摘要：本文指出了企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的重要性并提出了加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的措施。

關(guān)鍵字：財(cái)務(wù)檔案管理 專業(yè)化 職業(yè)化 規(guī)范化

財(cái)務(wù)檔案是專業(yè)檔案的一種，它是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史記錄和經(jīng)濟(jì)效果的綜合反映。也是開(kāi)展經(jīng)費(fèi)活動(dòng)、進(jìn)行經(jīng)濟(jì)分析研究的重要依據(jù)和參考資料。規(guī)范、完整的財(cái)務(wù)檔案，不但可以幫助財(cái)務(wù)人員核查歷史。為工作提供理論依據(jù)，還可以使業(yè)務(wù)人員從中學(xué)到相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，借鑒到先進(jìn)的管理方法。對(duì)財(cái)務(wù)工作起到推動(dòng)作用。因此，加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理是十分重要的。

企業(yè)的檔案管理工作是企業(yè)適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境，加強(qiáng)內(nèi)部管理的基礎(chǔ)，企業(yè)沒(méi)有系統(tǒng)的檔案管理體系，就很難適應(yīng)當(dāng)今的經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)和參與國(guó)際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。無(wú)論是ISO9000族國(guó)際質(zhì)量認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)的推行，還是國(guó)際環(huán)保認(rèn)證證書(shū)的獲得，不管是企業(yè)改制。還是建立現(xiàn)代企業(yè)制度，參與資本經(jīng)營(yíng)，無(wú)不以系統(tǒng)完整的檔案資料為憑證和依據(jù)，缺少了檔案這一載體，一切都變成空談。企業(yè)的許多重要檔案材料丟失或被個(gè)人據(jù)為己有，都會(huì)影響到企業(yè)的管理和發(fā)展，甚至?xí)斐稍S多無(wú)法彌補(bǔ)的損失。企業(yè)檔案是在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中直接產(chǎn)生的，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的憑證和依據(jù)，也是企業(yè)重要的無(wú)形資產(chǎn)，更是為國(guó)家為社會(huì)積累的寶貴歷史資源。忽視企業(yè)檔案就是浪費(fèi)資源。隨著改革開(kāi)放深入發(fā)展，尤其是中國(guó)加入WTO，國(guó)內(nèi)、外市場(chǎng)融為一體。企業(yè)面臨日益激烈的國(guó)際化競(jìng)爭(zhēng)，只有按照市場(chǎng)運(yùn)行規(guī)則轉(zhuǎn)變企業(yè)經(jīng)營(yíng)觀念和經(jīng)營(yíng)制度，與現(xiàn)代企業(yè)制度接軌，有效合理地整合企業(yè)各種資源，才能形成自己的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：

1 加強(qiáng)企業(yè)檔案意識(shí)，樹(shù)立檔案是企業(yè)資產(chǎn)、具有實(shí)用效益的觀念

企業(yè)經(jīng)營(yíng)以追求利潤(rùn)最大化為目的。企業(yè)一般都較注重于短期和現(xiàn)實(shí)利益。對(duì)企業(yè)管理基礎(chǔ)建設(shè)往往不夠重視。往往認(rèn)為“企業(yè)搞檔案是只花錢不出效益的事，沒(méi)有必要搞”、“抓生產(chǎn)出產(chǎn)量、跑市場(chǎng)有訂單是企業(yè)的頭等大事，過(guò)時(shí)的記錄存起來(lái)既占地方又費(fèi)人力，沒(méi)有實(shí)際用途”、“搞檔案會(huì)丟失機(jī)密，還是放在自己手上最保險(xiǎn)”等，這種現(xiàn)象在企業(yè)普遍存在，尤其是一些規(guī)模小或經(jīng)營(yíng)不善的企業(yè)主們，根本就沒(méi)有企業(yè)檔案的概念，或是有點(diǎn)檔案意識(shí)而顧及不上。大都是臨時(shí)抱佛腳，等需要時(shí)再搞，殊不知檔案的積累并非一朝一夕之事，而是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的基礎(chǔ)工作。在企業(yè)無(wú)論是技術(shù)檔案還是文書(shū)檔案、聲像檔案、財(cái)務(wù)檔案，都是全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)踐活動(dòng)的勞動(dòng)結(jié)晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和客觀評(píng)價(jià)。以企業(yè)產(chǎn)品為例，從設(shè)計(jì)試制到品牌的創(chuàng)立，無(wú)不包含著一代甚至幾代創(chuàng)業(yè)者的聰明才智與辛勞汗水，無(wú)不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上，這是難以用金錢買到的無(wú)價(jià)之寶。企業(yè)檔案是一種非常重要的資產(chǎn)和社會(huì)財(cái)富，它除了具有企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的屬性外，還具有專有性、地域性和可復(fù)制性等公共屬性。檔案資產(chǎn)是企業(yè)固定資產(chǎn)和一些無(wú)形資產(chǎn)的伴生物，它在各種生產(chǎn)要素的組合下產(chǎn)生、共存并發(fā)展完善。企業(yè)檔案資產(chǎn)的實(shí)用效益是在檔案利用中顯現(xiàn)出來(lái)的。如企業(yè)產(chǎn)權(quán)檔案中的土地房產(chǎn)權(quán)證、企業(yè)創(chuàng)建時(shí)的合資、合營(yíng)協(xié)議合同、股權(quán)證明等，都是企業(yè)發(fā)展中不可或缺、無(wú)以替代的原始憑證。一旦保管不善丟失或毀損，將會(huì)直接引發(fā)棘手的經(jīng)濟(jì)糾紛和不可挽回的損失。所以，在企業(yè)加強(qiáng)檔案工作，建立和完善檔案管理體系時(shí)，首先必須要加強(qiáng)檔案意識(shí)，只有認(rèn)識(shí)到檔案是企業(yè)的資產(chǎn)，確立了檔案實(shí)用效益的觀念以后，就會(huì)千方百計(jì)去收集、管理、保護(hù)、利用好這些檔案資料，就會(huì)下決心做好檔案管理工作。

