摘要：教學(xué)評(píng)估與高校檔案工作關(guān)系非常密切，將兩者結(jié)合研究具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義與理論價(jià)值。課題組通過對(duì)湖南省部分高校調(diào)查。認(rèn)為普通師生的檔案意識(shí)較薄弱，高校教學(xué)評(píng)估尚未得到廣大師生的普遍關(guān)注，各方面對(duì)高校教學(xué)評(píng)估與檔案工作的內(nèi)在關(guān)系認(rèn)識(shí)不到位，高校檔案工作長(zhǎng)效模式亟待健全，需要采取切實(shí)的措施改進(jìn)高校檔案工作。

關(guān)鍵詞：教學(xué)評(píng)估 檔案工作 長(zhǎng)效模式調(diào)研報(bào)告 高校

1 調(diào)研背景

1.1 調(diào)研目的。2007年初，《教學(xué)評(píng)估視角下的高校檔案工作長(zhǎng)效模式研究》課題獲湘潭大學(xué)第三批大學(xué)生創(chuàng)新基金資助而成功立項(xiàng)。為了進(jìn)行該課題研究，2007年5月至6月，課題組選取湖南省部分高校進(jìn)行了調(diào)研。

這些高校對(duì)于課題研究具有較強(qiáng)的代表性。從學(xué)校類型來看，中南大學(xué)是研究型大學(xué)，湘潭大學(xué)、湖南師范大學(xué)為教學(xué)研究型大學(xué)。湖南科技大學(xué)、湖南工程學(xué)院為教學(xué)型大學(xué)。從教學(xué)評(píng)估的影響來看，中南大學(xué)、湖南師范大學(xué)、湖南科技大學(xué)進(jìn)行過兩次教學(xué)評(píng)估，湘潭大學(xué)進(jìn)行過一次即將迎來第二次評(píng)估，湖南工程學(xué)院即將迎接第一次教學(xué)評(píng)估。從檔案工作的特點(diǎn)來看，中南大學(xué)、湘潭大學(xué)、湖南師范大學(xué)都設(shè)立檔案館進(jìn)行管理。檔案工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化水平較高：湖南科技大學(xué)采用檔案管理中心的形式進(jìn)行管理，檔案工作水平一般；湖南工程學(xué)院則以檔案室的形式開展工作，檔案工作水平相對(duì)較低。

1.2 調(diào)研方式。課題組從教學(xué)評(píng)估與高校檔案工作兩方面人手，運(yùn)用問卷調(diào)查、實(shí)地調(diào)研、文獻(xiàn)調(diào)研等形式具體開展調(diào)研。

問卷調(diào)查方面，采用封閉式、開放式相結(jié)合的抽樣問卷調(diào)查方式，將調(diào)查對(duì)象分為：檔案相關(guān)人員、教學(xué)評(píng)估人員、普通師生三類人員。檔案相關(guān)人員包括高校檔案館工作人員及高校檔案學(xué)系師生，教學(xué)評(píng)估人員即為直接參加教學(xué)評(píng)估的工作人員。普通師生指除以上兩類人員之外的在校普通師生。問卷共設(shè)計(jì)18道題。1～16題為封閉題，其中部分題目選項(xiàng)采取了“其他”等開放式設(shè)計(jì)；17～18題為主觀題，針對(duì)不同的調(diào)查對(duì)象設(shè)置了相對(duì)應(yīng)的題目進(jìn)行調(diào)查。共發(fā)放150份問卷，回收121份，其中有效問卷為115份，回收率為81％。有效率95％。

實(shí)地走訪方面，實(shí)地前往上述5所高校發(fā)放問卷，拜訪了每所學(xué)校的檔案館。直接向檔案部門領(lǐng)導(dǎo)及工作人員咨詢了本調(diào)研相關(guān)問題。尤其多次去湘潭大學(xué)檔案館及若干院系的檔案室調(diào)查與了解情況，走訪了校迎接教學(xué)評(píng)估辦公室，咨詢了湘潭大學(xué)2002年度直接參與教學(xué)評(píng)估的專家。

