文件外包能幫助企業(yè)節(jié)約大量文件處理成本，但目前我國文件外包的應(yīng)用還不夠廣泛。

根據(jù)蓋洛普公司分析，有效實施文件管理外包服務(wù)，能夠幫助企業(yè)降低10%～25%的文件處理成本，中國在此方面的實踐數(shù)據(jù)為15%～20%。

但是，目前中國的大型企業(yè)采用文件外包的公司還不足5%，而國外這個比例是85%。本土最大的文件外包提供商——北京立思辰科技股份有限公司董事長池燕明在接受本報記者采訪時說，預(yù)計未來幾年，中國的文件外包增長將超過30%。未來10年～20年，有70%～80%的大型企業(yè)、事業(yè)單位將采用文件外包?！拔募獍袌鲆呀?jīng)接近爆發(fā)增長的前夜。”中國惠普有限公司打印及成像系統(tǒng)集團(tuán)市場開發(fā)經(jīng)理楊子江說。

契機(jī)出現(xiàn)

文件外包在中國的蓬勃發(fā)展，得益于文件外包在環(huán)保和節(jié)約上的效能日益凸顯。楊子江告訴記者， 企業(yè)采用了文件外包后，顯性成本（即每印成本如機(jī)器折舊、耗材、維修）會下降10%～20%; 更為明顯的是隱性成本的下降，如人員成本、文件管理效率、滿意度成本等。

按照某大型外企每年1800萬印量估算，之前每年每印成本0.29元（黑白）; 外包后總的每印成本為0.24元，下降15%以上，5年合同期可節(jié)省450萬元。彩色文印，節(jié)省額更多。同時，人員大幅減少，每年還另外節(jié)省數(shù)十萬元。

潛在的市場也吸引了眾多廠商來“淘金”?？鐕髽I(yè)富士施樂、惠普和本土企業(yè)立思辰等都是這個行業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者。

據(jù)介紹，立思辰是最早進(jìn)入文件外包服務(wù)領(lǐng)域的本土企業(yè)之一。近年來，通過大量應(yīng)用文件管理軟件，將外包服務(wù)范圍從傳統(tǒng)的文件輸出擴(kuò)展到了包括文件采集、分發(fā)、檢索、存儲、流轉(zhuǎn)、安全等環(huán)節(jié)在內(nèi)的文件全生命周期管理領(lǐng)域，從而更大程度地為企業(yè)節(jié)約成本并提升效率。

當(dāng)前，金融危機(jī)席卷全球，各個公司紛紛減少IT預(yù)算，經(jīng)濟(jì)下滑也將給文件外包帶來機(jī)會。東芝泰格信息系統(tǒng)（深圳）有限公司中國事業(yè)總部董事總經(jīng)理須毛原勲認(rèn)為，全球經(jīng)濟(jì)下滑，大量企業(yè)盈利能力下降，從而有更大的動機(jī)來降低成本并提高效率。而文件外包是幫助客戶降低成本的有效手段，在經(jīng)濟(jì)下滑周期，更容易得到客戶關(guān)注。

普及的阻力

目前在中國的大型企業(yè)中采用文件外包的公司比例不足5%，而國外這個比例是85%?，F(xiàn)階段文件外包在中國沒有廣泛地運(yùn)用。

須毛原勲認(rèn)為，主要的阻礙因素有兩個，一是客戶對文件外包服務(wù)的價值缺乏了解，這是最核心的問題; 二是客戶從傳統(tǒng)的采購模式轉(zhuǎn)變到文件外包，需要改變自身的管理習(xí)慣，在文件外包的應(yīng)用還不普及的情況下，很多客戶對這一改變還有疑慮。

對此，池燕明也持相同的觀點。他解釋說，采用文件外包，可能涉及到每個人的工作習(xí)慣、工作流程的改變，甚至企業(yè)的文化也要改變，所以企業(yè)接納起來并不容易。

“從立思辰目前的銷售來看，外企、大中型企業(yè)和行業(yè)性比較強(qiáng)的客戶，如金融服務(wù)、物流、醫(yī)療等，相對容易接受，而中小企業(yè)目前對文件外包的需求還不強(qiáng)烈?！北本┝⑺汲叫录夹g(shù)有限公司總經(jīng)理杜大成說。