1 實現(xiàn)工作平臺創(chuàng)新

信息化時代，企業(yè)為提高自身在國際上的競爭力，根據(jù)企業(yè)的職能，加快信息化建設(shè)步伐。在建或已投入運行的、承擔(dān)企業(yè)職能和業(yè)務(wù)活動的各種信息管理系統(tǒng)，體現(xiàn)了企業(yè)信息化建設(shè)的成果，建立信息系統(tǒng)的目的是將傳統(tǒng)業(yè)務(wù)工作流程優(yōu)化后，借助于軟件編程和數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，重塑計算機工作流程來支持、執(zhí)行和管理機構(gòu)各項職能的業(yè)務(wù)活動。這些信息系統(tǒng)正是企業(yè)電子文件的來源中心。

以辦公自動化系統(tǒng)為例，它是行政辦公領(lǐng)域創(chuàng)建數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)生登錄、流轉(zhuǎn)處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用的全新工作平臺。它具有涉及信息量大、參與應(yīng)用崗位人員眾多、處理流程繁瑣多變、數(shù)據(jù)庫功能強大、信息傳遞迅速，易于交流、信息流向與辦公的工作流程非常接近的特點。同時，辦公自動化系統(tǒng)為企業(yè)員工提供了現(xiàn)代文明辦公和規(guī)范管理的工作平臺：快捷通信、協(xié)同辦公、公文流轉(zhuǎn)、信息服務(wù)。

更重要的是，信息系統(tǒng)的建立為機構(gòu)業(yè)務(wù)活動提供了信息流向規(guī)范、控制集中、表單定制多樣、信息利用方式靈活的工作平臺，使文件與檔案管理實踐躍上一個新的臺階。

2 實現(xiàn)工作流程創(chuàng)新

2.1 文檔一體化流程概述。文檔一體化流程正是依托信息管理系統(tǒng)，對文件與檔案管理工作流程重組、再造的過程。在信息管理系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)流程和信息流程是不可分割的，文件是機構(gòu)運轉(zhuǎn)中最重要的信息流，同時也反映出該機構(gòu)的業(yè)務(wù)流程。因此，建立信息管理系統(tǒng)的過程，是將這兩個流程有機地融合在一起的過程，即在文件流程中體現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的要求，或把業(yè)務(wù)流程要求嵌入文件流程，以實現(xiàn)以下目標：減少流程的中間環(huán)節(jié)：建立并行、平行工作流程：建立跳轉(zhuǎn)、分流工作流程；建立循環(huán)工作流程：建立交叉、條件等工作流程。

在信息系統(tǒng)中建立以上新的工作流程后，我們可將工作環(huán)節(jié)視為流程中的一個節(jié)點，對任一工作任務(wù)項?？梢匀我还?jié)點為起點，以輻射、閉環(huán)、分支等形式，同時發(fā)送給多個對象進行處理。

2.2 文檔一體化流程的創(chuàng)新點。信息系統(tǒng)中文檔一體化流程的創(chuàng)建過程，是一個將系統(tǒng)、協(xié)調(diào)和前端控制的思想貫穿于設(shè)計、運行的過程，這本身就充滿著創(chuàng)新的內(nèi)涵，在流程創(chuàng)建過程中，主要通過以下內(nèi)容體現(xiàn)創(chuàng)新點。

2.2.1 文件管理階段。面向普通用戶、業(yè)務(wù)管理人員、系統(tǒng)管理人員，提供多層面的不同任務(wù)項的工作流程及操作平臺；形成文件質(zhì)量監(jiān)督、保證體系；形成文件流轉(zhuǎn)監(jiān)控機制：形成文件歸檔機制。

2.2.2 檔案管理階段。建立現(xiàn)代信息服務(wù)理念；建立現(xiàn)代信息整理理念：建立檔案信息安全機制。對信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機制，并建立權(quán)限設(shè)置的流程。該流程包含兩層含義：一是行政管理流程，一是權(quán)限分層工作流程。對信息保管安全，要建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及其校驗機制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統(tǒng)的信息處理工具、利用工具，確保信息的保管安全。

流程的創(chuàng)新，使工作平臺提供的文件與檔案工作之間實現(xiàn)無縫鏈接成為現(xiàn)實。它不僅改變了文件與檔案工作的質(zhì)量和內(nèi)容，對文件與檔案工作者的觀念和思路也形成巨大的沖擊。

3 實現(xiàn)信息安全管理創(chuàng)新

信息化時代，計算機設(shè)備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、自然災(zāi)害等各種因素，都會造成計算機系統(tǒng)的破壞，導(dǎo)致存儲數(shù)據(jù)被破壞或完全丟失。因此，在信息時代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內(nèi)容。信息安全管理主要通過對信息本身與信息工作人員實施管理兩個方面來理解。

3.1 信息管理。流程管理是對整個系統(tǒng)運行狀態(tài)的監(jiān)控和對系統(tǒng)的每一項目或任務(wù)的流轉(zhuǎn)、執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)控。通常系統(tǒng)管理員負責(zé)流程的監(jiān)控管理，這是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行的重要環(huán)節(jié)，也是確保系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件的真實原始性、齊全完整性的重要保證。因此。文件、檔案管理人員有責(zé)任和義務(wù)關(guān)注流程管理的科學(xué)性、準確性。

3.2 信息工作人員管理。信息時代，文件與檔案工作人員接觸到的信息更加頻繁和密集。其中包括企業(yè)的核心數(shù)據(jù)信息。因此。加強對信息工作人員的管理，建設(shè)一支高度自覺、遵紀守法的檔案人員、技術(shù)人員隊伍，是非?，F(xiàn)實和必要的。

4 實現(xiàn)制度創(chuàng)新

如何保證信息系統(tǒng)在應(yīng)用過程中，能適應(yīng)不同階段、不同性質(zhì)用戶的需求，以發(fā)揮其最大效能；如何規(guī)范地應(yīng)用、開發(fā)信息系統(tǒng)，以獲得最好的效果，靠的是企業(yè)提供的良好管理政策。在信息化時代，文件與檔案管理制度的建設(shè)與辦公業(yè)務(wù)管理、信息化管理是密不可分的。從保證信息系統(tǒng)的規(guī)范應(yīng)用、合理開發(fā)、信息安全等方面綜合考慮。企業(yè)需要在行政規(guī)章、業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)規(guī)則等幾個層面，組織信息部門、業(yè)務(wù)部門，共同建立起企業(yè)級信息管理的標準規(guī)范體系。