ｙｄｙ２１８

說(shuō)到微軟，大家首先想到的可能是Windows操作系統(tǒng)，可殊不知Office每年也帶給了他們每年上百億的收入，當(dāng)MicrosoftOffice需要交錢(qián)，我們?cè)撊绾芜x擇呢？

為了降低工作成本，某公司在內(nèi)部召開(kāi)了一個(gè)“辦公軟件零消費(fèi)”大賽，讓自己手下的三個(gè)部門(mén)根據(jù)自己的實(shí)際需求，選擇除Microsoft Office外的免費(fèi)軟件，能最好地完成自己工作任務(wù)的部門(mén)獲勝……

任務(wù)布置下來(lái)之后，各辦公室都開(kāi)始精挑細(xì)選、深思熟慮，選擇最適合的辦公軟件，并且祭出絕活，力爭(zhēng)最后的勝利。

制作演示文稿

部門(mén)：宣傳企劃辦公室

任務(wù)：為公司最近招商會(huì)制作一份演示文稿向廣大與會(huì)人員宣傳其新產(chǎn)品

選用軟件：OpenOffice

軟件名稱: OpenOffice

軟件版本: 2.4.1

授權(quán)方式: 開(kāi)放源代碼

軟件大小: 113MB

下載地址: http://zh.OpenOffice/downloads.html

首先登場(chǎng)的是“宣傳企劃辦公室”，他們選擇的軟件是OpenOffice這款目前除了Microsoft Office之外最有名的開(kāi)源辦公套件。它包括了文檔處理、電子表格、演示文稿、公式、繪圖和數(shù)據(jù)庫(kù)6大組件（如圖1）。

1.規(guī)劃

良好的規(guī)劃是完成一件工作的重要組成部分。經(jīng)辦公室人員的商量，本演示文稿暫擬以下項(xiàng)目：長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)、客戶需求滿足、成本分析和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃共4個(gè)（每一項(xiàng)目用幻燈片5張）。

根據(jù)這一要求，需要制作21張幻燈片。其中，第一張是首頁(yè)，可在此設(shè)置4個(gè)按鈕，單擊即可自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到對(duì)應(yīng)的4個(gè)子欄目。

2.制作

規(guī)劃完畢，我們且來(lái)看看“宣傳企劃辦公室”的制作員小劉是如何完成這次的演示文稿的。

利用模板創(chuàng)建演示文稿好輕松

小劉依次點(diǎn)擊了“開(kāi)始”→“程序→“OpenOffice.org 2.4”→“OpenOffice.org Impress”，自動(dòng)打開(kāi)的是演示文稿制作向?qū)А４藭r(shí)，可以點(diǎn)擊“空白演示文稿”新建一個(gè)，也可以利用它內(nèi)置的模板來(lái)簡(jiǎn)化創(chuàng)建工作，由于OpenOffice.org Impress提供的“新產(chǎn)品介紹”模板與此次比賽命題比較接近，小劉自然選用它了。

使用OpenOffice Impress時(shí)創(chuàng)建出來(lái)的演示文稿與MSPowerPoint兼容，同時(shí)OpenOffice Calc、OpenOfficeWriter也分別與Excel和Word兼容。

插入內(nèi)容

由于模板提供的內(nèi)容并不是與宣傳內(nèi)容完全符合，所以小劉接下來(lái)點(diǎn)擊了幾下“插入”→“幻燈片”使總張數(shù)達(dá)到21張。

當(dāng)然，他還切換到“大綱視圖”，在第1張幻燈片后輸入標(biāo)題為“項(xiàng)目組成”，在第2、7、12、17張幻燈片后輸入前面提到的4個(gè)項(xiàng)目標(biāo)題——長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)、客戶需求滿足、成本分析和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃（如圖3）。