2 企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理要實(shí)現(xiàn)專業(yè)化和財(cái)務(wù)檔案管理人員職業(yè)化

2.1 財(cái)務(wù)工作由于業(yè)務(wù)性強(qiáng)，檔案的歸檔工作多由財(cái)務(wù)人員來(lái)完成，而且為便于隨時(shí)查閱會(huì)計(jì)賬簿、憑證和財(cái)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)，有相當(dāng)一部分財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部門自行管理。而財(cái)務(wù)人員對(duì)檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)又很缺乏，對(duì)檔案歸檔范圍、內(nèi)容、方法等不甚理解，因此在檔案管理上往往會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題。應(yīng)在檔案管理部門的指導(dǎo)下進(jìn)行管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、保存、銷毀等制度，逐步向?qū)I(yè)化管理邁進(jìn)。對(duì)于小型企業(yè)只要有檔案管理制度，有專用的庫(kù)房和裝具，符合保管條件，配備有檔案專業(yè)知識(shí)的專兼職檔案管理人員，能有效開(kāi)展檔案工作，確保企業(yè)檔案能完整、有序收集、保管和有效利用就可以。除非各方面條件許可。否則沒(méi)有必要追求各類設(shè)施一定要大而全。有的企業(yè)有一定規(guī)模但內(nèi)部管理滯后，雖然已認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，對(duì)建立企業(yè)檔案管理體系也有迫切的要求，但又感到自身管理不規(guī)范，無(wú)從下手。檔案資料是現(xiàn)實(shí)活動(dòng)的真實(shí)原始記錄，是不能進(jìn)行修飾和偽造的，它是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科學(xué)技術(shù)和管理活動(dòng)的產(chǎn)物。只要是在企業(yè)活動(dòng)中產(chǎn)生的，對(duì)企業(yè)現(xiàn)階段或今后一段時(shí)間都具有參考利用價(jià)值的都可以進(jìn)行完整的收集整理。檔案本身內(nèi)容是否規(guī)范屬于企業(yè)整體管理素質(zhì)問(wèn)題，除了用作法律憑據(jù)的檔案材料，必須具有法律效力外，其他方面的問(wèn)題只要是真實(shí)的原始記錄都必須保持本來(lái)面目。

2.2 檔案管理人員是檔案的管理者，管理人員業(yè)務(wù)水平是否過(guò)硬，是檔案能否發(fā)揮服務(wù)作用的關(guān)鍵。而現(xiàn)在各單位的財(cái)務(wù)檔案管理人員有的沒(méi)有經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理知識(shí)掌握不多，歸檔內(nèi)容、時(shí)間、范圍和立卷方法不清楚，檔案管理的規(guī)章制度也不很明確。很容易造成歸檔混亂、內(nèi)容不全、類別不清等問(wèn)題。因此必須重視檔案管理人員的選拔和培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。人的因素是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。綜合性強(qiáng)、涉及面廣、內(nèi)容龐雜、聯(lián)系緊密是絕大多數(shù)檔案具有的基本特點(diǎn)，檔案管理工作者在對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、編研、提供利用中都始終貫穿著分析、研究、綜合、判斷等各種活動(dòng)。如果不精通檔案專業(yè)知識(shí)，缺乏相關(guān)的科學(xué)技術(shù)知識(shí)，就會(huì)影響上述業(yè)務(wù)活動(dòng)的準(zhǔn)確性、有效性，檔案管理的質(zhì)量和水平也就無(wú)從說(shuō)起。同時(shí)隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化和提高檔案開(kāi)發(fā)利用率，都要求檔案人員必須掌握計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)以及縮微、音像、光盤刻錄等知識(shí)和技術(shù)，具有適應(yīng)各種新領(lǐng)域、新技術(shù)、新材料的能力。真正做到一專多能，全面發(fā)展。企業(yè)要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展，必須注重人才培養(yǎng)。那種檔案人員更換頻繁或沒(méi)有專門檔案管理人員的狀況，是不可能從根本上改變、提高企業(yè)檔案管理質(zhì)量和水平的。

