摘要:學(xué)生檔案是學(xué)生思想道德文化素養(yǎng)、科技能力、社會(huì)工作能力和身體狀況等綜合素質(zhì)的集中反映。大眾化的高等教育，必然給高校學(xué)生檔案管理工作提出新的要求。當(dāng)前高校的學(xué)生檔案管理工作中還存在諸多問(wèn)題，建立規(guī)范的檔案管理制度，建設(shè)專業(yè)化的管理隊(duì)伍，采取現(xiàn)代化管理手段，創(chuàng)新學(xué)生檔案管理的工作方法，是新形勢(shì)下高校檔案管理工作的有效方法。

關(guān)鍵詞:高校 學(xué)生檔案 管理

中圖分類號(hào):G472 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1673-1875(2008)04-120-02

高校學(xué)生檔案是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及今后選拔、任用、考核的主要依據(jù)。它不僅包括學(xué)生的簡(jiǎn)歷、成績(jī)報(bào)表、鑒定評(píng)語(yǔ)，還包括學(xué)生的獎(jiǎng)懲材料、三好學(xué)生和優(yōu)秀學(xué)生干部登記表、健康體檢表、黨、團(tuán)組織材料等。它是教學(xué)活動(dòng)和社會(huì)實(shí)踐的直接產(chǎn)物，是學(xué)生求知與探索的真實(shí)記錄。當(dāng)前，隨著我國(guó)高等教育的發(fā)展迅猛，高校大學(xué)生成倍增長(zhǎng)，給高校學(xué)生檔案管理工作帶來(lái)全新的挑戰(zhàn)，新形勢(shì)下，如何更好的做好高等教育大眾化背景下的學(xué)生檔案工作是當(dāng)前高校檔案管理研究的新課題。

一、高校學(xué)生檔案的重要性

學(xué)生檔案是學(xué)生個(gè)人成長(zhǎng)中人事檔案的重要組成部分。它以獨(dú)特的形式和內(nèi)容，在學(xué)生隊(duì)伍的建設(shè)中發(fā)揮著無(wú)可替代的作用，越來(lái)越引起人們的關(guān)注。高校學(xué)生在學(xué)生管理中的主體地位，決定了抓好學(xué)生隊(duì)伍建設(shè)，是辦好一所大學(xué)的關(guān)鍵。而學(xué)生管理又與高校學(xué)生檔案管理密切相聯(lián)。高校學(xué)生檔案真實(shí)地記載了一個(gè)學(xué)生從高中到大學(xué)學(xué)習(xí)期間的德、智、體、美、勞等方面的情況，反映了每一位學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)優(yōu)劣、水平高低、能力大小，既方便又實(shí)用，不論在質(zhì)方面還是量方面都有較強(qiáng)的可比性，為學(xué)生入黨、就業(yè)等方面都提供了具有科學(xué)性和準(zhǔn)確性的依據(jù)。避免了憑印象、聽(tīng)反映、靠關(guān)系等弊端。高校學(xué)生檔案的建立，對(duì)充分調(diào)動(dòng)學(xué)生的積極性，培養(yǎng)學(xué)生的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，激勵(lì)學(xué)生奮發(fā)向上，不斷進(jìn)取，以豐碩的成果來(lái)書寫自己的歷史，充實(shí)了自己學(xué)生時(shí)代的檔案，起到積極的促進(jìn)作用，使學(xué)生隊(duì)伍的整體素質(zhì)得到提高。

二、高校學(xué)生檔案的特點(diǎn)

