張　寧

隨著世界信息化程度的加深，電子文件管理日漸成熟。從世界范圍看，在ISO15489成為文檔管理的第一個國際標準之后，ISO23081、ISO22310、ISO26122、ISO26012等國際標準也相繼出臺或正在制定中。這些國際標準的制定，表明了文檔管理，尤其是電子文件的管理，正逐漸步入規(guī)范化、標準化的發(fā)展軌道。

在國際大趨勢的影響下，鑒于文檔管理的個性化特征，目前若干國家和地區(qū)紛紛開始制定本國或本地區(qū)的電子文件管理標準，以期解決文件管理中一些操作層面共性與個性相互協調的問題，電子文件管理系統功能需求的設計便是其中最為關鍵的一環(huán)。除了大家熟知的美國ERA項目外，歐盟的《電子文件管理通用需求》（Model Requirements for the Management of Electronic Records，以下簡稱MoReq）也很有代表性。2008年2月該需求出臺了第二個版本（以下簡稱MoReq2），本文將對該需求的最新研究成果進行介紹。

1. MoReq的修訂過程及修訂目的

MoReq最初制定于2001年，是在歐盟文件生命周期論壇（Document Lifecycle Management,DLM）的倡導下，由英國的康維爾管理咨詢集團(Cornwell Management Consults plc)組織來自10個國家的13名專家共同工作起草完成的。在此后的幾年間，MoReq成為歐盟文件管理的重要指導性文件。但隨著信息化水平的提高及信息技術的普及,文件信息化工作的復雜性逐步體現出來,許多新問題、新情況也應運而生,有大量的具體工作需要做。其中最為緊迫的就是電子文件管理系統的建設。

雖然第一版MoReq提出了一整套電子文件管理要求,尤其是電子文件管理系統(ERMS)的功能需求,并對電子文件的管理元數據作了較為詳細規(guī)定，但是其需求描述過于概括和抽象，無法直接用于設計和評價電子文件管理系統，且反映不出最新的研究成果和技術。同時，在內容上缺乏與最新的國際標準的一致性和兼容性。因此，為了使MoReq適應歐盟各國新階段文件管理的需求，更加貼近于現階段和未來一段時期電子文件管理的實踐，2006年2月，歐盟正式啟動MoReq的修訂程序，并發(fā)布了MoReq2《范圍報告》（Scoping Report）。

該報告指出，MoReq2的目標是適用于每一個歐盟成員國，這就要求它所提供的模型具有一定的靈活性，能夠在不同的環(huán)境中均能夠保證電子文件質量。根據此目標，MopReq2內容的重點將在于：（1）制定可信的電子文件管理基準模型（The base module constitutes the minimum necessary to provide credible electronic records management），為不同環(huán)境下的應用系統提供基本需求框架，包括利用控制、文件保管期限和處置、輸出和移交、保管及元數據。（2）建立集成化的信息系統。僅限于關注電子管理系統是不夠的，很多系統（如內容管理系統、知識管理系統、文件、工作流系統等）都生成和包含可以作為文件的電子信息，因此，建立集成化的信息系統的目的在于把這些系統進行有效集成，從而避免重要文件信息的丟失。（3）加強不同系統之間的交互操作性。

2. MoReq2的主要變化內容

與第一版相比，MoReq2的內容更加全面和系統。僅從篇幅上說，MoReq2長達226頁，還不包括獨立發(fā)布的附錄9——元數據。從章節(jié)數目看，MoReq2整體內容包括13個章節(jié)和9個附錄。比前一個版本，多了2個附錄。主體章中內容變化較為明顯的是第三章、第六章、第八章、第十二章。為了便于使用，MoReq2專門設置了附錄8用來說明修訂內容。

關于修訂的目的，MoReq2開宗明義指出，首先，此次修訂版在內容上涵蓋了近幾年最新的理論和技術研究成果，尤其是吸納了一些已經獲得普遍共識的觀點，從而大大增強了MoReq的國際性和規(guī)范性。其次，MoReq2第一次可直接用于電子文件管理系統的測試，因此，在用語方面，MoReq2更加嚴謹；在功能需求條款方面，設置了不同級別的適用條件。第三，MoReq2為了兼顧歐盟成員國的不同情況，專門設置了“第0章”，允許成員國加入自己特殊的管理需求。此外，為了保證政策的延續(xù)性，第二版與第一版之間不存在原則上的沖突，二者幾乎是完全兼容的。

