2003#no.1586—1600)

缺期：D0/L6284(2002#no.1568—1579，1581—1585)

2.2.4有年號，總卷號，總期號，又有年內(nèi)號時，卷

期只著錄總號，不著錄年內(nèi)號

英文刊實例：

刊名：The Economist，周刊，1843年出版至今。

正常情況：F11/Ec744(2007#v.383，no.8523—8535)

跨卷：F11/Ec744(2005#v.370—371，no.8365—8372)

缺期：F11/Ec744(2003#v.366，no.8305—8310，8315—8317)

2.2.5無卷期號，以年、月或年、季度標識的刊，以“no.數(shù)字”替代月或季。

中文刊實例1：月刊

刊名：開放月刊，實物為1996年，1—12月。

著錄形式：C55/K1224(1996#no.1—12)

中文刊實例2：季刊

刊名：上海社會科學院學術(shù)季刊，實物為1999年，1—4季度。

著錄形式：C55/Sh18536(1999#no.1—4)

其他合訂形式：

中文刊實例3：雙月刊

刊號：書畫世界，實物為2007年1月號、3月號、5月號、7月號、9月號、11月號。

著錄形式：J292/Sh928.2(2007#no.1—6)

2.2.6卷期號為字母或字母加數(shù)字組成的卷期著錄

西文刊實例1：

刊名：Spectrochimica acta.Part B，Atomic spectroscopy.

著錄形式：O562.3/Sp314(1985#v.40B，no.1—6)

著錄形式：O562.3/Sp314(1985#v.40B，no.7—12)

西文刊實例2：

刊名：Nuclear physics.A.

著錄形式：O571/N88344(2005#v.A747.no.1—4)

西文刊實例3：

刊名：Physical review.E，Statistical physics，plasmas，fluids，and related interdisciplinary topics.

著錄形式：O4/P56953(1999#v.59，no.3，pt.A)

著錄形式：O4/P56953(1999#v.59，no.3，pt.B)

西文刊實例4：

刊名：Chemical abstracts.Formula index.

著錄形式：Z89：O6/C42044(2004#v.141，F(xiàn)1)

著錄形式：Z89：O6/C42044(2004#v.141，F(xiàn)2)

2.2.7當增刊與正刊各自分別著錄時，增刊記錄的合訂本使用下列形式：

正刊號著錄：O6/J8569(1990#v.13，no.1—6)

增刊號著錄：O6/J8569/Suppl.(1990—91#v.13—14：no.13)

西文刊實例1：

刊名：Philips research reports.

正刊刊號：N55/P5394

增刊號著錄：N55/P5394/Suppl.(1964#no.1—4)

N55/P5394/Suppl.(1965#no.1—6)

N55/P5394/Suppl.(1967#no.1—10)

西文刊實例2：

刊名：The Hong Kong naturalist.

正刊刊號：N91/H7574

增刊號著錄：N91/H7574/Suppl.(1932—35#no.1—4)

中文刊實例：

刊名：參考資料

正刊號著錄：D5/C1634(2005#no.10)

D5/C1634(2006#no.12)

增刊號著錄：D5/C1634/Suppl.(1980#no.105—116)

2.2.8當索引與正刊各自分別著錄時，索引記錄的合訂本使用下列形式：

西文刊實例1：

刊名：Metals abstracts.

正刊號著錄：Z89：TF/M5644(1996#v.29，no.7—8)

索引刊名：Metals abstracts index.

索引刊號著錄：Z89：TF/M5644/Index(1996#v.29，no.4—6)

西文刊實例2：

刊名：The Journal of public administration.

正刊號著錄：D035/J8264(1998#v.76，no.1—2)

索引刊號著錄：D035/J8264/Cumu.Index(1998#no.1—4)

中文刊實例：

刊名：參考資料索引

正刊號著錄：D5/C1634(2005#no.10)

索引刊號著錄：D5/C1634/Index(2003#no.1—12)

D5/C1634/Index(2005#no.1—12)

2.2.9當索引或增刊與正刊在同一條記錄內(nèi)著錄時，索刊號的分配視合訂本的裝訂形式而定。

2.2.9.1如果正刊與增刊/索引合裝在一起，則按正刊分配索刊號，不需將索引區(qū)分開來。

中文刊實例：

刊名：材料導報

正刊號著錄：TB3/C1203(1997#v.11，no.1—6)

增刊號著錄：TB3/C1203(1996#v.10，no.1—6，Suppl.)