文獻(xiàn)調(diào)研方面，收集了5所學(xué)校及其他10余所學(xué)校的評(píng)估材料，查閱了5所學(xué)校的評(píng)估檔案，查看了一些書籍，研讀了近百篇相關(guān)文獻(xiàn)。

從調(diào)研的情況看，調(diào)查的結(jié)果基本上反映了湖南省教學(xué)評(píng)估與高校檔案工作狀況。本文擬結(jié)合實(shí)地調(diào)研和文獻(xiàn)調(diào)研獲取的相關(guān)情況，主要分析問卷調(diào)查的結(jié)果。

2 調(diào)研分析

2.1 高校檔案意識(shí)。在填寫問卷的普通師生中，有91.1％的師生去檔案館的次數(shù)是3次以下，有73.3％的師生還沒有去檔案館查過檔案，只有6.7％的師生去了5次以上。93.3％師生認(rèn)為檔案是信息資源，認(rèn)為不是與不清楚的仍占了6.7％。被調(diào)查者在填寫主觀題中還反映出，不知道學(xué)校檔案館的具體位置，覺得檔案館有點(diǎn)神秘等問題。由此可見，檔案在普通師生的日常生活中并未扮演重要角色，普通師生的檔案意識(shí)薄弱，甚至有部分師生對(duì)檔案及檔案事業(yè)缺乏基本的認(rèn)知。

2.2 對(duì)教學(xué)評(píng)估的認(rèn)識(shí)。被調(diào)查的三類人員中，有67.5％認(rèn)為教學(xué)評(píng)估是對(duì)學(xué)校綜合實(shí)力的檢測(cè)，有22.5％認(rèn)為主要是形式上的檢查。有5％認(rèn)為教學(xué)評(píng)估沒多大意義。填寫問卷的三類人員中，66.3％評(píng)價(jià)學(xué)校教學(xué)評(píng)估一般。還過得去；16.3％評(píng)價(jià)很好、非常到位：13.8％評(píng)價(jià)不滿意。在對(duì)學(xué)校教學(xué)評(píng)估準(zhǔn)備工作的改進(jìn)發(fā)表建議時(shí)。不少被調(diào)查者提出，應(yīng)加強(qiáng)宣傳，注重實(shí)效等建議?？梢姡咝＝虒W(xué)評(píng)估尚未得到廣大師生的普遍認(rèn)可，教學(xué)評(píng)估的宣傳、落實(shí)工作還很不夠，而且留下了一些不好的印象，造成了廣大師生參與不足等問題，給教學(xué)評(píng)估的順利實(shí)施帶來隱患。

2.3 教學(xué)評(píng)估與高校檔案工作的關(guān)系。

2.3.1 教學(xué)評(píng)估對(duì)檔案工作的作用。在被調(diào)查的檔案相關(guān)人員及教學(xué)評(píng)估人員中，48.8％認(rèn)為教學(xué)評(píng)估對(duì)檔案工作意味著契機(jī)。43.8％認(rèn)為是考驗(yàn)，與此同時(shí)15％覺得兩者相關(guān)度不大。72.5％認(rèn)為教學(xué)評(píng)估促進(jìn)了高校檔案工作規(guī)范化。70％認(rèn)為增強(qiáng)了檔案意識(shí)，33.8％認(rèn)為添加了些設(shè)備，可見受調(diào)查者大多認(rèn)識(shí)到教學(xué)評(píng)估工作對(duì)檔案工作的很大促進(jìn)作用。

2.3.2 高校檔案工作在教學(xué)評(píng)估整體工作中的地位，接受調(diào)查的各校檔案相關(guān)人員及教學(xué)評(píng)估人員中，認(rèn)為檔案部門只是參與指導(dǎo)教學(xué)評(píng)估工作的占70％，認(rèn)為檔案部門很少參與教學(xué)評(píng)估工作的占23.8％。52.5％人主張非常有必要將檔案工作納入教學(xué)評(píng)估細(xì)則，45％人主張可以考慮將其納入?？梢?，檔案工作參與教學(xué)評(píng)估工作的程度有限，受調(diào)查者大多認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)雙方聯(lián)系的必要性，并主張從制度上確定檔案工作參與教學(xué)評(píng)估工作的關(guān)系。