3 財(cái)務(wù)檔案管理要規(guī)范化

在財(cái)務(wù)管理上大多重視資金管理，而對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理卻重視不夠。造成檔案管理要求不統(tǒng)一。歸檔的內(nèi)容隨意性大。管理形式和方法各式各樣，使檔案不能發(fā)揮應(yīng)有的為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)的作用。應(yīng)把檔案管理作為財(cái)務(wù)管理考核的一項(xiàng)重要內(nèi)容，按照檔案管理規(guī)定，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理情況進(jìn)行定期檢查，增強(qiáng)相關(guān)人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重視。 “規(guī)范出效益”已成為人們的共識(shí)，規(guī)范化管理也已被越來(lái)越多的領(lǐng)域所采用，并越來(lái)越充分地顯示出它極大的潛能。就財(cái)務(wù)檔案管理而言。其范圍很廣、內(nèi)容很多，如何抓住重點(diǎn)，特別是在一些關(guān)鍵部位率先實(shí)施規(guī)范化管理，對(duì)于完善財(cái)務(wù)綜合管理機(jī)制和提高經(jīng)費(fèi)使用效益，將起到積極作用。

3.1 抓好三室一庫(kù)建設(shè)，把財(cái)務(wù)辦公室、財(cái)務(wù)資料室、財(cái)務(wù)微機(jī)室和會(huì)計(jì)檔案庫(kù)進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)。即：辦公室秩序井然。會(huì)計(jì)憑證、單據(jù)入柜列單存放；資料室統(tǒng)一資料柜、資料盒和資料標(biāo)簽，統(tǒng)一制定財(cái)務(wù)資料管理規(guī)定：財(cái)務(wù)微機(jī)室按會(huì)計(jì)、出納各自管轄范圍統(tǒng)一擺放微機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等電算化硬件設(shè)備；會(huì)計(jì)檔案庫(kù)根據(jù)實(shí)際情況可定做檔案密集柜和多層文件柜，并按序列標(biāo)清年度會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)資料檔案等相關(guān)資料，便于查找。

3.2 嚴(yán)格落實(shí)資料登記制度。企業(yè)財(cái)務(wù)部門要建立和完善財(cái)務(wù)工作記事薄，貴重物品登記薄，票據(jù)使用登記薄，計(jì)算機(jī)軟盤資料登記薄，收發(fā)文件登記薄及經(jīng)費(fèi)結(jié)算登記薄等，并做到及時(shí)記載且內(nèi)容要完整，數(shù)字要準(zhǔn)確，字跡要清楚。

3.3 要建立企業(yè)會(huì)計(jì)材料收集整理制度。按照財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)類別歸屬材料范圍，財(cái)務(wù)規(guī)章制度包括各種規(guī)定、措施、通知、通報(bào)等：報(bào)表資料包括年度預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他財(cái)務(wù)報(bào)表等：材料包括調(diào)查報(bào)告、經(jīng)費(fèi)管理情況匯報(bào)和經(jīng)費(fèi)材料等：綜合財(cái)務(wù)包括財(cái)務(wù)工作計(jì)劃和總結(jié)等：電算化管理包括各種內(nèi)容軟盤材料、備份文件、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等：其他資料包括專業(yè)訓(xùn)練、學(xué)術(shù)研究、財(cái)會(huì)書(shū)刊等。對(duì)這些資料要做到定期整理，專柜存放，專人管理。

企業(yè)只有建立系統(tǒng)的檔案管理制度和管理體系，規(guī)范企業(yè)的檔案管理程序，對(duì)企業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，把檔案資源有效收集管理與積極開(kāi)發(fā)利用有機(jī)結(jié)合，才能使企業(yè)檔案信息資源轉(zhuǎn)化為企業(yè)的現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，創(chuàng)造更多直接或間接的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，營(yíng)造企業(yè)檔案管理與生產(chǎn)發(fā)展的良性運(yùn)作環(huán)境，推動(dòng)企業(yè)不斷創(chuàng)新，健康發(fā)展。