創(chuàng)建鏈接

再下來(lái)，小劉為首頁(yè)設(shè)計(jì)了4個(gè)精美的按鈕，分別對(duì)應(yīng)即將介紹的4個(gè)部分。為了讓演示的時(shí)候點(diǎn)擊相應(yīng)按鈕就轉(zhuǎn)到相應(yīng)的部分，小劉還右擊第一個(gè)按鈕，選擇“交互式”，從彈出的對(duì)話框中進(jìn)行如下設(shè)置：在“單擊鼠標(biāo)時(shí)執(zhí)行的操作”后選擇“轉(zhuǎn)到頁(yè)面或?qū)ο蟆?；在“連接目標(biāo)”后選擇“頁(yè)2”（如圖4）。

同理，他為其它幾個(gè)按鈕創(chuàng)建連接目標(biāo)，讓它們分別指向頁(yè)7、頁(yè)12、頁(yè)17。

為了隨時(shí)可以返回主界面介紹下一部分，小劉還為每頁(yè)插入一個(gè)按鈕，并讓這些按鈕都指向第1張幻燈片。

放映方式有講究

為了精確控制演示流程，小劉還單擊了“演示文稿”下的“幻燈片放映設(shè)置”，清除對(duì)“單擊背景，更換幻燈片”的鉤選。這樣一來(lái)，放映時(shí)的前進(jìn)和后退就只能由設(shè)置的按鈕來(lái)控制，為精確定位幻燈片位置提供了方便。

保存格式選擇多

最后，小劉當(dāng)然是要“保存”辛辛苦苦生成的演示文稿了，不過(guò)，他發(fā)現(xiàn)不但可以保存為OpenOffice Impress的專用格式（擴(kuò)展名為odp），也可保存為“MicrosoftPowerPoint 97/XP/ 2003”(擴(kuò)展名是ppt)。

為了讓筆記本上只安裝了Microsoft Office的總經(jīng)理看到演示效果，小劉不得不選擇了后者，這樣老總也就不會(huì)由于要“審閱”演示文稿而安裝OpenOffice了（如圖5）。

OpenOffice創(chuàng)建的演示文稿還可以保存為Flash格式，以便直接在IE、Firefox中播放，同時(shí)，還可以用AdobeFlash player將它轉(zhuǎn)換為可執(zhí)行文件。以后只要點(diǎn)擊就可以播放，不管目標(biāo)電腦上是否安裝有播放器。

復(fù)制網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容并打印小冊(cè)子

部門(mén)：生產(chǎn)辦公室

任務(wù)：從網(wǎng)上搜集各種競(jìng)爭(zhēng)產(chǎn)品的介紹制作成小冊(cè)子讓部門(mén)參考、學(xué)習(xí)

選用軟件：WPS

按理說(shuō)生產(chǎn)辦公室的任務(wù)最輕松，從網(wǎng)絡(luò)上拷貝、粘貼誰(shuí)不會(huì)！不過(guò)，生產(chǎn)辦公室的員工小王卻有自己的見(jiàn)解，他選擇的辦公軟件是國(guó)產(chǎn)名牌WPS。

軟件名稱: WPS Office 2007

軟件版本: 6.3

授權(quán)方式: 商業(yè)軟件（個(gè)人完全免費(fèi)）

軟件大小: N/A（在線安裝）

下載地址: http://wps.kingsoft.com/

1.規(guī)劃

小王以前用的是Word，不過(guò)Word也有不便之處，粘貼過(guò)來(lái)之后會(huì)帶上很多空格、空行或文字格式，打印出來(lái)會(huì)浪費(fèi)大量的紙張。WPS對(duì)于解決類(lèi)似的問(wèn)題有自己獨(dú)到之處。

“WPS文字”與Microsoft Word文檔兼容。“WPS表格”和“WPS演示”分別與MS的Excel和PowerPoint兼容。

2.制作

閑話休提，我們就來(lái)看看小王是如何使用WPS來(lái)完成這本小冊(cè)子的制作的。

復(fù)制粘貼有技巧

小王先從相關(guān)網(wǎng)站上復(fù)制了一段文字，然后執(zhí)行“開(kāi)始”→“程序”→“WPS Office 2007 個(gè)人版”→“WPS文字”，將內(nèi)容粘貼進(jìn)來(lái)。