特刊號著錄：TB3/C1203(2003#v.17，Spec.)

西文刊實例：

刊名：Spectrochimica acta.Part A，Molecular and bio-molecular spectroscopy.

正刊號著錄：O561.3/Sp314.1(1995#v.51A，no.6—10)

索引號著錄：O561.3/Sp314.1(1995#v.51A，no.1—5，Index)

2.2.9.2當索引或增刊單獨裝訂時，其索引或增刊需單獨分配索刊號或增刊號。

西文刊實例1：

刊名：Philosophy：the journal of the British Institute of Philosophical Studies.

正刊刊號：B0/J8264.1

增刊號著錄：B0/J8264.1(2003#Suppl.#no.52—53)

B0/J8264.1(2004#Suppl.#no.54—55)

西文刊實例2：

刊名：Scientific American.

正刊刊號：N55/Sci279

索引號著錄：N55/Sci279(Cumu.Index#1948—78)

圖：期刊合訂本卷冊的OPAC顯示(以刊名“中國地質(zhì)文摘”為例)：

2.3合訂本回溯工作規(guī)劃與系統(tǒng)內(nèi)的操作步驟

2004年9月，因圖書館改造館舍，舊館館藏封閉，開展合訂本的館藏回溯工作有了人力保障。經(jīng)過相關部門討論后，明確了期刊合訂本的索書號著錄規(guī)則，著錄規(guī)則同時還兼顧了院系分館的做法。

我館合訂本回溯工作的基本做法是：為每一個合訂本卷冊貼一個條形碼，然后遵循《期刊館藏合訂

本卷冊索刊號著錄規(guī)則》，在Unicorn系統(tǒng)的“索書號和館藏管理”工具欄下添加合訂本索刊號及館藏信息。其優(yōu)點是，以條形碼為紐帶，開發(fā)使用Uni-corn系統(tǒng)的各種功能，為期刊管理工作提供更好的支持。

在系統(tǒng)內(nèi)的具體操作步驟是：首先選擇正確的參數(shù)，設置好分類法、文獻類型、永久館址等相關參數(shù)的屬性，利用“增加索書號”功能，依照著錄規(guī)則添加索刊號信息，“增加館藏”時用條碼閱讀器將合訂本條形碼掃入系統(tǒng)內(nèi)。同一品種的期刊復制前一合訂本索刊號，在添加下一個卷冊索刊號時進行粘貼，然后僅需對卷期部分進行修改即可。

在合訂本卷冊回溯的同時，還要對以前裝訂人員利用期刊控制模塊生成的合訂本卷冊作刪除處理。通過本次回溯，盡量做到將期刊合訂本館藏數(shù)據(jù)清理干凈，在卷冊復本處顯示期刊的基本索書號(無實體館藏)和合訂本索書號(實體館藏)，從而為讀者揭示準確而清晰的期刊館藏信息。

需要特別說明的是，受Unicorn系統(tǒng)索書號字符位長度的限制，有些合訂本索書號無法完全顯示。遇到這種情況，我們采用的辦法是，在索刊號末尾著一個“缺”字，然后在“館藏信息”的擴展信息中添加PUBLIC注釋，即，在該注釋項里填寫合訂本的詳細年卷期信息。讀者在Unicorn系統(tǒng)升級后的WEB-CAT或ILINK上可以查看到實際合訂卷期信息。

