摘要：現(xiàn)行文件對災(zāi)后恢復(fù)和重建工作具有重要作用，其價值不亞于檔案。現(xiàn)行文件對于災(zāi)后恢復(fù)和重建工作的作用是直接的，也是無可替代的。因此，對現(xiàn)行文件的安全管理工作尤顯重要，有必要分析現(xiàn)行文件安全問題，得出對現(xiàn)行文件的安全管理和災(zāi)后搶救措施。

關(guān)鍵詞：地震 現(xiàn)行文件 安全管理 災(zāi)后重建

汶川大地震造成災(zāi)難性破壞，現(xiàn)行文件在地震中也受到嚴(yán)重的破壞。本文總結(jié)現(xiàn)行文件管理不到位的教訓(xùn)，討論現(xiàn)行文件的安全管理。

對檔案的災(zāi)后搶救工作，國家檔案局下發(fā)了《關(guān)于加強震區(qū)檔案安全保護和服務(wù)工作的緊急通知》，提出災(zāi)后檔案安全保護要求，而對正在發(fā)揮現(xiàn)行作用的文件卻沒有提及。實際上。正在使用的文件價值更大，因為沒有集中保管。散落在工作的各個地點，給文件的搜救工作帶來更大困難，文件的損失也會給災(zāi)后重建帶來困難。

1 現(xiàn)行文件對災(zāi)后恢復(fù)的重要作用

1.1 現(xiàn)行文件對于災(zāi)后重建工作的開展起到至關(guān)重要的作用。地震中丟失的現(xiàn)行城建文件——各類建筑圖紙，對尚未竣工的房屋、橋梁、道路的重建、修建和繼續(xù)建設(shè)都起著至關(guān)重要的作用。如果這些文件能被搜救出來，對工程師來說，既能節(jié)省再次設(shè)計的時間，而且還可以從舊有的圖紙中找到薄弱環(huán)節(jié)進行修改，改善建筑結(jié)構(gòu)，增強建筑物的堅韌度，把災(zāi)難的破壞程度在設(shè)計階段就降到最低。

地上地下管線圖紙對工程施工也起著借鑒作用，工程師要根據(jù)管線位置、深度和走向確定建筑的位置、深度和走向。

這些圖紙的丟失，給工程師工作帶來巨大挑戰(zhàn)。既要重新設(shè)計建筑圖，又要通過挖掘來探測管線的位置，工程中對基礎(chǔ)設(shè)施的破壞加重了災(zāi)區(qū)的負(fù)擔(dān)。

正因為這些文件的重要性，此次救災(zāi)工作包括了對建筑資料的搜救?！皽丶覍殢娬{(diào)，我們將收集這次地震中倒塌的重要公共建筑，包括學(xué)校、醫(yī)院、機關(guān)等的建筑資料，從這次地震災(zāi)害中總結(jié)經(jīng)驗。為日后重建提供科學(xué)依據(jù)。

溫家寶說，人民解放軍和武警出動了11萬官兵，搜救了每一個村莊。各省市和各路救援大軍的物資紛紛運抵災(zāi)區(qū)，中央財政已經(jīng)安排了數(shù)百億元人民幣用于救災(zāi)，并且我們?yōu)榛謴?fù)重建建立了750億元人民幣的地震恢復(fù)重建基金，明后兩年還要繼續(xù)追加?！?/p>

災(zāi)后重建，不僅僅是建筑一個方面，而各類建筑圖紙只是重建所需要的一個方面。地上地下管線對搜救工作的影響，人口戶籍及單位人員名冊對傷亡人口的確定，災(zāi)后對人員的安置等都需要完整的現(xiàn)行文件，而現(xiàn)行文件的缺失給災(zāi)后的重建工作帶來了難度。

1.2 現(xiàn)行文件對于災(zāi)后日常工作的繼續(xù)開展也起到極其重要的作用。以銀行的現(xiàn)行文件——還貸合同為例，如果這部分文件丟失，不良借貸用戶就趁此機會抵賴或者拒不償還，這對國家經(jīng)濟建設(shè)是不利的。即使由于不可抗拒的原因。貸款無法繼續(xù)償還，有這部分文件作為參考，就可以向國家提出申請，也可以依據(jù)它進行財政預(yù)算和銀行結(jié)算。筆者本科階段申請了國家助學(xué)貸款，目前正在依合同承諾的期限按期還貸。曾在銀行整理過助學(xué)貸款文件，發(fā)現(xiàn)銀行對現(xiàn)行文件的安全管理做得很不夠：文件隨手放在辦公桌上，雖然工作人員可以互相看管，但是工作忙起來，各做各的事，若有人將其中的一兩份文件拿走，誰也不會發(fā)現(xiàn)。