一是豐富性。高校學(xué)生檔案的內(nèi)容十分豐富，它包含了學(xué)生在校期間的各種表現(xiàn)及相關(guān)情況，如:學(xué)生登記表、留級(jí)、休學(xué)、入黨、入團(tuán)、獎(jiǎng)懲材料等。二是過(guò)渡性。高校學(xué)生檔案材料反映的是學(xué)生在校學(xué)習(xí)的過(guò)程，以及伴隨這一過(guò)程而產(chǎn)生的品德表現(xiàn)和身體健康狀況等，如:有的學(xué)生因考試作弊而受到處分，后來(lái)由于表現(xiàn)較好又處分不歸檔;有的學(xué)生從休學(xué)到復(fù)學(xué)等，這些變化都要及時(shí)做好記錄，這是今后形成完整檔案的基礎(chǔ)，因此具有過(guò)渡性。三是周期性。高校學(xué)生檔案隨學(xué)生畢業(yè)就業(yè)而去，在學(xué)校僅存放3～4 年，或者最長(zhǎng)不超過(guò)6年。學(xué)制越長(zhǎng)，學(xué)生在校時(shí)間也越長(zhǎng)，學(xué)生檔案流動(dòng)的周期就長(zhǎng)，相反，學(xué)制越短，學(xué)生在校時(shí)間就越短，學(xué)生檔案就流動(dòng)得較快?？梢?jiàn)，學(xué)制決定了學(xué)生檔案的周期性。四是私密性。每份檔案都記載了學(xué)生的很多個(gè)人情況，如家庭情況、成績(jī)記載、獎(jiǎng)懲情況等，這些都屬于個(gè)人隱私，在一定的范圍內(nèi)需要保密，所以，一定要按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。五是頻繁性。根據(jù)實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，學(xué)生檔案在高校檔案中利用非常頻繁，學(xué)生報(bào)考研究生、參加就業(yè)、出國(guó)留學(xué)、參軍、報(bào)考公務(wù)員等，均需利用在校期間的檔案。六是多樣性。就生源而言，主要來(lái)源于三類學(xué)生:即普高生、中職生、“3+2”轉(zhuǎn)入學(xué)生。而且，許多院校出于多種考慮，紛紛從外省市生源市場(chǎng)爭(zhēng)奪優(yōu)質(zhì)生源，使得學(xué)生的來(lái)源地更加豐富。生源地區(qū)的多樣性和差異性決定了高校學(xué)生檔案的多樣性。

三、高校學(xué)生檔案的主要內(nèi)容

高校學(xué)生檔案主要是通過(guò)學(xué)生的思想狀況、個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)業(yè)狀況水平、學(xué)歷學(xué)位授予、工作能力及身體素質(zhì)等內(nèi)容， 為用人單位提供用人信息和選人依據(jù)的。一是思想狀況方面。包括中學(xué)、大學(xué)階段的鑒定材料、政審材料和入團(tuán)、入黨材料， 能夠歷史地反映出學(xué)生的思想政治素質(zhì);二是個(gè)人經(jīng)歷方面。是指小學(xué)至大學(xué)各個(gè)階段的履歷、自傳性材料， 這些個(gè)人經(jīng)歷的原始記錄則能反映學(xué)生的成長(zhǎng)歷程;三是學(xué)業(yè)狀況及水平方面。真實(shí)地反映了中學(xué)、大學(xué)階段各門功課的考試、考察成績(jī);四是論文、研究成果， 學(xué)歷、學(xué)位授予情況。這些材料能反映出學(xué)生的專長(zhǎng)及其在某專業(yè)方面所達(dá)到的程度;五是工作能力及身體素質(zhì)方面。比如軍訓(xùn)、社會(huì)實(shí)踐和各種社團(tuán)活動(dòng)的總結(jié)、鑒定、獎(jiǎng)勵(lì)材料是反映學(xué)生的體質(zhì)、體能、健康、誠(chéng)信的一手材料。因此， 新形勢(shì)下， 高校學(xué)生管理工作必須高度重視學(xué)生入學(xué)環(huán)節(jié)和畢業(yè)環(huán)節(jié)的重要信息，這不僅是學(xué)生身份的保障，也是當(dāng)今社會(huì)多元化市場(chǎng)選人用人的基礎(chǔ)。