MoReq2在內容方面較第一版更加完善和成熟，下面僅從術語、分類方案、需求、元數據四個方面簡要論述一下MoReq修訂版的變化內容。

2.1. 術語的變化

為了保證新版通用需求可以直接用于系統的測試，MoReq2在部分術語的使用進行了一些調整，在此僅舉一例。

presentation與rendering的區(qū)別。這兩個術語分別出現在新舊兩版第八章標題中。MoReq2保留了rendering一詞，但為了與其他標準的術語保持一致，用presentation替代其作為標題，并在正文后的術語表中對二者進行了詳細的區(qū)分。Presentation的定義是：電子文件管理管理系統能夠以用戶可閱讀的形式展現電子文件，包括屏幕、打印、音頻及多媒體等形式。文中指出，電子文件的展現可能會受到軟硬件的影響，比如不同的字體、行結束符、分頁符等，在大多數情況下，此類的差異是可以接受的，但是在某些特定的環(huán)境下，需要考慮到其對電子文件的影響。

renditon專指文件或其要素以一種或幾種不同于最初形式的文件格式加以展示。很多電子文件為了保證長期可讀性，需要轉換成標準格式，轉換之后，文件要素的數量可能發(fā)生變化。例如一份非PDA文本在轉化之前有30個組成要素，轉化之后只有1個。而由GIF轉換成JPEG后，文件要素的數量不變。這里需要說明的是，要素（component）在MoReq中指獨立的比特流，其含義類似于計算機中的“文件（file）”，之所以在這里不用文件一詞，是為了將計算機學科中的文件與檔案管理中的文件加以區(qū)分。例如一個網頁就包含HTML和JPEG兩種要素。

由presentation和rendering兩次的變化可以看出，MoReq2更加注重術語的通用性和嚴密性，對于概念的界定更加清晰。

2.2. 分類方案的變化

文件分類方案是MoReq的核心內容之一。文件分類方案的設計往往因國家的不同、使用習慣的不同而有所差異。但作為組織文件的主要途徑，分類方案必須要在一定范圍內加以統一。修訂之后的MoReq在原有的基礎上，進行了部分改動，增加了“子卷（sub-file）”層次。這樣一來，MoReq2的分類方案層次原來的三級變成四級，即類（class）、案卷（file）、子卷（sub-file）和冊（volume）。設置分類方案的目的，一方面要從內容上對文件進行邏輯分類，形成概念體系；另一方面，又要負責實體文件的組織與整理，從而保持文件之間的有機聯系。

MoReq2給出的四級分類方案是一般意義上的完整模型，在實際工作中，可能會有不同的適用情況，比如由于文件數量較少，那么一個案卷可能只有一個子卷，子卷又只包含一冊，如果這樣，就完全可以忽略子卷和冊，直接標案卷號即可。

在這一分類方案中，另一個變化是增加了文件與類之間的直接對應，即不需要再將文件組成冊、子卷或者案卷，而是徑直置于類下。

2.3. 需求的變化

MoReq2的主體內容是從第3章到第12章的電子文件管理系統需求部分。該部分內容可劃分為功能需求、選擇性需求、非功能需求、元數據需求四個方面。根據前文表格中的統計數據可以看出，新版MoReq的需求條款數量較之前一版大大增加，內容更加全面、詳細，充分體現了此次修訂的目的。

首先，從2001年MoReq誕生以來，電子文件管理又經歷了長足的發(fā)展。電子文件管理的理論和實踐均日趨成熟，形成一些得到普遍認可的觀點和做法。為了使歐洲電子文件管理緊跟世界發(fā)展的步伐，MoReq的制定者重新修整了一些理論和表述方式，將以前尚未定論的理論做了進一步的完善。例如，從概念表述上，將“數字簽名”改為“電子簽名”；將“電子水印等”改為“數字版權管理”。從內容上，將混合案卷的保管與處置改為實體文件的處置；在文檔管理（Document Management）一節(jié)中增加了“協同工作（Collaborative Working）”的內容。

其次，為了增強MoReq的實用性，本次修訂的目標之一就是要將MoReq直接用于電子文件管理系統的一致性測試。因此，需求條款的表述更加清晰、明確。同時，為了兼顧其靈活性，MoReq2將需求條款分為三大類：

Y：表示該項需求能被正式測試。例如，需求規(guī)定：“電子文件管理系統中的分類方案必須支持至少三個層次?！边@樣就可以通過設置三個分類層次對系統加以測試。

N：表示該項需求不能被正式測試。例如，需求規(guī)定“電子文件管理系統支持機構的業(yè)務分類方案”。在通常情況下，這一需求是無法進行測試的。

P：表示該項需求可以被測試，但是測試帶有一定的片面性，或者可能發(fā)現不一致的情況。例如，需求規(guī)定：“電子文件管理系統不應該限制層次的數量?！币驗閷哟螖盗康纳舷逕o法界定，因此，從理論上說這條需求是不可測試的，但是實際上，可以通過輸入一個大數值進行假設性測試。

從MoReq2的需求條款看出，此次MoReq的修訂將重點放在了系統一致性的測試上，實質是系統的功能需求清單，需求的可操作性更強。

2.4. 元數據的變化

元數據的完善是此次MoReq修訂的亮點之一。MoReq2專門設置了一個附錄來描述元數據。在一致性上，MoReq兼顧了ISO23081、ISO15489和ISO15836三個國際標準的要求。在元數據集的架構上基本上遵照了ISO23081的實體-關系模型（Entity-Relationship Model）。但在元數據元素的具體設置上，MoReq2采用了部分借鑒，其原因在于：ISO23081中的元數據涵蓋了文件生命周期的全過程，而MoReq2則關注作為檔案保存的那部分文件，因此在元數據元素數量上MoReq2少于ISO23081。兩個標準對照如下表。ISO15836都柏林元數據集是用于描述資源發(fā)現的，而缺少適用于文件管理的元數據內容，而MoReq2則予以補充完善。