目前，北京大學圖書館已完成了中、西文期刊合訂本12萬冊的館藏回溯工作。讀者在實際的OPAC查詢中已經(jīng)受益，回溯工作正在有條不紊地向前推進。

3、期刊館藏回溯工作的意義

合訂本卷冊的回溯是一個將圖書館期刊物理實體與圖書館的自動化管理系統(tǒng)有機結(jié)合的過程。在當今飛速發(fā)展的數(shù)字環(huán)境下，傳統(tǒng)的期刊登帳卡片已然不能滿足讀者的快速檢索需求，并逐漸被淘汰。尤其是在北京大學圖書館擁有近五十萬冊合訂本過刊的情況下，理清家底，才能更好地處理管理與利用之間的關系。通過全面的期刊回溯工作，使得系統(tǒng)中索書號/卷冊揭示與期刊實物保持一一對應的關系。在管理中，便于及時發(fā)現(xiàn)問題，查找原因，解決問題。同時，清晰的合訂本卷冊揭示，更為讀者結(jié)合利用圖書館的紙本期刊資源和電子期刊資源提供了方便。對于規(guī)模較大的高校圖書館而言，進行期刊館藏回溯工作是十分重要和必要的。

期刊館藏回溯工作在館藏管理上的作用更為突出，為深入開展期刊相關的業(yè)務和服務創(chuàng)造了前提條件。期刊的讀者服務工作絕不僅僅是簡單的上架、整架、還架以及部分圖書館開通的短期外借服務所能概括的。在實際工作中，了解讀者需求和滿意度，調(diào)查期刊的利用率和滿足率，幫助讀者查找和提供他所需要的期刊，挖掘報刊中的內(nèi)容進行二次開發(fā)，提供個性化服務，顯得更為重要。期刊合訂本的回溯，為后續(xù)的許多相關業(yè)務提供了準確可靠的前提保障和物質(zhì)基礎，打開了服務思路。具體而言，可在期刊館藏回溯的基礎上實現(xiàn)：

(1)開展期刊利用率統(tǒng)計。外文原版刊昂貴的訂價和圖書館有限的經(jīng)費是長期存在的矛盾。圖書館每年花大筆經(jīng)費訂購的外文刊，其利用率到底有多高，讀者的滿意度到底如何呢?在合訂本索書號回溯完成后，利用Unicorn系統(tǒng)的“標記內(nèi)部使用館藏”(USE)功能，由閱覽室工作人員在上架前對讀者使用過的合訂本過刊讀取條形碼，通過系統(tǒng)報表很容易統(tǒng)計出使用量。然后可再結(jié)合其他的利用率調(diào)查方法，為期刊采訪人員在采訪決策中提供有力的參考數(shù)據(jù)。

(2)推進期刊送裝工作。前面已經(jīng)述及，利用Unicorn系統(tǒng)的期刊模塊實現(xiàn)期刊的送裝工作存在諸多問題。在確定合訂本回溯方案的前后，圖書館向兄弟院校學習使用Unicorn系統(tǒng)的經(jīng)驗和方法并從中得到啟發(fā)：利用系統(tǒng)的借還功能實現(xiàn)合訂本的送裝。送裝時，先把預送裝的期刊合訂本從系統(tǒng)中借出給裝訂廠，送裝返回驗收完畢后再還回并被分配收藏的館址。其優(yōu)點在于：可以為讀者揭示這些期刊“在裝訂中”的狀態(tài)，可以利用系統(tǒng)報表功能卸出送裝單，同時能與合訂本回溯的著錄格式保持一致。在全部過刊合訂本回溯完成之后，只需每年做好送裝工作，即時添加合訂本館藏即可。目前，北京大學圖書館用新流程送裝期刊已進行到第三個年頭，與合訂本回溯同時進行，館藏管理愈顯明朗，讀者查詢也愈加清晰。

(3)幫助開展文獻傳遞，深化期刊服務。網(wǎng)絡化的館際互借或文獻傳遞在現(xiàn)代圖書館期刊信息服務工作中占有重要地位。但首要條件是館藏信息清晰準確，否則無從談起。北京大學圖書館期刊歷史悠久，資源豐富，語種較多，不少期刊品種和卷期為本館獨有館藏，在高校范圍甚至全國范圍承擔著重要的期刊資源服務職責。如，北京大學圖書館承擔著CASHL(中國高校人文社會科學文獻中心)和CALIS(中國高等教育文獻保障系統(tǒng))的文獻傳遞任務，均以期刊文獻傳遞為主要內(nèi)容，在文獻傳遞工作中，需要提供本館的期刊館藏信息。由于開展期刊合訂本回溯而理清了家底，合訂本的索刊號信息由于遵循了規(guī)范的著錄規(guī)則，在格式上有規(guī)律，也便于按照要求向有關技術(shù)人員批量卸載與提供規(guī)范的期刊館藏數(shù)據(jù)。這不僅方便了本校讀者，同時也給館外讀者在網(wǎng)上查詢提供了清晰準確的文獻信息，帶來更大的訪問量和讀者需求，從而極大地縮短了時空界限，拓展資源的共享空間，提高紙本期刊文獻的利用率，使文獻信息服務的質(zhì)量水平又上一個新臺階。

