近日，我們對(duì)工程投資在500萬(wàn)元以上的基本建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔情況進(jìn)行調(diào)查分析，力圖從中發(fā)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的普遍性問(wèn)題。具體研究范圍確定為重點(diǎn)工程項(xiàng)目較為集中，在油田建設(shè)中具有代表性的采油廠、試采公司、水電廠、精蠟廠、房產(chǎn)公司等5個(gè)單位，共計(jì)24項(xiàng)基本建設(shè)項(xiàng)目。這些項(xiàng)目在生產(chǎn)主業(yè)、輔業(yè)、公用設(shè)施、民用設(shè)施等方面具有廣泛的代表性。

1 存在的問(wèn)題

1.1 可行性研究、計(jì)劃任務(wù)書。這類文件歸檔存在問(wèn)題較多。我們選取的多項(xiàng)工程都沒(méi)有按要求將這些文件收齊歸檔，存在缺項(xiàng)問(wèn)題，個(gè)別工程甚至沒(méi)有這方面文件。

1.2 設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料。在多項(xiàng)工程中，有1項(xiàng)工程有這方面的文件，占工程總數(shù)的4.1％。而這一工程也只有工程水文地質(zhì)方面的勘察設(shè)計(jì)文件。

1.3 設(shè)計(jì)文件。初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)歸檔情況相對(duì)較好，設(shè)計(jì)計(jì)算書有個(gè)別工程歸檔，設(shè)計(jì)階段的其他文件則基本沒(méi)有歸檔。由此可以看出各單位除對(duì)初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)比較重視外，對(duì)設(shè)計(jì)階段的其他文件則不注意積累，造成這部分文件歸檔不全。

1.4 工程管理文件。主要調(diào)查土地征用中形成的文件、承發(fā)包合同、招投標(biāo)文件、施工資質(zhì)證書、環(huán)保合同等文件。在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，有少數(shù)工程有土地征用文件，有多項(xiàng)工程是在已征用的土地上施工，不涉及土地征用的問(wèn)題，不產(chǎn)生這方面的文件。有8項(xiàng)工程有承發(fā)包合同、招投標(biāo)文件。施工資質(zhì)證明有2項(xiàng)工程有。環(huán)保合同文件有4項(xiàng)工程有。從以上情況可以看出。土地征用文件歸檔情況較為理想。

1.5 施工文件。施工文件是工程檔案的主要組成部分，在檔案的利用中起著極為重要的作用，各單位都十分重視這類文件的收集歸檔工作。檔案人員在工程檔案驗(yàn)收中也把這部分檔案作為驗(yàn)收工作的重點(diǎn)，要求施工單位必須交齊、交全，并且形成了一套行之有效的管理制度、管理辦法。這部分檔案歸檔相對(duì)較齊，但也存在一些問(wèn)題，如施工記錄、日記、大事記，施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié)、施工安裝記錄檔案文件不夠齊全。

1.6 竣工文件。對(duì)竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖等各單位都收集較全，在檔案材料中屬收集最為齊全的。這部分檔案在利用過(guò)程中起著極為重要的作用，是利用率最高的檔案，因此各單位在收集檔案過(guò)程中都極為重視。再者由于這部分檔案是施工進(jìn)行、工程交工的主要材料，因此施工單位很重視這方面文件的積累，保證了文件的歸檔。工程現(xiàn)場(chǎng)聲像材料、竣工驗(yàn)收決議文件，在這些工程中都未產(chǎn)生，因此不作要求。

1.7 基建項(xiàng)目的財(cái)務(wù)、器材管理文件及工程概算、預(yù)算、決算。有14項(xiàng)工程有這方面檔案。在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，這部分檔案也存在一些問(wèn)題，如一個(gè)工程中概算、預(yù)算、決算三者少有歸齊的，其實(shí)它們作用各不相同，不能替代。另一問(wèn)題是這些檔案多數(shù)單位都沒(méi)有隨工程檔案保存，而是保存在會(huì)計(jì)檔案中，給利用工作帶來(lái)了一定的困難。

2 對(duì)策與建議

2.1 爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與業(yè)務(wù)部門的支持。重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案工作的開展在一定程度上取決于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，以及業(yè)務(wù)部門檔案工作人員的重視程度。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案工作的組織、協(xié)調(diào)，理順各方面的工作關(guān)系，出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，使檔案的收集歸檔工作順利進(jìn)行。業(yè)務(wù)部門應(yīng)注意平時(shí)文件材料的積累，按時(shí)按要求向本單位檔案室歸檔。避免文件材料的散失。

2.2 采取切實(shí)可行的措施，保證重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案歸檔工作的順利進(jìn)行。一是檔案人員堅(jiān)持檔案工作的“四參加”制度。在工程設(shè)備開箱驗(yàn)收、工程竣工驗(yàn)收時(shí)業(yè)務(wù)部門通知檔案人員參加，檔案人員負(fù)責(zé)設(shè)備資料的收集和對(duì)工程產(chǎn)生檔案的驗(yàn)收。二是在工程結(jié)算時(shí)實(shí)行財(cái)務(wù)部門最后把關(guān)制度，工程竣工結(jié)算時(shí)先由檔案室對(duì)工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后檔案室簽字蓋章，財(cái)務(wù)部門見檔案室的驗(yàn)收單才予以結(jié)算。實(shí)行檔案保證金制度也是一種行之有效的管理辦法。財(cái)務(wù)部門向施工單位扣留占工程總投資一定比例的歸檔保證金，以保證工程檔案的齊全、完整，在工程竣工后檔案按時(shí)交齊交全后再予退還。通過(guò)經(jīng)濟(jì)手段來(lái)保證工程檔案的收集是一種切實(shí)可行的管理辦法，保證了檔案的齊全完整。

2.3 將檔案工作與基建工程項(xiàng)目同步進(jìn)行。從項(xiàng)目立項(xiàng)論證、設(shè)計(jì)階段就進(jìn)行檔案的各項(xiàng)工作。要求設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位設(shè)專職或兼職檔案員，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中資料的收集、整理、歸檔工作。建設(shè)單位的檔案部門負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目的檔案工作，并對(duì)項(xiàng)目建設(shè)各環(huán)節(jié)的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。

2.4 發(fā)揮檔案工作人員的主動(dòng)性。檔案人員在工程施工之前會(huì)同基建項(xiàng)目負(fù)責(zé)人召集有關(guān)人員，將工程項(xiàng)目檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間及其他要求作出明確規(guī)定，并對(duì)建設(shè)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確與案卷質(zhì)量。