四、做好高校學(xué)生檔案管理工作的有效途徑

1、逐步推進(jìn)學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化。隨著招生規(guī)模的擴(kuò)大，學(xué)生檔案數(shù)量將逐年增加。高校學(xué)生檔案管理人員要充分利用新技術(shù)、新設(shè)備，采用以電子計(jì)算機(jī)為核心的現(xiàn)代技術(shù)，有計(jì)劃地形成網(wǎng)絡(luò)，有步驟、有程序地把學(xué)生檔案分類存檔，逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。對(duì)學(xué)生的學(xué)籍、考籍等多項(xiàng)信息進(jìn)行數(shù)字管理，實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)信息與網(wǎng)上閱卷、網(wǎng)上錄取和學(xué)業(yè)證書的鏈接及數(shù)據(jù)處理， 實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的網(wǎng)上查閱和利用， 為用人單位提供最簡(jiǎn)捷、最準(zhǔn)確的畢業(yè)生檔案信息， 開(kāi)辟基礎(chǔ)教育、高校招生、人才培養(yǎng)過(guò)程和用人單位與高校檔案管理工作之間的信息通道， 搭建檔案利用工作的信息平臺(tái)， 把電子檔案和紙介檔案合理地結(jié)合起來(lái)， 收集各種形式的原始文件資料， 豐富高校學(xué)生檔案的形式和內(nèi)容。具體操作是:學(xué)生在校時(shí)，及時(shí)把每個(gè)學(xué)生可以規(guī)范化的檔案材料錄入計(jì)算機(jī)，并對(duì)錄入的信息進(jìn)行維護(hù)與更新。日常工作中可運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行學(xué)生個(gè)人信息的查詢、統(tǒng)計(jì)、服務(wù)，提高檔案管理工作的準(zhǔn)確性和高效性。這樣不僅有利于檔案的規(guī)范化和科學(xué)管理，還有利于檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用。

2、擴(kuò)大檔案材料收集范圍， 確保高校學(xué)生檔案的真實(shí)性。學(xué)生檔案管理人員要在現(xiàn)有檔案材料收集范圍的基礎(chǔ)上，要擴(kuò)大收集范圍，充實(shí)檔案內(nèi)容。如反映學(xué)生道德品質(zhì)、思想素質(zhì)方面的材料(即誠(chéng)信材料，為他人服務(wù)的材料，軍訓(xùn)情況的材料，生活作風(fēng)方面的材料，考試有無(wú)違紀(jì)行為材料) ;如學(xué)生組織能力方面的材料(即參加社團(tuán)活動(dòng)的材料，班干部、學(xué)生會(huì)干部工作情況的材料，學(xué)校大型活動(dòng)的材料) ;如反映學(xué)生實(shí)踐能力的材料(即參加三下鄉(xiāng)活動(dòng)材料，畢業(yè)設(shè)計(jì)實(shí)習(xí)的鑒定材料，勤工儉學(xué)材料等)等，這些都應(yīng)歸入學(xué)生檔案，從而豐富學(xué)生檔案的內(nèi)容，立體地，全面地反映出學(xué)生的發(fā)展情況，使學(xué)生檔案能真正成為學(xué)?；蛴萌藛挝慌囵B(yǎng)人才、使用人才的可靠依據(jù)?？陀^、公正、公平地收集、審查、整理有關(guān)材料，杜絕不真實(shí)、不合格的新生入學(xué)檔案， 促使基礎(chǔ)教育學(xué)生檔案管理模式不斷走向合理化;建立學(xué)生檔案信息反饋制度， 收集校內(nèi)其他部門對(duì)學(xué)生檔案和社會(huì)各界對(duì)畢業(yè)生檔案的意見(jiàn)或建議， 積極創(chuàng)新管理范式， 提高學(xué)生檔案的真實(shí)性和完整性。