最終對(duì)檔案工作與教學(xué)評(píng)估工作存在哪種關(guān)系的判斷上，有58.8％的人認(rèn)為檔案工作是教學(xué)評(píng)估工作的重要部分，21.3％的人認(rèn)為檔案工作的好壞部分決定教學(xué)評(píng)估的結(jié)果，15％的人認(rèn)為二者關(guān)系不甚明顯。由此可知。大部分檔案工作人員及教學(xué)評(píng)估人員都能較充分地認(rèn)識(shí)到二者存在的重要關(guān)系，但值得注意的是，另有部分人員對(duì)于兩者的關(guān)系尚缺乏正確的認(rèn)識(shí)。

2.4 高校檔案工作存在的問題。

2.4.1 教學(xué)評(píng)估暴露出檔案工作的不足。調(diào)查結(jié)果顯示，71.3％的被調(diào)查的檔案相關(guān)人員及教學(xué)評(píng)估人員認(rèn)為學(xué)校各院系為準(zhǔn)備教學(xué)評(píng)估整理的檔案材料存在著不完整、不規(guī)范問題，6.25％的人認(rèn)為該問題嚴(yán)重。而認(rèn)為該問題基本不存在的只占10％。在被調(diào)查的高校當(dāng)中，有31.3％的高校利用評(píng)估檔案作了教學(xué)評(píng)估成果的宣傳，有53.8％的高校只是將其作為下一次評(píng)估的準(zhǔn)備材料，還有3.75％的高校尚未對(duì)其進(jìn)行開發(fā)?？梢?，許多高校只是在迎接教學(xué)評(píng)估的過程中關(guān)注這些檔案材料，評(píng)估結(jié)束之后。相關(guān)部門與領(lǐng)導(dǎo)對(duì)評(píng)估檔案的重視程度明顯下降，對(duì)其價(jià)值的深度開發(fā)利用相當(dāng)有限。僅有的一些開發(fā)亦呈現(xiàn)粗糙、單調(diào)的特點(diǎn)?？傮w而言。評(píng)估檔案的日常維護(hù)、后續(xù)開發(fā)的情況都非常令人擔(dān)憂。需要引起高度的關(guān)注。

2.4.2 日常檔案工作的缺陷。調(diào)查顯示，在被調(diào)查的檔案相關(guān)人員中。認(rèn)為資金投入不足有48.8％，認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠有36.3％，認(rèn)為人手不夠是其單位的首要問題有20％。從中可知檔案工作發(fā)展面臨著多種制約因素，如在湖南工程學(xué)院人員配備的問題就非常突出。在被調(diào)查的普通師生中，有11.1％的人遇到查不到所需的檔案之問題，有13.3％的人遇到查不準(zhǔn)的問題，有15.6％的人認(rèn)為檔案工作人員的服務(wù)態(tài)度不好。還有8.9％的人認(rèn)為服務(wù)費(fèi)用昂貴。這些數(shù)據(jù)反映出檔案開發(fā)中檔案信息資源不足、檢索途徑不暢、服務(wù)態(tài)度不好、服務(wù)方式、費(fèi)用難以讓人滿意等問題。