3. MoReq2的特點

經過此次修訂，MoReq2即將成為未來幾年指導歐盟電子文件管理的重要文件。從修訂成果來看，主要表現為以下特點：

3.1. 通用性

通用性仍是MoReq2最明顯的特點之一, 而且它是MoReq 的組織者和起草者們一直追求和貫徹的目標和原則。由于特定的社會背景，對于歐盟這樣一個由多個國家組成的聯合體而言，要制定一項能夠涵蓋不同文化和管理傳統且能夠被共同遵守的規(guī)則，通用性是不可或缺的。從MoReq到MoReq2，該項目始終堅持組織形式和人員結構的商業(yè)化(專業(yè)咨詢公司的參與) 、多元化(不同國家的參與)和交叉化（不同領域專家的參與），這在一定程度上保證了該需求報告對不同文化傳統, 不同檔案理論框架、不同檔案管理體制、不同文件管理系統的適應和兼容。

3.2. 靈活性

作為通用需求，通用性的確提高了MoReq的普遍適應力。但同時也不可避免地使得MoReq缺乏針對性。正因為這一缺陷，使得第一版MoReq在其后的應用過程中難以指導具體的實踐活動，它更多的是發(fā)揮著作為方向性的指導作用，而對于實際問題難以進行有效規(guī)范。有鑒于此，此次修訂吸取了以往的經驗教訓，重新定位MoReq，在保證其通用性的前提下，充分兼顧了靈活性。

MoReq2的靈活性表現在：第一，在第1章第9點“需求的個性化”中明確指出，該需求只是一般意義上的通用需求，不可能適用于所有的電子文件管理系統，不同的業(yè)務部門、不同的系統規(guī)模、不同的機構類型等需要以此為基礎增加一些額外的特殊需求。因此，使用該需求必須要以個性化為前提，例如根據具體的軟件環(huán)境，添加或者刪除某些需求；第二，電子文件管理活動總是依賴于一定的制度環(huán)境，而歐盟各成員國的制度環(huán)境不可避免地存在著差異，如有的國家需要同時管理電子文件和實體文件，保證二者的完整性和可用性?？紤]到這一點，MoReq專門設置了“第0章”，方便各國將自己個性化制度需求納入MoReq中；第三，作為電子文件管理系統通用需求，MoReq的通用性決定了它無法兼顧不同軟硬件平臺的具體情況，為了解決共性與個性之間的矛盾，MoReq2將需求分為功能需求、選擇性需求和非功能性需要三類，同時將每一個需求項按照其性質分為Y、N、P三類（前文已有論述），便于實際測試時區(qū)分對待。

3.3. 一致性

電子文件管理是一個漸進發(fā)展的過程。在MoReq產生之初，由于客觀條件的限制，其涉及的部分內容在世界范圍內仍處于探索階段，尚無定論，且當時亦無國際標準可以參照。事隔7年，電子文件管理無論從理論還是實踐，都已日趨成熟，且相繼出臺了若干個國際標準。大趨勢表明，各國電子文件管理活動必將要進一步加以標準化和統一化，歐洲也不例外。MoReq2正是順應了這一趨勢，從術語的界定、元數據的制定到功能需求的設置，MoReq2都充分參考了相關的國際標準和成熟的理論，并在附錄中進行了詳細地比照。例如，附錄5將MoReq2元數據與ISO23081、ISO15836比對；附錄7則詳細地羅列出作為MoReq2制定依據的各項標準和相關理論。一致性特點為MoReq的權威性和科學性提供了堅實的保障。

3.4. 可操作性

靈活性無疑增強了MoReq2的適用范圍。但僅僅提供理論上和方向性的指導并不是MoReq的全部目標。電子文件的各種管理活動最終是要通過電子文件管理系統來實現的，電子文件管理系統的功能將在很大程度上決定電子文件的質量和管理活動的效果。例如，美國ERA（電子文件檔案館）項目在前期歷時7年的全面調查研究之后，形成了ERA功能需求清單用于建設ERA系統。MoReq2亦將電子文件管理系統（ERMS）作為論述重點，全面細化電子文件管理系統的需求，通過區(qū)分功能的性質、等級、分層次及必備性強化了MoReq2的可操作性，使得使用者能夠直接用于軟件產品的評測和認證。

隨著MoReq2的出臺，它將在歐洲更大范圍內得以應用，歐洲的電子文件管理活動也將逐步地走向更加規(guī)范、科學的道路。

作者單位：中國人民大學信息資源管理學院