隨著社會經濟的發(fā)展，人民群眾對衛(wèi)生保健的需求提高，醫(yī)院也面臨著新的發(fā)展機遇。作為醫(yī)院管理的重要組成部分，醫(yī)院的檔案管理工作必須適應新形勢、新任務，樹立依靠科技進步和科技管理的觀念，明確目標，抓住機遇，加強協(xié)調，統(tǒng)一建設，重視培養(yǎng)一支高素質的檔案管理人員隊伍，確保檔案資源的安全和保密，以實現(xiàn)檔案信息化，推動檔案工作的改革。

1 改革醫(yī)院檔案管理體制勢在必行

在當前形勢下，改變原來分散的檔案管理體制，對本單位在醫(yī)療活動中形成的全部檔案實行集中統(tǒng)一管理，增加檔案管理的綜合性和獨立性，是滿足醫(yī)院各項工作利用檔案的需要，促進醫(yī)院醫(yī)療水平和管理水平提高的必然要求。

1.1 綜合性。目前一些醫(yī)院設立的綜合檔案室管理的檔案包括文書檔案、科研檔案、基建檔案、教學檔案、財會檔案、出版檔案、實物檔案等，看上去似乎是集中統(tǒng)一管理：其實不然，因為沒有包括病歷檔案和人事檔案，而人事檔案和病歷檔案在醫(yī)院建設中占有舉足輕重的地位，只有對它們實行綜合管理才能更好地發(fā)揮其作用。

1.2 獨立性。檔案部門作為獨立科室直屬院長領導，可直接參加醫(yī)院召開的各種會議，及時了解醫(yī)院動態(tài)，根據(jù)醫(yī)院工作需要有針對性地開展檔案工作。此外，檔案部門作為獨立的部門，有利于檔案工作者從紛雜的行政事務中解脫出來，集中精力做好本職工作。

2 深入開發(fā)檔案信息資源，提高檔案工作效益

檔案工作只有通過提高其工作效益，才能得到社會和醫(yī)院的重視，提高自己的社會地位，在改革大潮中立于不敗之地。對于醫(yī)院檔案部門來講，深入開發(fā)檔案信息資源為醫(yī)院各項工作服務是當前做好醫(yī)院檔案工作，提高檔案工作效益的最佳途徑。

2.1 增強服務意識，拓寬服務領域。開發(fā)和利用好檔案信息資源，非常關鍵的一條是檔案管理人員樹立信息觀念，增強檔案服務和利用的意識。檔案工作是一項服務性的工作，檔案工作的服務性是通過檔案的提供利用來實現(xiàn)的，檔案管理人員應該深入到各職能部門及臨床第一線調查、了解醫(yī)療、科研、教學工作對檔案信息的需求。根據(jù)各類需求特點，有針對性地為醫(yī)療和科研、教學工作提供信息，只有將檔案信息提供給各方面利用時。才能使各部門在實踐中充分認識到檔案對其工作所起到的作用，從而更進一步地了解檔案的價值所在，增強利用者的檔案意識。從這個意義上講，檔案信息資源的開發(fā)利用也是最好、最直接、最實際的檔案宣傳工作。

2.2 健全檔案管理網絡，做好超前服務。必須從本單位的具體情況出發(fā)，建立必要的檔案管理網絡。形成從院長到各職能科室的檔案收集網絡，完善收集形式。取得各部門支持與配合也是開發(fā)檔案信息資源的重要條件，在信息資源開發(fā)中，檔案管理人員應了解和掌握本單位醫(yī)、教、研工作整體形勢和發(fā)展方向，了解各時期各部門的工作任務，有計劃地為各部門提供有價值的檔案信息，做好超前服務。

2.3 完善檢索體系。提高服務效率。這是全方位開發(fā)檔案信息資源，提高檔案檢索速度，實現(xiàn)高效率服務的必要條件。在浩繁的庫存檔案中查找所需檔案，沒有完善的檢索工具是不行的。檔案檢索工具多樣化既提高了檢索工具的覆蓋率和確定率，使每一種檢索工具都能覆蓋室藏所有檔案：形成從文件級到案卷級到專題的多層次多角度的比較完善的檢索體系，提高服務醫(yī)院各項工作的效率。

3 實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，使檔案信息資源得到充分利用

面對不斷增多的檔案數(shù)量和種類，檔案的開發(fā)利用僅靠傳統(tǒng)的管理方法和落后的技術手段，想迅速準確地查找出利用者所需的檔案材料存在一定困難。因此，只有逐步改變原來落后單一的手工操作方式，代之以現(xiàn)代的管理方法和先進的科學技術手段，利用計算機進行檔案的整理、立卷、編號、制作檢索，工具、存儲、查找調閱，才能迅速、準確、全面、系統(tǒng)地管理和提供檔案材料，充分發(fā)揮檔案的作用。

4 檔案管理模式改革

電子政務的廣泛推廣和各種電子媒介的使用對傳統(tǒng)的檔案管理提出了挑戰(zhàn)。醫(yī)院要改革檔案管理模式，以適應新形勢下醫(yī)院檔案管理的需要。

4.1 檔案基礎設施現(xiàn)代化。醫(yī)院在物力財力方面應給予大力支持。努力改善檔案工作條件和保管條件。

4.2 檔案管理制度化。將檔案工作納入全院目標管理考核范圍，在文件的形成、收發(fā)、歸檔、利用、銷毀等環(huán)節(jié)建立系統(tǒng)的管理制度。根據(jù)信息化建設的需要，制定電子檔案管理辦法。

4.3 檔案信息資源服務經?；３浞职l(fā)揮硬件齊全、手段多樣的優(yōu)勢，提供原件借閱、目錄交流、代查、代復印、提供咨詢等多種服務。

4.4 檔案庫房安全管理規(guī)范化。嚴格執(zhí)行檔案庫房、辦公、閱文三分開制度；定期檢查檔案庫房的防火、防水、防蛀等措施的落實；做好大型密集檔案柜的日常維護：嚴格執(zhí)行保密制度。確保紙質檔案和電子檔案系統(tǒng)的安全。