銀行的現(xiàn)行文件不僅限于此，各種合同、借貸記錄、流程單等都可以作為貨幣流通的依據(jù)，此次地震給銀行現(xiàn)行文件帶來的破壞是嚴(yán)重的，搜救工作也涵蓋了銀行的各類資料?！皳?jù)鐵軍高炮團政委張博介紹，鐵軍高炮團15日全面展開救援工作，主要擔(dān)負(fù)的任務(wù)是：清理、保護映秀鎮(zhèn)農(nóng)業(yè)銀行、建設(shè)銀行和信用社的現(xiàn)金、證券和檔案資料，清理映秀鎮(zhèn)派出所戶籍檔案和武器。

在映秀鎮(zhèn)農(nóng)業(yè)銀行搶險現(xiàn)場，記者看到高炮團二營四連官兵正在緊張地清理和搬運倒塌的建筑材料。

參加搶險的這支鐵軍部隊，14日經(jīng)過13個小時從都江堰徒步行軍進入映秀。截至15日14時，清理出派出所和銀行的一些重要檔案資料?！?/p>

災(zāi)后，一切活動還要繼續(xù)。地震帶來的現(xiàn)行文件的缺失，使得許多工作中斷甚至無法繼續(xù)進行，這對災(zāi)后恢復(fù)和重建也是非常不利的。災(zāi)區(qū)學(xué)生的考試和升學(xué)都需要其在校成績、戶籍證明和學(xué)校評語，而這些現(xiàn)行文件的缺失，給學(xué)生的考試和升學(xué)帶來很大不便。

2 現(xiàn)行文件的安全管理措施

2.1 首先要從思想上著手。一般情況下文件都能受到良好的保護，按時移交，裝訂或裝盒，存入檔案柜，保管于庫房，并且都編制定了目錄。綜合性檔案館還會對特定的文件進行編研，或者編寫大事記。然而并非所有文件都能得到如此好的待遇，一些現(xiàn)行文件沒有及時移交，更不用說受到專業(yè)的管理。對現(xiàn)行文件的重要性認(rèn)識不夠，造成文件不能及時歸檔，甚至散失、遺失的后果。文件隨手放在辦公桌上，找一份文件要翻遍整個桌子。一旦發(fā)生諸如火災(zāi)、水災(zāi)、地震等災(zāi)害，這些還沒有“戶口”的文件，通常也是“現(xiàn)行文件”，就受到毀滅性破壞——散失、遺失或者消失，對災(zāi)后重建不能發(fā)揮作用，延誤工程進程。加重專家的工作量。

因此，要對文秘工作者及其領(lǐng)導(dǎo)進行文件重要性思想教育，加強對現(xiàn)行文件保管工作年度指導(dǎo)。灌輸重視現(xiàn)行文件的思想，隨時隨地將現(xiàn)行文件的重要性考慮放在第一位，隨手將文件安置在安全處所。

2.2 要從財政預(yù)算和人員設(shè)置上著手。行政機關(guān)通常將現(xiàn)行文件移交到本部門的檔案室，或者交由檔案員管理，而企業(yè)、銀行、社會團體一般不會將文件移交到專業(yè)的保管單位或機構(gòu)，而是保管于本機構(gòu)的辦公室，規(guī)模較大的機構(gòu)則由檔案室集中保管本機構(gòu)的文件。對于辦公室和檔案室里的文件，機構(gòu)不會出大力氣管理，在機構(gòu)的預(yù)算中幾乎沒有關(guān)于現(xiàn)行文件管理的支出，其管理人員通常由文秘工作者兼任。文秘工作者有一定的文件管理技能，但由于工作的原因，不能在現(xiàn)行文件管理工作上花足夠的精力，不能發(fā)現(xiàn)現(xiàn)行文件管理中的問題，也不能發(fā)展出現(xiàn)行文件管理新技術(shù)，就更不能實現(xiàn)現(xiàn)行文件的安全管理。

因此，機構(gòu)需要增加文件管理預(yù)算一項，增設(shè)專職文件管理人員。進行專業(yè)的培訓(xùn)，使其在現(xiàn)行文件管理工作上做到專業(yè)、及時，達到安全的目的，以利于保護現(xiàn)行文件的完整性，更利于將來的利用。