2.5 現(xiàn)有高校檔案工作模式的局限性。課題組調(diào)查的學(xué)校中，大部分采用校院兩級(jí)的管理體制，有部分學(xué)校推行相對(duì)集中的體制，如湖南科技大學(xué)的檔案管理中心，但都出現(xiàn)了若干問題。首先，檔案館對(duì)各院系各職能部門日常檔案工作的指導(dǎo)不足。據(jù)課題組調(diào)查，檔案館對(duì)各院系各部門偶爾進(jìn)行日常指導(dǎo)的占52.5％，基本沒有安排的占8.8％。而經(jīng)常進(jìn)行的只占到30％。由此導(dǎo)致。檔案館在接收歸檔文件時(shí)。都不同程度存在著不規(guī)范、不完整、不符合要求的問題。其次，檔案工作在教學(xué)評(píng)估中發(fā)揮的作用相對(duì)有限。據(jù)調(diào)查，各高校在教學(xué)評(píng)估過程中的資料主要由檔案館與各院系各部門一同提供的高校占60％。通過實(shí)地調(diào)研還了解到，在首次評(píng)估中，其資料多源于檔案館。檔案部門發(fā)揮的作用較大，但在后來的教學(xué)評(píng)估中，檔案部門作用有不斷弱化的趨勢(shì)。要突破以上局限。迫切需要健全高校檔案工作模式，使其在服務(wù)學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展、發(fā)揮信息資源功用、拓展檔案人員職業(yè)生涯等方面發(fā)揮長(zhǎng)效作用。

3 相關(guān)建議

3.1 提高檔案人員素質(zhì)，構(gòu)建檔案管理新平臺(tái)。建議綜合運(yùn)用在職培訓(xùn)和對(duì)外招聘等方式，建設(shè)一支文化素質(zhì)高、作風(fēng)好、業(yè)務(wù)精、專兼職相結(jié)合的檔案管理隊(duì)伍。使其能滿足教學(xué)評(píng)估的要求。保證高校檔案工作高質(zhì)優(yōu)效的開展。同時(shí)要加快數(shù)字檔案館建設(shè)。在信息化和網(wǎng)絡(luò)化背景下，積極探索檔案管理的新手段。實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和共建。最終提高檔案管理的效益。更好地為利用者服務(wù)。

3.2 建立檔案管理工作規(guī)范體系和檢查制度，促進(jìn)良性循環(huán)。第一，針對(duì)高校檔案工作中出現(xiàn)的不完整、不規(guī)范的問題，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該制定統(tǒng)一規(guī)范制度。加強(qiáng)相關(guān)規(guī)定的宣傳和教育。積極實(shí)施前端控制，實(shí)時(shí)控制好文件材料階段的運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范和文件材料管理規(guī)范的有效鏈接。第二，建立高校檔案工作保障體系。一方面，要設(shè)計(jì)并形成適應(yīng)檔案建設(shè)與管理評(píng)估檢查的實(shí)施方案，做到同步檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)工作文件材料。另一方面，建立高校檔案工作定期檢查制度，建議將高校檔案工作納入教學(xué)評(píng)估的內(nèi)容之列，讓檔案工作在教學(xué)評(píng)估中也接受檢查，從而更好更快地推動(dòng)高校檔案建設(shè)的發(fā)展。

3.3 實(shí)現(xiàn)校院兩級(jí)檔案工作業(yè)務(wù)有機(jī)銜接，提升檔案部門地位。在尊重當(dāng)前雙重領(lǐng)導(dǎo)體制的前提下，改變學(xué)院及職能部門檔案室的行政隸屬關(guān)系，將其作為學(xué)校檔案館的下屬單位，檔案室由專職檔案員領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌基層檔案管理工作，便捷地進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。及時(shí)解決檔案工作中出現(xiàn)的各種問題。

高校應(yīng)建立以統(tǒng)籌監(jiān)管和業(yè)務(wù)指導(dǎo)為主要職能的學(xué)校檔案館(室)或檔案管理中心，在現(xiàn)有情況下適當(dāng)提升其行政級(jí)別，從而更好地統(tǒng)籌檔案工作全局，為學(xué)校的教學(xué)、研究和管理工作服務(wù)。

3.4 強(qiáng)化評(píng)估檔案管理，挖掘評(píng)估檔案價(jià)值。高校應(yīng)借教學(xué)評(píng)估的大好時(shí)機(jī)，大力宣傳，運(yùn)用多種方法，深入挖掘評(píng)估檔案的價(jià)值。在實(shí)施校務(wù)信息公開過程中，突出檔案部門提供信息、保障信息渠道通暢的作用，并適當(dāng)擴(kuò)大其在相關(guān)方面的職能，尤其需明確其在教學(xué)評(píng)估過程中的作用。