上個世紀末，朱蘭博士說，將要過去的20世紀是生產(chǎn)力的世紀，將要到的21世紀是質(zhì)量的世紀。檔案數(shù)據(jù)庫是檔案信息資源的高級組織形式，是適應當今信息化技術(shù)和管理需求的最佳形式，作為檔案信息資源一個組成部分。它起著舉足輕重的作用。因此，影響檔案數(shù)據(jù)庫質(zhì)量的因素也必將從整體上制約著檔案信息資源的質(zhì)量。只有將檔案數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量控制好，才能構(gòu)建高質(zhì)量的檔案信息資源，從而加快檔案信息化的進程。

怎樣建設系統(tǒng)性能高、效益好的檔案數(shù)據(jù)庫。是檔案數(shù)據(jù)庫建設的關鍵，也是保證檔案數(shù)據(jù)庫質(zhì)量的重點。筆者主要從以下幾個方面進行探討：

1 定位檔案數(shù)據(jù)庫，按標準體系進行檔案數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)籌規(guī)劃

建設檔案數(shù)據(jù)庫。首先要明確建設什么樣的數(shù)據(jù)庫。明確建庫的目的和要求。從總體上對檔案數(shù)據(jù)庫進行定位，這樣才能有的放矢，從而進行具體的、細節(jié)的規(guī)劃。檔案數(shù)據(jù)庫的定位也就直接影響了數(shù)據(jù)庫建設的規(guī)模、成本、性能和效益等。所以首先要抓住這個基本出發(fā)點。其次，應當采用標準體系來進行檔案數(shù)據(jù)庫的綜合質(zhì)量控制。目前我國國家和行業(yè)標準中尚無直接針對檔案數(shù)據(jù)庫建設的標準，而是間接分散在指導類和操作類標準中。有的地方檔案部門自主開發(fā)了各自的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)標準，但標準之間的差異很大，有成為信息孤島的可能。因此，必須就檔案數(shù)據(jù)庫建設過程中所涉及到的各類標準規(guī)范進行系統(tǒng)管理，構(gòu)建科學、合理的標準體系。

2 檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的選擇

檔案數(shù)據(jù)庫采用何種系統(tǒng)組織數(shù)據(jù)直接關系到檔案信息資源能否被方便的開發(fā)和利用，能否滿足檔案利用者的需求，必須根據(jù)檔案部門的經(jīng)濟狀況和檔案數(shù)量，合理選擇檔案數(shù)據(jù)庫，不能盲目追求高標準、高要求。當前具有代表性的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)主要有兩種：一是關系型數(shù)據(jù)庫；二是Lotus Notes數(shù)據(jù)庫。Notes數(shù)據(jù)庫作為面向文檔的數(shù)據(jù)庫，對于用戶在網(wǎng)絡上處理各種不同的文檔信息來說非常方便和快捷，但在開發(fā)檔案管理系統(tǒng)方面不足，容易形成一些信息孤島。目前大多數(shù)檔案部門還是利用關系型檔案數(shù)據(jù)庫組織檔案信息資源，當前，應用比較廣泛的大中型關系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)有SQL Server和Oracle，這兩種數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)都具有很好的安全機制，其中前者是基于Win-dows開發(fā)平臺上最標準、最普遍的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。開發(fā)人員可以按照用戶的標準來選擇數(shù)據(jù)庫。具體考慮數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的自動更新、查詢、統(tǒng)計功能，構(gòu)建與各部門相應的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

3 檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設計

檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)選定之后，接下來的關鍵步驟就要設計合理的檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，它對系統(tǒng)性能的好壞起著決定性的作用。在設計的過程中要充分考慮其可行性和實用性，除了要采用先進的科學技術(shù)和管理手段外，更重要的是要立足檔案信息資源的特點，不能片面追求數(shù)據(jù)庫的功能而忽視檔案的特性。眾所周知，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的響應時間隨著庫內(nèi)記錄條數(shù)和字段數(shù)量的增加而降低，而記錄的數(shù)量多少與檔案分類標準有關。分類中的檔案數(shù)量越少，系統(tǒng)響應越快，詳細劃分檔案的類別可以減少每一類檔案的數(shù)量，但分得太細又會給用戶的查找?guī)砝щy，大多數(shù)用戶對檔案的分類還不是很了解。同樣，字段長度太短，檔案利用比較困難，因此在設置前需要仔細分析每個字段的長度，力求簡單實用。綜合考慮檔案用戶的實際需求和系統(tǒng)的實時性，找出兩者最佳的結(jié)合點。

4 檔案數(shù)據(jù)庫的安全問題

檔案數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)絡化的應用，也為其帶來了傳統(tǒng)檔案信息資源管理時沒有的安全性問題。檔案信息易于修改而不易被發(fā)現(xiàn)，且容易受到網(wǎng)絡黑客和計算機病毒的入侵，安全如果不能保證，檔案數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量也就無法保證。近年來信息系統(tǒng)的安全技術(shù)日臻成熟，檔案信息資源也屬于信息資源的范疇，因此，可以相互借鑒，如數(shù)字加密、身份認證、數(shù)字簽名、PKI認證技術(shù)等。但無論綜合運用多少種信息安全技術(shù)，信息安全隱患依然存在，所以，在檔案數(shù)據(jù)庫的建設過程中和動態(tài)的管理過程中都要進行安全防范。

總之，檔案數(shù)據(jù)庫建設是實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎。是實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡化服務的根本保障。只有切實控制好檔案數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量，才能更好的開發(fā)和利用檔案信息資源。加快檔案的信息化的進程。