(4)便于進行期刊館藏的清點、移址、剔除和外贈工作。傳統(tǒng)的清點以財產(chǎn)目錄卡片為依據(jù)，工作人員需要拿著目錄卡片與架上的過刊一一進行核對，費時費力。而利用系統(tǒng)進行合訂本的館藏回溯工作本身就是對期刊館藏的一次清點，并且在此基礎上，以后的清點工作都可以借助于系統(tǒng)的“清點館藏”功能，每次只要讀取合訂本條形碼，并可利用系統(tǒng)的報表功能卸出未清點數(shù)據(jù)，然后再做“丟失”或“去向不明”處理。期刊館藏的剔除也是一樣，傳統(tǒng)的剔除工作無論是復本剔除還是品種剔除，都是手工操作，并且要做一個剔除清單。合訂本回溯后，要剔除的復本可利用系統(tǒng)的“全域修改館藏”功能將其置為“剔除”狀態(tài)，再通過報表卸出數(shù)據(jù)。需要將剔除的期刊外贈時，還可為受贈單位同時提供一個贈刊清單。另外，當架位緊張需要將年代較早、利用率較低的期刊合訂本轉(zhuǎn)移至過刊庫或儲存圖書館時，也可利用“全域修改館藏”的功能進行。這些工作都是利用合訂本條形碼來實現(xiàn)的，保證了合訂本的物理實體與系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一一對應，無論是從資源利用還是管理的角度看，利用圖書館自動化技術(shù)手段在合訂本回溯的基礎上開展期刊館藏清點、剔除等工作都是非?？茖W與合理的。

(5)開展期刊合訂本外借或短期外借服務。受綜合因素的影響，高校圖書館對期刊合訂本的外借政策不一，北京大學圖書館目前不提供期刊合訂本外借服務，只提供室內(nèi)閱覽。隨著電子期刊的發(fā)展，讀者對紙本期刊的依賴性逐漸降低，期刊合訂本的外借不再像以前會對其他讀者造成嚴重的影響。隨著合訂本回溯工作的進展，圖書館可以考慮外借或短期外借期刊合訂本，為讀者提供更為方便的服務，使得紙本期刊資源能夠得到盡可能充分的利用。

(6)有利于對重點刊的維護和卷期的查漏補缺。對于擁有百年館藏的北京大學圖書館，期刊的品種和卷期覆蓋量是相當大的，如果不借助系統(tǒng)的功能進行揭示和統(tǒng)計，單靠人工的管理是很難做到心中有數(shù)的，不利于期刊館藏的建設和發(fā)展。特別是早年期刊的卷期收藏往往并不齊全，缺期的現(xiàn)象時有出現(xiàn)。在實現(xiàn)了館藏合訂本的卷冊管理之后，可以對缺期進行補購或借助其他方式補缺，力保期刊收藏的延續(xù)性和完整性。

綜上所述，在數(shù)字圖書館與傳統(tǒng)圖書館交替的重要時期，高校圖書館不能輕視紙本期刊的管理工作。遵循科學規(guī)范的著錄規(guī)則，在全盤考慮期刊服務和發(fā)展的前提下，做好期刊合訂本的館藏回溯工作，將對數(shù)字環(huán)境下發(fā)揮紙本期刊的作用、提高紙本期刊的利用率起到積極有效的作用。Unicorn系統(tǒng)還有許多其他功能，以期刊的館藏回溯工作為基礎，進而開發(fā)與應用這些系統(tǒng)的功能，將使工作人員和讀者從中更多獲益。