1 實(shí)現(xiàn)工作平臺(tái)創(chuàng)新

信息化時(shí)代，企業(yè)為提高自身在國(guó)際上的競(jìng)爭(zhēng)力，根據(jù)企業(yè)的職能，加快信息化建設(shè)步伐。在建或已投入運(yùn)行的、承擔(dān)企業(yè)職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)的各種信息管理系統(tǒng)，體現(xiàn)了企業(yè)信息化建設(shè)的成果，建立信息系統(tǒng)的目的是將傳統(tǒng)業(yè)務(wù)工作流程優(yōu)化后，借助于軟件編程和數(shù)據(jù)庫(kù)管理技術(shù)，重塑計(jì)算機(jī)工作流程來(lái)支持、執(zhí)行和管理機(jī)構(gòu)各項(xiàng)職能的業(yè)務(wù)活動(dòng)。這些信息系統(tǒng)正是企業(yè)電子文件的來(lái)源中心。

以辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為例，它是行政辦公領(lǐng)域創(chuàng)建數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)生登錄、流轉(zhuǎn)處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用的全新工作平臺(tái)。它具有涉及信息量大、參與應(yīng)用崗位人員眾多、處理流程繁瑣多變、數(shù)據(jù)庫(kù)功能強(qiáng)大、信息傳遞迅速，易于交流、信息流向與辦公的工作流程非常接近的特點(diǎn)。同時(shí)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為企業(yè)員工提供了現(xiàn)代文明辦公和規(guī)范管理的工作平臺(tái)：快捷通信、協(xié)同辦公、公文流轉(zhuǎn)、信息服務(wù)。

更重要的是，信息系統(tǒng)的建立為機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供了信息流向規(guī)范、控制集中、表單定制多樣、信息利用方式靈活的工作平臺(tái)，使文件與檔案管理實(shí)踐躍上一個(gè)新的臺(tái)階。

2 實(shí)現(xiàn)工作流程創(chuàng)新

2.1 文檔一體化流程概述。文檔一體化流程正是依托信息管理系統(tǒng)，對(duì)文件與檔案管理工作流程重組、再造的過(guò)程。在信息管理系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)流程和信息流程是不可分割的，文件是機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)中最重要的信息流，同時(shí)也反映出該機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)流程。因此，建立信息管理系統(tǒng)的過(guò)程，是將這兩個(gè)流程有機(jī)地融合在一起的過(guò)程，即在文件流程中體現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的要求，或把業(yè)務(wù)流程要求嵌入文件流程，以實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)：減少流程的中間環(huán)節(jié)：建立并行、平行工作流程：建立跳轉(zhuǎn)、分流工作流程；建立循環(huán)工作流程：建立交叉、條件等工作流程。

在信息系統(tǒng)中建立以上新的工作流程后，我們可將工作環(huán)節(jié)視為流程中的一個(gè)節(jié)點(diǎn)，對(duì)任一工作任務(wù)項(xiàng)?？梢匀我还?jié)點(diǎn)為起點(diǎn)，以輻射、閉環(huán)、分支等形式，同時(shí)發(fā)送給多個(gè)對(duì)象進(jìn)行處理。

2.2 文檔一體化流程的創(chuàng)新點(diǎn)。信息系統(tǒng)中文檔一體化流程的創(chuàng)建過(guò)程，是一個(gè)將系統(tǒng)、協(xié)調(diào)和前端控制的思想貫穿于設(shè)計(jì)、運(yùn)行的過(guò)程，這本身就充滿著創(chuàng)新的內(nèi)涵，在流程創(chuàng)建過(guò)程中，主要通過(guò)以下內(nèi)容體現(xiàn)創(chuàng)新點(diǎn)。

2.2.1 文件管理階段。面向普通用戶、業(yè)務(wù)管理人員、系統(tǒng)管理人員，提供多層面的不同任務(wù)項(xiàng)的工作流程及操作平臺(tái)；形成文件質(zhì)量監(jiān)督、保證體系；形成文件流轉(zhuǎn)監(jiān)控機(jī)制：形成文件歸檔機(jī)制。

2.2.2 檔案管理階段。建立現(xiàn)代信息服務(wù)理念；建立現(xiàn)代信息整理理念：建立檔案信息安全機(jī)制。對(duì)信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機(jī)制，并建立權(quán)限設(shè)置的流程。該流程包含兩層含義：一是行政管理流程，一是權(quán)限分層工作流程。對(duì)信息保管安全，要建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及其校驗(yàn)機(jī)制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統(tǒng)的信息處理工具、利用工具，確保信息的保管安全。

流程的創(chuàng)新，使工作平臺(tái)提供的文件與檔案工作之間實(shí)現(xiàn)無(wú)縫鏈接成為現(xiàn)實(shí)。它不僅改變了文件與檔案工作的質(zhì)量和內(nèi)容，對(duì)文件與檔案工作者的觀念和思路也形成巨大的沖擊。

3 實(shí)現(xiàn)信息安全管理創(chuàng)新

信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)設(shè)備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、自然災(zāi)害等各種因素，都會(huì)造成計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的破壞，導(dǎo)致存儲(chǔ)數(shù)據(jù)被破壞或完全丟失。因此，在信息時(shí)代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內(nèi)容。信息安全管理主要通過(guò)對(duì)信息本身與信息工作人員實(shí)施管理兩個(gè)方面來(lái)理解。

3.1 信息管理。流程管理是對(duì)整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)的監(jiān)控和對(duì)系統(tǒng)的每一項(xiàng)目或任務(wù)的流轉(zhuǎn)、執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)控。通常系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)流程的監(jiān)控管理，這是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)，也是確保系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件的真實(shí)原始性、齊全完整性的重要保證。因此。文件、檔案管理人員有責(zé)任和義務(wù)關(guān)注流程管理的科學(xué)性、準(zhǔn)確性。

3.2 信息工作人員管理。信息時(shí)代，文件與檔案工作人員接觸到的信息更加頻繁和密集。其中包括企業(yè)的核心數(shù)據(jù)信息。因此。加強(qiáng)對(duì)信息工作人員的管理，建設(shè)一支高度自覺(jué)、遵紀(jì)守法的檔案人員、技術(shù)人員隊(duì)伍，是非?，F(xiàn)實(shí)和必要的。

4 實(shí)現(xiàn)制度創(chuàng)新

如何保證信息系統(tǒng)在應(yīng)用過(guò)程中，能適應(yīng)不同階段、不同性質(zhì)用戶的需求，以發(fā)揮其最大效能；如何規(guī)范地應(yīng)用、開(kāi)發(fā)信息系統(tǒng)，以獲得最好的效果，靠的是企業(yè)提供的良好管理政策。在信息化時(shí)代，文件與檔案管理制度的建設(shè)與辦公業(yè)務(wù)管理、信息化管理是密不可分的。從保證信息系統(tǒng)的規(guī)范應(yīng)用、合理開(kāi)發(fā)、信息安全等方面綜合考慮。企業(yè)需要在行政規(guī)章、業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)規(guī)則等幾個(gè)層面，組織信息部門、業(yè)務(wù)部門，共同建立起企業(yè)級(jí)信息管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。