要注意的是，如果發(fā)現(xiàn)復(fù)制后無(wú)圖片、表格等，請(qǐng)單擊“編輯”下的“選擇性粘貼→帶格式文本（HTML）”。

頁(yè)面設(shè)置省紙張

單擊“文件”下的“頁(yè)面設(shè)置”，將上、下、左、右邊距都設(shè)置為15毫米，方向設(shè)置為橫向。

接著，單擊“格式”下的“分欄”，在打開(kāi)的對(duì)話框中選擇兩欄樣式，要分隔線，兩欄間的間距設(shè)置為40毫米左右。

空行空段巧清除

按“Ctrl+A”組合鍵選擇所有內(nèi)容后單擊“工具”→“文字工具”，選擇“刪除空段”。同理，選擇“刪除段首空格”、“將軟回車(chē)轉(zhuǎn)化為回車(chē)”。

這幾項(xiàng)功能在MS Word中雖可通過(guò)特殊的替換功能來(lái)實(shí)現(xiàn)，但很麻煩。軟回車(chē)是通過(guò)按“Shift+回車(chē)鍵”來(lái)實(shí)現(xiàn)的，也可換行分段（如圖6），多用于網(wǎng)頁(yè)。

打印、裝訂完工了

單擊“文件”下的“打印”，將打印范圍設(shè)置為打印奇數(shù)頁(yè)，打印完成后再將紙裝入打印機(jī)，選擇打印偶數(shù)頁(yè)。將紙張對(duì)疊，再?gòu)闹虚g裝訂就行了。

經(jīng)過(guò)以上簡(jiǎn)單的操作，小王終于制作出了精致的小冊(cè)子。

制作調(diào)查表

部門(mén)：經(jīng)理辦公室

任務(wù)：制作一份調(diào)查表，用于分銷(xiāo)商信息匯總

選用軟件：谷歌文件

經(jīng)理辦公室小譚比較郁悶，因?yàn)閾?jù)他私下了解到的，目前最流行的兩款免費(fèi)辦公軟件已經(jīng)被其他部門(mén)捷足先登了。選擇跟他們一樣的？顯示不出來(lái)自己的個(gè)性，這種事情絕對(duì)不能干。

經(jīng)過(guò)一番調(diào)查，向好友求助，還終于被他找到了?！肮雀栉募边@款免費(fèi)的辦公套件有自己最大的獨(dú)到之處，那就是在線，不但創(chuàng)建、編輯文檔是在線的，連生成的文檔都可以在線保存在網(wǎng)絡(luò)上哦。

軟件名稱: 谷歌辦公

軟件版本: N/A

授權(quán)方式: 免費(fèi)

軟件大小: N/A（在線使用）

下載地址: http://docs.google.com/

注冊(cè)賬號(hào)少不了

既然是網(wǎng)絡(luò)辦公，一個(gè)有效的賬號(hào)少不了。這難不倒小譚，它本身就是一個(gè)谷歌粉絲，自然有自己的谷歌賬號(hào)。

沒(méi)有谷歌賬號(hào)的朋友也不用著急？去https://www.google.com/accounts/NewAccount申請(qǐng)一個(gè)吧（如圖7）。

在線辦公真流行

經(jīng)過(guò)小譚的試用，“谷歌文件”可以創(chuàng)建文檔、表格和演示文稿，而且它的電子表格上還有一定的特色：可插入函數(shù)和窗體。還可將表格通過(guò)電子郵件等方式在線發(fā)送給多人，其他人填寫(xiě)后只要單擊提交，每位填寫(xiě)者輸入的內(nèi)容都會(huì)自動(dòng)進(jìn)行合并（如圖8）

這樣一來(lái)，小譚很輕松就完成了自己的調(diào)查表制作，并且由于是在線方式，其他分銷(xiāo)商很快就填好并反饋回來(lái)了。大功告成！經(jīng)過(guò)一番比試，三大部門(mén)都利用免費(fèi)軟件很好地完成了自己的工作，軟件消費(fèi)均為零，大家不分高下，并列冠軍。