1 將“以用戶和公眾為本”的理念融入到檔案館的制度建設(shè)中去

1.1 建立服務(wù)工作中的人文關(guān)懷制度。該制度不僅要對檔案人員的文明用語、行為舉止、服務(wù)程度及服務(wù)形象加以規(guī)范，而且還應(yīng)制定職業(yè)道德規(guī)范，明確廣大用戶的權(quán)力。通過對制度的完善和建設(shè)，使檔案工作者從思想深處認(rèn)識到營造一個(gè)彬彬有禮、耐心親切的人文環(huán)境是檔案館工作者的責(zé)任，把發(fā)揚(yáng)人文精神、給予廣大用戶充分關(guān)懷形成一種共識。從而在服務(wù)工作中檔案工作者能主動(dòng)做到禮貌、周到、熱情、耐心、親切。在這種良好的人際氛圍中，廣大的公眾和用戶才會(huì)把檔案館作為信息交流、知識共享、休閑娛樂的好場所。同時(shí)檔案館還可以制定借閱服務(wù)制度、參考咨詢制度、數(shù)字信息服務(wù)制度、視聽服務(wù)制度、技術(shù)服務(wù)制度等，用制度來保證每一種服務(wù)都能順利進(jìn)行，都能給廣大用戶提供方便，讓用戶和公眾滿意。

1.2 建立和完善利用工作中的以人為本的制度。利用是檔案工作的最終目的，也是檔案管理工作價(jià)值的最終體現(xiàn)，因此檔案館制度必須建立在人性化的基礎(chǔ)之上，要方便用戶。在制定規(guī)章制度時(shí)。要站在利用者的角度考慮問題，認(rèn)真處理好規(guī)范用戶行為與方便用戶利用之間的矛盾，盡量在規(guī)章制度中體現(xiàn)如何保證用戶和公眾對檔案信息的使用方便，不方便用戶的規(guī)定，在修訂規(guī)章制度時(shí)應(yīng)盡量避免，特別要取消那些限制公眾和用戶利用檔案資料的規(guī)定。對于一些科研檔案的利用，應(yīng)根據(jù)科研項(xiàng)目的長期性，適當(dāng)延長檔案的借閱時(shí)間和續(xù)借時(shí)間。同時(shí)還可以通過制度簡化借閱手續(xù)和續(xù)借手續(xù)，方便用戶對檔案的利用。檔案館可以在節(jié)假日和休息時(shí)間向用戶和社會(huì)公眾開放，利用制度來保證和增加開放時(shí)間。掃除這些服務(wù)時(shí)間的盲區(qū)。使檔案館真正成為社會(huì)大眾文化教育、休閑娛樂的場所。

1.3 建立方便公眾和用戶的與時(shí)俱進(jìn)的現(xiàn)代制度。檔案館的制度建設(shè)要緊跟時(shí)代的步伐，要與時(shí)俱進(jìn)。如基于計(jì)算機(jī)檔案目錄的查詢，和電子檔案的借閱和歸還的管理，進(jìn)行借閱制度和服務(wù)制度的創(chuàng)新：基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字化館藏信息資源，制定有關(guān)數(shù)字化信息資源利用方面的規(guī)章制度，制定館際共享數(shù)字信息利用服務(wù)的制度等，這些制度的建設(shè)要以方便公眾和用戶為前提，引導(dǎo)公眾和用戶更多、更好地利用館藏信息資源。

1.4 建立能充分體現(xiàn)尊重和信任公眾用戶的制度。檔案館的制度建設(shè)應(yīng)充分體現(xiàn)對公眾和用戶人格上的尊重和信任，這也是“以人為本”在檔案館制度建設(shè)中的最佳應(yīng)用。如對開放歷史檔案、現(xiàn)行文件和資料，實(shí)現(xiàn)藏、借、閱一體化的開放式管理制度，使公眾和用戶從繁雜的手續(xù)和規(guī)定中解放出來，為他們節(jié)省時(shí)間和精力，在這樣的服務(wù)制度下，不僅讓用戶和公眾因檢索、取閱、上網(wǎng)、打印等實(shí)行了自我服務(wù)而覺得利用檔案的快速和便捷，而且可以享受利用檔案的自由和樂趣。在開放式的服務(wù)制度下，讓公眾和用戶“寬進(jìn)”。而通過設(shè)置一些不傷害公眾和用戶人格的監(jiān)控設(shè)施來實(shí)現(xiàn)有效的“嚴(yán)出”，從而充分體現(xiàn)了對公眾和用戶的尊重和信任。

2 將“以檔案工作者為本”的理念融入到檔案館的制度建設(shè)中去

2.1 建立“以人為本”的民主管理制度和參與制度。檔案工作者是檔案館實(shí)踐活動(dòng)的直接參與者，他們既參與檔案管理工作又是用戶檔案信息服務(wù)的主體，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，反映用戶對檔案信息的需求動(dòng)態(tài)，他們對檔案館的工作最有發(fā)言權(quán)，可以為檔案館的科學(xué)決策提供可靠的信息。為此檔案館應(yīng)通過民主管理制度，鼓勵(lì)員工參與管理，注意接受員工的建議和批評，給予員工適當(dāng)?shù)呐c工作相稱的決策權(quán)。這樣全體檔案工作者都能進(jìn)行創(chuàng)造性的思維，形成雙向、多向交流的自主工作秩序。實(shí)行參與管理、民主管理。全體檔案工作者既成為管理的客體，也成為管理的主體，這樣不僅可以極大地調(diào)動(dòng)檔案工作者對管理工作的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性。還可以使他們成為制度的自覺維護(hù)者和執(zhí)行者。

2.2 建立“以人為本”激勵(lì)制度。激勵(lì)是一個(gè)能使個(gè)體將外部刺激變?yōu)閷?shí)現(xiàn)目標(biāo)的自覺行為的過程，它是一種可變的動(dòng)力因素，能不斷激發(fā)和提高人的積極性?？茖W(xué)的管理建立在一系列嚴(yán)格的紀(jì)律、制度和規(guī)則之上，離開了嚴(yán)格的規(guī)章制度和獎(jiǎng)勵(lì)措施，科學(xué)管理就無法貫徹落實(shí)。因此通過制度化的建設(shè)，建立完善有效的激勵(lì)機(jī)制，以充分尊重和理解檔案工作者的需要為出發(fā)點(diǎn)，這種激勵(lì)的實(shí)施，使檔案工作人員在不知不覺中讓自己的行為規(guī)范化、有序化、有效化。管理部門要實(shí)行工作任務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，實(shí)行量化管理和考核，建立健全各種規(guī)章制度。同時(shí)可采用目標(biāo)激勵(lì)、成就激勵(lì)、物質(zhì)激勵(lì)、精神激勵(lì)、興趣激勵(lì)等，用獎(jiǎng)懲來保證制度的實(shí)施，這些制度應(yīng)該有檔案館及各個(gè)部門的職責(zé)范圍：各個(gè)崗位的責(zé)任要求：從事行政管理制度等，通過各種激勵(lì)手段和制度的實(shí)施使檔案工作者真正感到檔案館工作就是自己的事業(yè)，自己是檔案館管理的參與者，而不是旁觀者，從而喚起他們的使命感、榮譽(yù)感和責(zé)任感，積極、主動(dòng)地去完成自己制定的目標(biāo)和任務(wù)，將管理中的強(qiáng)制性變?yōu)闄n案工作者的自覺行動(dòng)。