2.3 要從制度上著手。大多數(shù)情況下，各個機構(gòu)不會在制度上對文件管理工作進行規(guī)范。這是一個嚴(yán)重的缺失。當(dāng)思想上沒有足夠重視的時候，可以用制度在一定程度上進行彌補。

各個機構(gòu)應(yīng)該根據(jù)本單位的特點制定現(xiàn)行文件管理工作制度，從制度上規(guī)范文件管理工作，同時也對非文件管理人員相關(guān)行為進行規(guī)定，通力合作。賞罰嚴(yán)明，將現(xiàn)行文件管理工作做好。

2.4 要從法律上進行規(guī)定和處置。對于檔案的安全管理，國家已經(jīng)制定《檔案法》等法律法規(guī)。對現(xiàn)行文件的管理，法律條款有相關(guān)規(guī)定。也有部門規(guī)定。但還沒有上升到專門法律的高度。

為了使現(xiàn)行文件的安全管理更加得力，應(yīng)該對現(xiàn)行文件的管理進行專門的立法。對違反現(xiàn)行文件管理法律的行為及時處理，并對文件及時處置，以達到安全管理的目的。

3 災(zāi)后對現(xiàn)行文件的搶救措施

災(zāi)后現(xiàn)行文件的搶救工作也可以借鑒檔案的安全保護和服務(wù)工作的做法，它們在很多方面都是相通的。沒有絕對的界線。

5月12日，四川省汶川縣發(fā)生了里氏8.0級地震。5月14日，國家檔案局下發(fā)《關(guān)于加強震區(qū)檔案安全保護和服務(wù)工作的緊急通知》，要求災(zāi)區(qū)各級檔案部門和檔案工作者團結(jié)一致、眾志成城，全面開展抗災(zāi)自救，力爭把災(zāi)害造成的損失降低到最低點。除了要做到《通知》規(guī)定的條款以外?，F(xiàn)行文件的搜救工作還要從以下幾個方面入手：

3.1 要從原辦公地點入手。由于工作習(xí)慣和慣例，現(xiàn)行文件通常留存于辦公室，要全面搜救現(xiàn)行文件，必須從原辦公室人手，從辦公桌所在位置尋找災(zāi)前正在使用的文件。這些文件對災(zāi)后工作的繼續(xù)開展和階段總結(jié)都有直接的依據(jù)和參考作用。

3.2 要從檔案室入手。較大機構(gòu)通常有檔案室，考慮到現(xiàn)行文件的統(tǒng)一保管。一些現(xiàn)行文件被提前歸檔，安置于檔案室內(nèi)。搜救現(xiàn)行文件的工作，要深入到檔案室，也把半現(xiàn)行文件一并搜救出來，為災(zāi)后重建工作發(fā)揮作用。

3.3 要從已經(jīng)搜救出的現(xiàn)行文件上入手。由于災(zāi)后建筑物倒塌和天氣的原因，不可能把所有現(xiàn)行文件都搜救出來，實際上，能搜救出來的只是很少的一部分。要發(fā)揮現(xiàn)行文件的價值，不完全要從文件本身入手，還可以從其他文件人手，恢復(fù)和補充出一些已經(jīng)無法挽救的文件，為災(zāi)后重建工作提供幫助。

3.4 要從人員入手。機構(gòu)的文秘人員，也可以為災(zāi)后現(xiàn)行文件的恢復(fù)提供線索，雖然不能完全恢復(fù)，也不能保證文件的原真性。但是可以為災(zāi)后日常工作的繼續(xù)開展提供一定程度的依據(jù)。

現(xiàn)行價值，集中體現(xiàn)了現(xiàn)行文件發(fā)揮的重要作用，也是文件產(chǎn)生的原因。要使其現(xiàn)行價值得到實現(xiàn)，現(xiàn)行文件的安全管理勢在必行。從此次地震中我們吸取的教訓(xùn)已經(jīng)足夠，為了讓災(zāi)后建設(shè)進展順利，為了方便文件的后續(xù)管理工作的順利進行，對現(xiàn)行文件的重視絕不能低于檔案。其管理工作，可以借鑒檔案安全保護和服務(wù)工作的做法。

救災(zāi)工作現(xiàn)場產(chǎn)生的現(xiàn)行文件，由于救災(zāi)工作條件的限制，通常會丟失。在緊急情況下，更多考慮的是人的安全，文件的安全往往讓位于人。這些文件對災(zāi)后日常工作的開展有巨大的指導(dǎo)作用，對將來的學(xué)術(shù)研究具有借鑒意義，應(yīng)該得到很好的保護，進行安全管理，這方面的工作還有待進一步完善。