3、改革高校學(xué)生檔案管理體制， 完善學(xué)生檔案管理。隨著檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、智能化開(kāi)展， 必須提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。首先，明確學(xué)生檔案管理工作的重要性， 提高學(xué)生檔案管理地位，將學(xué)生檔案納入綜合管理， 制定相關(guān)文件， 加大宣傳力度， 實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理制度化、科學(xué)化。其次， 穩(wěn)定檔案管理隊(duì)伍， 提高工作人員素質(zhì)。設(shè)立專職學(xué)生檔案員， 增強(qiáng)檔案專業(yè)人員的責(zé)任感、使命感和業(yè)務(wù)素質(zhì)， 提高學(xué)生檔案工作人員的待遇， 使他們熱愛(ài)和安心自己的工作， 不斷培養(yǎng)和提高管理工作水平， 充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。第三， 引進(jìn)和培養(yǎng)一批具有開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)、政治思想素質(zhì)高、法制觀念強(qiáng)、專業(yè)知識(shí)和外語(yǔ)水平過(guò)硬、計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息處理能力強(qiáng)的復(fù)合型人才， 在檔案管理部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下， 有計(jì)劃地組織學(xué)生檔案管理人員參加檔案編研工作。通過(guò)檔案編研學(xué)習(xí)完整的人事檔案專業(yè)系統(tǒng)理論， 使高校的學(xué)生檔案管理工作真正做到集中、高效、快捷、準(zhǔn)確， 并能起到規(guī)范化、信息化、系統(tǒng)化的作用。

4、完善學(xué)生檔案管理制度，規(guī)范檔案材料的收集整理工作。高校學(xué)生檔案從新生建檔、歸檔到轉(zhuǎn)遞，經(jīng)手部門多，工作量大，要保證學(xué)生檔案材料產(chǎn)生過(guò)程的連續(xù)性，必須建立一套完整的學(xué)生檔案管理制度，統(tǒng)一規(guī)范，有章可循。首先，建立嚴(yán)格的檔案登記、轉(zhuǎn)遞制度。新生入校時(shí)，管理人員要其認(rèn)真登記、整理、核實(shí)檔案，仔細(xì)查看檔案材料是否齊全。大學(xué)生畢業(yè)時(shí)，檔案將轉(zhuǎn)向社會(huì)，此時(shí)除了準(zhǔn)確、及時(shí)地轉(zhuǎn)遞檔案外，還應(yīng)建立嚴(yán)格的轉(zhuǎn)遞手續(xù)，使每一份檔案都有去處可查。其次，建立檔案材料的收集補(bǔ)充、定期移交歸檔制度。明確歸檔材料的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、渠道和時(shí)間，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)準(zhǔn)確、全面系統(tǒng)，使學(xué)生檔案管理工作規(guī)范、有序地進(jìn)行。再次，制定學(xué)生檔案管理制度、借閱制度。學(xué)生檔案要專人管理、分門別類專柜存放，便于查找或補(bǔ)充。嚴(yán)格檔案借閱登記手續(xù)，防止損毀、丟失或造假。制度的建立健全和嚴(yán)格執(zhí)行將可以杜絕假檔案、假文憑的出現(xiàn)。

5、利用高校學(xué)生管理人員， 充實(shí)高校學(xué)生檔案管理隊(duì)伍。專職檔案管理隊(duì)伍始終是高校學(xué)生檔案管理的主力軍， 因此要對(duì)他們進(jìn)行具有針對(duì)性的繼續(xù)教育，使他們不斷接受最新檔案知識(shí)和高等教育專業(yè)知識(shí)，提高他們的檔案管理與編研能力。與此同時(shí)，由于高校人才培養(yǎng)過(guò)程中，文件資料是隨機(jī)形成的，如果由專職檔案管理人員隨時(shí)收集顯然不夠現(xiàn)實(shí)。而高校學(xué)生管理人員幾乎組織或參與高校學(xué)生的一切活動(dòng)，是高校學(xué)生教育管理的專業(yè)隊(duì)伍，具有豐富的學(xué)生教育管理經(jīng)驗(yàn)，也是利用學(xué)生檔案提高管理水平和增強(qiáng)工作針對(duì)性的最大人群，因此，可以對(duì)他們進(jìn)行必要的檔案專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)，聘請(qǐng)他們作為兼職學(xué)生檔案管理人員，既可以實(shí)現(xiàn)文件資料的跟蹤收集，又可以壯大高校學(xué)生檔案管理隊(duì)伍。

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